문제를 파악하기 전후는 많이 달랐다. 잘못된 것을 바로잡으면서 근무 시간 중에 일에 더 몰두할 수 있었고, 눈에 보이는 성과가 나타났고, 바쁜 와중에도 시간의 틈을 비집고 ‘여유’가 찾아왔다. 시간관리에 성공하기 위한 열쇠는 결코 노력과 정신력이 아니다. 시간을 낭비하지 않고 합리적으로 일하는 방법, 그렇게 못하는 이유와 잘하게 되는 요인, 나에게 돌아오는 성과와 보답이 얼마나 더 큰지 깨달았을 때 가능하다.
--- p.9

한편 일의 계획을 잘 세우고 미리 하는 습관을 지닌 사람들은 이와는 정반대의 성공 경험을 가지고 있다. 이들은 숙제를 미리 하면 나중이 훨씬 편하다는 경험을 반복해 학습했다. 그들의 머릿속에는 할 일은 미리 하는 게 좋다는 확고한 믿음이 자리 잡고 있다. 바로 ‘일의 습관’이다.
--- p.21

일을 열심히 하는 것도 중요하지만 더 중요한 것은 ‘일의 목적’이다. 지금 하고 있는 일의 목적이 무엇인가? 가장 중요한 목적을 한 줄로 정리해서 실현하면 된다. 완성 기준을 숫자나 그림을 이용해 구체적으로 정리하면 업무 요청이나 협업을 통해 일을 나누기도 쉽다.
--- p.37

돌발적인 업무 요청에 현명하게 대처하는 가장 일반적인 방법은 다시 강조하지만 ‘업무 시간표’, 즉 ‘일정표’를 짜는 것이다. 일정표를 만들면 자기만의 리듬으로 업무에 집중하면서, 다양한 변수에도 현명하게 대처할 수 있다.
--- p.70

디지털 캘린더는 일정 관리에 들어가는 시간과 노력을 줄여준다. “아, 오늘 회의가 있었지. 깜빡하고 있었네.” 너무 바빠서 일정을 자주 깜빡하는가? 솔직해지자. 바빠서가 아니다. 시간관리를 못하기 때문이다.
--- p.84

업무 일정 관리는 ‘작업 분류’에서 시작한다. 눈앞에 있는 일을 부지런히 처리하지 마라. 한정된 업무 시간 안에 성과를 내기 위해서는 ‘표적’을 좁혀야 한다. 집중해야 할 부분을 결정하는 것이다.
--- p.86

업무 우선순위는 긴급도와 중요도를 바탕으로 결정한다. 일반적으로 이렇게 이야기하지만, 업무 현장에서는 이러한 기준이 적용되지 않는 경우가 많다. 긴급도와 중요도는 직원이 통제하기 어렵고 상사와 회사가 결정할 때가 많기 때문이다. 마감일을 기준으로 역산해서 결정한 것이 현실적이고 실천적인 우선순위다.
--- p.120

완성 기준에 따라 업무는 달라진다. 예컨대 신규 사업의 서비스라면 속도가 요구되지만, 안전과 관련된 서비스라면 시간을 들이더라도 품질을 높이는 것이 중요하다. 합격 라인은 모든 업무에서 요구된다. 많은 노력과 고민, 일반적인 수준과 같은 모호하고 주관적인 합격 라인이 아니라, 누구나 아하! 하고 알 수 있는 수치화된 합격 라인을 정해야 한다.
--- p.129

업무 행동을 ‘한마디’로 표현할 수 있는 수준까지 작게 나누면 첫 걸음을 내딛기가 쉽다. 일을 작게 나누고 각 작업의 구체적인 성과 목표와 마감일을 정한다. 모호한 부분을 구체적으로 정리하면 시작을 막는 허들을 낮출 수 있다.
--- p.137

견적을 안일하게 내는 사람들 가운데는 일이 잘 풀리면 이쯤 끝나지 않을까 하는 기대를 바탕으로 계산하는 경우가 많다. 사람들에게 잘 보이고 싶은 마음, 상대의 기대에 부응하고 싶은 마음이 커서 최대한 빠른 일정으로 답하는 것이다. 그러나 작업 시간 견적을 잘못 내면 전체적인 업무 흐름에 영향을 끼친다. 그러므로 희망적인 관측은 버리고 확실하게 업무를 완료할 수 있는 시간을 검토한다. 소요 시간뿐 아니라 다른 업무량과 휴일 등의 일정도 포함해서 계산한다.
--- p.140

