'보고서' 작성 만으로도 산 하나를 넘는 것 처럼 어려운 데, 애써 산 하나 넘으면 '보고'라는 더 큰 산이 기다리고 있다. 그 보고가 강의에서 과제를 위한 발표이든, 회사에서 실무를 위한 것이던 간에 넘어야 할 산이 한 두개가 아니다. 그래서 이와 관련된 새로운 강의나 도서를 알게 되면 시간이 허락하는 한 가능하면 봐두려고 한다. 그럼에도 또 다시 보고를 위한 과정을 겪어야 할 때면 스트레스가 이만 저만이 아니다.

평소에 보고서용 프리젠테이션 자료를 만들때의 개인적인 궁금증에 대한 답을 찾지 못해 주로 보고서 작성 자체에 대한 도서나 강연에만 관심을 두고 있었다. 보고서 작성 만큼이나 발표 자체도 정말 중요한 데 말이다. 강연이나 발표 혹은 보고 대상에 따라 달라져야 겠지만, 늘 빽빽하게 가득찬 PPT와 애플의 스티브 잡스처럼 핵심 키워드나 사진 하나처럼 단순화 한 PPT 사이에서 어떤게 청자로 하여금 좋은 것인지 틈이 날 때마다 지인에게 물었고, 일부러 시간 내서 학술대회나 세미나 같은 장소들을 찾아다니며, 내용 만큼이나 그들이 만든 자료를 눈여겨 보곤 했다. 전문가들 조차 똑같은 질문에 딱히 이렇다 할 답을 내놓진 못했다. 심지어 답을 내놓았다 해도 모두 달라 오히려 더 혼란만 가중되었다. 그렇다 보니, 그 다음 단계인 '보고' 자체에 대해서는 발표 내용에 대한 스크립트를 작성해 사전에 반복해서 연습 해야된다는 것 외에 더 깊이 생각해 보려 하지도 않았다.

더불어 녹화해서 스스로 확인해보거나 동료나 지인 앞에서 직접 발표해서 피드백을 받는 방법 등도 제시 되었지만, 후자의 경우 특히 보안 관련 문제 때문에 정보 유출 우려로 특히 연구자들 사이에서는 동료나 선후배를 통한 피드백과 관련해서는 의견이 정확히 반으로 갈렸다. 후자의 경우는 관련 강의에서 직접 보고 들은 상황이다. 이 분야의 컨설턴트인 저자는 책에서 '보고 스킬'이란 주제를 통해 화법(이야기 간의 공백 조절 포함), 목소리, 표정, 자세, 손동작 등에 대해 관련 그림과 함께 좋은 사례와 나쁜 사례를 비교하며 안내해 주고 있었다. 그러나 이 내용들은 주로 각 개인이 스스로 훈련할 수 있는 방법을 제시한 것이다. 물론 앞서 말했던 것과 같이 저자도 보고서 작성 후 작성된 내용을 대상으로 1분 스피치용 스크립트를 작성 후 사전에 충분히 연습을 하도록 조언해 주고 있었지만, 사전 연습에 의한 피드백과 같은 언급은 전혀 없었다.

책에서 저자가 강조하는 것은 '3'이다. 이미 유명한 이야기지만, 숫자 1은 '악'을 상징하고, 숫자 2는 '선'을, 숫자 3은 1과 2를 더한 값으로 선과 악을 아우른다고 하여 완벽한 숫자로 불린다고 했다. 너무 부족 하지도 너무 넘치지도 않은 그야 말로 한 눈에 필요한 사항만 바로 파악할 수 있는 적당한 수치로 우리 삶에 있어 정말 많은 곳에서 쓰이고 있다. 저자 역시 이 '3'이라는 숫자를 책 전반에서 활용하고 있었다. 3단 구성, 3단 (EOB)화법, 수평/수직 3단 화법 등 보고에 앞서 보고와 직결되는(눈은 보고서를, 귀는 발표자에게) 보고서 작성 자체 역시 보고까지 자연스럽게 이어질 수 있도록 조언하고 있었다. 물론 저자가 말하는 3이 절대적인 것은 아니며 필요와 상황에 따라 줄이거나 생략할 수도 늘릴 수도 있다.

