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비대면 회의를 대면 회의보다 효율적으로 이끄는 법. 보이지 않는 집단 규범. 언어적 의사소통에 대한 과도한 의존. 흐름을 끊는 기술적 장벽. 추가적인 노력이 필요한 커뮤니케이션
컨테이너 : 촉진자는 즐거운 학습 마인드를 불러오는 컨테이너를 만들고 유지하기 |
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코로나 시대에 많은 기업과 학교에서 비대면 회의와 수업이 이루어지고 있다. 이 책의 들어가는 말에서 원격회의에 대한 올바른 인식과 계획과 연습이 더해지면 그 시간이 조직 내 협업을 위한 효과적이고 참여적이고 강력한 메커니즘이 될 수 있다고 확신한다. 오늘날 원격근무는 수많은 조직에서 하나의 트렌드로 자리 잡고 있다. 이러한 현실에서 이 책은 원격회의뿐 아니라 일반적인 퍼실리테이션과도 큰 줄기를 함께 한다.
일반적으로 팀에서 진행되는 대면회의는 대체적으로 자유롭게 온가는 회의 분위기로 인해 비교적 쉽게 결과를 억을 수 있지만, 원격 공간에서는 의도치 않게 분위기가 딱딱해지고 팀원들은 원격회의에 제대로 몰입하지 못하고 쉽게 좌절감을 느끼는 이런 현상 속에서 원격회의의 문제점을 발견하게 된다. 이러한 원격회의에서 오는 좌절감, 이탈감, 지루함, 등의 증상은 인간의 사회적 욕구가 충족되지 않을 때 발생한다는 것이다. 이러한 문제점들을 지위, 확실성, 자율권, 관계성, 공정성에 주의를 기울임으로써 참석자들이 원격 공간을 위협적으로 인식할 가능성을 최소화할 수 있다고 말하고 있다.
이 책은 chapter가 끝날 때마다 친절하게 내용을 summary 해줌으로 독자가 더 쉽게 이해할 수 있고, 요약된 것만 봐도 어떻게 해야 할지에 관한 guide 역할을 충분히 하고 있다. 또한, 원격 촉진자의 역할에 대하여 기술하고 있으며, 회의 참석자들에게 실제 회의에서 적용 가능한 효과적인 원칙들을 여섯 가지로 나열하면서 친절하게 안내하고 있다. 원칙 1: 공정한 기회를 만들어라. 원칙 2: 회의의 흐름을 원활하게 하라. 원칙 3: 시각자료를 활용하라. 원칙 4: 연결성을 강화하라. 원칙 5: 즐거운 학습을 가능하게 하라. 원칙 6: 도구를 마스터하라. 마지막으로 원격회의 종료 후 어떻게 해야 할 것인가에 관하여 기술하고 있다.
저자는 마지막 조언을 통하여 원격회의는 촉진자와 참석자들 모두에게 매우 취약한 공간이기는 하지만 그 회의 가운데 보고 싶은 행동을 직접 실험하고 모방해보라고 권장하고 있다. 팀이든 조직이든 연습이든 상관없이 더 건전한 원격 협업을 달성하기 위한 더 나은 방법을 계속 찾으라고 독려하고 있다. 책을 읽으며 느낀 것은 대면회의가 주는 이로움이 있지만 원격회의가 일상화되고 있는 지금 비대면 협업이 어렵게 느껴지는 모든 이들에게 적극 추천하는 책이다. |
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코로나로 인해 많은 것들이 달라졌다. 기업들의 일하는 방식도 그렇고 개인들이 느끼는 사회변화의 체감상 역시 그럴 것이다. 이 책도 언택트 시대에 맞는 새로운 리더십이 무엇이며 기본적으로 중요한 경영관리의 새로운 기법에 대해 소개하고 있다. 책에서는 이미 알만한 사람들은 다아는 비대면 회의, 원격 협업의 가치에 대해 주로 조언하고 있다. 물론 예전의 방식을 고수하는 기업들도 있지만 대면 업무가 어려운 경우가 많고 혹시 모를 사람들이 느끼는 불안감을 해소하고자, 비대면 업무진행, 비접촉 비즈니스 협업 등 다양한 형태로 새로운 경영관리 기법을 활용하려 하고 있다.
