회사에서 보고서를 작성했는데 내가 의도한 대로 전달이 되지 않았다. 전혀 다른 의도로 읽혔다.

보고서 작성에 대해 나의 의도를 정확히 설명하지 못한 것이다. 내 의견을 말과 글로 전달하는 것이

왜 이리 힘들까?

그런 생각에 책을 들었다. 이 책은 한 장으로 요약해서 보고하는 방법을 설명하는 책이다. 

이 책을 읽고 나니 직장인들의 필독서가 되어야 한다는 생각이 들었다.

그 동안 내가 작성한 보고서가 제대로 전달되지 않은 이유가 들어 있다. 

나는 책에 나온데로 '주저리주저리' 서술형으로 쓴 것이다. 그래서 말하려는 게 뭔데?

보고 목적에 따라 8가지로 구분하였고 사례를 들어 설명한다. 

1. 검토 결과 보고서

2. 상황 보고서

3. 업무 개선 보고서

4. 제안 보고서

5. 계획 보고서 

6. 출장 보고서

7. 회의 보고서

8. 결과 보고서

각각의 보고서의 예와 작성 방법을 설명하여 활용도가 높다. 

기존에 보고서 작성 틀을 책에 나온 대로 적용하면 전달력이 높아질 것으로 기대한다.

보고서 작성 시 형식도 설명한다.

1. 넘버링  1,2,3 --＞ (1), (2), (3) --＞ 1), 2), 3)

2. 항목 나누는 괄호 [ ]

3. 글씨 크기 4가지 

    (1) 본문, 부제는 10포인트

    (2) 강조해야할 핵심 키워드는 12포인트

    (3) 제목은 16포인트

    (4) 레퍼런스 출처는 8포인트

4. 강조 색 하나 : 빨강 추천

이상과 같이 팀 내 문서에 대한 약속을 정하고 사용하면 혼선이 없을 것 같다.

＜ 보고 문장 TIP 10가지＞

1. 개조식 : 글을 쓸 때에, 앞에 번호를 붙여 가며 짧게 끊어서 중요한 요점이나 단어를 나열하는 

                 방식

2. 범주화 : 동일한 성질을 가진 부류나 범위

3. 쪼개기 : 대책 --＞ 장기적 대책, 단기적 대책 

4. 제목 : 목표를 표현한 제목 

    목표 검토 방법 : SMART 

     (1) S : 구체적(SPECIFIC)

     (2) M : 측정가능 (MEASURABLE)

     (3) A : 달성 가능 (ACHIEVEMENT)

     (4) R : 결과 창출 (RESULT)

     (5) T : 기간 명시 (TIME)

5. 명사형 정리

    (1) ~함, ~임, ~됨 빼고

    (2) 조사 빼고

    (3) 명사형 마무리

6. 객관적 근거

    (1) 구체적 데이터 제시

    (2) 비교 기준 제시

    (3) 판단 기준 제시

7. 숫자와 그래프

    숫자 표기 방식 : 연, 월, 일 글자 생략 --＞ 마침표 표시, 숫자 각각 띄어쓰기

    (예) 2021년 10월 24일 --＞ 2021. 10. 24.

8. 구어체 VS 문어체 

9. 축약어 : 회사 내부에서 자주 사용하는 경우 축약어 사용이 효율적일 수 있다.

10. 2가지 보고 센스 (상사의 지시 확인, 중간 보고) 

이 책은 구입해서 곁에 두고 활용할 책이다. 한 장 보고서 작성법을 간결하고 쉽게 설명하는

책으로 회사에서 보고서 작성의 어려움을 겪는 독자와 간결하게 정리하여 의견 전달을

하고 싶은 독자에게 추천하고 싶다. 

자기 PR의 시대라고 합니다. 적극적으로 자기를 드러내고 자신의 공로를 알리지 않으면 알아주는 사람 없이 버려지는 경우도 왕왕 볼 수 있습니다. 회사에서 자신을 적극적으로 알리기 위해서 가장 중요한 것은 역시 깔끔하게 잘 정리된 보고서가 아닐까 합니다. 정보가 넘쳐나고 알고 싶은 것이 많은 순간, 상사나 대표 등에게 올리는 한 장의 보고서는 때로는 인생을 바꿔놓기도 합니다. 많이 겪어보셨을 겁니다. 일을 잘 못해 보이는 직장 동료나 선배가 단순히 포장만 잘 한 것 같은데도 멋지게 성공해서 나은 평가를 받는 것을. 우리는 왜 그렇게 못 할까요.

'한 장 보고서의 정석'은 말 그대로 한 장으로 잘 정리된 보고서를 쓰는 방법에 대한 내용을 담은 책입니다. 이 책은 보고서를 처음 써보는 분이나, 자기 전문 분야를 연구하느냐 전달의 기술을 신경 쓰지 못했던 분, 또는 '이렇게 통일하자'라고 의사결정을 할 수 있는 분들을 위한 책입니다.