중간 결과물을 최대한 빠르게 최저한의 수준으로 완성한 뒤 업무 요청자와 공유하고 피드백을 받는다. 수정 사항이나 개선 여부는 요청자가 판단하도록 한다. 그럼 완벽에 대한 괜한 집착이나 불필요한 감정으로 업무에 방해를 받지 않을 수 있다. 처음 계획했던 작업 시간의 70퍼센트만을 들여서 끝낸다는 목표로 일을 진행하는 단순한 방법도 효과적이다. 요컨대 완벽한 이상을 지향하기보다 기간 안에 완성시켜 제출하는 것을 목표로 삼는 것이다.
--- p.146

한정된 시간에 성과를 잘 내는 사람은 단순하고 리듬감 있게 일한다. 업무 모드로 전환해 우선순위가 높은 일부터 높은 집중력과 놀라운 속도로 처리하며, 일을 마치면 모드를 다시 전환해 휴식을 취한다. 업무 모드와 휴식 모드, 이것을 빠르고 유연하게 반복한다.
--- p.216

문제를 검토할 때 다음 3가지 WHAT을 이용해 질문을 반복하자.
① What Happened? 무슨 일이 일어났는가?
② So What? 그래서? 무슨 의미인가?
③ Now What? 어떻게 할 것인가? 지금 무엇을 할 수 있는가?
주의할 점은 문제 해결을 위해서 사람이 아닌 ‘행동’에 초점을 맞춰야 한다는 것이다. 즉 그 행동을 하도록 만든 상황과 환경에 주목하자.
--- p.264

우리는 다양한 사람들과 일한다. 사람들은 저마다 성격, 화법, 사고방식이 다르다. 처지와 능력이 다르고 이해관계도 다르다. 자신에게 ‘당연한’ 것이 다른 사람에게는 ‘당연하지 않은’ 경우도 있다. 주의할 점은 이야기의 전제를 확인하는 것이다. 커뮤니케이션 과정에서 ‘인식의 어긋남’이 일어나지 않도록 상대와 이야기의 전제를 확인하자.
--- p.267

시간도 돈처럼 예산 관리를 해야 한다. 우리에게는 하루 8시간이라는 정해진 근무 시간(수입)이 있다. 이 시간을 어떻게 이용할지(지출) 진지하게 생각해보자.
--- p.281

가장 이상적인 모습은 당신의 일정이 ‘단시간에 끝나는, 높은 부가가치를 낳는 업무’만으로 채워지는 것이다. 이를 위해서는 생산성이 낮은 업무를 그만둬야 한다. 즉 가치가 낮은 업무를 줄이는 것이다. 그럼 자연스럽게 가치를 낳는 업무의 비율이 높아진다.가치를 낳고 있지만 시간이 너무 오래 걸리는 업무를 단시간에 끝낼 수 있도록 효율화하는 것도 중요하다.
--- p.283

작은 업무라도 성과는 성과다. 어쨌든 성과를 달성한 경험을 축적하는 것이 중요하다. 그리고 일정표를 되돌아보면서 성공 체험을 되새기는 것이다. 그럼 ‘생각보다 내가 유능한데?’라고 자신을 긍정적으로 바라보고 자신감을 품게 된다. 다시 말해 ‘나라면 할 수 있을 거야’라며 의욕적으로 업무에 임할 수 있다.

효율적인 시간관리는 디테일이다
작은 차이가 만드는 초격차

일본 기업에서 일하다가 외자계 기업으로 옮긴 한 마케터가 있다. 그는 새 회사에서 무조건 열심히 장시간 일하는 방식이 ‘전혀 글로벌하지 않다’는 사실을 깨닫고 충격을 받았다. 일본의 전통적인 기업 문화는 일정이 지연되고 효율성이 떨어져도 무조건 퀄리티(품질)에 집착했던 반면, 세계 최고의 기업에서 직원들에게 요구한 것은 전혀 달랐기 때문이다. 글로벌 기업에서 그에게 원한 것은 아주 단순했다.
“정해진 시간 안에 할 일을 하고 성과를 낼 것!”

