오피스가 살고 있는 시대는?

#1. 1970년대, 목재 수송선이 하역 작업을 시작한다. 100명이 넘는 사람들이 근 일주일 동안 목재들을 내린다. 그로부터 30년 후, 컨테이너 수송선이 접안한다. 한 명이 일주일간 작업하면 하역은 완료된다.
#2. 조립 라인을 따라가며 수많은 로봇 팔들이 색을 입히고, 부품을 조립하며 제품을 완성해 간다. 작업 관리 및 통제를 위한 인원 몇 명을 제외하고는 공장 안에서 사람의 모습을 거의 찾기 어렵다.

부두에서 한 명이 540일 동안 하역 작업을 해야 했던 1970년대에 비하면 현재 블루칼라 업무는 98.5퍼센트가 감소했다. 블루칼라 업무가 거의 없어졌다는 것은 일의 성격 자체가 화이트칼라화했다는 것을 의미한다. 그렇다면 화이트칼라의 주 작업 공간인 사무 공간의 모습은 실제 생산 현장처럼 변하고, 생산성은 더욱 향상되었을까? 답은 ‘아니오’다. 생산 라인은 기술의 발전, 시대의 흐름에 따라 변해 가는데 사무실 안의 풍경은 타자기가 개인용 컴퓨터로 바뀐 것 외에는 변화를 찾아보기 힘들다. 파티션, 큐비클과 같은 답답하게 구획된 공간 안에서 분주하게 움직이며 쉴 새 없이 울리는 전화를 받고, 끊임없는 서류 작업에 몰두한다.

변화하라, 실행하라!
공간 변화는 혁신의 의지와 메시지를 조직원과 공유하는 가장 직접적이며 확실한 수단이다

21세기 창조 경제 시대 고부가 가치형 기업의 이익은 니즈와 해결책을 연결시키는 새로운 조합을 끊임없이 발견함으로써 생긴다. 일상적인 행동, 경험, 커뮤니케이션이 바로 지식 창조로 연결되어야만 하는 것이다. 이 상태가 유지되어야 화이트칼라의 생산성이 높은 기업이라 할 수 있다. 투입 시간은 더 이상 생산성을 담보하지 못한다. 개인의 창의성이 최대로 발휘될 수 있도록 공간을 조성한 스마트 오피스가 도입되어야 하는 이유이다. 오피스는 더 이상 정보의 효율적 처리만을 목적으로 안락하고 편리하게, 불평불만 없이 일할 수 있는 공간에만 머물러서는 안 된다. 개인과 집단의 창의성을 자극하고 시너지가 발휘되는 공간으로 변모해야 한다. 오피스 혁신이 사무 공간 자체의 혁신으로 끝나지 않고 일하는 프로세스나 방법까지 바꾸는 것으로 연결되면 총체적인 생산성의 향상을 가져올 수 있다.

사무 공간과 업무 방식의 혁신을 동기화한 스마트 오피스_일본 우치다 양행
교육 기자재와 사무 가구 회사인 일본의 우치다 양행은 신사옥 건설을 계기로 실적이 부진한 오피스 사업부의 대대적인 경영 혁신을 추진하였다. 우치다 양행은 기존에도 이미 변동 좌석제*나 직행직귀 제도**등을 활용하여 영업 효율화를 시도하였지만 모바일 환경이 정비되지 않아 정보 접근성이 떨어지고, 조직원 간의 커뮤니케이션에 문제가 발생하였다. 이후 최신 모바일 기기나 ICT 설비를 도입해 다시 한 번 공격적인 영업 활동을 기대하였으나 이번에는 정보 공유 시스템이나 업무 방식이 정비되지 않아 결국 사무실로 다시 돌아와야만 하는 상황이 되었다.
이런 과거의 경험을 통해 우치다 양행은 일하는 장소와 일하는 방식을 동기화해야 한다는 사실을 깨닫고 4단계 프로세스로 스마트 오피스를 도입한다. 가장 먼저 현재 자신들의 상태가 어떤지를 점검했다. 그다음 어떤 방식으로, 어떤 공간에서 일해야 하는지를 정하고, 그에 이르는 로드맵을 작성한 뒤 최적화된 업무 공간을 실현해 냈다.
데이터 전자화를 동반한 스마트 오피스 도입으로 우치다 양행을 실제 서류의 양을 감소시켜 공간 확보와 임대료 감소 효과를 이끌어 냈을 뿐 아니라 조직 내 정보의 흐름을 원활하게 만들었다. 회의실 사용과 회의 시간 역시 효율성이 높아졌으며 생산성이 확대되는 방향으로 조직원의 행동이 변화하였다.
우치다 양행은 스마트 오피스 도입을 통해 실적이 부진했던 오피스 사업부의 경영 혁신을 달성한 동시에 그 과정에서 축적된 노하우를 바탕으로 고객에게 ICT와 공간 디자인, 정보 디자인이 통합된 서비스를 제공할 수 있게 되었다.