책에서도 원격 협업의 가치를 우선에 두면서 이를 관리하는 사람들은 어떤 역량을 갖춰야 하며 리더십을 발휘할 수 있는 새로운 형태의 모델이나 기법, 장치 등에 대해 말한다. 아무리 대면 업무를 하지 않더라도 누구나 느낄 수 있는 공감대 형성, 이를 위해선 공정한 기회를 제공하라는 의미를 조언한다. 또한 회의를 진행함에 있어서 원활한 회의 흐름의 강조, 다양한 시각자료를 적극적으로 활용하는 업무력, 연결성을 강조하며 여전히 세상은 연결이라는 수단을 중시하고 있다는 의미를 전하고 있다. 또한 개인마다 다른 역량이나 실력, 이를 평가하는 가치판단의 기준이 무엇인지 정의하며 최대한 즐길 수 있는 환경 조성이 중요하다고 말한다.
또한 다양한 도구가 존재하듯이 때에 맞는 도구의 활용, 장치, 기법의 사용화, 이를 제대로 알고 실행하는 것이 관리자나 리더가 갖춰야 할 기본적인 덕목이라고 말한다. 아직은 비대면 회의가 어색하며 업무추진 속도에 있어서도 불편하다고 느끼는 점들도 있을 것이다. 갖은 시행착오나 반복적 형태의 활용을 통해 누구나 익숙해지도록 관리하는 것이 중요하며 항상 연결이라는 키워드에 주목하며 일처리 방식의 변화, 업무를 통해 성과달성을 이룰 수 있도록 도와주는 가이드라인을 제공하거나 설정하는 행위도 필요할 것이다. 이는 기존의 업무 방식에서는 한계점이 명확한 만큼, 새로운 것을 적용하는 과감한 결단이나 유연한 자세가 필수적이다.
거의 모든 분야에 적용할 수 있는 비대면 회의, 의견 취합의 과정을 간결하게 할 수 있다는 장점과 시간이나 장소에 구애받지 않을 수 있다는 점, 실시간 소통을 통한 상호작용 및 쌍방향 의사표현 및 결장이 원활하다는 점에서 단점보다는 장점이 더 많은 경영관리 기법으로 볼 수 있다. 리더나 관리자들의 역할도 중요하지만 더 중요한 것은 이를 활용하는 구성원들의 활용능력, 적응력에 있을 것이다. 언택트 시대에 맞는 현실적인 대안책, 그리고 가까운 미래를 준비하며 빠르게 급변하는 세상의 변화상에 대응할 수 있는 가장 합리적이며 실용적인 수단이 될 수 있는 만큼, 책을 통해 배우며 활용해 보자. 새롭게 진화하는 비대면 회의 및 업무추진의 현재상, 그리고 필요한 역량과 리더십의 사용형태, 이를 알아볼 수 있을 것이다.
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원격회의 효율성 높이는 법 : 언택트 리더십 가이드 - 커스틴 클레이시 외
*본 도서는 출판사로 부터 제공받았습니다.*
코로나 19로 인해 작년부터 ‘줌’을 이용하는 사람들이 늘었다. 근무 형식도 재택근무로 바꿔놓았고, 물리적 거리로 인해 비대면 회의를 개최해야 하는 상황도 늘어났다. 나의 경우는 원격 회의를 실행해본 것은 거의 화상 회의에서 발표자의 말을 듣는 경우 였다. 이제는 워낙 보편화된 시스템이라 이부분의 책도 발행되었다고 생각한다. 실제로 대면 회의보다 비대면 회의가 의사결정의 공간제약이 없어서 빠를 것 같지만, 대면 회의보다 각자의 발언권을 주고, 취합하고, 이야기를 환기시키는 등의 점과, 기술적인 결함, 지연 등이 더해져 내 생각에는 조금 더 시간이 발생한다고 느꼈다. 책의 서두에서도 ＜왜 원격협업이 어려운가?＞ 에 대한 내용이 제일 먼저 발의되어 있다. 보이지 않는 집단 규범이 있어서 의도적으로 상하관계의 보이지 않는 손이 작용한다. 그리고, 비언어적 대화의 내용이 대부분 삭제되어 언어적 의사소통에 대한 과도한 의존성이 발생한다. 그리고, 흐름을 끊는 기술적인 장벽이 발생할 수 있다. 그러면 이를 타개하기 위해서 어떤 노력을 기울여야 하는지, 저자가 말하는 촉진자(회의 진행자)가 어떤 가이드라인을 가지고 있어야 하는지를 알아보겠다.
