3년 전인가... 가물가물.. 이책이 나온지 얼마 안되서..

교수님 추천으로 사게 되었다. 전공이 홍보학이라..

기획서를 많이 써왔던 우리한테 이 책을 참고로하여 과제물을 제시했었다.

그때 과제를 하면서 내가 사회에 나갈쯤.. 많은 도움이 될꺼라는

생각에 성의껏 과제에 임했었는데...

우습게도 사회가 따라가지 못하더라~

아직도 상사의 대다수는 파워포인트 자체를 잘 다루지못하며...

필요의식도 낮았다... 게다가 제안서나 사업계획서를 한장으로 압축해버리면..

분명 난 무능력한 직원으로 찍히기 좋겠다싶은 생각이 들었다...

아무래도... 중소기업에는 아직  갈길이 먼가부다~

나는 기껏 배원놓고 써먹지도 못한채... 엑셀만 죽어라 두드리니..ㅋ

개인적으로, 또 회사에서 프로젝트를 진행할 때 사람들이 가끔 혼동하는 것이 있다. 일을 구상하고, 기획하는 것과 일을 계획과 일정에 따라 진행하는 것이다. 그러다 보니 무엇인가 일을 진행할 때는 항상 두툼한 사업계획서나 프로젝트 기획 안을 함께 갖고 다닌다. 보고 때마다, 새로운 사람에게 모든 것을 전부 다 설명해야 하기 때문이다.

그러나 경영진, 아니 팀장만 되도 시간이 부족하다. 하루에도 몇 번씩 유사한 일 때문에 많은 사람을 만나고 이야기를 들어야 하기 때문이다.

예전에 내가 직장인일 때, 나 같은 프로젝트 팀장에게 상관이었던 한 임원이 강조한 게 하나 있다. 10분 보고!. 10분내에 일의 진행상황과 문제점, 지원이 필요한 내용을 간략하게 설명하라는 것이다. 10분! 기획서만도 거의 100장 가까운 내용을 10분 내에 보고하라니. 난 처음에 그 말이 농담인 줄 알았다.

그러나 내가 막상 직원들의 업무상황을 보고 받기 시작하자, 당시 임원들이 했던 말이 너무나 가슴이 와 닿았다. 내 책상 앞에 담당직원이 다가오는 순간, 머리 속에서는 이런 생각이 든다. ‘아! 저 친구. 오늘은 또 무슨 일로 나를 머리 아프게 할까?’

그리고 자리에 앉자마자 내 입에서 버릇처럼 나오는 말. “10분 내에 보고해.”

이 책에 나와 있는 OPPM (One Page Project Manager)은 무척 간결하게 프로젝트의 진행상황을 알아 볼 수 있게 만든 표다. A4용지 한 장 분량이다. 아마 그 당시 OPPM을 그 때 알았으면, 직원들을 모아놓고 보고서 양식을 교육을 시켰을 것 같다. 일목요연하게 과거와 현재, 그리고 미래의 진행상황을 쉽게 예측할 수 있기 때문이다.

게다가 직원이 준 보고서를 이해하기 위해 눈을 부릅뜨고 바라볼 필요 없이, 진행결과를 한 눈에 숙지한 후, 진짜 중요한 것, 즉 문제가 무엇이며 내가 그들을 도와줘야 할 것이 무엇인지 함께 고민할 수 있었을 것 같다. 최소한 보고서를 끌어 안고 말이 되니 마니 하는 쓸데 없는 소리는 덜 할 수 있을 것 같다.

물론 기존 회사에는 대부분 OPPM 과 비슷한 것이 있다. 'Action Plan'이라는 것이다. 그것은 업무의 진행상황을 한 두장의 표로 만들어, 보고 받은 사람이 프로젝트의 진행상황을 간단하게 이해할 수 있도록 만든 표이다.

그러나 그것은 일종의 업무계획표로 사업계획서나 기획서 마지막에 붙어있는 ‘일정표’를 좀더 세밀하게 만든 것 뿐이다. 그러다 보니 인원문제, 예산문제, 업무 진행의 적정성 등은 어쩔 수 없이 말로 설명해야 했다.

OPPM은 그런 면에서 무척 유용하다. 보고내용은 A4용지 한 장 분량이지만, 거기에는 보고 받은 사람이 궁금해 하는 거의 모든 것이 다 들어 있다. 

