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컴퓨터와 인터넷이 발달하면서 우리는 쏟아지는 정보의 홍수 속에 살고 있다. 더불어 사생활이 담긴 내용의 개인적인 것은 물론 업무를 진행함에 있어서도 편지나 팩스 대신에 이메일을 사용하게 되면서 엄청난 비용과 시간, 에너지를 절약하게 되었다. 그러나 이메일이 항상 좋은 면만 있는 것은 아니다. 사생활이 노출될 우려도 있고, 회사의 기밀이 이메일 한 통으로 인해 빠져 나갈 수도 있다. 감정이나 뉘앙스가 잘 전달되지 않아서 오해가 생기기도 한다.
같은 시간에 출근했다. 같이 외근을 다녀왔다. 그런데... 왜, 쟤가 나보다 먼저 퇴근 하냐고! 입사동기인 A씨와 B씨. 둘 다 30분 정도 일찍 출근해서 아침에 팀 회의를 하고, 품의서 작성을 했으며, 거래처에서 있는 회의에 다녀왔는데 아직 할 일이 많은 A씨는 퇴근을 못하고 B씨는 여유롭게 퇴근을 한다. 벌써 퇴근 하냐는 A씨의 질문에 B씨는 “일 다 마쳤어.”하며 여유롭게 웃는다. 어떻게 된 일일까?
위의 일은 가상의 사례지만 저자는 위 사례를 통해 이렇게 이야기한다. A씨와 B씨가 같은 업무를 진행하는데 있어서 이메일을 활용하는 부분이 나오는데 A씨는 단순히 이메일을 사용했고 B씨는 전략적으로 사용했기 때문이라고. 전략적으로 사용하는 이메일은 도대체 무엇이기에?
일 잘하는 사람은 모두 이메일 전략가라는 정의를 내리면서, 업무상 이메일을 자주 사용하는 사람들의 유형을 분류하면 아래와 같다고 한다. 1. 목표와 기술이 없는 잡담형, 2. 목표는 없고 기술만 있는 청산유수형, 3. 목표는 있는데 기술이 없는 독백형, 4. 목표도 기술이 모두 있는 전략가형 결국 B씨는 전략가형이었기 때문에 퇴근시간 내에 업무를 마칠 수 있었다는 것이다. 메일은 시간을 만들어 줄 수도, 빼앗을 수도 있다.
그렇다면 성공적인 이메일을 작성하려면 어떻게 해야 할까? 첫째, 메일로 보내도 좋은 메시지인지 구별한다. 간단한 메시지일 경우 사용하면 좋지만 복잡하고 중요한 메시지를 전달할 때 이용하기에는 적합하지 않다. 둘째, 목적을 분명하고 명확히 써야 한다. 업무상 메일의 주된 목적은 상대에게 어떤 내용을 전달하고자 함이고 그 메시지를 통해 뭔가 얻어내고자 함이다. 보내는 사람이 명확한 메일을 보내면 답신도 그렇다. 셋째, 받는 사람의 입장에서 작성하라. 상대가 나의 메시지를 잘 이해하도록 상대방의 언어로써 표현의 톤에 배려를 더하는 것이 좋다. 넷째, 타이밍이 중요하다. 이메일의 특성이 보내놓기만 하면 상대가 언제든 확인할 수 있는 이점이 있지만 적절한 타이밍을 맞춰서 보내면 더욱 업무의 효율성을 높일 수 있다. 특히 해외에 보내는 경우 시차까지 고려해서 보내면 훨씬 업무를 잘 수행한다는 인상을 줄 수 있다.
진정한 천재란 비범한 일을 수행하는 능력을 가진 자가 아니라 평범한 일을 비범하게 수행하는 능력을 가진 자를 말한다. - 루이스 윌턴 어른은 물론 어린 아이들까지 쉽게 사용하는 이메일에 대한 전략을 배운다는 것에 이 무슨! 이라며 코웃음 칠 수도 있겠지만 개인적으로 참 흥미롭게 읽었다. 사실 일반적인 이메일 이용자와 이메일 전략가에는 엄청난 차이가 있는 것이 아니라 아주 미묘한 차이가 있기 때문이다. 책을 읽어보면 느낄 수 있을 것이다. 더불어 이전에 사회초년생 시절 내 모습은 어땠는지 한 번 생각해 보게 되었다. 처음 사회에 발을 들여 놓았을 당시에는 이메일 사용 환경이 지금 같지 않고 막 활성화 되려던 시기였다. 때문에 더욱 사용하는 일이 좀 어색했다. 그 때 이 책을 만났으면 좋았을 걸 하는 아쉬움이 들기도 한다.
