이메일에 갇힌 세상에서 벗어나기

지은이는 단톡, 이메일로 일한다는 착각을 버리라고 한다. 인간의 뇌는 한 번에 모든 일을 수행하는 멀티테스킹이 아니다. 다만, 그렇게 보일 뿐이다. 이메일은 일의 집중을 방해하고 생산성을 저하시키며, 사람을 지치게 만드는 도구다. 초창기의 편리함보다는 피로를 누적시키는 도구로 변해버렸다는 사실은 어렴풋이 다들 알고 있다. 그런데 이를 주제로 한 조사연구를 있었지만, 이를 하나의 뭉치로서 지식산업사회에 어떤 영향을 미치고 있는가를 정리한 것이 이 책이라 할 수 있겠다.

대체로 지식노동자군은 하루는 이메일 확인부터 시작된다. 아주 당연한 일상이다. 1990년대 직업 세계에서는 이메일을 아주 획기적인 소통도구였지만, 지금은 이제 이메일은 일을 방해하는 애물단지가 됐다. 이메일을 주고 받는 평균 횟수는 2005년에 1일 50통, 2006년에 69통, 2011년 92통, 2019년에는 무려 126통의 메일을 주고받는다(36쪽). 4분에 1통꼴이며 보통 이메일을 확인하는 횟수는 77번, 심한 경우는 400번에 이른다. 이 데이터들은 지식노동자들이 대단히 파편화 된 일과를 보내고 있음을 보여준다.

  하이브 마인드 활동과잉은 생산성을 떨어뜨리고, 업무의 비효율성 증가로 이어진다.

이 책의 제목 ‘하이브 마인드’란 무엇인가부터 살펴보자. 하이브란 벌집에서 유래한 말이다. 이메일이나 인스턴트 메신저 서비스 같은 디지털 의사소통 도구에서 오가는 비체계적이고 무계획적인 메시지와 지속적인 대화(하이브 마인드 대화)를 중심축으로 하는 업무의 흐름이다. 마치 벌이 벌집을 드나들 듯한 활동의 과잉을 말한다. 이런 업무 흐름은 지식부문에서 보편화 돼있다. 6분 마다 새메시지를 확인하면서 업무시간의 1/3 이상을 수신함에서 보내게 만든다. 왜 이게 문제일까? 어떻게 하면 이메일로부터 해방될 수 있을까?,

지은이는 이 책의 1부에서는 각종 조사연구결과들을 토대로 이메일이 촉발하는 하이브마인드 활동과잉업무가 비효율적임을 지적한다. 인간의 뇌활동의 메커니즘을 이해하지 못한 행동들이다. 하이브 마인드와 지속적으로 상호작용하기 위해서는 뇌는 일에서 일에 대한 대화로 갔다가 다시 일로 수시로 바뀌어야 한다. 이런 활동 자체가 인지능력과 효능 저하, 피로감이 쌓인다(42쪽 이하). 장기적으로는 생산성 하락, 불필요한 시간과 비용증가의 결과를 가져온다. 우리 뇌는 정보를 병렬로 처리하지 않기 때문에 멀티태스킹이란 행동 자체는 성립할 수 없으며, 다만, 그렇게 보일 뿐이라는 점을 강조하고 있다. 2부에서는 현재 일하는 방식의 이면에 자리한 자의성 이해하고, 끝없는 소통에서 벗어나 일을 하기 위해, 주의 자본원칙, 절차원칙, 프로토콜원칙, 전문화원칙 등 4가지의 원칙(4, 5, 6, 7 장으로 나눠)을 세워 실천하라고 권한다.

이메일에 벗어나서 일을 잘하려면 원칙을 세우라

4가지의 원칙, 일의 효율성을 높이는 방법들을 살펴본다. 1)주의자본 원칙: 이 원칙은 뇌의 능력을 끌어올리는데 초점을 맞추고 있다(143쪽), 2)절차원칙이란 체계화된 절차가 지식노동을 구한다고 말한다. 누가 무엇을 어떻게 하는가, 하는 효율적인 절차이며, 최적화하는 사람들에 대한 최적화를 하라고 한다. 그리고 3) 프로토콜 원칙에서는 업무를 조율하는 규칙을 세워 최적의 협력방법을 설계하라고 주문하고 있다. 오피스 아워 시간을 설정하거나, 이메일 주소를 개인과 연계시키지 말고, 내용은 5문 장 이하로 하며, 고객과 사전에 규칙을 정해서 소통하라고 한다. 마지막으로 4) 전문화의 원칙에서는 누구든 더 가치 있는 일을 해야 한다고 언급한다. 핵심은 일을 덜 하되, 더 잘하라는 것이다. 지식부문에서는 더 적은 업무를 하되 각 업무의 질과 책임성을 높이는 것이 생산성을 크게 향상시키는 토대가 될 수 있다는 원칙이다.