보고는 3가지 이유로 매우 중요하다고 합니다. 첫째는 보고는 회사의 언어로, 말 그대로 말이 통하지 않으면 모든 일이 소용없게 된다는 것입니다. 둘째는 보고력은 다른 업무의 기반이 되는 것으로, 생각과 정보를 타인에게 공유할 수 있는 능력을 갖추게 되는 것입니다. 셋째는 보고를 명확하게 할수록 인간성 평가로도 이어진다는 것입니다. 보고서 한 장으로 사람에 대한 인상까지 결정이 되는 것이니, 보고력을 갖추는 것이 필수가 될 수밖에 없습니다.

한 장 보고서는 쉽게 상사들에게 까일 수 있습니다. 이는 핵심이 잘 드러나지 않고, 두서 없이 문장만 꽉꽉 채우는 경우가 많으며, 팩트가 부족하고 액션 플랜이 부재하기 때문에 발생하는 것입니다. 그러기에 우리는 보고서 내에 핵심만 넣을 수 있도록 내용을 줄이고 요약하며, 보고서의 구조를 정리하여 다양한 보고 형태에 맞춘 보고서를 만들 수 있도록 합니다. 그리고 보고서에 넣을 만한 문장을 정리해서 빠르고 정확한 언어를 구사하게 합니다. 이 책은 핵심 요약, 구조 정리, 보고 문장이라는 3가지 큰 틀에서 독자들을 훈련시키고 있습니다.

이 책에서 다루는 연습 방법이 굉장히 특이하고 독창적이어서 재미있고 이해하기 쉽습니다. 유행가를 통해 so what?과 why so?, How?를 연습하는 것은 상당히 독창적이고 재미있습니다. 결론, 근거, 요청 또는 결론, 사례, 요청으로 깔끔히 정리하여 보고서의 뼈대를 만드는 연습을 유행가나 시를 통해 구조를 만드는 게 이해하기 쉽고 재미있었습니다. 이렇게 핵심 요약 훈련을 거치고 나면, 상사가 무슨 말을 하고 어떤 아웃풋을 내놓아야 하는지에 대한 구조 정리가 이어집니다. 이 책에서는 8가지 상황에 따른 보고서 및 한 장 보고서 템플릿을 제공하고 있습니다. 책의 내용과 상황을 이해한다면 여기 나와있는 다양한 템플릿을 미리 PPT나 워드로 옮겨놓고 필요할 때 꺼내 쓰면 무척 유용하게 사용할 수 있을 것 같습니다.

마지막 챕터의 보고 문장 tip 10은 문장을 만드는 데 쓰이는 다양한 팁들을 제공하고 있습니다. 개인적으로는 보고서를 작성할 때 구어체로 줄줄이 늘어놓는 경우가 많은데, 여기서는 문어체로 단호하게 잘라서 말하는 것을 추천하고 있네요. 그 외에도 축약, 명사형 글쓰기 등 다양한 팁들을 제공하고 있어, 여러 번 읽어보면서 연습해 보면 유용할 것 같습니다.

책의 내용이 유용하고 좋지만, 그냥 읽고서 끝난다면 이 책은 의미가 없습니다. 곁에 두고 생각날 때마다 읽어보면서 본인의 것으로 체득하지 않으면 책의 가치는 반감됩니다. 저도 이 책을 회사나 눈에 잘 띄는 곳에 두고 읽으면서 이 책에서 제공하는 팁들을 보고서와 일상생활에 녹일 수 있도록 노력하고자 합니다.

지금 나의 직무는 구매기획업무다.

기획 업무를 담당하다보니, 보고서에 대한 검토를 많이 하게 된다

각 팀에서 올라오는 보고서를 검토하다보면

그 포멧과 문구등이 정말 다양하고

또 개인적으로 보건데 참 잘 만들어진 보고서도 있고

볼수록 이게 뭔 말을 하고 싶은 보고서인가?? 하는 안타까운 보고서도 많다.

책을 읽어보면 어떻게 핵심적인 내용을 간략하게 요약하여 보고서를 작성하는가에 대한

내용이 잘 정리되어 있는데

또 이게 각 회사의 상황과는 다른 부분이 있기에

참조만 하는 편이 좋을 것 같다.

취업이후 가장 고민이 되는 것은 나의 생각을 간략하게 1-2장으로 효과적으로 전달할 방법에 대해서이다. 자소서 쓰는 것에 적응이 되어 짤막짤막하게 생각을 정리하는 습관이 길들여져있지 않기 때문에 도움이 필요했고 이 책은 그에 대한 빠른 답을 제시한다. 금방 읽고 금방 적용해 볼 수있다는 장점이 있다. 문어체보다는 구어체로 작성되어 읽기 편하다. 업무에 따라 적용이 되기도 하고 되지 않기도 하니 각자 자신이 필요한 부분을 발췌해 읽어야 한다.