직장인에게 근무 시간 동안 일을 하고 성과를 내는 것은 당연한 이야기처럼 들린다. 하지만 그는 이미 습관이 된 많은 부분을 바꾸기가 쉽지 않아서 새로 태어나겠다는 각오로 임해야 했다고 말한다.

그가 일의 습관을 바꾸기 위해 제일 먼저 한 것은 성과를 막고 효율성을 떨어뜨리는 잘못된 생각과 방식을 찾아내는 일이었다. 이는 직장인들이 무심코 저지르는 대표적인 습관이기도 하다.

1. 애초부터 무리한 일정을 짠다.
2. 부탁받은 일을 우선시한다.
3. 멀티태스킹은 기본, 한 가지 일에 집중하지 못한다.
4. 작업 시간을 확보하지 않고 ‘할 일 목록’을 쌓아놓는다.
5. ‘가능하면 빨리’와 같이 기한을 불명확하게 잡는다.
6. 작업에 필요한 자료나 정보를 계속 찾는다.
7. 결과물이 의뢰받은 것과 달라서 다시 하느라 시간을 낭비한다.

이렇게 업무 현장에서 문제점을 찾고 해결책을 꾸준히 개선한 결과, 그는 회사에서 일본은 물론 한국, 동남아시아, 오세아니아 지역을 관리하는 마케팅 책임자로 승진할 수 있었다. 그뿐만이 아니라 탁월한 업무 능력과 소통 방식을 인정받아 일본인과 외국인 직원을 대상으로 일과 직장인의 자세, 업무 계획과 시간관리 방식에 대한 강의를 진행하며 관리자로 성장했다. 그리고 자신의 성공과 성장의 발판이 된 일의 습관과 노하우를 정리해 이 책 『일의 습관』을 펴냈다.

세계적인 3D 측정 기술을 자랑하는 첨단 기업 ‘파로 테크놀로지’의 마케터인 이다 요시히로의 이야기를 담은 이 책은 성과를 내는 ‘일의 습관’이 따로 있으며, 그중 ‘시간관리’가 가장 중요하다고 강조한다.

지금 하고 있는 ‘일의 목적’이 무엇인가?
최소한의 노력으로 최대한의 성과를 내는 법

시간관리에 성공하기 위한 열쇠는 결코 노력과 정신력이 아니라고 저자는 말한다. 시간관리에 대한 잘못된 오해를 바로잡고 몇 가지 원칙만 알면 누구나 최소한의 노력으로 성과를 낼 수 있다는 것이다. 그는 『일의 습관』에서 실무에 바로 적용해 쓸 수 있는 시간관리의 기본 원칙부터 진짜 일 잘하는 사람들이 감추고 쓰는 노하우까지 모든 것을 공개한다.

지금 하고 있는 일에서 성과가 나지 않는다면 이 일을 왜 하는지, 즉 ‘일의 목적’이 무엇인지 검토해봐야 한다. 어떤 일에 시간과 노력을 들이기로 마음먹었다면 그 목적이 분명해야 한다고 저자는 조언한다. 그러나 정작 많은 사람이 일의 목적을 모르거나 성과와 관련이 적은 일에 많은 시간과 노력을 들인다. 그렇다면 파도처럼 끊임없이 밀려드는 일 중에서 성과와 직접 관련된 일을 어떻게 찾아낼 수 있을까?

저자는 성과를 결정하는 일을 찾아내는 방법은 R&R과 관련이 있다고 말한다. 업무 중에서 R&R과 관련이 없는 일을 정리하면 직접 해야 할 일과 하지 않아도 되는 일이 보인다는 것이다. 이렇게 ‘업무 정리’를 한 다음, 일의 중요도와 긴급도, 일정을 기준으로 한 ‘업무 분류’를 통해 업무 계획을 세우면 도움이 된다.

★ 일의 목적을 분명히 파악하는 5가지 직팁
1. 일의 목적을 정리할 것 - 일을 왜 하는지 모르면 ‘성과’라는 결과물도 얻을 수 없다. 일을 ‘명사형’으로 정리하면 목적이 분명히 드러난다.
2. 우선순위가 높은 일을 할 것 - 나의 R&R과 거리가 먼 일을 정리하면 ‘진짜 일’이 보인다.
3. 합격 라인 조건을 파악할 것 - 품질이냐 속도냐, 그것이 문제로다!
4. 업무 시작은 ‘분류’에서 출발할 것 - 작업 분류 시간을 확보해 불필요한 일을 줄인다.
5. 단시간에 부가가치를 낳는 업무로 채울 것 - 같은 시간을 어떻게 이용하느냐에 따라 당신이 만드는 가치가 달라진다.