업무 목표

목표 달성을 위한 세부 과업

각 과업의 담당자 (정, 부)

양 적으로 평가하기 어려운 질적인 과업

예산 사용 상황

프로젝트 진행상 별도로 보고해야 할 내용

그리고 프로젝트 진행의 건전성에 대한 평가

까지도 가능한 표다.

프로젝트를 담당한 관리자라면, 또 보고 받을 내용이 많은 임원이나 경영진이라면 이 표 사용법을 직원들에게 교육시키라고 권하고 싶다. 우선 보고 받는 자신이 편하고, 담당자도 보고서 만들기가 편하기 때문이다. 보고서를 보고 이해하는 시간이 줄면, 그 만큼 회의시간에 실질적인 일에 대해 의견을 교환할 수 있다. 일 석 삼조 아닌가.

다만, 이 내용의 교육 담당자는 기존에 회사에서 사용하던 보고서의 장, 단점을 충분히 이해하는 사람이면 더욱 좋을 것 같다. OPPM의 장점은 기존 보고서의 단점을 이해한 상황에서 더욱 두드러지기 때문이다. 그렇지 않으면 이것 역시 귀찮은 양식처럼 느껴질 수 있다.

THE ONE PAGE PROJECT

강력하고 간결한 한장의 보고서라는 부제가 달려있는 이책은

수많은 과제를 수행해야하는 직장인을 위해서 만들어진 책이라 할 수 있다.

흔히 직장 생활을 하다보면 프로젝트 접하게된다.

물론 관련업무에 따라서 약간의 차이는 발생하겠지만..

사실 회사에서 실제로 업무를 추진하는것보다

준비단계인 '기안서', '품의서'를 작성하는데 많은 시간과 노력을

투자하게되는 아이러니한 일도 참으로 많이 발생된다.

경영자의 입장에서는 비용이 투자되는 상황이니 당연히 자세한 내용을

보고받고, 검토하고 결정을 하려고 하겠지만

작성자의 입장에서는 몇번씩 보완 지시가 내려오면

일을 추진하기도 전에 맥이 빠지는 경우가 허다하다.

이책은 많은 두툼한 보고서를 한장으로 축약을해서

보고할수 있는 스킬을 그려놓았다.

OPPM(1 Page Project Manager)이라고 명칭된 단계별 작성법은

실제 작성하는데 많은 도움을 주고는 있다.

그리고 웹하드에 관련자료들을 올려놓는 방식은

참신한 방법이기는 하지만.. 언제까지 웹하드를 이용할수 있을런지...

고전적인 방법이긴하지만 디스켓이나 CD를 넣어주는편이 더 실용적이지 않을까?

문제는 '한장의보고서'를 작성하는것보다

경영진의 의지가 아닐까하는 생각을 해본다.

사장이, 임원이 두툼한 보고서를 더 선호하는 경우에는 어떻게 해야하나?

우리회사는 기안자-팀장-임원(본부장)-사장-회장의 결제라인을 통한다.

물론 타부서의 협조가 필요한 경우 관련팀별, 사업부별 협조 사인도 받아야한다.

시간이 없다고 한장짜리 간결한 보고서를 원하는 결제권자도 있지만,

두툼하고 디테일한 사항까지 보고를 원하는 결제권자도 있기마련이다.

결국은 세부적인 사항까지 디테일하게 기록된 보고서와함께

OPPM으로 작성된 1장짜리 보고서까지 함께 작성되는 이중고가 발생하게된다.

프로젝트를 이끄는 사람과 구성원 사이에서
공유되지 않는 부분들과
책임이 누구에게 있느냐의 문제가
직접 문서상에서 관리될 수 있는 방법들을 실제적으로 제시하고 있습니다.

그 외에도 프로젝트를 진행하면서
언제든지 프로젝트의 진척을 확인할 수 있는 방법을 제시하는 책입니다.

저저의 전작인 THE ONE PAGE PROPOSAL에서 간결한 보고습관을 익혔다면 이 책은 긴 시간동안 준비해서 진행해야하는 프로젝트 관리에 대한 모든 내용을 한 장의 보고서로 목표, 과업, 마감기한, 비용 및 담당자의 역할에 대해서 한 눈에 알아볼 수 있도록 작성툴을 제공해 주고 있다.

