비즈니스 목적은?  상대방을 설득시키는 것이다.

설득 시키는 방법에는 어떤 것들이 있을까? 말과 글이다. 우리가 일상에서 사용하고 있는 말과 글이 비즈니스에서 통용된다는 말인가? 반은 맞고 반은 맞지 않다. 비즈니스에 맞는 논리적인 화술과 명확한 표현력이 들어간 글이 필요하다. 비즈니스에서 사용되는 문서에는 어떤 것들이 있을까? 기안문서, 공문서, 제안서, 이메일, 홈페이지, 블로그 등이 있다. 비즈니스 문서를 매일같이 사용하면서 적절하게 작성된 문서인지 검증도 받지 않은 체 사용하고 있는 것이다. 이를 안타깝게 생각한 저자는 자신이 수년 동안 터득한 노하우를 독자에게 전달하고자 하였다. 개인적으로 20년 동안 비즈니스 문서를 작성하였지만 비즈니스 문서에 규칙이 있다는 사실을 인지하지 못했었는데 이 책을 통해서 알게 되었다. ‘무식하면 용감하다’는 말이 있듯이 ‘20년동안 용감하게 살았구나’라는 생각을 하게 되었다.

제1장    좋은 문서를 디자인 하려면 메시지에 대한 이해가 필요하므로 정확하고 분명하게 메시지를 이해해야 한다. 그렇다면 메시지는 어떤 유형이 있는가? 책에서는 3가지 유형으로 구분하였다. 첫째 기술은 상태나 현상을 묘사하는 것으로 좋거나 나쁜 개념이 전혀 개입되지 않은 상태를 말한다. (~은 ~이다.) 둘째 평가는 사물이나 현상의 옳고 그름을 나타내는 상태를 말한다. (~은 ~이 좋다.) 셋째 규범은 사물이나 현상의 본연의 모습을 나타내거나 사람이 해야 할 행동을 제시하는 것을 말한다. (~은 ~해야 한다.)

제2장    논리가 있는 메시지는 설득력을 높이고 설득력을 높이기 위해서는 명료한 메시지의 표현이 필요하다. 명료한 메시지를 구성하기 위해서는 첫째 주어, 술어 관계가 분명한 문장을 사용한다. 둘째 메시지를 연결할 때 올바른 논리 접속어를 사용한다. 셋째 이미지가 떠오르는 구체적인 표현을 사용한다.

제3장    상대방을 효과적으로 설득하기 위해서는 메시지의 구성이 중요하다. 메시지의 구성하는 방법에는 피라미드 구조가 있는데 이의 장점은 첫째 전체의 논리구성을 시각적으로 비교 검토할 수 있으며 필요에 따라 자세한 사항을 바로 확인할 수 있고, 둘째는 계층별 메시지를 비교할 수 있다. 이 피라미드 구조는 큰 주제를 먼저 정하고 점점 잘게 쪼개나가는 방식의 상의하달 식 방법이 Top down방식과 하위 메시지들을 통해서 결론을 내리는 하의상달 식 방식이 button up 방식, 그리고 테마 별로 메시지를 그룹화하여 테마가 분명하게 구분된 문서를 만들 수 있는 테마 피라미드 구조가 있다. 사안에 따라 적절한 구조를 선택하면 된다.

제4장    비즈니스 문서 대부분이 문제를 해결하기 위한 것들이다. 문제는 이미 발생한 문제를 원래대로 되돌리길 원하는 원상회복 형, 방치하면 문제가 되므로 미리 예방하기 위한 잠재 형, 큰 문제는 예상되지 않지만 좀더 향상을 꾀하는 이상추구 형 이 있다. 이 문제를 해결하기 위한 5가지 방법을 제시하였다. 첫째 문제를 찾아내는 것이 중요하다.. 둘째 구체적인 과제를 설정한다. 원상 회복형은 정확한 상황파악을 하여 원인규명과 응급처치하는 것이 과제이고, 잠재형은 예방책과 발생시 대응책으로 문제 발생확률을 낮추는 것이 중요하고 이상추구형은 현재의 상황을 파악하고 이상을 설정하여 달성하는 것이다. 셋째 과제에 대한 대체 안을 마련한다. 브로인스토밍을 통해서 제시된 대체안을 협의 하여 방법을 모색한다. 네째 대체안을 평가한다. 대체안이 도출되면 장.단점을 파악하고 정확한 평가기준과 평가항목을 만들어 분석한 후 대체 안을 평가하여 결정하면 된다. 마지막으로 해결책을 실시한다. 평가가 끝난 대체 안은 실시 종료의 기한을 정하고 실시 항목을 설정하고 지식이나 기술을 습득한 다음 실시 공정표를 만들고 행동하면 된다.