책의 마지막 부분에는 전략적 메일쓰기에 관한 클리닉이 나와 있다. 예시를 통해 어떻게 하면 성공적인 메일을 작성할 수 있는지 알 수 있다. 또한 영어 메일을 작성할 때는 쉬운 문장을 사용하고, 기술용어나 약어, 구어체의 표현을 피하며 수동태보다 능동태의 문장을 써야 한다고. 또 중요한 것은 긍정적인 표현을 쓰는 것이라고 한다. 참 재미있는 내용이기에 열심히 읽었는데 조금 아쉬웠던 점은 반복되는 내용이 많았다는 것이다. 저자가 주장하는 것처럼 좀 더 간결하게 정리가 되었더라면 더욱 좋지 않았을까 하는 생각이 들었다.
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나의 일과는 메일 확인으로 시작된다. 하루에 50여통이 쏟아지는 메일 속에서 열어보지도 않고 삭제버튼을 클릭하는 메일이 반 이상이다. 심지어는 스팸메일로 신고하는 메일도 부지기수다. 이렇게 나는 메일의 홍수속에서 귀중한 나의 시간을 뺏기고 있다니... 그동안 내가 보내왔던 많은 메일들이 얼마나 받는이의 소중한 시간을 빼앗았는지, 혹은 예의를 갖추어야할 분들에게 얼마나 실수를 했는지, 주소록 정리를 잘못하고 있었구나... 책을 덮는 순간 바로 주소록을 정리했다. 그동안 내가 보내왔던 메일함을 열어서 모두 발송 취소를 하고 싶었지만 이미 엎어진 물이라 얼굴만 붉히고 말았다.
저자는 인터넷과 프로그램 사용에 익숙하지만 '정확한 메시지 전달'이라는 커뮤니케이션의 핵심을 놓치는 일이 많은 신입사원과 정확한 내용 전달에는 충실하지만 기기 사용과 적절한 표현의 기술이 부족한 중견사원 및 간부사원 모두에게 유용한 정보를 제공하기 위해서 책을 펴냈다고 한다. 그렇다, 우린 너무나 대중화된 인터넷상의 넘쳐나는 정보를 상대에게 정확하게 전달하는데는 참으로 미숙하다. 우리의 국민 배우 최진실을 잃게 된 이유는 철 없는 20대 여성들의 메신저 내용이 와전되어서 이기도 하다.
우리가 메일을 보내는 이유는 정보 전달, 설득, 사교가 목적이다. 요즘 여러 소장님들과 교수님들과 준비하는 협회와 새로이 시작되는 학교 오픈 행사로 3가지 목적을 모두 가지고 보내야 하는 메일들이 수백여통이다. 만약 이걸 전화로 해야 한다면 어마어마한 전화요금이 부과되겠지만 메일이 있어서 이 얼마나 고마운 일인지~~~~~~~~ 하지만, 이메일의 고마움에 이제는 다소 식상함이 느껴지는 것도 사실이다. 언젠가 코스모폴리탄 편집장이 쓴 책속에서도 그녀는 여성만이 가지고 있는 감성적 특권으로 이메일을 넘어서라고 말한다. 요는 정말 고마움을 전달할 일에는 자필로 쓴 카드를 보내 보라는 거다. 예전에는 난 참 많이도 핸드메이드 카드를 많이 보냈는데...올 겨울 크리스마스때 핸드메이드 카드의 진가를 한번 보여볼까나?
아래는 전략적 비즈니스 이메일 보내기 요령을 썸머리 해 보았다.
★ 이메일 작성의 기본문법 1. 수신인 정보 2. 제목 - 제목에서 용건이 드러나야 한다. - 글머리 기호의 활용 ; [전달], [요청], [참조], [확인], [자료], [공지] 등등 - 주의해야할 제목(스팸메일로 오해받는 메일 제목) ; 광고, 홍보, CD, 섹시같은 단어는 금기 단어. RE/RE/RE/RE/RE/RE형식의 메일 제목은 옳지 못함.
