문서는 다음과 같은 절차를 거쳐 올바르게 이해할 수 있다. 1 문서의 목적 이해하기 2 문서가 작성되게 된 배경과 주제 파악하기 3 문서에 쓰인 정보를 밝혀내고, 문서가 제시하고 있는 현안 문제 파악하기 4 문서를 통해 상대방의 욕구와의도 및 내게 요구되는 행동에 관한 내용 분석하기 5 문서에서 이해한 목적 달성을 위해 취해야할 행동을 생각하고 결정하기 6상대방의 의도를 도표