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코로나로 많은 것이 바뀌었다.
그 중 하나가 바로 '원격근무'이다.
이전에는 모두가 얼굴을 직접 보고 일을 해야 된다고 생각했다.
하지만 코로나로 인해 직접 대면보다 온라인을 통해 일을 하는 경우가 많아졌다.
온라인으로도 직접 만나는 것 못지 않은 성과를 올리기 위해서는 기존과 다른 관리툴이 필요했다.
다양한 온라인 협업툴이 있지만, 재정적으로 풍족하지 않은 회사에서는 유료 프로그램을 도입하기가 어렵다.
그렇다면 구글에서 제공하는 협업툴을 사용해 보면 어떨까?
 이 책은 구글의 '워크스페이스'에 대해 설명하고 있다.
이전에는 'G Suite'라는 이름이었다.
쉽게 설명하면 구글의 다양한 서비스들을 '비즈니스'에서 잘 활용할 수 있도록 모아둔 것이다.
가장 대표적인 서비스인 Gmail, Meet, 캘린더, 드라이브, 문서는 물론이고 chat, keep도 지원하고 있다.
구글을 사용한 분들이라면 이 중 몇몇 서비스에 대해서 잘 알고 있을 것이다.
'워크스페이스'의 장점은 이 서비스들을 잘 융합해 놓았다는 것이다.
비즈니스를 하는 기업이라면 꼭 필요한 서비스들을 저렴하게 사용할 수 있다.
앞부분에서는 각 서비스들에 대한 상세하고 편리한 기능들에 대해 설명하고 있다.
뒷부분에서는 이 책의 하이라이트인 원격 협업시 서비스들을 어떻게 사용하는지를 보여준다.
원격 근무시 가장 필요한 문서 공유나 소통에 대한 방법을 잘 보여주고 있다.
저자는 각각에 대해 글로 설명만 하는 것이 아니라 화면별 캡쳐 이미지를 함께 보여주고 있다.
그렇기에 직접 따라해 보면서 제대로 실행하고 있는지를 쉽게 파악할 수 있다.
글로 부족한 설명은 QR코드의 동영상으로 볼 수 있다.
온라인 협업툴로 구글 워크스페이스를 고민중이라면 이 책으로 확인해 보자.
어렵지 않게 선택할 수 있을 것이다.
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코로나19 팬데믹은 현대인들이 누려왔던 기존의 편리함을 추억으로 밀어 버렸고 예상치 못한 결과로 뜻밖의 성과나 발견을 얻기도 했다. 특히 기업의 경우 하나의 건물이나 특정 장소에 모여서 직원들이 일하던 방식에서 탈피해 재택근무나 거점 오피스를 통한 업무를 추진해도 전혀 문제가 되거나 성과에 차질을 빚지 않는다는 점을 확인하게 되었다.
이러한 업무방식의 변화와 혁신에는 세계적인 인터넷 기업 구글에서 제공하는 구글 워크스페이스가 있기에 더 가능하게 되었다. ＜일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용가이드＞는 이처럼 업무 방식을 기존의 개인별 파일관리와 역량에 맡겼다면 이제는 하나의 유기적으로 통합된 협업 서비스를 활용해 과거보다 효율적인 시간관리가 가능해지고 최소한의 노력으로 최대 효과를 거둘 수 있음을 알게 되는 구글 스페이스를 이용하는 매뉴얼이라 할 수 있다. 구글 워크스페이스는 현재 전 세계 500만 곳 이상의 기관/단체가 사용 중이며, 포춘500 기업의 60%가 포함된다고 한다. MS 워드나 엑셀처럼 전세계 보편적인 업무 도구로 인정받으며 대세로 자리잡고 있는 것이다.
이 책은 구글 워크스페이스에서 이용 가능한 G메일, 구글 드라이브, 구글 행아웃, 구글 캘린더, 구글 문서 등은 물론, 사용자 도메인 기반 맞춤형 이메일 주소, 최소 30GB의 클라우드 용량, 365일 전화 및 전자 메일 지원 서비스 기능도 보유하고 있다고 한다. 한마디로 이거 하나면 모든 업무를 회사가 아닌 다른 곳에서도 무난하게 사용할 수 있다는 점이다.