디지털세상의 진전과 함께, 단톡방 등의 사용이 일상화됐지만, 일의 세계에서는 일과 휴식의 경계를 무너뜨리고, 노동강도를 높이는 부작용이 따른다. 구본권 기자는 “디지털개념어사전(한겨레출판 2021)”에 프랑스와 독일의 사례를 소개하고 있다. 이 책도 함께 읽어보면 폭넓은 정보를 얻을 것으로 생각된다.

  YES24리뷰어클럽 서평단 자격으로 작성한 리뷰입니다.

 “하이브 마인드, 이메일에 갇힌 세상 (칼 뉴포트 著, 김태훈 譯, 세종서적, 원제 : A World Without Email)”을 읽었습니다. 이 책은 디지털 문화 중 가장 오래된 전통 중 하나인 이메일에 의한 커뮤니케이션의 문제점을 드러내고 대안을 제시한 책입니다. 

저자인 칼 뉴포트 (Cal Newport, 1982~)는 조지타운대학에서 컴퓨터공학 교수로 재직하고 있으며 디지털 문명 하에서 인지와 집중, 몰입에 대한 지속적인 문제 제기를 하고 있는 학자입니다. 우리나라에도 여러 권의 저서가 번역 소개되었는데 “열정의 배신 (김윤재 譯, 부키, 원제 : So Good They Can't Ignore You: Why Skills Trump Passion in the Quest for Work You Love)”, “딥 워크 (김태훈 譯, 민음사, 원제 : Deep work)”, “디지털 미니멀리즘 (김태훈 譯, 세종서적, 원제 : Digital Minimalism)” 등이 대표적입니다. 

저자에 의하면 ‘19년 기준으로 126통의 업무 이메일을 주고 받으며 하루에 평균 77번 정도 수신함을 들여다 본다고 합니다. 또한 다른 조사에 의하면 지식노동자들은 하루에 3시간 이상 이메일을 송수신하는데 쓴다고 합니다. 결국 이메일은 더 이상 커뮤니케이션 수단이 아니라 일이 되어버린 것입니다. 저자는 이렇듯 이메일 같은 디지털 커뮤니케이션 수단에서 오가는 비체계적, 무계획적 메시지와 대화를 중심으로 하는 업무 흐름을 하이브 마인드 활동 과잉이라 정의하고 있습니다. 이러한 하이브 마인드 활동과잉이 무조건 나쁜 것은 아니고 장점이 분명히 있음은 저자도 인정하고 있습니다. 하지만 엄청난 비효율을 수반하고 있고 장기적으로는 업무 생산성을 저하시키는 원인이 될 수 있다고 경고합니다. 돈이라는 자원이 한계가 있듯 주의나 인지 역시 그 한계가 있습니다. 

인지 예산이라고도 표현하는데 책에서는 주의자본 (attention capital)이라는 이론적 토대를 이야기합니다. 이 책에서는 이러한 주의자본 이론을 활용하여 효율적이며 올바른 업무 흐름을 만들기 위한 원칙을 살펴보고 있습니다. 이러한 원칙은 하이브 마인드 활동과잉에서 벗어나기 위한 접근 방식을 제시하며 구체적인 방법론을 도출해낼 수 있도록 도와줍니다. 특히 체계화된 절차와 협력을 통해 일을 수행하라는 원칙은 조직학의 기본으로 돌아가야 한다는 이야기이기도 하지만 한 사람만의 변화가 아니라 조직 전체적인 변화가 필요하다는 이야기이기도 합니다. 그리고 책에서 강조하고 있는 중요한 부분은 메시지를 끊임없이 확인하는 것보다 중요한 것은 실질적인 일을 하라는 것입니다.  