제5장    문제해결을 위해서는 스토리 전개가 중요한데 그 전개 방식은 문제해결 프레임이 적절하게 겹치는 형태의 문서로 디자인 하면 효과가 좋다. S(상황설정)에서는 주인공과 상황, 그리고 스토리 전개의 범위를 규정한다. -C(문제발견) 원상회복형인지 잠재형인지 이상추구형인지 문제를 발견한다. -Q(과제설정) 읽는 사람이 어디까지 기대하고 있는 가를 나타내게 해야 한다. 그리고 S와 C와 Q은 도입부 이므로 한 개의 단락으로 구성하는 것이 좋다.-O(장애 극복) 상황설명과 대응책, 모든 대책, 예방책, 실시입안등 글의 70% 이상을 작성한다. -R(해결정리)하는 전개방식이다. 서론, 본론, 결론으로 구성하려면 S-C-R은 서론, O는 스토리의 본론, R은 결론으로 구성하는 것이 좋고, 기승전결로 구성하려면 S-C-R은 기, O는 승전승전승전, R은 결말로 구성하면 좋다.

제6장    피라미드 구조 기반으로 성립된 리포트 형식과 프레젠테이션 형식 중에서 하나를   선택하여 포맷을 잡고 우선 말하고자 하는 것이 들어있는가? 내용의 깊이는 있는가? 전달은 되었는가? 의 흐름을 따라 작성하면 된다.

제7장    설득력을 높이기 위해서는 여러 가지 방법이 동원되어야 한다. 첫째 상대방을 설득하기 위해서는 톱 다운 방식이 효과적이다. 둘째 비용과 효용 또는 긴급성 측명은 잠재형 문제가 효과적이고, 전망이론에서는 잠재형 문제가 효과적이고, 사내 상층부에 제안하는 것이라면 이상 추구형이 효과적이다. 셋째 리스크를 적절하게 언급하는 것이 중요하다. 넷째 대체안은 단일제시는 피하고 최소 3개정도가 좋다. 마지막으로 규범 메시지, 기술메시지, 평가 메시지를 써야 할지 결정해야 한다.

자기계발서보다는 교과서에 가까운 책이다. 생각했던 것보다 훨씬 어려웠다. 학창시절 국어 공부를 좀더 열심히 할걸 하는 생각을 했다. 비즈니스 글쓰기는 이와 같이 해야 하지만 개념을 잡는데 너무 어려웠다. 그래서 개인적으로 사용하고 있는 글쓰기를 소개하겠다.

첫째 문서는 간단하게 작성되어야 한다.

둘째 제목이 중요하다.

셋째 전달하고자 하는 메시지가 한눈에 보이게 하라.

넷째 긴 설명 글은 과감히 삭제하라.  

다섯 결론을 먼저 말하라. 저자가 말한 TOP DOWN 방식이다.

여섯 정보를 전달하고자 하는 사람이 누구인지를 파악하라.

모든 업무의 기초, 논리적인 표현력을 배우는[업무 달인에게 배우는 비즈니스 글쓰기]

 업무 달인에게 배우는 비즈니스 글쓰기

-다카스기 히사다카

안철수도 들었다는 펜실베니아 대학 와튼스쿨의 경영대학원 MBA수료, 모빌, 맥킨지, JP모건 등의 뉴욕 도쿄사무소에서 근무, 현재는 기업연수, 코칭 집필, 강의, 쓰쿠바대학 대학원 객원교수 등 활발한 활동을 하고 있는  다카스키 히사다카 (일본식 이름은 언제 들어도 익숙치 않고 불편하다. 너무 각진 느낌이랄까? ㅠ_ㅠ) 의 저서 [업무 달인에게 배우는 비즈니스 글쓰기]

 이 책은 '논리적 사고'와 '쓰기 기술'을 통합적으로 배울 수 있는 교과서.

논리적인 사고력과 명료한 표현력이 조화를 이룬 설득력 있는 문서를 작성하는 것이 목적이다. 또한 그러한 논리 표현력은 모든 업무의 기초가 되며, 자신의 경력을 쌓는데도 도움이 된다.