*변동 좌석(Free Address) 제도hot desking, non territorial office, shared office, hotelling office라고도 불린다. 조직 구성원들이 고정된 좌석을 갖지 않고 재적 인원보다 적은 수의 작업대를 공동으로 이용함으로써 공간이나 가구 비용을 절감하기 위해 고안되었다. 최근에는 커뮤니케이션 활성화, 협업 증가, 보안 강화, 환기 효과 등의 부수적 효과도 점차 커지고 있다.

**직행직귀 제도영업 사원들이 회사로 출근하지 않고 고객이 있는 곳으로 바로 갔다가 일과 시간이 끝나면 회사에 들어오지 않고 바로 귀가를 할 수 있도록 하는 제도.

스마트 오피스와 조직 문화 혁신_유한킴벌리
유한킴벌리는 회사의 전략과 비전을 스마트 오피스 구축 및 스마트 워크의 추진을 통해 조직 문화 차원으로 승화, 발전시키며 구현해 낸 사례로 비전 발표, 벤치마킹 및 조사·연구, 사무실 콘셉트와 디자인 결정, 실제 구현 및 평가, 개선의 순서로 도입되었다.
유한킴벌리는 변동 좌석제를 통해 확보된 여유 공간을 중정식 라운지로 만들었는데, 이는 오픈 커뮤니케이션을 지향한다는 조직 문화가 반영된 것이다. 또한 임산부 전용석이나 여성 전용 휴게 공간 등을 통해 ‘가족 친화 경영’이라는 자신들의 브랜드 아이덴티티에 걸맞고 대내외적으로 소구할 수 있는 이슈를 사무 환경에 적용했다는 특징을 보인다.
스마트 오피스 도입으로 유한 킴벌리는 사무 공간 면적을 절약할 수 있었고 이는 곧 원가 절감과 온실가스 감축 효과로 이어졌다. 임대료가 줄었을 뿐 아니라 절약된 공간에서 사용하던 냉난방 비용까지 감소한 것이다. 그러나 이보다 더 중요한 것은 ‘더 나은 생활을 향한 믿음’이라는 조직의 비전 슬로건을 직원들의 눈에 보이는 형태로 구현시켰다는 데 있다. 이는 곧 기업에 대한 신뢰도와 자긍심 향상으로 이어졌다. 또한 대외적으로도 환경 친화, 가족 친화, 혁신 기업이라는 브랜드 이미지를 제고시킬 수 있었다.

스마트 오피스, 어떻게 구축해야 할까?
스마트 오피스는 발전한 ICT를 기반으로 화이트칼라의 창의성을 자극해 생산성을 극대화시킨 사무 공간이다. 실제 도입 시 아래와 같은 6단계 솔루션을 적용할 수 있다.
1단계｜감정 이입Empathize
·사용자가 중심이 된 공감 프로세스
·조직 구성원들이 서로에게 공감하며
새로운 워크 스토리를 만들어 내는 단계

2단계｜문제 정의Define
·새로운 공간 구축 시 고려해야 할 주요 사안 도출 프로세스
·벤치마킹과 자료 조사 등을 통해 수집된 데이터를 토대로
새롭게 문제를 정의하는 단계

3단계｜개념화Ideate
·디자인 설계 프로세스
·생각을 정리하고 실제로 공간을 디자인해 보는 과정
·ICT를 융·복합하여 창의적으로 재디자인하고 설계

4단계｜프레젠테이션Presentation
·디자인 안을 발표하고 제시하는 프로세스
·디테일 드로잉 공유를 통해 구성원과 커뮤니케이션을 시도하는 단계

5단계｜시작Prototype
·확정된 디테일 드로잉대로 형태를 구축하는 프로세스
·실제 공간을 만들어 아이디어를 실현시키는 과정

6단계｜테스트Test
·사후 점검 및 개선 프로세스

이미 기업의 사회적 책임을 수행하는 한 방법이라고 볼 수도 있는 스마트 워크로 가기 위한 첫 번째 전략인 사무 공간의 혁신에 대해 잘 짚어 주었다.
- 이희진,연세대 국제학대학원 교수

스마트 워크 도입을 고민하는 기업들이 기초 개념부터 실행 방법 및 절차를 배울 수 있는 실천적 지침서이다.
- 이경상한국생산성본부 스마트엔터프라이즈 사업단장

스마트 워크에 대한 막연한 두려움과 거부감을 해소하는 데 큰 도움이 된다.
장상수, 전 삼성경제연구소 전무