3. 호칭 및 도입부 - 메일의 첫부분은 상대의 이름을 쓰는 것이 좋다. - 직급이 있으면 직급을 불러주고, 직급이 없다면 OOO님이라고 해주는게 좋다. - 상대를 어떻게 알게 되었는지 나를 정확히 먼저 밝혀라. - 기분 좋아지는 인사를 건네라 ; 남, 녀을 구분하여 잘 선택한다.
4. 본문 - 1분안에 핵심을 파악할 수 있도록 작성하라. - 명확한 소제목 붙이기, 키워드 중심의 번호 및 기호 붙이기, 가조 사항 표시하기, 들여쓰기 - 짧고 간결하게, 한 눈에 다 보이게 하라 ; 한 페이지내에서 다 읽을수 있도록 작성할것. - 3개 이내의 단락이 좋으며, 하나의 단락은 3문장 이내로 1문장은 1줄 이내로 쓰는 것이 좋다. - 중요한 것부터 상대의 언어로 쓰라 ; 전문가 용어를 많이 쓰지 마라.
5. 끝인사 및 발신자 정보 - 도입부와 일관된 거리감 유지하라. - 본인의 이름만 쓰는 끝인사는 무례하거나 거만해 보일 수 있으니 주의 하라. - 상대가 미소를 지으며 메일을 닫도록 하라.
6. 발신자명 - 사적인 내용과 관심사로 인간미를 드러내라. - 가벼운 개인사를 넣어도 좋다. - 작은 열쇠가 큰 문을 여는 것처럼 정을 담아라.
※ 추신활용 - 발신자 정보 ; 회사명/부서명/이름/직위/직급 & 전화번호/팩스번호/휴대폰번호/우편번호/주소/MSN - 여러개의 서명을 준비 ; 상대에 따라 맞는 서명으로 보내라. - 자신을 최고의 명품처럼 광고하라.
※ 메일에 적합한 글씨체 - 비지니스 ; 명조체, 굴림체 - 예의를 갖추어야 할 경우 ; 견명조체, 궁서체 - 영어 ; Arial, Time New roman계열 - 글자 크기 ; 10~11포인트(8포인트 이하나 16포인트 이상은 삼가라)
※ 주소록 관리 - 상대가 기뻐할 이름으로 등록한다. - 메일을 확인한 즉시 입력한다. - 명함을 받은 즉시 입력하고 2~3일 이내에 메일로 인사를 한다. - 바뀐 정보는 즉시 증정한다. |
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업무의 80%는 메일을 통해 처리하는 나에게 전략적 비즈니스 이메일이란 책은 내가 잘하고 있는 부분과 잘못하고 있는 부분을 되짚어 볼 수 있는 좋은 기회가 되었던 것 같다.
처음 업무를 시작할 때 이 책을 만났더라면,,, 더 좋았을 거란 생각도 들었지만, 이제라도 고칠 부분을 알게 되었다는 건 다행이다. 항상 메일을 쓸 때 예전에 썼던 메일을 참고하여 조금 변형하곤 했는데,, 상대방의 입장이 아닌 내 말만 쓰지 않았었나 싶다. 상대방의 입장에서 쓰는 메일은 글을 쓰는 어투에서도 달라야 한다. 그 면이 내가 이메일을 작성할 때마다 가장 고민했던 부분이었다.
이 책은 총 7장으로 이루어져 있고, 처음 이메일에 대한 포괄적인 내용부터 시작해 세세하게 이메일 쓰는 방법을 설명하고 있다. 정말 제목부터 마침인사를 할 때까지 모든 항목을 짚어주고 있다고 보면 된다. 마지막 부분에서는 이메일 관리법도 나온다. 나 역시 넘쳐나는 이메일로 수신함 용량이 넘쳤던 경험이 있던지라 관심있게 읽을 수 있었다.
