‘통’하는 비즈니스 문서는 ‘누드’다
말과 달리 문서만이 지닌 특징에서 우리는 효과적으로 작성된 문서의 요건을 찾아낼 수 있다. 우선 작성자가 함께하지 못하기 때문에 문서는 그 자체로 모든 것을 담아내야 한다. 또한 정보의 효율적인 저장 수단과 전달 수단으로서 내용을 명확하게 전달할 수 있어야 한다. 동시에 문서를 받아 보는 사람의 관심을 끌어야 한다. 따라서 문서는 마치 누드 사진처럼 ‘모든 핵심을 보여 주고’ ‘상대방의 관심을 끌 수 있어야 한다.’ 그리고 이런 문서를 만들기 위해서는 ‘누드 프로세스(NuDe Process)’를 통해 내용을 다듬어야 한다. 이렇게 비즈니스 문서는 작성 프로세스, 명확한 핵심 메시지 전달, 읽는 이의 관심이라는 세 가지 측면에서 누드(Nude)와 연관성을 지닌다. --- pp.23-24

Nu 단계(Nuclear Process), 핵심을 뽑아내라
뉴클리어(Nuclear)는 핵무기에 쓰이는 ‘핵’을 의미한다. 핵무기의 힘이 핵분열에서 비롯되는 것처럼 비즈니스 문서의 힘은 핵심 내용을 어떻게 구조화하는가에 달려 있다. 핵이 분열하면서 막대한 에너지를 내는 것처럼, 문서를 통해 전달하고자 하는 생각을 ‘구조화’라는 세분화 과정을 통해 상대방에게 강한 설득력으로 다가갈 수 있도록 준비하는 것이다.
다시 말해 글을 쓰기 전에 상대방을 설득할 수 있는 강력한 ‘생각의 구조’를 만들어 내는 것이 중요하다. 이를 위해서는 우선 쓸 내용을 결정하고 자료를 보완한 뒤 내용을 구성해야 한다. 문서 작성자는 ‘Nu 단계’를 통해 ‘자신이 쓰고자 하는 목적이 무엇인지’ 확인할 수 있고, ‘상대방에게 전달하고자 하는 내용’이 무엇인지 점검할 수 있다. 그리고 설득력을 갖기 위해 필요한 자료를 준비하고, 상대방에게 강력한 메시지로 전달될 수 있는 ‘틀’을 갖출 수 있다. --- p.25

De 단계(Design Process) 상대방이 보기 쉽고 이해하기 쉽게 고쳐라
좋은 문서와 나쁜 문서는 ‘내’가 아닌 읽는 ‘상대방’에 의해 결정된다. 상대방이 쉽게 이해할 수 있고 그것으로 원하는 결과를 유도할 수 있어야 좋은 문서다. 아무리 훌륭한 내용일지라도 상대방에게 읽히지 않거나 상대방이 이해할 수 없어서 원하는 결과를 이끌어 낼 수 없다면 나쁜 문서인 것이다. 따라서 좋은 비즈니스 문서, 즉 작성자가 원하는 결과를 유도하는 문서가 되기 위해서는 상대방에게 쉽게 다가갈 수 있는 문서의 디자인(Design)이 필요하다. --- p.27

수준 낮은 초안으로 좋은 문서의 기틀을 잡아라
비즈니스 문서를 작성하는 데 있어서 가장 큰 장애물을 꼽으라면 ‘처음부터 너무 잘 쓰려는 부담감’을 들 수 있다. 처음부터 잘 써야 한다는 생각을 갖기 때문에 문서를 쓰다가 막히면 지우고 다시 고쳐 쓰는 과정을 반복하게 된다. 또한 어떤 내용을 써 내려가다가 적절한 단어나 표현이 떠오르지 않으면 내내 고민을 한다. --- p.106

‘수준 낮은 초안을 작성한다’라는 개념은 이러한 문제점의 해결책이 될 수 있다. 일단 내용을 작성하면서 큰 부담감 없이 써 내려가기 때문에 빠른 시간 안에 문서를 작성할 수 있다. 이미 Nu 단계를 통해서 핵심적인 생각을 구조화한 상태이기 때문에 글의 내용은 거의 결정되어 있는 상황이다. 따라서 글의 내용이 크게 잘못될 염려는 없다. 문서를 만들어 갈 때 수준 낮은 표현으로 작성해도 된다는 편안한 마음으로 끝까지 작성하라는 뜻이다.
수준 낮게 작성했다는 생각은 문서를 다시 점검해야 하는 필요성을 강하게 부여한다. 즉 완성본이 아니라 초안이라는 생각을 전제로 하기 때문에 반드시 검토와 확인 단계를 거치게 된다.
수준 낮은 초안을 작성하라는 것은 수준 낮은 초안을 만들기 위해서 노력하라는 의미가 아니다. 수준 높은 글을 쓰기 위한 부담감을 떨쳐버리고 우선 문서를 끝까지 작성하라는 의미이다. 처음부터 완벽한 내용을 작성할 수는 없다. 완벽하지 않더라도 우선 빨리 작성하는 것이 중요한데, 이를 위해서는 수준 낮은 내용이라도 괜찮다는 마음을 갖는 것이 도움이 된다.