일의 목적을 어떻게 달성할 것인가?
비효율적인 “다시 해오게”를 막는 스마트한 기술

일의 목적을 확인하고 착수했다면 이제 ‘방법’이 중요하다. 시간관리의 방법은 굉장히 다양한데 일의 종류를 막론하고 저자가 기본 원칙으로 강조하는 것은 ‘멀티태스킹 금지’다. 그는 멀티태스킹이 쉽게 성취감을 얻을 수 있는 일종의 ‘중독’일 뿐 과도한 업무 전환으로 발생하는 비효율이 더 크다며 절대 하지 말아야 한다고 말한다.

이와 함께 회사에서 일어나는 다양한 상황별로 적용해 쓸 수 있는 시간관리 기술을 구체적으로 소개한다. 멀티태스킹 금지와 함께 원활한 업무 진행을 위한 상사 및 업무 요청자와의 소통, 마감일로부터 일정을 역으로 계산하는 우선순위 정리, 효율적인 미팅(회의) 시간 운영, 파일 보관과 검색 기능 활용, 미팅 보고서와 회의록 작성, 자투리 시간 활용과 책상 정리, 개인과 팀 프로젝트 관리 등 실무에 도움이 되는 수많은 직팁을 이 책에 실었다.

이러한 업무 노하우는 그야말로 ‘작은 차이가 만드는 초격차 기술’이다. 여기서 한 단계 더 나아가 저자는 진짜 일 잘하는 사람들이 말해주지 않고 쓰는 비밀까지 공개한다.

1. 확인하고, 확인하고, 또 확인하는 습관
2. 사람들의 자발적인 협조를 이끌어내는 소통의 기술
3. 업무에서 효율을 높이고 문제를 해결하려는 자세

시간관리의 기술도 중요하지만 일을 대하는 마음가짐과 태도, 수많은 정보에서 사실을 정확히 파악하고 감정에 휘둘리지 않는 판단, 빠르고 정확하게 소통하는 화법, 일의 전체와 부분을 두루 볼 수 있는 관점을 갖기 위해 노력하면 자신의 일에서 더 크게 성장할 수 있다.

★ 일의 방법을 효율적으로 하는 5가지 직팁
1. 일정표를 빡빡하게 짜지 말 것 - 처음 계획의 1.5배로 일정을 짠다.
2. 미팅 시간은 무조건 1시간? - 업무 시간의 고정관념을 버린다.
3. 파일 보관소를 줄일 것 - “그 파일 어디다 뒀더라?” 자료를 찾는 시간도 아낀다.
4. 3가지 WHAT을 파악할 것 - What happened? So What? Now What?
5. 4가지 소통 원칙을 지킬 것 - 간략하게, 결론 먼저, 이미지를 이용하고, 상대에게 확인한다.

이 책 『일의 습관』의 핵심은 ‘최소한의 노력’에 있다. 저자가 제안하는 시간관리의 기술을 살펴보면 ‘효율’의 의미에 대해 다시 생각하게 된다. 일에서 효율을 높이는 것은 최대한의 노력을 들여 성과를 내는 것이 아니라, 최소한의 노력을 들여 가치 있는 일을 하는 것이기 때문이다.

그렇다고 저자가 다른 직장인들에게 오직 성과만을 강조하는 것은 아니며, 개인의 노력으로 바꾸기 어려운 현실적인 문제와 조직마다 다른 분위기가 있다는 사실을 밝히기도 한다. 다만 이 책은 스트레스를 덜 받으면서 프로답게 일할 수 있는 방법, 하루의 절반 이상을 보내는 직장에서 퇴근 후 작지만 확실한 성취감과 시간적 여유를 얻을 수 있는 방법을 고민한 결과물이다. 저자는 『일의 습관』이 직장인들에게 ‘슬기로운 회사 생활’을 위한 안내서가 되길 희망한다.

★ 슬기로운 회사 생활을 위한 9가지 시간관리 체크리스트 수록