앞으로 구글 워크스페이스는 강력한 문서도구 플랫폼으로 위력을 떨칠 것으로 예상된다. 우리도 이에 맞춰 뒤떨어지지 않고 사용법을 마스터해서 국제 경쟁력에 큰 영향을 줘야 할 것이다. |
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코로나19로 많은 이들이 재택근무를 하고, 아이들은 온라인으로 학교 수업에 참여한다. 우리나라 학교에서는 보통 줌을 사용하지만, 미국 학교는 구글 Meet를 많이 활용하는 것 같다. 구글을 사용하면 여러 가지 기능을 한 번에 연계해서 쓸 수 있는 장점이 있다. 이 책에서 저자가 언급한 ‘구글 워크플레이스’가 대표적이다.
구글의 Gmail은 이미 10억 명 이상의 활성 사용자 수를 기록하며, 대표적인 이메일로 자리매김했다. 하지만 사람들은 Gmail과 캘린더 외에는 그다지 많은 기능을 활용하지 않는다. 물론 아이들은 조금 다르다. 이미 학교 수업에서 구글 문서, 프레젠테이션을 활용해서 숙제를 하고 있다. 회사에서도 업무를 위해서 이를 종종 활용하는 것 같다.
“Gmail 사용자 대부분은 늘 쓰는 기본적인 기능만 사용합니다. 그러나 Gmail에는 우리가 아는 것 이상으로 많은 기능이 있습니다.” - p27
저자가 밝힌 바와 같이 좀 더 다양한 구글 워크스페이스의 기능을 활용하기 위해서 이 책을 선택했다.
이 책을 쓴 저자는 Google Cloud 공인 파트너사에서 기술 이사로 재직 중이다. 따라서 구글에 대한 다양한 기능과 역할을 정확히 잘 인지하고 활용하고 있다. 책의 구성은 1장에서 협업에 필요한 도구 살펴보기, 2장에서 원격에서 협업하기, 3장에서 실무 활용 워크숍 진행하기로 되어 있다.
무엇보다 ‘협업’이라는 단어에 주목해야 할 것 같다. 앞서 언급한 바와 같이 코로나19로 온라인으로 업무나 학업을 해야 하는 경우가 많기 때문에 협업이 중요해졌다.
14개의 핵심 도구는 다음과 같다.
Gmail, 캘린더, 채팅, Meet, Keep, 드라이브와 문서, 사이트 도구, 작업, Currents, Cloud Search, 그룹스, 잼보드, Google Vault, Work Insights가 그것이다.
일단 Gmail안에 들어가면 다양한 메뉴를 선택할 수 있다. 메일함 옆에는 캘린더, Keep, 할 일 목록, 주소록이 있다. 이 중에서 Keep이라는 기능을 몰랐는데, 메모장이다. PC에서 사용하는 메모장을 스마트폰과 연계할 수 있다. 일을 하다가 갑자기 좋은 아이디어나 해야 할 일이 떠올랐을 때 쓸 수 있는 좋은 기능인 것 같다. 나도 이 기능을 알고 나서 바로 사용하기 시작했다.
Gmail을 보다 스마트하게 사용하는 방법도 있다. 메일을 라벨로 분류하면, 나에게 필요한 메일을 금방 찾을 수 있다. 예를 들어서 ‘주요 고객’이라는 라벨을 만들면, 받은 메일 중에서 주요 고객으로부터 온 메일만 따로 분류해서 보관할 수 있다. 뿐만 아니라 ‘자동 분류(Priority Inbox)’ 기능을 이용하면 머신 러닝 기능을 사용해서, 중용한 메일인지를 자동으로 분류해서 알려준다. 물론 자동 분류가 제대로 되지 않을 때는 수동으로 재설정해두면 된다. 이것을 학습해서, 다음에 더 정확도를 올릴 수 있다.