1일차 특강, 비즈니스 문서는 ‘누드’다
효과적인 문서를 작성하기 위해 먼저 글의 핵심(Nuclear)을 준비하고 글을 다듬는 디자인(Design) 과정을 거쳐야 한다.

2일차 특강, ‘누드’ 문서를 막는 불통 편견
뛰어난 업무 능력을 가지고도 문서 작성으로 어려움을 겪는 직장인들을 자세히 살펴보면 다음의 다섯 가지 편견을 갖고 있다.
편견 1. 성공적인 업무 능력은 성공적인 실무 능력과 같은 말이다?
편견 2. 비즈니스 문서 작성과 글쓰기 실력은 비례한다?
편견 3. 자세하고 상세하게 써야 한다?
편견 4. 하고 싶은 말을 논리적으로 정리해야 한다?
편견 5. 비즈니스 문서에 창의성이 들어가면 안 된다?

3일차 특강, 나를 위한 ‘핵심’ 구성
문서를 작성하기 전 무엇을 요청받은 것인지 개념을 명확화하고, 자신이 문서를 작성하려는 목적을 명확화한 뒤 무엇을 말하고 싶고 상대방이 어떻게 해 주기를 바라는지 결론과 요청을 분명히 해야 한다.

4일차 특강, 강력한 핵심을 구성하기 위한 ‘정보 수집’
정보는 가공 상태와 효용성에 따라 우리 주위에 널려 있는 모든 형태의 자료인 ‘데이터(Data)’, 이러한 데이터를 일정한 의도를 갖고 수집하여 분류한 ‘정보(Information)’, 정보를 자신의 필요에 따라 가공한 ‘지능(Intelligence)’, 지능에 창의력을 더한 대안과 전략인 ‘지혜(Wisdom)’ 네 개의 체계로 구분할 수 있다.

5일차 특강, 상대방과 통하는 ‘핵심’을 만드는 구조화의 기술
상대방에게 전달하고 싶은 메시지가 있고, 그를 뒷받침하는 정보가 준비되어 있다면 구조화를 통해 문서의 뼈대를 만든다. ‘질문 리스트법’, ‘5W 1H+1H’법, ‘열거식’과 ‘유형식’을 적용해 볼 수 있다.

6일차 특강, ‘핵심’으로 바로 쓰는 비즈니스 문서
문서 작성에는 그리 오랜 시간이 필요하지 않다. 문서 작성에 대한 부담을 덜기 위해 ‘수준이 낮은 초안’을 작성해 보자.

7일차 특강, DNA가 다른 명품 문서 vs. 폐품 문서
상대방의 눈길을 사로잡는 비즈니스 문서는 DNA가 다르다. 명품 문서의 7가지 DNA를 숙지한 뒤 앞서 작성한 수준 낮은 초안으로 명품 비즈니스 문서를 만들자.

8일차 특강, 월등한 제목과 목적
상대방의 관심을 끌고 용건을 한눈에 알아볼 수 있는 명확한 제목과 목적을 문서의 서두에 밝혀 놓는다면 문서 작성의 반은 끝났다고 할 수 있다.

9일차 특강, 화끈한 결론
상대방의 마음을 사로잡으려면 중언부언 설명을 늘어놓기보다는 핵심을 파고들자. 세부 사항을 다루기 전에 결론을 제시하라. 과정에 대한 설명에 앞서 결론을 제시하라.

10일차 특강, 수수한 ‘구조’
회사 차원에서 잘 정리되지 않은 문서는 비용으로 직결된다. 문서의 시각적·구조적 효과로한눈에 이해되는 문서를 만들자.

11일차 특강, 목숨 걸린 ‘숫자’
비즈니스 문서는 그 특성상 오탈자와 관련된 실수에는 관대한 편이지만 숫자로 인한 실수는 문서의 신뢰도 자체를 떨어뜨린다. 자료의 흐름을 읽고 단위와 의미를 통일하여 숫자를 사용한 뒤 꼭 한 번 더 확인하는 과정을 거치자.

12일차 특강, 금 같은 문장
프로는 작은 차이에서 만들어진다. 핵심 콘셉트를 중심으로 한 단순한 문장으로 상대방이 이해하기 쉬운 문장을 쓰고, 의미의 중복을 피해 간결한 문장을 구사하며, 오해할 소지가 있는 부분에는 별도의 설명을 더한다면 누구나 비즈니스 문서의 프로가 될 것이다.

13일차 특강, 통하는 열정
상대방의 능력 안의 것을 상대방이 쉽게 알 수 있도록 명확히 요청하고, 상대방이 선호하는 문구나 기분을 배려하는 표현을 사용해 존중받는 느낌을 준다면 상대방에게서 내가 원하는 반응을 쉽게 이끌어 낼 수 있을 것이다.