이메일은 누구에게나 친근한 정보전달 수단이지만, 제대로 활용할 수 있는 사람은 많지 않다. 나 역시 이 책을 통해 잘못된 부분을 수정하고, 정말 상대방의 마음을 움직일 수 있는 비즈니스 이메일을 작성해보려고 한다. 습관을 고치긴 쉽지 않기 때문에 회사에 처음 들어가 이메일을 업무적으로 이용해야 하는 사회 초년생에게 이 책을 추천해 주고 싶다. |
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책에 나오는 A,B씨! 나는 어떤 쪽에 속할까? 당연히 A쪽이다. 같은 일을 하고도 꼭 늦게까지 추가업무까지 하는 사람이 있는데, 나도 약간은 그런 쪽에 속한다고 볼 수 있다. 특히나, 처음으로 하는 일에는 얼마나 당황스러운지 꼴찌에서 새어가는 것이 훨씬 더 빠를때가 있다. 그 가운데 컴퓨터는 정말로 모르갰다, 넘 복잡하다. 어느날 초등학교 아이가 컴퓨터 하는 것을 봤는데 거의 수준이 같을 정도라서 나도 놀랐다. 모르면 얼른 배워야 상책인데 미루고 미루다 보니 이제는 챙피해서 컴퓨터학원에 발을 못들여 놓을 정도이다. 솔직히 메일을 보낼 일이 일을 하면서 늘어가지만 제대로 된 메일을 보내야 하는 일이 아니라서 큰 신경을 쓰지 않았는데, 이 책을 보는 순간 이제는 배워야 할 때가 아닌가 하는 생각이 들었다. 그동안은 짧은 형식의 이메일이였고 최대한 예의를 표현하면 된다는 느낌으로 작성했는데 뭔가 차별화된 전략과 전술이 필요한 때가 왔다. 작은 차이가 모여 프로를 만든다! 그럼, 전략적 비즈니스 이메일을 보낼수 있는 방법을 살펴보자!
전략가란 성공적인 결과나 원하는 바를 얻어내기 위한 계획을 세우는 기술이 뛰어난 사람이다. 이러한 점에서 전략가는 두가지의 요건을 갖추고 있어야 한다. 첫째는 계획을 세우는 기술이고, 둘째는 무엇을 달성해야 하는지에 대한 명확한 목표 의식이다.... 전략적으로 이메일을 보낸다는 것은 이유와 목적이 분명하다는 뜻이다. 메일을 쓰는 주목적이 정보전달인지 상대방 설득인지 아니면 사업기회를 잡기 위함인지 명확히 드러나야 한다. 상대가 의도를 잘 이해하도록 메일을 쓰려면, 글쓰는 사람은 상대가 내 메일을 읽고 무엇을 이해하고 어떤 점에 동의하기를 바라는 가?상대가 나에 대해 어떤 이미지를 가지길 원하는가? 하는 질문에 스스로 답할 수 있어야 한다... -본문 중- 비즈니스 이메일은 자신의 사업을 글로 설득하는 작업이라는 생각을 했다. 선택은 100가지 중에 99가지를 포기하는 것이라고 했다. 이메일에서는 100가지를 다 담아서 보낼수 없기 때문에 1%의 요체로 상대방에게 핵심메세지를 보내는 것이 중요할 것이다. 내가 좋아했던 누드글쓰기처럼 그는 이번에도 알기 쉽고 따라하기 쉬운 비즈니스 메일법을 소개하고 있는데, 전혀 어렵지 않으면서도 뭔가 확실히 정리되는 느낌이었다. 목표와 기술~! 은 어느 분야에서도 통하는 것이지만 이 두마리 토끼를 잡기란 쉬운 일이 아니다. 나는 어떤 유형일까? 읽어 본 결과 잡답형, 독백형에 가깝지 않을런지... 아무튼 내가 초보! 왕초보란 사실이 드러나고 말았다. 이메일은 전략적 글쓰기라고 해도 과언이 아니다. 어쩌면 더 힘든 것은 핵심 중에 핵심을 보내야 한다는 것이다. 이 책에는 우리들이 주로 실수하는 항목이 있어 실수를 줄여줄 수 있기도 하지만 철처히 저자가 말한 성공적인 이메일의 4가지 조건 메세지의 적합성, 발신자의 목적, 수신자의 관점의 필요, 타이밍을 지키고 있다는 것이다. 어떤 것도 소홀히 하면 절대로 안된다! 왜? 비즈니스이니까. 친구들끼리, 아니면 학교에서 간단한 업무로 메일을 보내는 수준으로는 사회에서 비즈니스 이메일 전략에 성공하기 힘들다. 고로, 이 책이 필요하다는 뜻이다.