우리는 최근의 지식 노동을 규정 짓는 디지털적인 의사소통에 대해 의문을 표시한 적이 드뭅니다. 만약 그런 사람이 있다면 디지털화에 적응 못한 반동적인 사람으로 치부해버리기도 했습니다. 하지만 최근에 들어와서는 디지털적인 의사소통, 특히 이메일 커뮤니케이션을 중심으로 의문을 갖는 움직임이 많아지고 있습니다. 저자인 칼 뉴포트 역시 같은 의문을 제기합니다. 물론 이메일이 가져온 성과는 엄청난 것이고 혁명적인 것이었습니다. 일과 관련한 매우 광범위한 사람들과 거의 동시에, 그리고 시간차 없이 커뮤니케이션할 수 있는 이 도구는 자원적 측면에서 비용을 거의 없게 만들어버렸습니다. 하지만 이메일과 같은 디지털 커뮤니케이션이 일반적이 된 지금에 있어서 노동자의 행동 인지적 활동의 상당수를 차지하고 있다고 합니다. 이 책을 통해 현재 하고 있는 업무 방식에 대한 의문과 함께 어떻게 바꾸면 좋을지에 대해 생각해볼 수 있는 기회가 될 수 있는 독서 경험이었습니다.

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※ 출판사로부터 도서를 제공받아 직접 읽고 주관에 따라 서평을 작성하였습니다.

지금 미국에서는 칼 뉴포트의 타임 블록(time block)이 대유행이라고 한다. 이 책을 읽기 전엔 내 집중 시간을 덩어리로 활용할 엄두를 못 냈건 것 같다. 남이 주는 단톡도 그렇지만 내가 왜 그러는지 스스로 자꾸 이메일을 확인했다. 칼 박사에 따르면, 인간의 뇌는 상대방의 말에 답하지 않으면 뭔가 기분이 께름칙하게 발달되어 왔다고 한다. 그래서 내가 읽지 않음 표시를 그냥 두지 않았구나...

칼 뉴포트는 인스턴트 메시지와 이메일이 산발적으로 날라다주는 일에 끌려다니다 보면 정작 중요한 일을 깊이 생각할 시간을 마련할 수 없다고 지적한다. 인터넷이 발달하면서 지식 노동자들이 일하는 방식은, 수시로 치고 들어오는 단톡과 이메일에 답하는 식으로 산만해졌다. 지식 노동은 어떤 일이든지 기획이 일부 들어 있고 얼마간이라도 창의성을 필요로 한다. 일하는 시간을 줄이려고 생산성을 올리려면 일하는 방식을 개발해야 한다. 이 책은 특히 소통이라는 협업 방식에 주목했다. 

전반은 현재 우리들이 일하는 방식에서 문제점을 새로운 눈으로 보게 해주고, 후반은 구체적인 하우투를 알려준다. 이 책에서 알려주는 대로, 잡무는 가급적 트렐로 태스크보드에 써서 각자 시간 나는 대로 들어가서 보는 쪽으로 제안해보려고 한다. 아이디어 회의 때 말해봤더니 동료 몇 명은 대찬성한다. 서로 단톡하는 시간만 제한해도 이 책의 값어치는 충분하다. 시간과 집중력 부족에 시달린다면 강추하는 책

＜하이브 마인드 : 이메일에 갇힌 세상＞

-칼 뉴포트 지음/김태훈 옮김/세종

 작년부터 코로나라는 예상치 못한 상황이 사람들간 직접적인 만남을 제한하게 만들었다. 그러면서 비대면 업무처리도 빠른 속도로 발전하게 되었다. 시대가 변하고, 기술이 발전하면서 온라인을 활용한 소통과 업무처리가 발전하면서 우리의 삶이 더 편리해지고, 풍요로워진 부분도 분명히 있었지만, 도리어 불편함을 호소하는 경우도 늘어났다. 이때 코로나가 겹치면서 급격히 비대면이 확산되자 적응할 시간이 적은 채로 생활을 하게되자 문제가 생기게 되었다. 이런 문제들을 기업의 입장과 근로자 이용자의 입장에서 잘 해결하는 방법을 이 책이 담고 있는 듯하다.

   나의 경우를 돌아보면 코로나로 인해서 친구들, 동기, 교수님들과 소통의 90%는 카톡, 이메일이었다. 그렇다보니 시간과 공간의 제약이 없어 아무때나 필요할 때 내가 연락을 하고 답을 들을 수 있다는 장점이 있지만 연락을 받는 입장에선 나의 시간이 없어진 것 같다는 느낌이 많이 들었다. 그렇다보니 언제 연락이 올지 몰라 항상 긴장해 대기를 하고 있는 상태가 계속 유지되었다. 이런 상태는 당연히 개인에게 피로를 주고, 힘듦을 준다. 그렇다보니 일의 효율도 떨어지고 그저 제출하는데에만 의의를 두는 정도로 성의가 없어지는 일도 비일비재하게 일어난다. 이 책 역시 그러한 상황들이 결국 업무보다는 이메일에 더 초점을 맞추게되는데에 대해 걱정과 문제점을 다루고 있다.