이 책을 읽지 않고는 PROJECT에 대해서 논하지 말자.

곁에 두고 지속적으로 읽고 훈련할 책이다.

현재 나는 벤처동아리에 소속되어 활동하고 있다. 아무래도 벤처 동아리이다보니 공모전에 참가하는 빈도수가 많고 사업 계획서를 쓰는 기회도 많이 주어진다. 그 때마다 나와 주변 사람들은 핵심 내용이라는 뼈대에 있는 대로 살을 붙여서 사업 계획서의 분량이 많아 보이도록 작성하는 경향이 많다. 매번 이러다 보니 계획서나 보고서를 쓸 때에는 질은 둘째치고 양이 더 중요하다는 생각을 해왔었다. 그러던 어느날(왠지 옛날 이야기 같은 느낌;;) 동아리 선배님께서 동아리에 필요한 용품들과 이유들을 문서로 정리해 오라는 심부름을 시켰었다. 사실 그리 길게 쓰여질 내용도 아닌데 '안에서 새는 바가지 밖에서도 샌다'고 나도 모르게 문서는 5~6장을 훌쩍 넘기고 있었다. 선배님께서는 내 문서를 보시고 꿀밤을 한대 주시더니 한장으로 정리해오라고 돌려보내셨다. 그리고 예시로 보고서 한장을 주셨다. 바로 그 문서가 OPPM기법을 이용한 문서였다.

그 때는 '아차.. 이런 방법이 있었구나'라는 놀라움과 지금까지 나의 생각이 그르다는 생각, 그리고 상대방에게 나의 생각을 전달하기 위해서는 간단, 명료함이 중요하겠다는 생각이 들었다. 하지만 깨달음 뿐이라서 어떻게 해야하는지, 무엇부터 해야하는지 막막하기만 했었던 기억이 있다.

그리고 이 책을 만나게 되었다. OPPM의 방법을 12가지 단계로 나누어서 깔끔하게 정리해준 실용서이다. 나도 정리하기 편하고 상대방도 받아들이기 편안한 형식과 내용들을 아주 자세히 전달해주고 있다. 자세히 전달해 주고는 있지만 OPPM을 다룬 책이다 보니 책은 얇지만 알차게 구성되어 있다는 느낌이 든다. 한가지 단점이 있다면 약간 지루하게 느껴질 수 있다는 것.

살아가면서 사람들은 좀더 밝은 미래를 위해 꿈꾸고 계획을 세운다. 보통 일반 사람들은 그 계획을 머리 속으로만 하곤 한다. 하지만 계획을 문서화 시키고 체계적으로 정리한다면 계획은 실천으로 이뤄지고 달성할 수 있게 될 것이다. 이 책은 그러한 과정을 도와주고 있다. 약간 전문적으로 흐르는 경향이 있기는 하지만 좀더 응용하여 실생활에 적용시킨다면 좋은 결과를 볼 수 있게 도와줄 것이다.

# 한 페이지에 프로젝트의 모든 것을 담는다!

  '기획하려는 내용을 한 페이지로 표현해라' 라는 'One page Proposal'을 흥미롭게 읽은 기억이 있다. 자신이 말하고자 하는 내용을 한 페이지에 간략하게 설명한다는 것은 내용의 전체부터 세밀한 부분까지 파악하고 있어야만 가능하다. 긴 분량은 읽는 상사도, 제출해야 하는 직원 모두가 지는 힘든 게임이다. 간략하게 요점만 원하는 바를 매혹적으로 표현하라는 작가의 통찰력에 감탄했었다.

  One Page 아이디어를 살린, 두 번째 책이 출간되었다. 원제는 'One page project manager', 프로젝트의 진행상황을 한 페이지로 담아내는 법에 대해 이야기 한다. 짧게는 한 달, 길게는 6개월에서, 1년 이상까지 소비되는 프로젝트를 한 페이지로 표현한다는 것 처음에 말이 된다고 생각했다. 책을 차츰 읽어가면서, 저자가 왜 One page에 주목했는지, 그리고 효과적인 프로젝트의 활성을 위한 노하우들이 숨겨져 있다는 것을 발견하면서, 저자의 생각에 조금씩 고개를 끄덕이기 시작했다.