일단 이 책은 보고의 중요성부터 강조한다. ‘보고는 회사의 언어’다. 사람이 아무리 좋으면 뭐하나? 업무 전달이 제대로 안 되는데! 아무리 똑똑한 사람도 자신의 생각을 회사의 언어로 바꾸지 못한다면 업무에서 좋은 평가를 받을 수 없는 것은 당연하다. 또한 일 자체의 진행에도 차질이 생긴다. 효율적인 전달 능력 없이는 업무 능력을 온전히 발휘할 수 없다. 거기에 더해 보고력은 다른 업무의 기반이 된다. 문서 작성, 미팅, 발표, 업무 관련 대화 등등 보고가 필요하지 않은 영역은 없다. 또한 보고받지 못한 정보들로 인한 손해, 늦은 보고로 인한 회사 차원의 큰 손실도 빼놓을 수 없다. 그렇다면 이렇게 중요한 보고를 대체 어떻게 하는 것이 가장 효과적일까? 복잡한 생각과 긴 글을 ‘한 장 보고서’에 어떻게 정리해야 할까?

저자 박신영은 이 책에서 ‘한 장 보고서’를 쓸 때 필요한 역량 3가지를 중심으로 원 페이지 보고서에 관한 모든 것을 세심하고 구체적으로 풀어놓는다. 핵심 내용을 명쾌히 요약할 수 있는 핵심 파악 방법, 복잡한 생각을 선명하게 구조화할 수 있는 방법, 그리고 짧고 명확한 문장으로 쓰는 방법, 다시 말해 핵심, 구조, 문장에 관한 설명이 바로 그것이다. 무엇보다 저자는 보고서를 쓸 때 늘 보고의 목적을 상기하고 있어야 한다고 조언한다. 그래야 횡설수설하지 않고 할 말만 깔끔히 전달할 수 있다는 것이다. 이에 반드시 ‘결론 한 문장 연습하기’를 훈련하라고 권한다. 책 속에 자세한 방법이 제시되어 있다.

또한 핵심 요약을 노련하게 하기 위한 방법으로 ‘3가지 핵심 파악 질문법’을 강조한다. 결론부터 이야기하고 그 후 상황(문제)과 요청사항을 순서대로 이야기는 하는 ‘결론 정리 질문법’, 복잡한 상황을 먼저 보고하고 요청을 전달하는 ‘요점 정리 질문법’, 문제점과 원인, 제안을 순서대로 이야기하는 ‘제안 정리 질문법’이 그것이다. 결론을 중요시하는 상사에게 보고하거나 시간이 지날수록 집중력이 떨어지는 회의석상에서는 결론 먼저 이야기하는 결론 정리 질문법이 유용하다. 요점 정리 질문법은 상황을 보고할 때 적합하고, 제안 정리 질문법은 상대방에게 내 제안을 설득시켜야 할 때 유용하다. 이 3가지 종류의 질문법을 습관화하면 아무리 긴 글이나 긴 말도, 핵심만 요약하는 게 수월해진다. 이 3가지 질문법을 훈련하기 위해 저자는 윤종신의 「좋니」, 김건모의 「사랑이 떠나가네」, 자이언티의 「꺼내 먹어요」 등의 노랫말을 통해 질문법의 강점과 사용법을 알아본다.    

"한장 보고서의 정석" 마음에 와 닫는 제목이다.

회사에서 상사에게서 듣는 말...

"...에 대해서 한 장으로 만들어와 봐.." 이런 말을 많이 듣는다.

이런 것에 대한 답을 얻을까해서 구입했다.

사실 구입하면서 정답을 얻을 거라고는 생각진 않았다...

그리고 읽고 나서도 역시 정답은 없었다.

그래도 정석은 아니지만 간간히 보고서를 쓸때 참고할 내용은 있다.

다시봐도 "한장보고서의 정석" 제목은 잘 지은듯 하다.

어찌보면 제목하나 잘짓는게 보고서를 잘 쓰는것보다 더 나은 것일지도...

저자가 말하는 방법으로는 복잡한 상황을 먼저 보고하고 요청을 전달하는 ‘요점 정리 질문법’, 문제점과 원인, 제안을 순서대로 이야기하는 ‘제안 정리 질문법’이 그것입니다. 결론을 중요시하는 상사에게 보고하거나 시간이 지날수록 집중력이 떨어지는 회의석상에서는 결론 먼저 이야기하는 결론 정리 질문법이 유용합니다. 요점 정리 질문법은 상황을 보고할 때 적합하고, 제안 정리 질문법은 상대방에게 내 제안을 설득시켜야 할 때 유용합니다. 이 3가지 종류의 질문법을 습관화하면 아무리 긴 글이나 긴 말도, 핵심만 요약하는 게 수월해질수 있다고 합니다.