 이런 것을 하이브 마인드라고 이야기하는데, 이런 상황을 해결하는데 도움이 되는 여러 방법들을 이 책은 소개하고 있다. 업무에 더 집중할 수 있도록 하는 것이 중요하다는 깨달음을 얻었으니 업무를 할 때 직원들이 공유할 수 있는 웹 페이지를 만들고 내용들을 담아 관련된 모두가 볼 수 있도록 하는 방법, 그리고 체계화된 약속이 필요하다고 책은 이야기한다. 이는 앞에서 이야기한 접근성이 좋은 것에 대한 최소한의 예의를 차리자는 것에 연관이 된다.

 이러한 기술의 발전이 우리의 삶에 도움만을 줄 수 있도록 앞으로 더욱 더 많은 규칙과 시스템이 정비가 되어야겠지만, 지금으로서 해결 할 수 있는 방안들을 이 책이 적절하게 제시해주고 있는 것 같아 평소에 하이브마인드로 힘드신 직장인분들께 추천드립니다!

＜YES24 리뷰어클럽 서평단 자격으로 작성한 리뷰입니다＞

'하이브 마인드'라는 책 제목을 보고, 책의 내용을 유추하기란 쉽지 않았다. 최근 BTS의 소속사인 빅히트 엔터테인먼트가 하이브로 회사 명칭을 바꿨기에, 이에 대한 이야기인가? 했었는데, 책 소개를 보니 전혀 다른 내용의 책이었다. 하이브 마인드라는 것은 현대 사회의 일이 이메일과 메신저 속에서 대부분 이루어지고 있는 것을 일컫고 있었다. 책에 따르면, [하이브 마인드 활동 과잉]이란 이메일이나 인스턴트 메신저 서비스 같은 디지털 의사소통 도구에서 오가는 비체계적이고 무계획적인 메시지와 지속적인 대화를 중심축으로 하는 업무 흐름을 말하며, 하이브라는 말은 벌집에서 유래했다고 한다. (덕분에 빅히트가 새로 취한 회사 이름의 뜻도 덩달아 알게 되었다.ㅎㅎ)

책에 나온 것처럼, 우리는 보통 업무 시간의 3분의 1 이상을 수신함에서 보내게 만든다. 나는 여기에 정말 크게 공감한다. 아직 직장생활 1년차이지만, 정말 일이 이렇게 이메일을 쓰고, 읽고, 답장하는 형태로 대부분이 이루어지는 줄 전혀 예상하지 못했다. 이메일을 너무 많이 쓰고, 너무 많이 받아서 벅찼던.. 이메일만 쓰다가 하루가 다가는 이런 현상들이 내가 회사에 처음 들어와서 가장 놀랐던, 그리고 불평도 많이 했던 부분이 아닌가 싶다. 특히나 나는 커뮤니케이션을 많이 해야하는 업무라서, 항시 메일이 오는지 주시해야하고 메신저도 바로 답장을 드려야하기 때문에 항상 대기중인 상태가 된다. 그래서인지 부작용도 참 많다. 책에서도 이야기하고 있지만, 나의 경우는 재택근무를 하기 때문에 퇴근을 하고서도 환경에 큰 변화가 없는데, 그래서 퇴근을 하고 나서도 휴대폰으로 날아오는 이메일과 메신저를 항시 확인하게 된다. 그래서 사실상 나는 깨어있는 내내 업무에 대한 의식을 뇌 한쪽으로 활용하고 있는 것이다.. 업무 메일 뿐만 아니라, 개인 이메일도 별 게 없는데도 계속 확인하게 된다. (특히나 요즘 UX,UI 연구의 발달로 플랫폼들이 사람들이 최대한 많이, 또 오래 접속하게 만들기 위한 UI적 어포던스, 후킹 장치를 사용하고 메신저나 메일의 빨간 점은 사람들을 누를 수 밖에 없게 만든다. 이런 행동패턴이 끊임없이 학습되다보면.. 빨간 점이 없더라도 습관적으로 접속하고자 누르게 되고, 이렇게 누르지 않도라도 빨간점을 계속 의도적으로 무시하면서 뇌의 일부는 계속 이 점을 의식하며 피곤한 상태가 된다..)