  책의 내용을 정확하게 이해했다고 단언하기는 어렵지만, 읽기 전보다 훨씬 더 프로젝트를 계획하는 것도,  업무 분담을 하는 것도 더 잘 할 수 있겠다는 생각이 들었다.  실제 프로젝트를 하는 내게, 효과적이고 간명한 노하우를 선사받은 느낌이다. 프로젝트는 이렇게 관리하는 것이다라고 가르쳐 주는 느낌, 프로젝트로 다져진 저자의 경력과 자신감에서 책의 완성도를 엿볼 수 있었다.

# 짧지만 강력한 프로젝트 관리법!!

  저자는 프로젝트를 진행하는 과정에서 프로젝트에 대해 잘 모르는 상무, 전무, CEO와 의사소통을 하기 위한 가장 최적의 방법이라고 이야기 했다. 프로젝트 진행 과정을 발표하는 과정에서 프로젝트의 어느 부분을 좀 더 부각시켜서 발표해야 할지 고민하기 마련이다. 저자는 CEO와 전무 등 임원들은 프로젝트 내에서의 문제의 책임소재와 세부적 내용에 대해선 크게 관심이 없다고 이야기 한다. 실제 프로젝트에 참여하는 인원들이 숲속에서 나무를 주목해서 일을 한다면, 임원들은 나무 하나하나 보다는 나무들이 모인 전체의 숲이 어떤 모습인가에 더 집중할 수 밖에 없다고 이야기한다. 발표는 그들을 위해서 하는 것이므로, 그들이 원하는 'Need'에 맞게 해야 한다는 말이 마음이 쏙 들어왔다.

  '발표를 듣는 사람이 쉽게 이해할 수 있게 발표할 것', 한달 넘게 준비한 프로젝트를 며칠 전에 중간 발표하게 되었다. 내가 알고 있는 것을 많이 보여주려고 애썼지만, 쏟아졌던 무수한 지적사항 중, 인정하기 힘들고 가장 매서웠던 내용이었다. 책을 읽고나니, 내가 했던 발표가 어디에서 잘못되었는지 바로 알 수 있었다. '조금 더 빨리 책을 읽었더라면..' 하는 아쉬움과 이제 알았느니 효과적으로 발표를 할 수 있겠다하는 자신감을 함께 느꼈다.

  12단계로 나누어진 One page 프로젝트 보고서에는 누가 어떤 내용을 언제까지 어떻게 해야 할 것인지에 관한 사항들이 간결하게 담겨있다. 1단계 표제를 붙이는데 필요한 작은 노하우부터 목표, 업무분담, 비용 등 여러가지 문제까지 어떤 프로젝트이던지, 꼭 들어가야 할 사항들이 세심하게 잘 설명되어 있다. 저자의 경험을 예로 들어가면서 설명하는 설득력 강한 글쓰기와 실제 응용사례가 프로젝트 관리자의 관심을 사로잡는다.  

  팀의 중요성과 함께 목표를 공유하고, 업무를 분담하는 점의 중요성 등 실제 프로젝트 관리 도중에 필요한 사항들도 놓치지 않고 잘 설명하고 있다. 명확한 업무분담과 주인의식과 동기를 부여하는 방법을 책임자에 이름을 넣어 제시하는 방법은 실제 프로젝트에 매우 유용하다. 140페이지에 예시가 20페이지 정도라, 실제 내용은 120페이지도 넘지 않아 읽는데 시간이 오래 걸리지 않는다. 짧지만 알차서 더욱 맘에 들었다.

# 조금 더 활용한다면..

  누군가에게 보여준다는 것은, 스스로 점검하는 의미도 함께 내포한다. 프로젝트 진행하는 것만으로도 시간이 빠듯하지만, 실제 회사에서 프로젝트를 잘 하는것이 기본이라면, 프로젝트 진행과정을 상사에게 잘 의사소통해야 하는 건 필수이다. 프로젝트에 더 매진하면서 발표에 많은 시간을 뺐기고 싶지 않는 이에게, 저자의 한장의 보고서는 매혹적이다. 발표시간에 구애받지 않더라도, 한장의 관리안을 만들어서 시간을 정해 체크한다면, 그냥 하는 것보다 더 나은 프로젝트 성과를 낼 수 있다. 전체의 숲을 볼 수 있는 거울을 가진 느낌이다.

