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▲문서 작성 프로세스
문서 작성의 고수들이 지키는 철칙 중에 철칙이 있다. "문서는 절대 따뜻할 때 상사에게 들고 가지 마라."
▲문서 작성 네비게이션 8단계
각 8단계는 Why, What, How의 3가지 구분으로 다시 묶일 수 있다. Why는 '문서를 써야
하는 배경과 원인, 근원을 파헤치는 단계'에 해당하고, What은 '문서에 담아야 하는 내용을 정리하고 분석하는 단계'에 해당한다. 마지막
How는 '앞서 얻어낸, 문서의 배경과 정리, 분석한 내용을 담아내는 표현, 기술의 단계'에 해당한다.
▲MECE적 기준요소
문서 작성의 노하우는 며느리에게도 잘 가르쳐주지 않는다. 그러니 선배를 통해 노하우를 전수받는 것도 하루이틀 가지 못한다. 부득불 혼자서 공부하고 깨우칠 수 밖에 없다. 신입사원이라면 이 책이 든든한 동반자가 되어 줄 것이다. 중견에 이른 직장인이라면 혹시 자신이 빠트리고 있는 것은 없는지 고수의 조언을 일독해 보자. |
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취직하고 곧바로 부딪치는 문서 작성. 잘 해내고 있나요? 한 연구기관이 국내 대기업들의 인사 담당자를 대상으로 비즈니스맨에게 있어 성과를 내기 위해 가장 필요한 지식과 스킬 영역을 선별했더니 6개 항목들이 반드시 필요하다고 꼽았다. ‘문제해결 기법, 재무적 기식, (셀프)리더십, 커뮤니케이션, 창의적 사고, 마케팅적 사고’이라고 한다. 이 중에서 가장 부족한 영역(노력이 필요하고, 만족스럽지 못한 영역)은 무엇인지 꼽으라고 했을 때에는 어떤 항목이 꼽혔을까 ‘문서 작성’ 스킬의 부족을 가장 심각하게 꼽았다. 아무리 뛰어난 생각과 분석을 할 수 있다 하더라도 자신이 생각한 내용을 상사와 올바르게 소통할 수 있는 문서를 써내지 못한다면, 그 사람이 가진 재능은 밖으로 표출할 수 없다는 것이 대부분이 공통된 의견이었다. 좋은 문서의 조건은 어떤 것들이 있을까? ‘예리하다. 시원스럽다. 정확하다. 힘이 넘친다. 쉽고 편안하다. 변화가 있고 재미있다.’을 들 수 있다. 이런 문서를 조건으로 맞추기 위해서 어떻게 해야 할까? 바로 글을 쓸 때 ‘Why, What, How’에 맞추어 면 좋다. Why는 ‘문서를 써야 하는 배경과 원인, 근원을 파헤치는 단계’에 해당하고, What은 ‘문서에 담아야 하는 내용을 정리하고 분석하는 단계’에 해당한다. How는 ‘앞서 얻어낸 문서의 배경과 정리, 분석하는 내용을 담아내는 표현, 기술의 단계’에 해당한다. 이처럼 문서를 ‘짧고 분명하며 명쾌하게“ 써야 한다. 적절한 문장의 길이는 하나의 문장이 2줄을 넘지 않는 것이 좋으며 가급적 한 문장 안에는 최대한 30자로 구성하는 것이 좋다고 한다. 그러므로 문장이 길면 줄이거나 아니면 잘라서 2∼3개로 나누는 것이 오히려 좋지만 쓰다보면 문장의 길이가 길어진다. 그 이유는 첫째, 작성하는 사람의 욕심이 들어가서 문장이 길어지며, 둘째, 중복되는 내용이 발생하면서 문장이 길어지는 것이다. 그래서 글의 다이어트를 해야 한다. 중복된 글이 있는지, 글의 내용이 많은지 등을 보아야 한다. 문장을 작성할 때 이 점을 고려해야 한다. 1. 지나친 중복으로 인하여 쓸데없이 긴 문장 2. 어려운 단어, 전문 용어들로 이루어진 문장 3. 끝의 형태가 서로 다른 구미호형 문장 4. 단어의 허리가 잘리는 잔인한 문구 5. 내용상 구분이나 위계가 전혀 없는 빽빽하고 촘촘한 문장 6. 특이한 서체로 쓰여진 문장 7. 초∙탈자와 잘못된 숫자가 난무하는 문장
문서는 자신이 보기 위해 작성하는 것은 아니다. 상사에게 보이고 설명하기 위한 도구다. 소비자들을 설득할 수 있어야 하는 것이다. 글을 쓰는 사람이 이해할 수 있는 글을 쓰는 것이 아니라 보는 사람이 이해할 수 있게 쓰기 위해 필요한 문저작성의 알고 있었다면 직장생활을 좀 더 편안하게 할 수 있지 않을까? 긴 글보다는 짧은 글이 힘을 갖고, 어려운 말보다는 쉬운 글이 이해하기 쉽다는 것을 꼭 명심하자. |