사람은 사회적 동물로 진화되어 왔기에, 이메일과 메신저처럼 사회적 의무로 인식되는 일을 무시하지 못한다고 한다. 왜 이 방식을 채택했는가에 대한 이유도 확실하지 않다고 한다. 저자는, '부산한 의사소통이 곧 일이다' 라고 생각하는 사람과 조직들에게 좀 더 효과적으로 일을 하고, 인적 자원을 활용할 수 있는 방법을 제시한다. (이 대목에서 굉장히 반성했다.ㅎㅎ 나도 이메일과 메신저처럼 소통을 많이하여 피로한 날에는 '아 오늘 일 정말 열심히 했다!' 라고 느끼기 때문이다...) 저자는 주의자본이론[정보에 지속 가능한 방식으로 가치를 더할 수 있는, 뇌의 능력을 더욱 잘 살리는 업무 흐름을 찾아내면 지식 부문의 생산성을 크게 늘릴 수 있다는 원칙]을 제시하며, attention capital을 효율적으로 사용하는 업무흐름 혁신 방법들을 제안한다. 여러 기업의 사례를 들어서 설명하는데, 이메일 대신에 트렐로 보드를 사용하여 일 카드에 대한 소통 방식으로 바꾸는 케이스, 업무 흐름을 자동화하는 케이스 , 업무를 체계적인 절차로 나누어 업무 시간을 극대화하고 커뮤니케이션 타임을 최소화하는 것 (한 번에 한 가지 일만 하는 것), 스프레드시트 공유, 온라인 미팅 조율 서비스, 오피스 아워 활용, 짧은 이메일 쓰기 등 다양한 효율적 방법들이 소개된다. 더불어 저자는 이렇게 새로운 업무 방식을 적용하기 위해 꼭 직원들에게 하이브마인드에 대한 교육과, 새로운 업무방식에 대한 동의 구하기, 좋은 대안을 마련하기까지 챙겨야한다고 말한다.

현재 프로젝트 매니저로 일하는 나에게 굉장히 도움이 되는 책이었다. 프로젝트 진행 시 업무에 열중해야하는 개발자에게 나와 소통하는 비용을 줄여줄 수 있도록 하는 방법. 또 나 자신도 기획에 쏟는 시간과 커뮤니케이션에 쏟는 시간을 분리할 수 있도록 하는 법을 배울 수 있었고 현재 회사에서 쓰는 사내 메신저에 ' 언제 언제 소통 가능합니다'를 상태메시지처럼 쓸 수 있다면 참 좋겠다 싶다. 사내 게시판에 새로운 아이디어로 제시하고 싶다는 생각도 해보았다. :)

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출판사로부터 책을 제공받아 주관적으로 작성한 리뷰입니다.

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갑작스럽게 찾아온 '이메일의 상실'은 아차리아의 업무 중에서 특정한 부분을 '몹시 힘들게' 만들었다. 다른 부서들은 여전히 이메일에 크게 의존했기 때문에 그는 중요한 회의나 요청을 놓칠까 봐 걱정했다. 그는 "기존 정보 파이프라인이 있는데 나는 거기서 빠져 있었다" 고 설명했다. 또 다른 어려움은 업무 진행이었다. 아차리아의 직무는 회의가 잦았고, 이메일을 통해 회의 일정을 조정하지 못하면 훨씬 성가셔지는게 사실이었다. (-11-)


이메일은 1980년대와 1990년대에 직업 세계로 퍼지면서 새로운 것을 선보였다. 바로 사용하기에 너무 손쉬운 대규모 의사소통이었다. 이 새로운 도구 덕분에 일과 관련한 사람과 의사소통하는데 필요한 시간과 사회자본 측면의 비용이 급감했다. (-16-)


앨런은 "시간관리와 개인적 업무 체계화에 대한 전통젇 접근법은 당대에는 유용했다"고 지적한다. 그러나 1980년대가 지나고 1990년대가 되자 코드화된 과제로 구성된 짧은 목록으로 정리한다는 생각은 낡은 것이 되었다. 앨런은 이 변화에 대해 이렇게 쓴다."갈수록 많은 사람의 업무가 하루 수십 통, 심지어 수백 통의 이메일로 구성되었다. 게다가 단 하나의 요구나 불평 혹은 명령을 간과할 여지조차 없었다. 상사의 간섭 때문에 곟뢱이 완전히 어그러지지 않고 미리 정해진 과제 목록대로 일할 수 있는 사람은 거의 없다. (-95-)


이런 실험을 협력적으로 만드는 데 필요한 3가지 단계다 닜다.첫번째는 교육이다. 당신의 팀이 업무 흐름과 업무 실행의 차이점을. 그리고 하이브 마인드 활동과잉이 수많은 업무 흐름 중 하나일 분이며 아마도 그다지 좋지 않은 것이라는 사실을 이해하는 것이 중요하다. 많은 지식노동자에게 이메일은 일과 같은 의미를 지닌다. 그래서 일을 하기 위해 하이브 마인드에 편하게 의존하던 습관을 깨는 일을 논하기 전에 오해붙처 깨는 일이 중요하다. (-180-)