이메일 작성에 필요한 6가지 요소는 "수인인 정보, 제목, 호칭 및 도입부, 본문, 끝인사 및 발신자 정보, 발신자명"이다. 상대방이 1분을 보더라도 파악할 수 있는 메일이 되도록 하자. 특별함이란 '특별한 일을 해내는 능력'에서 나오지 않는다. 평범한 일을 '특별하게 해내는 능력'에서 나온다. 상대에게 전할 1장짜리 이메일을 한문장으로 주린다면 어떤 말을 하겠는가? 바로 그말을 제목으로 작성해보자. RE가 3번을 넘는 것은 좋지 않다. 개요를 써라 냉무 메일을 보내지 않도록 하라. -본문 중- 이메일의 6가지 요소 가운데 빼놓을 것이 없다. 자세한 내용은 책에 아주 자새히 나와있지만, 쉽지만 놓치기 쉬운 것에 대한 소스를 뽑자면 개요를 쓰는 것이다. 아무런 개요없이 내용을 쓰는 것 보다 더 이해도가 높고 예의도 있어 보이는 것은 나만 그럴까? 그리고 답장을 쓰다보면 RE가 반복되서 끝도 없을 때가 있는데 센스있게 제목을 만들어 준다면 상대편에서도 더욱 좋아할 것이다. 그냥 놓친다고 뭐라고 할 사람은 없겠지만 중요한 사업에 관련된 경우라면 꼭 지켜야 하는 소스가 아닌가 한다. 냉무 메일! 아직까지 메일에서 냉무로 보낸 적은 없지만 이건 작지만 큰 실수 있을 수 있다. 그리고 서명에 좀 더 신경쓰기! 그 내용도 역시 책에 담겨 있다. 이 책은 예시들이 많이 있어서 글로 이해하고 예시로 확실하게 실력을 다지니까 머리에 쏙쏙 들어온다. 비즈니스 메일! 쓰기 너무 어렵다 생각하신다면 강추이다. 이메일! 로 비즈니스에서 특별한 사람되기 시작해보자! |
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사실 이 책을 읽기 전에 이메일을 쓰는데 무슨 전략이 필요하고 비즈니스 메일이 따로 있나라고 생각했는데 읽어보니 그게 아니더군요. 아무래도 비즈니스기 때문에 개인적인 내용에 비해 형식도 중요하고 어떻게 눈에 잘 띄게 할 지 왜 그리 알아야 할 내용도 많은지 모르겠네요. 굳이 비즈니스 메일이 아니더라도 하루에도 수십통의 이메일을 받고 쓰곤 하는데 몇 줄 되지 않는 이메일이지만 나름의 쓰기 방법이 있고 그런 형식이 불필요한 것이 아니라 더욱 더 내용을 돋보이게 하고 정확하게 전달할 수 있는 좋은 방법인 것 같다는 생각이 들게 하네요. 정말이지 지금까지의 이메일이 아마추어의 작품이라면 이 책에 나온 방법대로 작성한다면 그야말로 프로의 냄새가 팍팍 나지 않을까요? 하지만 굳이 책에 있는 방법을 고수하지 않더라도 자신만의 독특한 형식이 있다면 조금 가미하는 것도 개성 아닐까 하는 생각도 해봐요. 요즘은 개성 시대잖아요. 하지만 전체적인 틀은 책에서 말하는 것이 보기에도 좋고 쓰기에도 좋은 것 같아요. 그리고 작성법 뿐만 아니라 메일 관리법도 나오는데 평소에 몰랐던 좋은 기능이 있어 활용하면 메일 분류라든지 여러사람에게 대량 발송할 때 좋을 것 같아요. 비즈니스 이메일라는 제목에 맞게 현장에서 직접 이용할 수 있는 전략이 구체적으로 설명되어 있어 참고하면 유용할 것 같아요. 그리고 요즘은 글로벌 시대라서 혹시 영어로 이메일을 보낼 일이 있을 것 같기도 한데, 그럴때 사용할 수 있는 영어 이메일 왕초보 작성법도 있네요. 직접 얼굴을 대면하지는 않지만 편지는 보내는 사람의 얼굴이라고 할 수 있잖아요. 이왕이면 멋진 이메일을 작성해서 보내면 자신을 돋보일 수 있는 하나의 방법이 되지 않을까요? |