총 6가지 파트로 되어있다.
1. 공정한 기회를 만들어라 2. 회의의 흐름을 원활하게 하라 3. 시각자료를 활용하라 4. 연결성을 강화하라 5. 즐거운 학습을 가능하게 하라. 6. 도구를 마스터하라. 라고 나누고 있다. 특히, 공정한 기회를 만들라는 파트에서는 미리 가상의 포스트잇 기능을 사용해서 회의 전 문제에 대해 생각하는 시간을 갖게 할 수 있다. 그리고, 적어놓은 짧은 의견을 통해 의견들을 그룹화, 도식화 할 수 있는 자료가 된다. 그리고 미리 적어놓은 회의의 브레인스토밍 내용들을 점투표(중복가능)해 더 많은 투료를 받은 사안과 결과를 눈으로 보기 쉽게 할 수도 있다. 그리고 연결성을 강화하라는 파트에서는 아이스 브레이킹을 위해 사람들 각자 어떤 대답을 해도 답이 되는 최초의 질문을 하라는 것이 좋았다. 사람은 스트레스성 질문을 받으면 바로 뇌가 반응하고, 이후에도 영향을 미치기에 긍정적으로 받아들일 수 있는 단어선택을 잘하라는 점이었다. 의외로 회의의 질을 높일 수 있는 손쉬운 방법이라는 생각이 들었다. 이후에도, 회의종료 후 결과를 정리하고, 의견 대립이 심했던 경우에는 꼭 오프라인으로 접촉을 시도해야 한다는 실질적인 의견도 도움이 많이 되었다.
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언택트 리더십 -비대면 회의를 대면회의 보다 효율적으로 이끄는 법-
퍼실리테이션 기법으로 많은 사람들과 상호간에 토론하고 사고하고 결정을 내리는 방법을 이제는 대면이 아니라, 비대면으로 이끌어내야 하는 코로나시대. 어떻게 하면 원격회의에 참여하고, 몰입하고, 유용하게 이끌어 갈 수 있을지에 대한 고민은 최근의 트랜드일 것이다.
이책은 원격회의도 회의이다. 하지만, 일반적인 대면회의보다는 또다른 성격의 고려요소가 있다. 일반적인 회의규칙에서 비대면이기에 더 고려해할 요소를 이 책에서 소개한다.
스스로를 중요하고 가치있다고 느껴야 의견을 내고 회의에 몰입된다. 그리고 확실성(원격회의는 보이지 않는 집단규범에 의해 운영될 때, 나만 이해를 못하는 건지 하는 모호성에 빠진다), 자율권(언어적 소통만 하도록 할 경우, 원격회의는 제한 된 공간에서 쉽게 지치거나 배척당하는 기분을 느낄수 있다), 관계성(주변 사람과의 만남에서 오는 연결감이 없기에 소속감이 더 떨어질 수 있다), 공정성(회의에서 기술적인 문제로 회의참여가 어려워진다면, 이 불편감이 또다른 회의의 참여기회를 박탈한다) 등 회의 운영에서 고려하고 제시해야 할 것에 대해 좀더 알려준다. 원격회의 전, 회의 진행중, 회의 종료후 회의 촉진자로서 무엇을 해야 할지는 회의의 효율성에 직결된다. 혹여나, 기술적 어려움으로 회의 중에 어려움을 겪지 않도록 사전 안내와 자료발송 등 사전 준비는 원격회의에서 더 중요하다 또한 회의 중에도 안건을 소개하고, 회의를 진행하고 요약하여 종료하고, 회의가 종료된 이후라도, 자료를 정리하여 요구사항을 충족하였는지를 확인할 필요가 있다.