“Gmail이 가장 자랑하는 기능 중의 하나가 자동 스팸 처리입니다. 다른 이메일 시스템과 비교하면 Gmail에서는 스팸으로 받는 스트레스는 거의 없습니다.”
미처 모른 부분이다. 메일 앞에 노란색 심벌이 있으면, 중요다고 생각해서 분류한 메일이다. 심볼 안에 ＞＞가 있으면, 본인한테만 유일하게 보낸 메일, ＞가 있으면, 다른 수신자도 있다는 것이고, 흰색에 아무런 기호도 없다면 ‘그룹 메일 주소’로 보냈다는 의미다.
이번에는 채팅 기능이다. 그동안 구글의 채팅 기능에 대해서 잘 몰랐는데 꽤 유용한 것 같다. 파일도 공유할 수 있고, 할 일 목록도 만들 수 있다. 특히 공동 목표를 정해서 일의 우선순위를 정하는 것도 유용해 보인다. 또한 채팅방에서 새 문서 만들기 아이콘을 클릭하면 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션을 직접 생성할 수 있다. 사실 기존에 ‘행아웃’이라는 채팅 프로그램이 있었는데, 앞으로 구글 채팅으로 통합된다고 한다.
특히 업무상 자료를 주고 받다보면, 파일 공유가 수월해야 한다. 이를 위한 프로그램이 ‘구글 드라이브’다.
“Google Workspace에는 두 개의 큰 축이 있습니다. 첫 번째는 Gmail 중심의 통합 커뮤니케이션 도구이고, 두 번째는 구글 드라이브 중심의 파일 고유와 관리를 위한 협업 도구입니다.” - p89
구글 드라이브를 이용하면, 공간과 시간, 보안의 문제를 극복할 수 있다. 더군다나 이제는 구글 문서 도구뿐만 아니라 MS 오피스 파일을 크롬 브라우저만으로도 협업이 가능할 수 있도록 했다. 심지어 MS 오피스 프로그램이 없더라도 크롬에서 편집을 할 수 있는 것은 큰 변화이면서, 구글 드라이브의 강점을 더 살린 것이라고 할 수 있다(MS 입장에서는 별로 좋지 않을 것 같지만 말이다).
무엇보다 공유 드라이브를 사용하면, 파일을 잘 관리할 수 있다. 신입 사원은 손쉽게 파일에 접근할 수 있고, 퇴직자가 생기면 권한을 없앨 수 있다. 즉, 이전에 개인 PC에 파일을 저장할 때는 퇴직자가 PC를 반납할 때 파일을 모두 삭제해야 한다. 하지만 파일을 공유하면 그렇게 할 필요가 없다. 그 중에 소중한 자산도 있기 때문이다.
이외에도 저자는 구글 워크스페이스의 다양한 기능을 설명해준다. 확실히 많은 부분에서 ‘협업’할 때 편리해졌다. 온라인으로 일을 하거나 학습하기에 더 편해졌다. 사실 구글 뿐만 아니라, 애플, 네이버, MS, 애플 등 많은 업체들이 어떻게 하면 사용자들의 편의성을 늘리면서, 그들이 자신의 워크스페이스에서 작업하기를 원한다. 그럴수록 시간과 공간을 팔 수 있는 사업을 할 수 있기 때문이다.
이 책을 통해서 구글 워크스페이스를 잘 활용하는 방법을 배웠다. 아직 배워야할 점은 많지만, 몇 가지 중요한 기능을 익힌 것만 해도 큰 수확이다. 업무의 효율을 올리고, 협업의 노하우가 필요한 분들께 권유하고 싶은 책이다.
- 한 줄 요약 : 업무에 필요한 기능, 스킬을 올리기 위한 구글 워크스페이스에 대해서 알려준다. - 생각과 실행 : 앞으로 온라인을 통한 학습, 협업이 갈수록 중요하기 때문에, 이에 대한 효과를 올려주기 위한 방법이 갈수록 중요해질 것 같다. 구글 워크스페이스도 그 중의 하나다. 무엇보다 나에게 잘 맞는 프로그램을 찾는 것이 중요하다.
