이 책은 요즘 나 스스로 생각할 때 페이퍼워크에 아주 약하다 생각되어 그에 도움이 될까하여 접하게 되었다. 전반적으로 예제를 들어 리포트 및 보고서를 작성하는 목적과 서술방법에 대하여 설명하고 있다. 조금 도움은 되긴 했지만, 기존에 처리하던 페이퍼워크와 비슷하여 생각한 만큼 큰 도움이 되진 않은 것 같다.

하지만, 처음 사회에 발을 내딛어 회사에서 업무를 접하는 신입사원이라면 한 번쯤 읽어봄직하다. 페이퍼워크라는게 처음이 어렵기에...

『리포트,보고서 작성법』 독서 리포트

전략기획팀 노지영

Ⅰ. 리포트와 보고서는 어떻게 다른가?

•       리포트와 보고서의 역할 : 부하와 상사의 커뮤니케이션 수단

•       종류 : 1) 보고서 – 일상적인 보고서(일일, 주간, 월간, 연간, 출장, 회의 연수 등) / 의견제              

시 보고서(제안서, 기획서, 품의서, 조사 보고서 등) / 돌발적인 보고서(사고, 클레임, 시말서, 전말서, 진퇴서, 경조사 등)

               2) 리포트 – 마케팅, 신규 제도 도입, 실태 조사 리포트 등

•       평가 방법 : 기본적인 커뮤니케이션 능력, 분석력, 공평한 판단력, 정보 수집력 등 다양한           

각도에서 능력 평가

•       논리적으로 모순이 없는 보고서와 리포트의 포인트

      : 결론을 뒷받침하는 설득력 있는 논거 제시, 객관적인 데이터나 사실을 기반으로 한 논거,  전후관계를 고려한 기술, 예외적 사항에 관한 보조 설명 첨부

•       작성 구별법

      요구되는 사항이 객관적인 사실 보고라면 보고서 작성(개요 중심), 개인적인 의견, 감상, 분석이라면 리포트 작성(분석 중심)

•       제출 계획

      : 작성 지시à브리핑à정보의 수집, 분석à구성 검토à원고 작성à원고 탈고à복사à제출

•       제출 기한 늦어질 경우 대처 방법

      : 긴급한 일이나 트러블 발생 경우 - 제출 가능한 일시 보고

        자료 수집이나 조사에 시간 걸리는 경우 - 현시점에서의 성과 중간보고

Ⅱ. 수준 높은 리포트, 보고서 작성 비법

1) 쓸 것을 정리 (5W3H) à 대략적 분류 à 분량 배분 à 순서 생각(결-기-승-전)

2) 이해하기 쉬운 표제 붙이기 : 항목 내용 표현

3) 내용 단적으로 나타내는 타이틀 붙이기 : 어떤 보고서, 리포트인지 바로 알 수 있는 간단명료한 타이틀

4) 사실과 사견 구분 : 불필요한 수식어 삭제, 구체적 숫자 표현, 감정 개입된 표현 자제, 논거 제시, 추측 자제

5) 읽기 편하게 편집 : 짧고 간결한 문장, 방식 바꿔 요점 정리, 읽기 편한 레이아웃,  글씨체, 크기 등 문자에 변화 주어 포인트 주기, 그림이나 표 사용

6) 제출 전 체크

  구성 표현면 : 목적에 부합하는가, 결론은 타당한가, 내용이 주관적이지 않은가, 표제는 적당한가 등

  용어 기술면 : 오자, 탈자는 없는가, 숫자나 단위의표기에 실수가 없는가

  기타 : 첨부 자료 구비 되었는가, 자료의 출처 기입하였는가, 페이지 번호 틀리지 않았는가, 인쇄 양 정확한가

Ⅲ. 보고서 성격별 작성 방법

# 일상적인 보고서

1) 일일 보고서 : 구성 – 시간, 업무 내용, 활동 성과, 비고 / 업무 종료 후, 퇴근 전에 작성à        그날 안에 제출

2) 주간 보고서 : 구상 – 시간, 업무 내용, 활동 성과, 비고 / 누락되는 것 없도록 평소에 메                            모 à 1주일의 최종일에 작성해서 제출

3) 월간 보고서 : 구성 – 예정 업무, 활동 내용, 소감, 비고 / 1개월간을 종합한 활동 성과 정리 à 목표를 어느 정도 달성 했는가 비교 / 각 부서의 실적을 파악하거나 문제점을 발견하기 위해 사용

4)  연간 보고서 : 구성 – 1년간의 실적, 실적의 분석, 반성, 이후의 과제

                  / 1년간의 종합적인 활동 성과 정리 à 목표를 얼마나 달성했는가 비교

                  / 다음 해의 사업계획의 입안이나 경영계획의 검토 등의 참고 자료로 사용

5)  출장 보고서 : 구성 – 기본 정보(출장 목적, 출장 기간, 출장지), 출장 중의 활동 내용, 출장 중

의 경비, 비고 / 회사 도착 당이 출장 보고서 작성

6)  회의 보고서 : 구성 – 기본 정보(일시, 장소, 참석자), 의제, 회의의 내용, 이후의 대책 / 회의

에 참석 à 회의 보고서 작성(결정사항 외에도 모든 의견 보고) à 회의의 기록으

로써 보존

7)  연수 보고서 : 구성 – 기본 정보(연수명, 일시, 연수장소, 주최, 강사), 연수내용, 소감 / 연수,

세미나에 참가 à 연수 보고서 작성(수강내용, 습득한 기술을 구체적으로 기술)