이 책은 기초편과 실천편의 2부로 구성되어 있으며

1장은 문서작성의 기본이 되는 부분,

2장은 메세지의 명료한 표현인 주어,접속어,구체성이 포인트,

3장은 자유자재로 구사하고 싶은 사고표현의 기술,

4장은 스토리전개의 기초

5장은 명료한 흐름의 스토리 전개

6장은 리포트, 프레젠테이션의 전개

마지막 7장은 설득력을 한층 더 높일 실천을 위한 기술로 이루어져있다.

메세지의 종류

비즈니스 문서의 메세지는 세 종류로 나뉜다.

'N서울타워의 높이는 236.7미터이다.' ,'A사에서 근무하는 직원은 5천명이다' 의 사실을 묘사한 기술메세지

'이 페트병은 내구성이 뛰어나다', 'N서울타워는 디자인이 우수하다'의 좋고 나쁨의 해석이 강하게 드러난 평가메세지

'이 페트병의 용량은 500밀리리터이어야 한다.', '이 여행자는 N서울 타워에 올라야 한다.'의 행동을 제시한 규범메세지

메세지를 이해했다면 무엇에 대해 말하고자 하는가에 대한 테마를 설명한다. 그리고 이제 제 2장 메세지를 얼마나 명료하게 표현할 것인가에 대해 학습한다.2장의 마지막 장에는 앞서 공부한 것들의 연습문제도 나온다.(각 장마다 연습문제 포함되어 있음)

과제1 논리접속어 교체

문장 속 밑줄의 '애매한 접속어'를 논리접속어로 바꾸시오.

1.변호사는 특허 설명 부분에 '고유 기술'이라는 표현이 없고, 두 회사의 주장이 서로 다르다는 사실을 지적했다.

2.본 제도는 유럽에서 이미 본격화하고, 미국에서도 주 수준에서 도입을 결정했다.  p124

중간중간 도표와 그림이 삽입되어 있어 이 책의 설명을 돕는다. 한국사람이라 어릴 때부터 한글에 익숙하다. 그러나 긴 장문의 글을 쓰다 보면 대부분이 맞춤법, 글자, 어법 등을 하나쯤은 틀리게 마련이다. 비즈니스글쓰기 또한 마찬가지다. 알고 쓰는 글쓰기와 모르고 쓰는 글쓰기는 아무래도 차이가 나지 않을까?

이 책의 마지막 소제목은 "명제 자체를 보강하는 것도 설득력 향상에 중요"이다. 명제를 인식하는 작업은 자기 논리의 약점을 발견할 수 있어 유익하다. 그리고 이 책 [업무 달인에게 배우는 비즈니스 글쓰기]는 개인의 프리젠테이션이나 업무력 등의 약점을 발견하여 자기계발에 도움이 되어 유익하다.

 본 포스팅은 출판사에서 제공받은 도서로 작성된 서평입니다.

종사하고 있는 업무 분야마다 어떤 분야를 막론하고, 문서 작성의 중요성은 업무를 처리함에 있어 이루 말할 수 없이 크다고 할 수 있을 것이다. 일상의 이야기를 글로 풀어내는 것도 쉽지 않은데, 특정한 목적을 가지고 특정한 사람들을 대상으로, 내가 원하는 의도대로 제안을 하거나, 내가 알고 있는 내용을 전달(보고)해야 한다는 것은 매우 어려운 일임을 대다수 사람들이 느끼고 있을 것이라 생각한다.

이 책은 비지니스를 함에 있어 필요한 제안서나 보고서 등을 작성하는 방법을 기술한 책이다.

다소 추상적인 내용들을 명확한 내용으로 정리하고, 그것을 바탕으로 저자가 개발한 문서작성을 위한 프레임워크를 설명하고 적용하는 법이 기술되어 있다.

- 책의 도입부 - 

도입부에는 독특하게도, 메시지란 무엇인가라는 정의를 시작하고 있는데, 일반적인 글 쓰기 책들의 내용처럼, 책의 내용이 쉽게 와 닿지는 않는다. 보통 대다수의 사람들은 메세지라는 것은 "그냥 메세지"라고 생각하지 "메세지는 무엇이고, 종류에는 어떤 것들이 있고, 그것을 생각해서 말로 표현하는 과정은 어떠하다"라는 것을 인지하고 있지 않기 때문일 것이다.

사람이 무의식적으로 사고 하는 과정을 글로써 풀어내다 보니, 일상적으로 자주 접할 수 있는 내용도 아닐 뿐더러, 격조사, 자동사, 타동사 등의 용어들이 자주 등장하므로, 곰곰히 생각하지 않으면, 내용을 쉽게 이해하기가 쉽지 않다. 그럼에도 불구하고, 내 개인적으로는 이 책을 끝까지 이해함에 있어 가장 도움이 되었던 중요한 부분이고, 가장 인상이 깊었던 도입부였다.