  아무리 좋은 방법이라도 실천하지 않으면 소용이 없다. 프로젝트 관리와 의사소통에 관해 나온 책들은 무수히 많다. 지루한 이론서에 해방되면서, 바로 써먹을 수 있는 알찬 실용서를 원한다면, 이 책에 주목해 보는 것도 좋다고 생각한다. 실용적인 내용 속에 꼭 필요한 이론 적 내용의 원칙은 함께 스며있다. 조금 더 세심히 살핀다면 이론적 내용 또한 파악할 수 있을 것이다. 머리로 판단하는 것보다 실제 자기만의 작은 프로젝트를 기획하면서 시험해 본다면 책의 완성도를 더 잘 느낄 수 있을거라 믿는다. 무언가를 창조해 내야 하는 프로젝트에 참여해야 하는 이에게 놓치지 말라고 속삭이고 싶다.

분명 프로젝트를 효과적으로 시간을 단축해서 관리하고 보고하는 양식에 관한 책임에도 불구, 역으로 생각해서 보고에 앞서 기안할 때에도 머릿속에 이 한 장 짜리 서식을 그려가며 필수적인 요소를 챙기니, 시간적으로나 구성상으로나 더 매력적인 기안문이 되었다.

이 책에서 ‘매출신장’ 이나 ‘ISO등록’처럼 그 자체로 목적이자 목표가 되는 제목을 잘 잡으라고 했는데, 높으신 양반들, 혹은 이 프로젝트에 관해 알아야 할 모두에게 각인시켜야 할, ‘프로젝트 제목‘부터 어떻게 잡아야 하는지 알려주니 무척 시간이 단축되고 도움이 되었다. 나 스스로, ’한결 매력 있어진‘ 프로젝트 명칭과 관심을 끄는 ’추진 목적‘에 자부심이 생겼다.

한 장짜리 OPPM(One Page Project Manager)는 보기만 해도 위안이 되었다. 프로젝트 추진배경, 목적, 품위서, 담당자, 업무분장,등등 상세내용을 기술하자면, 그것을 보기 좋게 가공하자면 일이 아닌 일이 또 발생하곤 해서 얼마나 보고서에 치를 떨어왔는지.

이 서식에는 간결과 효용성을 중시하는 문화가 그대로 반영되어 있다. 어떤 CEO도 마다하지 않을 거라는 확신이 생겨서 마음이 흐뭇했다. 시간은 없고, ‘그래서 이 과업이 문제가 있나 없나, 언제쯤 마치는가? 누가 책임자지?’하는 것이 한 장에 다 표시된다. 그리고, 책임자의 책임 정도도 표시되기에, 책임자가 속한 부서에 일상 업무를 얼마나 조정을 해줄 것인지 효과적으로 설명하고 협상할 수 있다. 또 다른 부서에서 누가 어느 과업의 어느 시점에 협조해야 하는 지도 명쾌히 드러난다.

가장 중요한 것, 이 냉정한 보고서가 주는 다른 의미는, 숫자는 타협이 없다는 점이다. 구두로 보고한 건 번복할 수 있지만, 이미 기재된 건 기정 사실화 되고, 너무나도 냉정하게 달랑 적힌 숫자들. 몇월 며칠까지 누가 책임지기로 되어 있다는 한 장짜리 보고서엔 ‘봐주기’가 없다.

나름 내가 칠판에 그렸던 일정표가 이와 비슷한 것이 얼마나 위로가 되었는지. 지금 한창 수치로는 표시하기 어려운 프로젝트가 여러 개 진행중인 터라 압사당할 지경이었다. 이 책에는 한달 단위로 프로젝트를 나눌 수 있으며, 한 달에 2-3개의 과업을 진행 혹은 완료하는 것에 관해 언급한다. 마침 나도 한 달 단위로 과업을 표시하고, 책임자의 이름을 옆에 써넣었다. 차이가 있다면, 한달에 2-3개의 과업을 완료해서, 전체 프로젝트(대개 1년 정도)를 완료하기까지 진행해나가야 한다는 것이다.