à 적극적인 자세로 참가하고 왔다는 것을 어필

# 의견이나 아이디어 전하는 보고서

1)  제안서 : 구성 – 기본정보(제안일, 제안제목, 제안자), 목적, 내용, 효과  / 구체적인 개선책 제

안 à 일에 대한 의욕 어필

2)  기획서 : 구성 – 기획의 취지, 기획의 목적, 기획의 내용, 예상비용, 비고 / 실현했을 때의 효

과와 이점 구체적 제시 à 주제와 컨셉 명확하게 기획

3)  품의서(지출 결의서) : 구성 – 기안의 내용, 기안의 이유, 비고 / 회의를 할 정도는 아니지만 구두로는 불충분한 제안을 실현 되었을 때의 효과를 구체적으로 어필 à 최종적인 결재자가 도장 찍으면 효력 발생

4)  조사 보고서 : 구성 – 조사 목적, 조사 방법, 조사 항목, 조사 결과, 소감 / 조사 실시 à 조사 결과는 자기 나름대로 정리하여

                      작성(시실의 보고에 중점) à 목적을 정확하게 파악한 후에 조사했는가 조사 결과가 정리되어 있는가 평가

# 돌발적인 보고서

1)  사고 보고서 : 구성 – 기본정보(사고의 발생일시, 발생정보), 사고의 상황, 사고의 원인, 처리 방법, 이후의 대책 / 사고 à 적절한 조치 à 사고 보고서 작성(개요와 피해상황 기술) à 재발방지책의 참고 자료

2)  클레임 보고서 : 구성 – 기본정보(클레임의 발생일시, 발생장소), 클레임의 내용, 클레임의 원인, 처리방법, 이후의 대책 / 클레임 발생 à 적절한 대응 à 클레임 보고서 작성(내용과 대응방법 정리) à 관계부서에 배부 à 대응책 생각

3)  시말서 : 구성 – 내용, 처리방법, 처리 후의 결과, 사죄 및 반성    /     회사 안팎에 손실을 입히는 사고 및 과실 발생 à 시말서 작성(악의가 없는 사고, 과실이라 해도 책임 전가나 변명 하지 않고 사죄)

4)  전말서 : 구성 – 과실의 개요, 과실의 자세한 내용, 과실의 경위 및 원인    /    사고 및 과실이 발생 à 전말서 작성(사실 관계의 정확한 파악이 목적이므로 사죄나 반성의 내용은 필요 없음) à 재발방지책의 참고 자료

5)  진퇴서 : 구성 – 과실의 실태, 경위, 사죄, 사직 결의    /    중대한 과실 발생 à 진퇴서 작성(퇴직하면서 책임 질 각오로 작성하는 것이므로 사직서 동봉 제출 경우 많음) à 상부에서 진퇴 여부 판단

6)  경조사 보고서 : 구성 – 관혼상제의 개요, 관혼상제의 장소와 일시, 비고    /    거래처의 관

계자나 그 친족에게 장례, 결혼, 입원 발생 à 신속하고 정확하게 보고(시기를 놓치거나 일시를 착각하면 신용관계 악영향)

Ⅳ. 리포트 작성 방법

목적 : 상사가 전략이나 기획을 세울 때에 의사결정과 판단의 자료로 사용

구성 : 목적, 개요, 결과, 결론, 소감 등      /      특정 주제에 관해 조사, 연구 à 리포트 작성

(조사 보고서 등과는 달리 자신의 의견이나 판단을 중점적으로 작성 가능, 그래프나 표 등을 사용하여 시각적 효과 꾀함)

사회 생활에 있어서 글로 표현해야 할 때가 많다. 그 중에 보고서와 리포트는 많은 부분을 차지하고 있다. 이 책은 실제 사례를 들어서 최대한 쉽게 설명하고 있다. 초보적인 접근을 하고자하는 사람들에게 추천할 만 하다. 단점은 2005년 판에 일본 책을 번역한 것이라 올드해 보인다는 것이다. 특히, 전말서, 진퇴서라는 것은 일본말을 그대로 들여온 것 아닌가 추측된다. 디자인이나 글씨체, 구성이 세련되거나 보기 편하지는 않다. 반면에 필요한 내용만 딱딱 서술한 것은 장점이라 할 수 있다.

 전체 내용을 훑 보는데는 2-3시간이면 충분하며 가지고 있다가 보고서를 써야할 상황에 적용해 보면 좋을 것 같다. 초보자에게 권하며, 좀 더 높은 스킬을 원하는 사람에게는 부족할 것 같다.