이 사건을 통해서 혼자 일을 하는 것은 옳지 않고 다양한 사람과 소통하며 일하는 방법에 대해서 관심을 끌게 되었다.

소통을 디자인하는 리더 퍼실리테이터

함께 소통하며 일하기 위해서는 어떤 것이 필요한지 고민 중에 채홍미/주현희 씨가 쓴 ‘퍼실리테이터’ 라는 책을 만났다.

“퍼실리테이션이란 공통의 목적으로 모인 사람들이 함께 참여하여 시너지를 내고 목표했던 결과를 쉽게 만들어낼 수 있도록 돕는 것을 뜻한다. 중요한 의사결정을 위한 회의, 새로운 지식을 공유하기 위한 강의와 세미나, 구체적인 액션플랜을 도출하기 위한 워크숍 등에 참여자들이 적극적으로 참여하게 하여 효과적으로 목표한 결과를 도출해낼 수 있도록 돕는 것이다.”

‘퍼실리테이션’이라는 말뜻을 접하니 학생 때 동아리 활동에서도 여러 사람과 의사 결정하는 과정이 쉽지 않은 경험이 떠오른다. 매번 모임 총회나 토론 학습을 준비할 때 나는 내용에 초점을 맞춰서 준비했다. 그날 꼭 나눠야 하는 내용을 중심으로 철저히 준비해야 사람들이 원활하게 소통을 할 수 있다고 생각했다. 하지만 매번 모임마다 문제가 발생했다. 내용을 알차게 준비해도 입을 닫고 말하지 않는 사람이 너무 많았고다. 그리고 내가 의도한 바대로 결론이 났지만, 마음에 들지 않는 사람들에게 충분히 설명하지 못하는 경우가 허다했다. 결국, 문제는 내용이 아니라는 사실을 인지했지만, 대안을 찾지 못했다.

＜퍼실리테이터＞ 저자는 회의에서 논의해야 할 내용만 준비하면 사람들의 원활한 의사소통을 끌어내지 못한다고 말한다. 여러 방법을 책에서 소개하고 있지만, 기억에 남는 것은 오프닝과 클로징을 잘해야 한다는 내용이다.

“짧은 회의에도 오프닝은 필요하다. 무겁게 바로 내용을 이야기하는 것이 아니라 ‘어제저녁에00을 했다.’라는 문장 만들기를 해보라. 5분 이내의 짧은 시간으로도 사무실 분위기가 더 부드러워지는 것을 목격할 수 있을 것이다”

“퍼실리테이터를 비롯해서 모든 사람이 상대방이 무슨 취지로 여기에 참석했는지 명확하게 알지 못하고 어림짐작에 그치게 해서는 안 된다. 그러므로 무슨 일이 있어도 각자의 기대사항을 반드시 공유하게 해야 한다.”

“클로징 전 시간을 연장할 필요가 있는지 참석자들과 함께 검토하고 결정하기, 세션에서 다루었던 내용을 회고하고 공유하기, 다음에 무엇을 할 것인가를 계획하기, 세션에 얼마나 만족하는가를 설문하기”

그리고 회의를 하다 보면 조용한 사람은 늘 있는 법이다. 조용한 사람의 특징은 회의 내용에 동의하지 않거나 내성적 성격이거나 주제에 관심이 없는 경우이다. 저자는 쉬는 시간을 이용해 개인적 대화를 시도해 의견 듣기, 말하기보다 시간을 주고 아이디어를 적어보는 방식 등을 통해 조용한 사람도 논의에 적극적으로 참여시켜야 한다고 한다.

함께 무엇을 기획하는 것의 즐거움

지금까지 살면서 가장 최악의 회의를 떠올려보자. 회의를 주도하는 몇몇 사람이 중심이 되어 논의할 내용만 늘어놓고 참가자들에게 일만 잔뜩 준다. 회의를 통해 논의를 빨리 끝내고 실무를 서둘러 진행해야 한다는 압박감이 참여자들 간의 소통을 방해한다.

매번하기 싫은 회의 방식이지만 반복한다. 다양한 사람들과 소통하는 방식은 비효율적이라는 편견 때문이다. 하지만 복잡한 사회 흐름 속에 구성원의 소통을 가볍게 여기는 조직은 살아남기 힘들다. ‘퍼실리테이션’은 대형 기업 워크샵에서 만 필요한 것이 아니라 우리가 사는 작은 모임 곳곳에 필요한 소통 방식이다.

누구나 ‘퍼실리테이터’가 되기 위해 노력하자. 함께 소통하여 무엇을 기획하는 즐거움만큼 짜릿한 경험은 없다.