개념은 단순하다. 직원들은 더 이상 개인별 이메일 주소를 갖지 않는다.대신 각 개인은 하루 중에서 의사소통이 가능한 2~3번의 시간 단위를 표시한 일정을 올린다. 이 '오피스 아워' 도안 그 사람은 직접 만나거나 전화 혹은 슬랙 같은 인스턴트 메신저를 통해 연락할 수 있다고 보장한다. 그러나 누군가가 공표한 오피스 아워 이외의 시간에는 그 사람의 주의를 끌 수 없다. 그 사람이 필요하면 다음에 연락할 수 있을 때까지 필요한 내용을 확인해야 한다. (-262-)


기술은 전문화가 감소하고 과부하가 증가하는 길로 우리를 떠밀었다. 개인용 컴퓨터 때문에 전문가들이 더 많은 지원 업무를 처리하게 된 이후 버거운 수의 의무를 감당하는 것이 새로운 관행이 되었다. 그에 따라 하이브 마인드 활동과잉 업무 흐름이 분주한 직업적 삶과 씨름하는 최고의 선택지로 굳어졌다. (-338-)


1980년대는 지금과 달랐다. 컴퓨터도 없었고, 이메일도 없었고,인터넷도 없었다. 수기로 적었고,전화번호부가 있었고, 개개인이 전화번호를 외우면서 다녔다. 이젠 이런한 일들이 사라졌고, 스마트폰 하나로 모든 것을 해결할 수 있는 디지털 세계가 열리고 있다. 그리고 직장인에게 이메일과 단톡을 활용한 업무조건이 구축되고 있다. 여기서 기술은 세상을 바꾸지만, 그 기술로 인해 기술이 없었던 과거로 돌아가지 못한다는 역설에 빠지게 된다. 이메일이 없을 때는 정전이 나도 큰 어려움이 없었다.지금은 전기 하나로 모든 것이 해결되는 세상에 살아가면서, 정전이 되는 그 순간 깜깜함과 답답함미 밀려올 가능성이 항상 나타나고 있다. 지금 우리 사회 안에서 아흑, 번아웃이 나타나고 있는 이유는 여기에 있다.번아웃은 불안ㄱ롸 걱정 속ㄷ에 살아가는 현대인의 근본적인 문제에 봉착하게 된다.


이메일이 있는 세상과 없는 세상은 이렇게 차이가 나고 있다. 먼저 어떤 업무 지시가 이메일을 통해 실시간으로 전달되고, 그 일을 끝마쳐야 자신의 업무 역량의 평가가 이루어진다. 과거에는 퇴근 후 , 모든 자유로운 시간이 있었지만,지금은 이메일이 있기 때문에, 퇴근후에도 일을 가지고 집에 돌아갈 때가 있다. 디지털 문명이 바꿔 놓은 세상이지금 우리 앞에 놓여진 세상 그 자체이다.이렇게 됨으로서, 자신의 역량을 개발할 기회조차 놓치고 , 스스로 도태된다는 기분으로 살아가고 있다.함께 하지만, 일에 치이다 보니, 일에 대한 전문성이 떨어지고 있으며,이메일이 없는 세상은 상상조차 하지 못한다. 저자는 이 부분을 지적하고 있으며, 일과 생활의 균형접힌 모습을 강조하고 있으며,이메일이 없는 직장생활을 위해서 선행되어야 하는 것이 무엇인지 파악할 수 있다.

하이브 마인드가 뭘까? 왜 우리는 이메일에 갇혔다고 하는 걸까? 하는 궁금으로 이 책을 읽었다.

책은 총 7장으로 구성되었다. 왜 하이브 마인드에서 벗어나야 하는지에 대한 이유 설명을 시작으로 이메일이 우리를 불행하게 만들며, 이메일은 어떻게 하이브 마인드를 불러왔는가에 대한 내용과 4장부터 7장에서는 자본주의 원칙, 절차 원칙, 프로토콜 원칙, 전문화 원칙에 대해 다뤘다.

저자인 칼 뉴포트는 이 책을 통해 막대한 양의 근거를 제시하며 단톡, 사내 메신저, 이메일이 없이 일하는 게 가능할 뿐만 아니라 사실상 불가피하다고 말하고 있다. 퇴근하고서도 카톡과 메일로 업무지시가 떨어지면서 이메일을 새로 고침하고 카톡을 그때그때 확인하느라 매사 하고 있는 일에 집중하지 못하는 상태가 지속되면서 업무 효율이 떨어진다고 한다. 이런 내용을 칼 뉴포트는 '하이브 활동 과잉'이라 새로운 개념을 말한다.