14일차 특강, 일은 낙장불입
비즈니스 문서를 보내기 전 이것만은 체크하자. 회사명이나 담당자의 이름, 직함에 실수를 한다면 문서를 읽는 사람의 자존심을 상하게 할 수도 있다. 회사의 기밀이 노출되지는 않았는지 첨부파일, 숨기기 기능 등은 꼼꼼히 점검하자.

비즈니스 문서, 누드NUDE로 통하다
이해가 ‘통’하고, 마음이 ‘통’하는 비즈니스 문서 작성법

“좋은 비즈니스 문서의 핵심은 정확한 내용을 알기 쉽게 전달하는 데 있다.”

핵심을 찌르는 비즈니스 문서 작성법
첨단 시스템과 자동화기기의 발달로 사람이 하던 일의 많은 부분을 기계와 컴퓨터가 대체해 가고 있다. 하지만 비즈니스 문서 작성의 경우, 기계가 대체하기 어려운 부분이다. 오히려 조직이 대형화되다 보니 말을 통한 의사소통보다는 문서를 통한 의사소통이 발달하고 있는 추세다. 거의 모든 회사의 업무가 보고서, 결재서류, 품의서, 제안서 등 각종 문서로 이루어지고 있다. 보관이 용이하고 책임 소재가 분명하다는 문서의 특성상 문서의 중요도는 날로 커지고 있다. 게다가 메일, 팩스 등 각종 기기의 발달로 회사 간의 업무도 문서로 처리되는 경우가 많다. 이런 상황에서 어떤 직종의 일을 하건 간에 문서 작성은 피할 수 없는 업무의 한 부분이 되고 있다. 따라서 문서 작성에 드는 시간을 최소화해서 자신의 전문 영역과 관련된 일을 할 시간을 최대화하고, 작성한 문서를 통해 자신의 의사를 명확히 전달하여 상대방에게 원하는 반응을 이끌어 내는 것은 그 어느 때보다 중요한 문제가 되었다.
그러나 대다수의 직장인들이 이 중요한 문서 작성 문제에서 곤란을 겪고 있다. 회사에 갓 들어간 사회 초년병이나 직장 생활에 어느 정도 관록이 붙은 경력 사원이나 누구나 한 번쯤 문서 작성을 두고 고민해 본 일이 있을 것이다. 며칠 동안 많은 시간을 투자해 작성한 문서임에도 불구하고 무엇을 의도하는 건지 모르겠다는 핀잔을 듣거나 문서의 내용에 중요한 실수를 저질러 곤란을 겪는 직장인들이 부지기수다. 더 이상 ‘나는 원래 글 솜씨가 없어’라고 자위하거나 ‘내 본업이 문서 작성은 아니잖아. 내가 할 일이나 잘하면 되지’라며 도피하려고 하지 말자. 직장 생활에서 문서 작성은 이미 포기할 수 없는 업무의 한 부분으로 자리 잡았다.
비즈니스 문서는 정보의 효율적인 저장 수단과 전달 수단으로써 내용을 명확하게 전달해야 함과 동시에 문서를 읽는 사람의 관심을 끌어낼 수 있어야 한다. 좋은 비즈니스 문서는 마치 누드 사진처럼 ‘핵심을 보여 주고’, ‘상대방의 관심을 끌어낼 수 있어야 한다.’ 그렇다면 범람하는 문서들 사이에서 상대방의 눈길을 잡아끌고, 정확한 의미를 전달하고, 상대방의 관심을 이끌어 내는 문서는 어떻게 작성해야 하는 것일까. 그 비결은 ‘누드 프로세스(Nude Process)’에 있다. 누드 프로세스란 먼저 글의 핵심(Nuclear)을 준비하고, 글을 다듬는 디자인(Design) 과정을 통해 비즈니스 문서를 작성하는 과정이다.
이 책은 직장인들의 문서 작성 고민을 한방에 해결하는 비법으로 ‘누드(NUDE) 글쓰기’를 제안하고 있다. 보는 이의 눈을 한 번에 사로잡는 누드 사진처럼 몇 분만 투자해 문서를 봐도 그 의미를 이해할 수 있고, 화려한 누드쇼에 등장하는 모델처럼 보는 이에게 깊은 인상을 남기는 ‘누드 글쓰기’의 비법을 문서 작성의 달인 ‘김문서 과장’과 문서로 인한 실수를 연발하는 사고뭉치 ‘나대로 대리’의 재미있는 2주간 수업을 통해 설명한다. 문서의 핵심을 만드는 ‘Nu 단계’와 명품 문서를 만드는 비법인 ‘De 단계’의 두 가지 과정으로 이뤄진 누드 글쓰기의 14일 특강을 하루하루 익혀 가는 동안 누구나 문서 작성의 고민에서 벗어날 수 있을 것이다.