* 이번 서평은 출판사에서 제공받은 책으로 주관적으로 작성했습니다. |
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#일하는 #방식의 전환, #구글 #워크스페이스 #활용 #가이드
우리는 알게 모르게 Google SW 를 많이 사용하고 있다. 크롬, Gmail, 유튜브 등이 Google 의 SW 이다. G메일과 구글 캘린더, 구글 문서, 구글 스프레드시트, 구글 슬라이드, 구글미트 등 다양한 서비스를 한 덩어리로 묶은 구글 워크스페이스(Google Workspace) 기능이 구글 계정을 보유한 모든 사람이 사용할수 있게 되어 있다. 구글 워크스페이스는 2006년 구글앱포유어도메인(GoogleApps for Your Domain)으로 시작한 기업용 소프트웨어 스위트로 구글앱포워크(Google Apps for Work)를 거쳐 G스위트(G Suite), 2020년 10월에는 구글 워크스페이스로 이름을 바꿨다.
코로나 19 팬데믹 이후 우리 생활 전반에 걸쳐서 많은 변화가 있었습니다. 기업에서는 일하는 방식에 전례없는 변화가 일고 있고, 학교에서는 초중고 뿐만 아니라 대학에서까지 비대면 온라인 수업이 일반화 되고 있습니다. 이로 말미암아 기업에서는 원격에서 근무하는 동료들과 원활하게 소통하고 효율적으로 협업하기 위해서는 새로운 업무 지원 시스템이 필요하게 되었고 학교에서는 학생들이 집에서도 손쉽게 온라인 수업에 참여하고 학습할수 있는 새로운 시스템이 요구되고 있습니다. 구글은 이러한 변화에 대응하기 위해서 기존의 통합 협업 도구의 대명사 였던 G Suite 를 재 브랜딩 하여 Google Wrokspace 를 새롭게 출시하였습니다. 기업용 버전에서는 원격 협업 업무의 효율성을 더 높일수 있게 했고, 교육용 버전에서는 온라인 화상 수업 위한 기능과 학습 관리 시스템인 구글 클래스룸 의 기능을 대폭 업그레이드 했습니다. Google Workspace 는 14개 핵심 서비스들로 구성된 통합형 협업 플래폼입니다. 이 서비스들은 서로 유기적으로 연결되어 있기도 합니다. 이 서비스들을 모두 이해 하고 잘 활용한다는 것을 쉬운 일은 아닙니다. 온오프라인 서점에서 google Workspace 관련 도서를 찾기가 어렵습니다. 아마도 Google Workspace 가 G Suite 으로 부터 재브랜딩하여 새롭게 출시한지 얼마 되지 않은 이유도 있겠지만 무엇보다도 Google Work space 통합 협업 플랫폼의 효율성을 제대로 이해하고 실제로 이를 활용해본 전문가가 많지 않은 것도 그 이유중 하나 일 것이라 생각합니다. 필자는 구글의 비즈니스 제품들을 10년 전부터 사용하고 있습니다. 구글의 공인 파트너사인 SBC Technology 에서 기술이사로 재직하면서 Google Workspace 관련한 많은 기술 백서를 작성하여 회사 홈페이지와 블로그를 통해서 배포하고 있습니다. 또한 많은 기업을 대상으로 Google Workspace 관련 교육을 하고 있습니다. 이러한 경험과 노하우를 바탕으로 본 도서를 집필하게 되었습니다. 본 도서가 협업 도구를 잘 활용하여 200% 업무 효율을 높이기를 희망하는 분들, Google Workspace 를 처음 이용하는 사용자, 기존 G Suite 서비스를 Google Workspace 로 전환해야 하는 기업들 그리고 Google Workspace for Education 서비스 를 이용하는 교사나 학생들을 위해 조금이나마 도움이 되었으면 합니다. ? 