전쟁부의 조직개편을 했던 조지 마셜 미 육군 참모총장의 "사소한 사항에 얽매이는 사람은 전쟁의 중요한 사안을 다룰 능력이 없다"라고 말한 부분이 인상적이었다. 다소 새롭고 생소한 개념이라 처음에 무슨 뜻인지 인지하기가 어려웠는데, 다양한 근거를 통해 칼 뉴포트의 주장이 상당히 논리적이고 공감이 많이 갔다.

이메일이나 카톡에 수시로 드나들며 지시를 하는 관리자나, 업무를 수행하는 실무자 모두에게 좋은 방향의 조언이 될만한 책이다.

회사에서 일할 때 늘 이런 딜레마가 있었다.

집중해서 써야 할 중요한 보고서가 있는데 도저히 업무시간에는 할 수 가 없다.

쉴새없이 이메일과 전화 폭격을 받으면서 상사와 회의에 불려가야 하는 오픈된 공간에 놓여있는데

어떻게 밀도 놓은 보고서를 쓸 수가 있겠는가. 결국은 다들 가고 난 후 밤에 야근하면서 혹은 주말에 나와서 써야 할 때가 다반사였다.

그런걸 잘 차단하고 주어진 시간안에 집중해서 하는 사람도 있었지만, 그저 부러울 뿐이다.

이메일이 처음 나왔을 때는 그저 신기했다. 해외에도 편지를 보내고 답신을 여러날 기다리는 것이 아니라

바로 보낼 수 있고 받을 수 있는 세상이 열리는 것이었다.

하지만 어느 순간 사람들은 그 이메일 확인 중독에 걸리게 된다. 이메일을 확인하면 거기에 시간이 팔린다는 것을 잘 알면서도

혹시나 내가 지금 놓치는 정보가 있을까봐 계속 확인한다.

또 그 응답처리는 간단한 응답처리만 해줘도 되는 것이고, 그걸 안했다면 내가 일처리가 늦을 사람으로 낙인찍힐까봐

이메일 처리를 빨리 해놓고 내 일에 집중하기 위해서 정말 빨리 답신하면 답신할수록 

이메일 업무는 계속 늘어났다. 

이 책에서 '단톡, 이메일로 일한다는 착각'이라는 말에 굉장히 찔렸다. 

이메일도 사실 일이긴 하나 대략 다른 사람의 요청인 일들이 많고. 남의 일을 먼저 해주기보다는

내가 퍼포먼스를 내야 하는 일에 더 우선순위를 두고 계획하는 것이 옳지 않을까.

아니면 나름 그것에 대한 룰을 정해놓고, 일에 집중할 수 있는 나만의 시간을 확보하는 것이 중요하다.

집중이 잘되는 자신의 시간대 몇시부터 몇시까지는 일을 하고, 이메일 확인을 하지 않는 것으로 주변에 공지하고

그 이후 시간에 답신을 해준다던지 그런 룰이 필요하다. 

어차피 현대인은 이 디지털 세상에서 벗어날 수는 없다. 멀티 태스킹으로 집중도가 떨어지지만

최대한 효율을 내기 위해서 그 안에서 해결책을 찾을 수 있는 하이브 마인드가 필요하다. 

 

• 주의 자본 원칙
• 절차 원칙
• 프로토콜 원칙
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입사하기 전부터 '이메일의 공포'는 익히 듣고 있었다. 유관부서에서 쉴 새 없이 날아오는 이메일을 읽는 데에만 하루 업무 시간이 모두 지난다는 도시 괴담 같은 이야기. 마냥 과장된 이야기는 아닌 듯하다. 누군가의 요청에 곧바로 답하려면 수신함을 하루 종일 확인해야 한다. 새로 추가된 메일을 읽고 해당 업무를 처리하면 또 새로운 메일이 온다. 유관부서나 협력업체는 기뻐할지 모르겠지만 정작 본인은 중요한 일을 못하곤 한다.

메일이나 메신저 앱으로 둘러싸인 현재의 업무 시스템에 대한 의구심은 어제오늘의 일이 아니다. '생산성' 분야의 많은 전문가와 그들이 쓴 서적은 메일 확인을 최소화하라고 말한다. 하루에 2~3회 정해진 시간에만 메일을 확인하고 나머지 시간에는 자신이 맡고 있는 '진짜' 중요한 업무에 집중하라는 것이다.