중간에 참석자들에게 쉽게 참여할 수 있는 질문을 던져 몰입감을 가지고 선택의 주체가 되도록 하는 것, 그룹화하여 그룹에서 포스트잇을 작성하고 그룹토의를 하도록 하는 것 등, 점 투표하기, 시계 활용하기 등 우리가 오프라인에서 활용했던 기법들을 온라인으로 가져와 효과적으로 활용되기만 한다면, 정말 편리함이 클 것이다.
원격회의가 끝난 뒤에도 부족했던 점을 보완하기 위한 방안을 요약하고 공유하고 직접적인 소통의 통로를 열어 원격회의 후의 연결성을 고려해야 한다.
각 장의 기법을 중심으로 상세한 내용이 이 책에 담겨있으니, 회의의 과정을 원활하게, 참여시키고, 촉진하고 싶은 회의 진행자라면 한번쯤 읽어보면 도움이 될 것 같다. |
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일상적으로 하는 회의는 대면을 통한 회의로 지금껏 실행되어 왔지만 코로나 19와 4차 산업혁명의 기술 발전 등으로 말미암아 비대면으로의 회의 역시 현실적으로 매우 중요한 이 책 "언택트 리더십 가이드" 는 대면회의에서 느낄 수 있는 보통적인 것들이 원격회의에서는 단점으로 작용하는 경우가 많고 회의에서의 협업에 대한 능률이나 효율을 떨어트리는 상황을 발생시키는 인간관계의 이면에 작용하는 힘의 작용이나 의사소통에 있어서의 비언어적, 언어적인 각기 다른 의존성에 기인하는 부분도 리더십을 해치는 것이라 말할 수 있다. 대면회의와의 비교를 해보면 알겠지만 누구에게든 공정한 기회를 제공해야 한다는것, 또한 회의의 흐름을 원활하게 해야 하며 시각자료를 활용함과 언택트의 장점이자 단점이 될 수도 있는 연결성을 강화해야 하는 부분, 그리고 즐겁게 학습 할 수 있도록 하며 언택트만의 도구를 마스터해 활용할 수 있게 해야 함을 주장한다. 언택트 원격회의로 좀더 편리한 회의 환경이 구축되고 실행되고 있지만 아직까지 넘어야 할 문제나 해결해야 할 부분들이 많다. **네이버 카페 책과콩나무의 서평으로 제공받아 솔직하게 작성한 리뷰입니다** |
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코로나 이후에 많은 것들이 바뀌었다. 특히 '온라인 수업으로 인해 멀어진 학습 격차'를 들었을 때 무척이나 충격적이었던 기억이 있다. 대면수업과는 확연하게 다른 비대면 수업으로 인한 학습격차라니. 생각지도 못했던 것들을 다양하게 떠올려보는 계기가 되었는데, 시간이 지나다보니 이러한 격차는 비단 학생에게만 규정되지 않는다는 걸 생각해보게 되었다. 간단한 미팅에서부터 규모가 있는 회의나 세미나까지. 코로나 시대에 활용할 수 있는 기술과 기술력을 회사와 구성원들이 어느정도 알고 있는가에 따라서 업무 진행의 효율성이 천차만별이기 쉽다. ( 혹은 리스크를 감내하고서라도 오프라인의 회의를 진행하는 곳들도 적지 않고. ) 이번 도서는 요즘 같은 시대에 기업에서 ( 그리고 기업에서 팀장, 리더급의 조직원들이 ) 빠르게 생각하고 대처해야할 '비대면 회의'에 대한 자료를 다양하게 전달하고 있다. 원격 협업이 왜 어려운지에 대한 소개에서부터 시작하여, 이를 총괄해야하는 사람들이 생각해야하는 점 등을 소개한다. 이러한 부분을 기반으로 여섯 가지의 원칙으로 나누어 어떻게 하면 비대면 회의를 보다 효율적으로 이끌 수 있는지에 대한 소개를 전개도와 도표와 같은 시각적인 자료들을 함께 활용하여 독자들에게 전달한다. 도서에서 전달하는 조언은 전체적으로 스타트업, 수평적 기업문화를 가진 ( 서구권 문화의 저자들의 책이라는 점을 감안 ) 기업들이 적용하기에 유익할 비대면 회의법을 담았다. 이를테면 '비대면 회의'를 도입하는 과정에서 대면회의 때와는 현저하게 낮은 효율성을 가진 회사 등에서 개선점을 고민할 때 읽어본다면 도움이 될 수 있다. 반대로 기존 회의법이 부서별로 업무 진행상황을 체크하는 보고의 성향을 가지고 있었다거나, 모든 구성원들이 동일한 발언권을 가지며 수평적이거나 자유로운 분위기를 가지진 않았다거나하는 기업에서 적용한다고 떠올려보면 적합하지 않을 조언이 많다는 생각을 해보았으며 오히려 효율성이 떨어지기도 할 것 같다는 느낌이 들기도 했다. '비대면 회의'를 적용하고, 이를 진행하는 리더와 관리자 직급의 독자들이 한 번쯤 읽어보면 도움이 될 수 있는 내용을 담은 도서. 하지만 기업이나 부서의 회의 분위기에 따라서 도서의 조언이 어느정도 실용성이 있으며 활용할 수 있는지는 천차만별일 것 같다.