작가의 말 中 Gmail 은 메일의 기능만 쓸수 있는게 아니다. 일대일, 그룹 채팅등 채팅방을 Gmail 에서 사용할수 있다. 온라인 화상회의 를 예약할수 있고 초대된 회의에 참석할수 있는 기능도 Gmail 에 포함되었다. 채팅방에서 파일을 관리할수 있고 채팅방에서 공동의 할일 목록을 만들고 팀원들에게 할당할수 있고 진행 상황을 함께 볼수 있도록 되어 있다. 링크위에 커서를 두면 링크의 화면을 미리 볼수 있는 기능으로 향상 되었다. 공동으로 문서를 편집할수 있도록 되었다. 웨비나 참가 신청서 와 같은 것도 만들어서 배포 할수 있다. 재택근무가 많아지면서 구글에서도 이를 위한 지원이 추가 되었다. 재택근무 중에도 원격으로 결재를 할수 있는 전자 결재 서비스도 추가 되었다. 승인 완료된 문서는 수정을 못하게 잠김 상태가 된다. Gmail 만 주로 써오고 Google Workspace 가 이렇게 기능이 많은지 몰랐었다. 회사에서 전부 Google Workspace 체계로 바꾼다면 습득이 훨씬 빠를 것 같다는 생각이 든다. 자주 써야 기능도 빨리 익히기 때문이다. Google Workspace 를 알고 싶다면 이책을 참고하면 좋을것이다. |
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「일하는 방식의 전환, 이 책은 구글 플랫폼을 보다 효과적으로 구글 클라우드 플랫폼 협력사에서 목차는 다음과 같다. 구글 워크스페이스 활용 가이드를 ----------------------- 5%밖에 되지 않는 메일을 바로 사용자 라벨 기능과 메일이 올 때마다 수동적으로 사용자가 표시해둔 별표 아이콘과 그러나 아무리 사용자의 패턴을 발신자 IP 추적을 피하는 방법 38P [총 평] 또한 팬데믹 상황으로 인해 구글은 개인용 협업 툴과 파일을 서로 공유하고 요즘에는 전자책도 워드나 한글에서 재택근무가 늘어날수록 별도로 유료 툴을 결제하지 필자 같은 경우는 ZOOM 이처럼 공동 프로젝트를 본론으로 돌아와 이 책을 이 책은 출판사에서 협찬받아 |
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＜일하는 방식의 전환, 구글 워크스페이스 활용 가이드＞ 최흥식, 프리렉 |
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구글에는 매우 다양한 기능들이 있다.
검색, 지메일과 G드라이브가 구글의 전부가 아니라는 것은 이미 잘 알려진 것이고, 구글을 통해서 업무적 협업과 소통이 가능한 것도 알려져있고 실제로 구글이 많이 이용되고 있다.
구글 워크스페이스는 기존 협업 도구인 G Suite가 재 브랜딩하여 출시된 것이라고 한다. 회사에서도 업무상 구글 워크스페이스를 사용하고 있기에 좀 더 제대로 구글 워크스페이스를 알고 싶었고, 더 잘 사용하고 싶었다.
그러던 중 이 책을 보게 되었다. 이 책의 부제목은 '일하는 방식의 전환'이다.
구글을 통해서 일잘러, 스마트 워커로 일하는 방식을 전환하는 것을 제안하는 책이다.
기록과 협업, 원격 소통으로 업무 효율성과 생산성 모두를 업그레이드하는 방법을 알려주는 책이다. 14개의 핵심 서비스로 구성된 통합형 협업 플랫폼 구글 워크스페이스를 설명해주는 특별한 책이다.
구글 워크스페이스를 알아가고 공부한다는 마음으로 읽었다. 갈수록 복잡해지는 회사 일을 좀 더 효율적으로 하는 방법을 이 책에서 찾아야겠다는 마음으로 읽었다.
구글 워크스페이스의 핵심 도구는 14개이다.