팀의 규모가 작거나 개인 사업을 하는 사람들에게는 상당히 도움이 되는 조언일 것이다. 허나 거대한 조직의 구성원이라면 마냥 쉽지는 않을 것이다. 메일을 이용하는 방법에 대한 조직 전체적인 협의가 이뤄져야 하는 시스템이다. 본인의 창의성과 생산성을 높이기 위해서 혼자서만 메일을 아침 점심에만 확인하면 자칫 팀과 유관부서 간의 업무 공백이 발생할 수 있다. 분명 넘쳐나는 메일 때문에 중요한 일을 놓치고 있는 현대인이지만, 메일로 수천 명이 얽혀 있는 현실 속에서 메일을 쉽게 내칠 수가 없는 것이 사실이다.

＜하이브 마인드＞는 메일이나 단발성 메신저 앱으로 사회 구성원이 비체계적이고 비계획적으로 무분별하게 얽혀 있는 현재의 시스템을 벗어나 새로운 의사소통 방식으로 나아가야 한다고 말한다. ＜딥 워크＞의 저자 칼 뉴포트가 5년 넘게 메일과 생산성의 관계를 분석하여 출간한 이번 신작은 현대인에게 대대적인 시스템 개선을 촉구하는 책이 될지도 모른다.

심리학, 신경과학, 경영학 등 다양한 분야의 연구를 통해 이메일이 생산성을 심각한 수준으로 악화시킨다는 사실은 이미 널리 밝혀져있다. 그럼에도 1980년대부터 서서히 사무실을 잠식한 이메일 환경을 쉽게 바꾸는 것은 현실적이지 않다. 대부분의 회사는 자체 이메일 시스템을 통해 나름 '효율적인' 이메일 시스템을 구축해두었다. 이메일을 통해 업무를 진행하는 것을 전제로 설정해두고 있는 것이다. 얼굴 한번 본 적 없는 사람들과 메일만으로도 정상적인 업무를 진행할 수 있으니 '효율성'을 좋아하는 기업 입장에서는 마다할 이유가 없을 수도 있다.

저자는 반대로 현재의 시스템이 조직 내의 인간관계 소멸, 업무 처리 누락, 정신적 스트레스 등의 치명적인 문제를 발생시킨다고 말한다. 실제로 메일을 확인하는 횟수와 관계없이 메일 자체가 직장인들에게 어마어마한 스트레스로 작용한다고 한다. 이와 같은 정신적 타격이 지속되면 이는 곧 생산성 하락, 창의성 소멸과 같은 심각한 문제로 나타난다. 이메일을 지금보다 줄이거나, 지금과는 다른 방식으로 활용하면 조직원들은 서로 만나야 한다. 이는 되려 생산성을 높이는 결과를 낳을 수도 있다. 속해 있는 조직이 백악관이든 거대 IT 기업이든 물리적인 접촉을 통해 업무를 진행하는 방향을 의외로 좋은 업무 방식이 될 수도 있다.

그럼에도 여전히 많은 기업에서 시도하기에는 쉽지 않을 것이라는 생각이 든다. 이메일은 너무나 많은 '사람'들의 언어가 되어버렸다. 공통의 언어이자 방식이 되어버린 것이다. 어느 한 조직이, 어느 한 기업이 이메일을 공식적으로 줄이거나 없앤다고 하더라도 그들과 함께 하는 다른 조직이 함께 변하지 않는다면 패러다임이 바뀌는 것은 쉽지 않다. 때문에 업무에 대한 높은 집중도가 요구되는 조직부터 선별하여 메일에 대한 새로운 업무 지침을 선포하고 시스템을 바꾸는 방식으로 적용하는 것이 그나마 하나의 방법이 될 수 있을 것이다. 그렇게 서서히, 메일을 활용하는 방식을 바꾼다면 언젠가는 메일에서 심리적으로 자유로워지는 날이 올 수 있지 않을까. 메일의 속박에서 벗어나야 하는 것은 분명하다. 인류의 생산성은 90년대까지 한창 올라가다 현격히 떨어지고 있다. 메일 등의 단발적 의사소통이 집중도와 생산성, 창의성을 떨어뜨린 까닭이다. 더 높은 효율성을 꾀하는 기업들은 결국 답을 찾을 것이다. 그 답 속에 메일로부터의 해방이 포함되어, 모쪼록 메일로부터 해방되는 날이 진정으로 찾아오길 많은 사람들이 바랄 것이다.

메일에 잠식된 현대 사회, ＜하이브 마인드＞였습니다.

* 본 리뷰는 세종 서적의 도서 지원을 받아 주관적으로 작성되었음을 밝힙니다.