- 책의 주요 내용 -

이 책에서는 메세지를 크게 아래의 3종류로 나눈다.

1. 기술 메세지 : 사실에 대해서 기술한다.

2. 평가 메세지 : 사물이나 현상의 옳고 그름에 대해 나타낸다.

3. 규범 메세지 : 사물이나 현상의 본연의 모습을 나타내거나, 해야할 행동을 제시한다.

분류된 메세지들을 가지고, 각 메세지 간의 관계를 파악하여, 적절하게 논리접속어를 사용하여, 내용을 전개하는 방법에 대해 설명한다.

일반적인 글쓰기 서적들이 문장을 꾸미고 내용을 작성하는 데에 중점을 두고 있는 데에 반해, 이 책은 내용을 작성하는 방법을 가르쳐 주는 책은 아니다. 철저히 비지니스 문서의 구조, 논리접속어를 사용한 문장의 명확성 확립, 제안서나 보고서의 전개 방식에 초점을 맞추고 있다.

물론, 일반적인 글을 쓸 때에도, 논리접속어를 통한 문장의 연결이라든지, 테마의 설정, 문단 내용의 흐름 등은 당연히 동일하게 적용될 수 있으므로, 소설이나 시와 같이 의도적인 배제를 하는 경우가 아니라면, 보편타당하게 적용될 수 있는 원칙을 가르쳐 주고 있어, 글을 작성함에 있어 매우 큰 도움을 얻을 수 있다.

각, 단원의 마지막에는 연습문제들이 있어서, 읽었던 내용을 정리하고 적용해 볼 수 있게 구성되어 있는데, 적절한 난이도의 문제들이 배치 되어 있어, 공부 하는 느낌으로 마무리하기에 좋았다.

단지, 아쉬운 점은 책의 내용이 자칫 딱딱하고 지루하게 느껴질 수도 있다는 부분인데, 책의 주제상 어쩔 수 없는 부분이라 생각이 되었다. 비지니스 문서 자체가 딱딱한 내용이 아니던가.. 포멀한 문서의 작성법을 다루는 책이 유머러스하다는 것도 웃기는 일일게다.

- 전체적인 구성 -

전체적인 흐름을 살펴보면, 

메세지의 정의 및 종류 -＞ 메세지 간의 연결 -＞ 단락의 구성 -＞ 단락간의 연결 

-＞ 문서의 구성 -＞ 제안서나 보고서에의 적용 -＞ 실천 제안

의 순서로 설명이 진행되고, 구체적인 문서 작성 방법으로

문제발견과 과제 설정을 원상회복, 잠재형, 이상추구형의 3가지로 분류,

전체 문서는 SCQOR의 구조로 문서를 작성하도록 하기와 같은 TH 프레임워크를 적용하기를 제안한다. 

S : Situation (상황설정)

C : Complication (문제발견)

Q : Question (과제제기)

O : Obstacle (장애극복)

R : Resolution (해결정리)

의 5가지인데, 제안이나 보고가 대부분인 비지니스 문서 작성에, 매우 적절한 구조라고 생각되며,

각 항목 별로 자세한 설명과 예제들을 제시하여 이해를 돕고 있다.

- 개인적 느낌 -

말하는 법이나 운동하는 법을 글로 배울 수 없듯, 글 쓰기 방법도 글로 배우는 것에 한계가 있다.

글을 잘 쓰는 방법은 많이 써보는 것이며, 이는 비지니스 문서 역시도 마찬가지일 것이다.

단지, 비지니스 문서는 일상적인 문서들과 달리, 명확한 의도가 전달되어야 하며, 사소한 실수가 큰 영향을 가져올 수 있기 때문에, 쉽게 작성할 수 없고 어려운 일임에도 불구하고, 아직도 기존에 정해져 있는 템플릿 대로 내용만 대충 채워서 넣는 일들이 비일비재한 것이 현실인 것 같다.

이 책의 내용을 바탕으로, 논리적인 사고력과 명료한 표현력이 조화를 이룬 설득력 있는 문서를 작성할 수 있는 실력을 갖출 수 있기를 기대하며, 이 책이 많은 직장인들의 비지니스 글쓰기의 정석이 될 수 있지 않을까 생각해 본다.