1. G 메일 2. 캘린더 3. 채팅 4. Meet - 온라인 화상 회의 서비스 5. Keep - 메모 작성과 관리 6. 드라이브와 문서 7. 사이트 도구 - 웹페이지 저작 도구, 인트넷 구축 8. 작업 - 할 일 목록 관리 서비스 9. Currents - 커뮤니스 서비스, 기업용 SNS 10. Cloud Search - 통합 검색 서비스 11. 그룹스 - 그룹 메일, 공동 받은 편지함 12. 잼보드 - 온라인 화이트보드 13. Google Vault - 데이터 보존과 보관 관리 14. Works Insights - 워크스페이스가 조직에 미치는 영향을 분석
이렇게 많은 기능들이 구글 워크스페이스에 있다는 점이 놀랍다. 처음 들어본 기능들이 많고, 아직 사용해보지 않은 기능들도 많다.
내가 구글을 사용하는 빈도와 양은 아직 많지 않기에 책을 읽으면서 새롭게 배우는 기능들이 많았다. 내가 사용하는 기능들은 극히 일부였다는 것을 알았다.
인상적이고 유용해보이는 도구들이 보였다.
Gmail 자동분류 기능 : 머신러닝을 통해서 사용자가 수신하는 메일과 답장을 보내는 패턴을 학습하여 중요한 메일인지를 자동으로 분류해서 알려줌 (p.35)
G메일과 구글채팅을 자주 사용하지 않기 때문에 여러 기능들이 있다는 것을 이 책을 통해서 확인했다. 나중에 구글 워크스페이스가 업무 툴의 중심이 된다면 이 책에 소개된 기능들을 다시 알아보고 이용할 생각이다.
구글드라이브에 저장된 MS오피스 파일을 열면 크롬 브라우저에서 MS오피스 문서를 변환하지 않고도 편집 가능 (p.92)
공유 드라이브 이용하기 (p.102) : 멤버에게는 5단계 접근 권한 부여 가능 - 관리자, 콘텐츠 관리자, 참여자, 댓글 작성자, 뷰어
구글 드라이브 메타 데이터/라벨을 이용하면 키워드를 사용해 콘텐츠 검색이 가능 (p.130) - 계약서 관리, 견적서 관리, 결재 문서 관리
공유 드라이브 설명 부분에서 공유 드라이브의 장점과 사용 방법을 자세하게 설명해주는 점은 좋았다. 팀원들과 함께 공유 드라이브를 사용한다면 기록, 공유, 활용 측면에서 유익하리라는 생각이 들었다.
구글 MEET을 이용하여 양방향 회의 또는 강의 진행 (p.151)
화상 회의 참여자와 잼보드(온라인 화이트보드)로 브레인스토밍 가능 (p.152)
구글 워크스페이스는 협업 솔루션이다. 다른 공동 작업자와 함께 동시에 공동 편집이 가능하다.
구글 워크스페이스를 이용한 문서 공유와 협업은 나도 회사에서 사용하고 있는 기능이다.
협업을 위한 효율적인 소통 방법으로 그룹 메일 사용을 제안했다. 채팅방을 만들 수 있는데, 흔히 사용하는 카톡보다 구글 채팅방을 사용하면 업무적인 느낌도 더 강하고 효율성도 더 높아지리라는 생각이 들었다.
구글 워크스페이스에서는 채팅방을 활용하면 이를 게시판 용도로 이용할 수도 있다고 한다. 회사 내 전산시스템 구축이 잘 되어 있지 않은 중소기업에서는 구글 워크스페이스를 활용하는 것이 좋은 방법이라는 생각이 들었다.
채팅방을 토론방으로 활용해 토론게시판을 구축하는 방법이 설명되어 있다.
온라인으로 세미나를 진행하는 솔루션으로 웨비나가 있었다. 웨비나는 웹과 세미나를 합성한 말로 온라인 인터넷 세미나를 말한다.
책 마지막에는 실무 활용 워크숍 진행 예시가 나왔있다. 코로나19로 재택 근무 중인 마케팅팀이 원격 협업 회의를 하고, 공동 프로젝트 계획서를 만들고, 프로젝트 일정을 체크하고, 최종 계획서를 결재 받는 과정을 예시로 들어서 설명했다.