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너무 지엽적인 내용보다는 기본에 충실한 내용 위주로 목차를 구성하였습니다. 그래서 특별한 노하우를 제시한다기보다는 상식적인 선에서 가이드를 제시합니다. 알고 있던 내용이라 해도 막상 필요한 순간 체계적으로 떠오르지 않을 때가 있는데, 그럴 때 이 책의 목차를 펴놓고 한 번 떠올려봐도 좋을 것 같습니다. 여러 번 곱씹을 필요 없이 딱 한 번만 읽어도 대강 생각날 만한 내용들이거든요. |
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오늘날 일상의 생활에서 이 메일은 빠질 수 없는 커뮤니케이션 도구가 되었다. 특히 비즈니스 커뮤니케이션 환경은 컴퓨터와 인터넷을 중심으로 급변하고 있다. “전략적 비즈니스 이메일” 도서에서는 이러한 커뮤니케이션 도구에 대해서 사적인 내용이 아닌 업무적인 부분에서 이메일 사용과 관련하여 성공적인 이메일 활용에 대한 구체적인 방법을 제시하고 있다. 일반적으로 업무와 관련하여 직무 교육이 이루어지고 있지만 커뮤니케이션과 관련하여서는 다소 개인적인 스킬이라 여겨져서 신입직원 또는 기존 직원들에 대해서 상대적으로 교육이 많이 진행되고 있는 상황을 극복하기에 좋은 도서가 아닌가 생각한다.
이 책에서는 이메일과 관련하여 이메일의 중요성을 인지시키고 성공적인 이메일 활용을 위해서 이메일로의 접근, 작성, 표현, 관리 등 4가지 전략으로 나누어 각각의 전략에 대해 세분화하여 설명하고 있으며 끝으로 현장 상황에 맞춘 상황별, 직급별 이메일 전략을 설명하고 있다. 각각의 내용에 대한 간략한 사례와 설명, 단락별 구분 등은 책을 읽어 나감에 있어서 다소 재미를 부여하지 못하지만 이메일과 관련하여 생각지 못한 부분까지의 내용을 다룬 것을 볼 때 전체의 내용을 한번 읽고 끝내는 책이 아니라 매뉴얼과 같은 도서로 분류하여 필요시 단계적으로 읽고 적용을 한다면 책의 활용도를 극대화 할 수 있으리라 생각이 든다. 책을 한 번 읽은 다음에는 소제목별로 끝부분에 정리되어 있는 포인트만 모아서 정리해두어도 이메일 활용에 대한 충분한 가이드가 되리라 생각한다. 특히 후반부에 있는 현장 컨설팅 부분에서는 상황별 이메일 사례에 대해서 Before, After로 나누어 전략적 이메일 클리닉이 어떻게 적용되는지를 보여주어 이해와 적용에 큰 도움을 주고 있다.
몇가지 아쉬운 부분을 표현하자면 이메일과 관련하여 다양하게 세분화하여 설명을 하고 있기는 하지만 다소 반복적인 내용의 전개가 많이 있는 것 같다. 저자가 이메일 작성과 관련하여 간결하게 핵심을 표현할 것을 강조하고 있는 것에 비해 책의 내용은 다소 반복적으로 많이 다루어졌다고 생각 한다. 또한 사례를 소개함에 있어서는 예시 보다는 좀 더 사실적인 사례를 많이 다뤄주었다면 책을 읽어나감에 있어서 지루함을 달래줄 수 있었을 것이라 생각이 든다. 363페이지의 일반적인 도서 보다는 핵심 내용과 사례로 좀 더 가볍게 편집이 되었다면 업무 환경 주변에 배치하고 업무 참고서로 활용될 수 있지 않았을까 하는 아쉬움이 남는 책이다.
끝으로 이 책을 통해서 이메일과 관련해서 제시되는 몇가지 전략을 소개한다.
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