내가 고민하던 과업은, 다른 큰 기업에 비하면 작은 거였구나 싶으면서 용기가 생긴다. 저자가 팁을 적어놓은 부분이 있는데, 과연 실전경험이 많은 분다운 노하우가 느껴진다. 가령 저자는 OPPM을 한달 6개월 1년으로 다양하게 시도해보았는데 그중 1년이 가장 낫다고 추천하고 있다. 나는 과업에 따라 체크할 상황이 많으면 내가 볼 목적으로 한 달, 6개월, 혹은 몇 개월 짜리 OPPM을 만들어볼 생각이다. 이 책이 소개한 보고서의 목적은 CEO보고용이었다면, 나를 위한 양식은 이와 다르기에 내게 맞춘 양식도 의미 있을 것 같다.

크고 작은 프로젝트를 진행하는 회사에서는, 관련 자료를 긁어모아 전공서적 수준의 두꺼운 보고서를 만드는 것은 썩 반가운 일이 아니다. 단지, 분 단위로 시간을 쪼개 쓰는 경영진이 커피 한 잔을 마시는 시간 동안 프로젝트의 알맹이를 명확히 인지할 수 있도록 보고서 단 한 장으로 커다란 프로젝트를 아우를 수 있는 능력을 원할 뿐이다.

말 그대로 분 단위로 시간을 쪼개 쓰는 경영진 및 상사, 프로젝트 이해관계자는 두꺼운 보고서를 구절마다 일일이 체크해가며 훑어볼 시간이 부족하다. 또한 그러한 노력을 들이기를 회피한다. ‘THE ONE PAGE PROJECT'는 이러한 전제를 두고 출발한다. 이 같은 전제로 인해 프로젝트 진행의 보고서는 간결, 명확해야 하며 한마디로 ’일목요연’이 포인트라는 것이다.

그렇다면, 어떻게 프로젝트 보고서를 작성해야 일목요연할 수 있는가?

여기서 캠벨은 ‘OPPM'을 제시한다. 이는 프로젝트의 진척도와 여러 국면을 효율적으로 관리 및 보고하기 위한 단 한 장짜리 도구로서 캠벨이 개발, 도입한 이래 사내에서 널리 쓰이고 있으며 그 적용범위 또한 넓어지고 있다고 한다.

이 OPPM이라 불리는 도구는 본문이나 인터넷 상에서 실제 문서형태로도 접할 수 있다. (또한 출판사의 웹하드에서도 접할 수 있다) 이 문서를 실제로 접한 나의 생각은 글쎄? 였다. 한 장의 페이퍼에 기재된 항목을 꼼꼼히 살펴보고는 정말 프로젝트의 중요 사항을 한 눈에 꿰뚫어 볼 수 있다는 점에는 동의를 했다. 하지만, 과연 우리나라에서도 쓰일 수 있을까? 하는 작은 우려로 인해 이러한 의문을 가지게 된 것이다.

얼마 전까지만 해도 질보단 양을 외쳤던 우리나라에서 과연, (그 내용이 훌륭하다 해도) 한 장짜리 보고서로 승부를 볼 수 있을 것인가? 우리나라의 기업, 사내문화에서도 OPPM이 적합하며, 적응할 수 있을 것인가?

외국의 기업문화, 상하부 커뮤니케이션의 형태는 분명 우리나라와는 다를 것이다. 그렇기 때문에 과연 이 OPPM이 적절한 보고서의 형태로 우리나라에 적합할지 의문이지만, 나처럼 책을 밑줄쳐가며 읽어 본 사람들은 알 것이다. OPPM의 가능성을. 캠벨의 회사에서처럼 OPPM의 장점을 널리 알리고 단 한 장의 뛰어난 보고서의 우수성을 직접 체험한다면, OPPM을 통해 프로젝트가 성공적으로 진행되는 환경을 만들 수 있으리라 생각한다.

나는 'THE ONE PAGE PROJECT'를 실용서적 중의 진주라고 부르고 싶다. 여타 경영 분야 등의 실용서적에서 수없이 강조해왔던, 하지만 실현할 방법을 명확히 가르쳐주지 않았던, 성공적이며 동시에 효율적인 프로젝트 관리 및 커뮤니케이션 기법과 도구에 대해 매우 충실하게 서술하고 있기 때문이다.