가장 인상적이었던 건 보통 발표할 때 전문적인 강연이 아닌 한 발표자 당 15분 내외의 시간이 주어진다. 그런데 저자가 책에서 제시하는 방식은 '1분 보고'이다. 전에 대기업에서 오래동안 일하시다 교수가 되신 분의 강의을 통해 기업 재직 당시 1페이지 보고서 작성을 위해 100페이지가 넘는 보고서에서 시작해 줄이고 줄이는 과정을 수도 없이 해야 했다는 말을 들은 적이 있었다. 그 교수님의 말씀과 저자의 1분 보고가 일맥상통한다고는 할 수 없으나, 그 과정은 유사하지 않나 싶다. 저자가 1분 보고를 주장하는 이유는 청자로 하여금 중요한 내용을 기억시키고 이해시키기 위함이라고 하였다. 한 연구자의 실험에 의하면 단 둘만이 대화를 한 경우에도 이후 대화 내용을 70%도 기억하지 못했다는 것이다. 이런 문제점들을 극복하기 위해 저자가 선택한 방법은 중요한 내용을 기억할 수 있도록 반복하되, 그 시간을 짧게 잡는 것이었다. 그렇게 만들어진 것이 3단 구성[소주제(결론, 두괄실 생각하면 됨) - 본론 - 요약] 을 통해 같은 핵심 내용을 3회 반복 언급하는 것이고, 이 모든 내용들은 1분 분량으로 정리하여 스크립트로 작성하고 사전 연습 후 보고 하라는 것이다.

사실 앞 부분에서 이게 정말 가능할까 싶었다. 보고서 하다 못해 학교에서 발표 자료를 작성하다 보면, 정말 제외하기 애매한 부분들을 자주 만나게 되 난감할 때가 한 두번이 아니다. 그래서 보고서 자체도 실제 발표할 때도 정해진 시간을 넘기는 사례를 흔하게 볼 수 있다. 그만큼 많은 훈련을 필요로 한다는 것일테지만 말이다. 그렇지만, 저자가 제시한 사례들(고용노동부, 보건복지부 등 정부부처의 보고서, 기업의 신제품 출시, S/W 테스트 의뢰 보고서 등)을 직접 축약하고, 스크립트를 만들어 가는 과정들을 보면 불가능 하지 않다는 것을 확인할 수 있다.

보고의 목적, 대상, 성격 등 각 유형에 따라 12개의 보고 유형과 보고를 처음 상사로 부터 지시받고, 시작부터 1분 스크립트를 작성하는 과정까지 12개의 보고서 전체 유형에서 빠짐없이 그 과정을 예시로 보여주고 있다. 분명 내용을 달랐지만, 저자가 말한 범위를 벗어나지 않아 반복 훈련하는 효과가 있었다. 책 제목을 보면 '보고서 발표에 중점을 두고 있는 듯 하지만, 총 6개의 PART 중 5개 PART가 보고서 작성과 스크립트를 작성하는 과정을 다루고 있다. 그래서 책의 부제인 '잘 쓰고 제대로 전달하는 보고의 기술'이 이 책 내용에 더 부합된다고 보는 것이 좋을 것 같다. 어찌 보면 또 한 권의 보고서 작성법 책에 더 가깝지만, 읽다보면 단시간내 정확한 전달을 위해 왜 이런 작성이 필요한지를 패턴별로 반복적으로 보면서 저절로 이해하게 되리라 생각된다.