회사 협업 실무에 바로 적용해볼 수 있도록 필요한 기능들을 단계별로 소개해주고 있다. 구글 스페이스를 활용한 협업의 진가를 보여주는 예시라는 생각이 들었다.
이 책 한 권으로 구글 스페이스의 모든 것을 알 수 있다고 말할 수는 없지만, 구글 워크스페이스를 소개하고 알려주는 책으로서는 매우 가치있는 책이라는 생각이 든다.
요즘 출시된 프로그램 사용법은 결코 간단치가 않다. 많은 기능들이 숨겨져 있고, 그 많은 기능을 제대로 활용하기 위해서는 상당한 실력이 필요하다.
이 책은 구글 워크스페이스를 배우고 활용하기 위한 입문서적으로 의미가 있는 책이다. 협업 도구 선택에 고민이 있는 회사원에게 이 책에서 알려주는 구글 워크스페이스의 기능들이 해답을 찾는데 도움을 주리라 생각한다.
협업에서 가장 중요한 것은 팀웍과 공유 마인드라고 생각한다. 그 다음은 무형적인 것을 가치있게 변신 시키는 유형의 도구인데 구글 워크스페이스가 협업의 도구로서 중요한 역할을 해줄 수 있다는 생각이 들었다.
새로운 기술을 배우고 활용해야 변화에 뒤쳐지지 않고 시대의 흐름을 따라갈 수 있다. 구글 워크스페이스를 잘 알고 잘 활용하는 것은 분명 회사원으로 생존하는데 도움이 될 것이라 생각한다.
스마트 워커가 되는 길에 구글 워크스페이스가 좋은 도구가 될 것 같다.
※ 일하는 방식의 전환 구글 워크스페이스 활용 가이드 독서후기 포스트는 책과콩나무카페 그리고 프리렉에서 도서를 제공받아 읽은 후 작성하였습니다.
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일을 할 때 ‘일머리가 있다’라는 말이 있다. 같은 일을 해도 좀 더 효율적으로 빠르고 정확하게 일을 하는 사람이 있고 무슨 일을 맡아도 제대로 해내지도 못하면서 느릿느릿 일을 하는 사람이 있다. 그럴 때 ‘일머리가 있다 없다’를 말하곤 한다.
구글 워크스페이스를 활용하는 사람들이 많이 있는데 나는 제대로 사용해 본 적이 없었다. 이번에 읽게 된 이 책 ＜일하는 방식의 전환 구글 워크스페이스 활용가이드＞책은 책에 붙어 있는 가이드라는 말 그대로 사용 방법을 꼼꼼하게 전달해 주고 있는 책이다. 특히 처음 사용하는 사람들에게 기초부터 차근차근 알려주고 있어서 좋았다. 기업용 g-mail을 만들어 편지함, 받은 편지 관리하는 것과 편지 보내는 것등의 활용 팁부터 시작했다. 사실 업무를 볼 때 가장 중요한 것이 메일 관리이기는 하다. 아침에 업무 시작 전 가장 먼저 보는 것도 바로 메일이기도 하고~ 메일을 만들어 관리하는 것부터 알려줘 진짜 기본주터 시작하는 것 같아서 좋았다. 그리고 나서 구글 채팅, 구글 드라이브, 구글 meet, 캘린더까지 가장 기본이 되는 부분을 세팅해 놓고 사용할 수 있도록 도왔다.