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0. 들어가며 코로나19로 인해 재택근무, 스마트워크 근무를 비롯한 원격근무가 일상화 되고, 사업자 선정을 위한 제안서 평가는 모두 온라인으로 대체되었다. 백신으로 인해 대면회의가 다시 가능해진다 할지라도, 원격회의의 편리성으로 인해 그 횟수가 줄어들 것 같지는 않다. 물론 접속의 편리성이라는 장점이 있는 반면, 커뮤니케이션 및 소통의 어려움, 의도치 않은 오해 등 단점도 존재한다. 1. 퍼실리테이터의 중요성 타운홀미팅을 준비했던 적이 있다. 한 가지 혹은 여러가지 주제에 대한 타운홀 미팅에서 가장 중요한 것은 퍼실리테이터의 역할이었다. 비대면 회의에서 성과를 내기 위해서는 퍼실리테이터의 회의 진행이 중요하다. 책에서는 회의 촉진자로 표현되는 퍼실리테이터는, 회의의 흐름을 원활하게 함과 동시에 안건, 규칙, 비주얼 맵 등을 활용하게끔 유도해야 한다. 2. 참석자들의 집중도 책에서는 참석자들을 집중하게 하기 위해 시각자료, 즐거운 학습, 도구 등을 활용하라고 이야기 한다. 가장 중요한 것은 회의 참석자들의 발언 기회다. 대면 회의에서 회의를 주도하는 분위기 메이커들이, 비대면 회의에서는 99% 이상 회의를 주도하게 되고, 두 사람만의 회의가 되기도 한다. 공정한 발언기회를 제공함으로써 모든 참여자가 소속감을 느낄 수 있어야 한다. 3. 원격회의 도구 활용 줌, 구글 등 개인이 무료로 활용할 수 있는 원격회의 툴은 기능을 잘 갖추고 있다. 기본적으로 제공되는 슬라이드 외에 채팅, 이모니콘 등을 활용하여 감정 표현을 하는 것은 좋은 아이디어다. 특히 시계 표시나 지루함의 표시를 활용한 휴식시간 부여도, 성과를 이룰 수 있는 회의 진행에 필수적으로 도움이 될 듯 싶다. 4. 나가며 그럼에도 불구하고 모든 회의는, 원격이든 대면이든, 최대한 짧아져야 한다. 재택근무 시 근무 확인을 위해 원격회의 툴을 9-6 하루 종일 틀어놓기도 한다. 직원들을 믿어줘야하고, 쓸데없는 회의는 줄일 수록 좋다. 명확히 결정해야 할 일은 짧은 시간동안 결정하고, 개개인의 작업 툴을 이용하는 것이 협업 툴보다 효율적이었다. 그럼에도 불구하고, 이 책은 원격회의가 일상화 되는 현재 시대에서 퍼실리테이터를 위한 충분한 지침서가 될 수 있을 것 같다. YES24 리뷰어클럽 서평단 자격으로 작성한 리뷰입니다.
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