** 본 게시글은 YES24 리뷰어클럽 서평단 자격으로 작성한 리뷰입니다. **

PART 01. 업무 수행의 기본, 보고력

[보고서 발표의 기술 01] 보고 이해하기
보고란?
보고가 어려운 이유
보고의 시작, 업무 지시를 받는 것
보고에는 논리가 있어야 한다
보고 준비의 3요소
[보고서 발표의 기술 02] 보고의 분류와 패턴
보고의 네 가지 유형 살펴보기
보고의 다섯 가지 패턴 살펴보기
[보고서 발표의 기술 03] 3단 구성을 통한 1분 보고 시작하기
3단 구성 살펴보기
[소주제-본론-요약]의 3단 화법
[예시-핵심 정리-혜택]의 3단 EOB 화법
수평/수직의 3단 보고 구조
1분 보고 살펴보기
핵심을 전달할 수 있는 최적의 시간, 1분
보고 준비에 따른 5단계 프로세스

PART 02. 기획 보고

[보고서 발표의 기술 04] 의견을 제시하는 제안 보고 : 목적과 해결책이 드러나야 한다
Step 1. 지시자의 의도를 제대로 정의하는 질문과 답변 정리하기
Step 2. 문제 해결이 드러나는 목차 구성하기
Step 3. 논점이 이어지는 리드 메시지 도출하기
Step 4. [현상-원인-해결 방안]의 3단계 패턴 선택하기
Step 5. 1분 보고 스크립트 작성하기
스크립트 읽어보기
[보고서 발표의 기술 05] 해결안을 제시하는 개선 보고 : 문제의 원인과 해결안이 드러나야 한다
Step 1. 키워드를 연결해 질문과 답변 구성하기
Step 2. 문제 해결이 드러나는 목차 구성하기
Step 3. 공통점과 차이점을 리드 메시지로 도출하기
Step 4. [정의-현상 분석-해결 방안]의 3단계 패턴 선택하기
Step 5. 1분 보고 스크립트 작성하기
스크립트 읽어보기
[보고서 발표의 기술 06] 방향을 제시하는 정책 보고 : 업무 방향과 추진 과제가 드러나야 한다
Step 1. 설명문을 함께 구성한 질문과 답변 정리하기
Step 2. 실행 계획이 드러나는 목차 구성하기
Step 3. 추진 의지를 드러내는 리드 메시지 도출하기
Step 4. [추진 성과-추진 방향-추진 과제]의 3단계 패턴 선택하기
Step 5. 1분 보고 스크립트 작성하기
스크립트 읽어보기
학습 정리

PART 03. 설명 보고

[보고서 발표의 기술 07] 실행을 전파하는 계획 보고 : 운영 목적과 구체적인 행동이 드러나야 한다
Step 1. 지시자의 의도를 제대로 정의하는 질문과 답변 정리하기
Step 2. 계획이 드러나는 목차 구성하기
Step 3. 명확한 단계가 보이는 메시지 도출하기
Step 4. [추진 배경-운영 계획-운영 방법]의 3단계 패턴 선택하기
Step 5. 1분 보고 스크립트 작성하기
스크립트 읽어보기
[보고서 발표의 기술 08] 성과를 전달하는 결과 보고 : 업무 결과와 시사점을 드러내야 한다
Step 1. 상사(고객)의 입장을 고려해 질문과 답변 구성하기
Step 2. 교육 과정이 드러나는 목차 구성하기
Step 3. 개선 사항까지 포함하는 메시지 도출하기
Step 4. [개요-결과-개선 사항]의 3단계 패턴 선택하기
Step 5. 1분 보고 스크립트 작성하기
스크립트 읽어보기
[보고서 발표의 기술 09] 혜택을 전달하는 상품/서비스 보고 : 속성과 혜택을 제대로 드러내야 한다
Step 1. 사용자 입장에서 질문과 답변 정리하기
Step 2. 핵심 요소가 드러나는 목차 구성하기
Step 3. 구체적 요소에 관한 리드 메시지 도출하기
Step 4. 스토리텔링이 보이는 3단계 패턴 선택하기
Step 5. 1분 보고 스크립트 작성하기
스크립트 읽어보기
학습 정리