그리고 나서 본격적으로 원격 협업하면서 효율적인 소통방법, 온라인 웨비나를 활용하는 방법까지 정리해 주고 있다. 사실 온라인 웨비나는 참여해 보기는 했었는데 만들어 본 적은 없었다. 참여만 하는 것도 신기했었는데 나도 이 책에서 알려준 방법들을 통해 만들고 회의나 모임을 주재할 수 있을 것 같다. 내가 가장 관심이 가는 부분은 ‘실무 활용 워크숍 진행하기’ 챕터였다. 사실 구글워크스페이스는 협업을 하는 부분에 많은 장점이 있은 것 같다. 많은 사람들의 공동 프로젝트를 공유하면서 진행해 나가는 방법을 잘 소개해 주었다. 모든 내용을 컬러로 실제 화면을 보여주기도 하고 자료 내용을 표로 정리해 보여줘 한 눈에 보기도 편했다. 큰 주제의 챕터안에서 잘게 주제별로 쪼개서 내용을 전해 읽는 호흡이 짧아서 더 좋았다. 열심히 익혀서 더 잘 활용해 보고 싶다 |
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이 책의 저자 최흥식은 현재 구글클라우드 공인 파트너인 SBC Technology사 기술이자로 재직 중으로 구글과 상당한 연관성이 있는 것으로 보인다. 이 책은 총 3부로 1부 협업에 필요한 도구 살펴보기, 2부 원격에서 협업하기, 3부 실무 활용 워크숍 진행하기로 구성되어 있고 마지막에 부록이 있다. 1부에서는 협업을 하기 위해서 필요한 도구 소개와 도구 활용법에 관해서 구체적으로 설명해주고 있다. 통합형 협업 플랫폼 구글 워크스페이스, Gmail, 채팅, 드라이브, Meet, 캘린더로 플랫폼 하나와 도구 5개를 설명해주고 있다. 통합형 협업 플랫폼인 구글 워크스페이스는 14개의 핵심 서비스인 Gmail, 캘린더, 채팅, Meet, Keep, 드라이브와 문서, 사이트 도구, Taske, Currents, Cloud Search, 그룹스, 잼보드, Google Vault, Work Insights 등으로 구성되어 있다. 이 중에서 협업도구의 통로라고 할 수 있는 Gmail을 보면 업무 효율을 높이기 위해서 업무 관련 도구를 Gmail안에서 실행할 수 있도록 통합해 놓았다. 예전에는 Gmail을 메일만을 위한 도구였다면 지금은 의사소통의 기본이라고 할 수 있는 메일에서 파생할 수 있도록 연계, 통합을 시킨 것이다. 채팅, 메일, 일정관리, 파일 관리, 문서, 알림, 회의, 영상회의 등 Gmail 하나에서 시작 할 수 있다. 코로나19시대로 인해서 재택근무, 비대면회의, 전화, 채팅 등 업무 소통방법이 많이 바뀌고 있다. 그래서 구글이 구글 워크스페이스로 전환하면서 가장 많이 업그레이드한 서비스로 화상 회의 솔루션인 구글 Meet이다. Meet로 화상 회의를 시작하는 방법으로 4가지를 알려주고 있다. 첫째, Gmail 안에서 시작하기 둘째, 캘린더에서 시작하기 셋째, Meet에서 시작하기 넷째, 스마트폰에서 시작하기가 있다. 화상 회의를 시작하기 전에 사고를 줄이기 위해서 회의 시작 전 영상과 오디오 상태를 확인할 수 있는 기능이 있다. 또한 회의가 끝나고 참석자 현황을 파일로 내려받을 수 있어 출석 확인 및 보고하기 편하게 되어 있다. 영상회의 일정을 캘린더에 등록하면 캘린더에서 바로 회의화면으로 넘어가는 기능은 정말 편리한 기능인 것 같다. 이 책은 글자+사진으로 기능, 사용방법을 자세히 설명해주고 있으나 이 한계점을 극복하기 위해서 중간에 바코드를 넣어서 동영상 또는 자세한 설명이 있는 페이지로 바로 넘어갈 수 있도록 만들었다. 이 책은 구글을 업무용 위주로 지은 책이긴 하나 일반 사용자들도 유용하게 사용할 수 있도록 자세한 방법을 설명하여 구글에 대해서 아주 유용하게 사용 할 수 있도록 설명해 도움이 많이 되었다. 책 내용 뿐만 아니라 다양한 도구를 사용할 수 있는 계기가 되었으면 좋겠다. |