PART 04. 요청 보고

[보고서 발표의 기술 10] 행동을 촉구하는 협조 보고 : 협조 이유와 협조 행동이 드러나야 한다
Step 1. 오프닝에서 업무 추진 목적과 배경 설명하기
Step 2. 무엇을 해야 하는지 수행 방안 제시하기
Step 3. ‘왜’에 관한 근거 제시하기
Step 4. 어떻게 해야 하는지 세부 행동 제시하기
Step 5. 당부와 다짐의 말로 마무리하기
[보고서 발표의 기술 11] 타당성을 확인하는 검토 보고 : 목적 및 검토 내용이 드러나야 한다
Step 1. 검토해야 하는 질문에 맞는 답변 도출하기
Step 2. 검토 목적이 드러나는 목차 구성하기
Step 3. 체크리스트를 활용한 메시지 도출하기
Step 4. 검토 보고에 어울리는 분류 패턴 선택하기
Step 5. 1분 보고 스크립트 작성하기
스크립트 읽어보기
[보고서 발표의 기술 12] 방책을 마련하는 대응 보고 : 대응 방법 및 실천 행동이 드러나야 한다
Step 1. 상사(고객)가 해야 할 행동을 고려해 질문과 답변 구성하기
Step 2. 시장 변화에 대한 설명과 세부 계획을 포함한 목차 구성하기
Step 3. 구두 보고 형태로 연결하기 위한 메시지 도출하기
Step 4. 여러 개의 분류 형태로 패턴 선택하기
Step 5. 1분 보고 스크립트 작성하기
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학습 정리

PART 05. 분석 보고

[보고서 발표의 기술 13] 사실을 확인하는 현상 보고 : 현상을 기반으로 시사점을 드러낸다
Step 1. 보고에 알맞은 목차 구성하기
Step 2. 만다라트 블록 구성하며 세부 내용 작성하기
Step 3. 변화와 정책 수요에 맞는 메시지 도출하기
Step 4. 1분 보고 스크립트 작성하기
스크립트 읽어보기
[보고서 발표의 기술 14] 쟁점을 정리하는 이슈 보고 : 정책 방향이나 대안을 제공한다
Step 1. 이슈 분석에 알맞은 목차 구성하기
Step 2. 환경 변화에 따른 시사점을 리드 메시지로 도출하기
Step 3. 1분 보고 스크립트 작성하기
스크립트 읽어보기
[보고서 발표의 기술 15] 트렌드를 공유하는 동향 보고 : 사회 변화를 분석하고 제대로 공유한다
Step 1. 동향 분석 데이터를 토대로 리드 메시지 도출하기
Step 2. 3단 구성으로 보고 순서 정렬하기
Step 3. 1분 보고 스크립트 작성하기
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학습 정리

PART 06. 보고 스킬

[보고서 발표의 기술 16] 바른 보고를 만드는 보고 화법
상사나 고객을 힘들게 하는 보고
꼬리에 꼬리를 무는 브릿징 스킬
헤드라인 먼저 언급하기
숫자 활용하기
[보고서 발표의 기술 17] 바른 목소리가 바른 보고를 만든다
목소리를 변화시켜 보고하기
목소리는 큰 편이 좋다(Power = Volume)
톤의 변화로 포인트를 강조한다(Pitch = Emphasis)
속도의 변화로 포인트를 강조한다(Pace = Rate)
[보고서 발표의 기술 18] 바른 자세가 바른 보고를 만든다
보고의 바른 자세
좋지 못한 보고 자세
자신감 있는 보고 자세
[보고서 발표의 기술 19] 보디랭귀지로 의사를 제대로 표현한다
말보다 빠른 보디랭귀지
손은 말보다 더 좋은 의사전달 수단
나만의 핸드 제스처 익히기
[보고서 발표의 기술 20] 눈을 보고 이야기하라
눈을 보면 마음이 보인다
눈 맞춤을 해야 하는 이유
이렇게 눈 맞춤하라
[보고서 발표의 기술 21] 상대의 몸짓을 파악하면서 보고한다
입으로 말하지 않는 것을 듣는다
부정적인 몸짓을 파악하라
머뭇거린다면 나의 편으로 만들어라