효율적인 시간관리는 디테일이다
작은 차이가 만드는 초격차

일본 기업에서 일하다가 외자계 기업으로 옮긴 한 마케터가 있다. 그는 새 회사에서 무조건 열심히 장시간 일하는 방식이 ‘전혀 글로벌하지 않다’는 사실을 깨닫고 충격을 받았다. 일본의 전통적인 기업 문화는 일정이 지연되고 효율성이 떨어져도 무조건 퀄리티(품질)에 집착했던 반면, 세계 최고의 기업에서 직원들에게 요구한 것은 전혀 달랐기 때문이다. 글로벌 기업에서 그에게 원한 것은 아주 단순했다.
“정해진 시간 안에 할 일을 하고 성과를 낼 것!”

직장인에게 근무 시간 동안 일을 하고 성과를 내는 것은 당연한 이야기처럼 들린다. 하지만 그는 이미 습관이 된 많은 부분을 바꾸기가 쉽지 않아서 새로 태어나겠다는 각오로 임해야 했다고 말한다.

그가 일의 습관을 바꾸기 위해 제일 먼저 한 것은 성과를 막고 효율성을 떨어뜨리는 잘못된 생각과 방식을 찾아내는 일이었다. 이는 직장인들이 무심코 저지르는 대표적인 습관이기도 하다.

1. 애초부터 무리한 일정을 짠다.
2. 부탁받은 일을 우선시한다.
3. 멀티태스킹은 기본, 한 가지 일에 집중하지 못한다.
4. 작업 시간을 확보하지 않고 ‘할 일 목록’을 쌓아놓는다.
5. ‘가능하면 빨리’와 같이 기한을 불명확하게 잡는다.
6. 작업에 필요한 자료나 정보를 계속 찾는다.
7. 결과물이 의뢰받은 것과 달라서 다시 하느라 시간을 낭비한다.

이렇게 업무 현장에서 문제점을 찾고 해결책을 꾸준히 개선한 결과, 그는 회사에서 일본은 물론 한국, 동남아시아, 오세아니아 지역을 관리하는 마케팅 책임자로 승진할 수 있었다. 그뿐만이 아니라 탁월한 업무 능력과 소통 방식을 인정받아 일본인과 외국인 직원을 대상으로 일과 직장인의 자세, 업무 계획과 시간관리 방식에 대한 강의를 진행하며 관리자로 성장했다. 그리고 자신의 성공과 성장의 발판이 된 일의 습관과 노하우를 정리해 이 책 『일의 습관』을 펴냈다.

세계적인 3D 측정 기술을 자랑하는 첨단 기업 ‘파로 테크놀로지’의 마케터인 이다 요시히로의 이야기를 담은 이 책은 성과를 내는 ‘일의 습관’이 따로 있으며, 그중 ‘시간관리’가 가장 중요하다고 강조한다.

지금 하고 있는 ‘일의 목적’이 무엇인가?
최소한의 노력으로 최대한의 성과를 내는 법

시간관리에 성공하기 위한 열쇠는 결코 노력과 정신력이 아니라고 저자는 말한다. 시간관리에 대한 잘못된 오해를 바로잡고 몇 가지 원칙만 알면 누구나 최소한의 노력으로 성과를 낼 수 있다는 것이다. 그는 『일의 습관』에서 실무에 바로 적용해 쓸 수 있는 시간관리의 기본 원칙부터 진짜 일 잘하는 사람들이 감추고 쓰는 노하우까지 모든 것을 공개한다.

지금 하고 있는 일에서 성과가 나지 않는다면 이 일을 왜 하는지, 즉 ‘일의 목적’이 무엇인지 검토해봐야 한다. 어떤 일에 시간과 노력을 들이기로 마음먹었다면 그 목적이 분명해야 한다고 저자는 조언한다. 그러나 정작 많은 사람이 일의 목적을 모르거나 성과와 관련이 적은 일에 많은 시간과 노력을 들인다. 그렇다면 파도처럼 끊임없이 밀려드는 일 중에서 성과와 직접 관련된 일을 어떻게 찾아낼 수 있을까?

저자는 성과를 결정하는 일을 찾아내는 방법은 R&R과 관련이 있다고 말한다. 업무 중에서 R&R과 관련이 없는 일을 정리하면 직접 해야 할 일과 하지 않아도 되는 일이 보인다는 것이다. 이렇게 ‘업무 정리’를 한 다음, 일의 중요도와 긴급도, 일정을 기준으로 한 ‘업무 분류’를 통해 업무 계획을 세우면 도움이 된다.

★ 일의 목적을 분명히 파악하는 5가지 직팁
1. 일의 목적을 정리할 것 - 일을 왜 하는지 모르면 ‘성과’라는 결과물도 얻을 수 없다. 일을 ‘명사형’으로 정리하면 목적이 분명히 드러난다.
2. 우선순위가 높은 일을 할 것 - 나의 R&R과 거리가 먼 일을 정리하면 ‘진짜 일’이 보인다.
3. 합격 라인 조건을 파악할 것 - 품질이냐 속도냐, 그것이 문제로다!
4. 업무 시작은 ‘분류’에서 출발할 것 - 작업 분류 시간을 확보해 불필요한 일을 줄인다.
5. 단시간에 부가가치를 낳는 업무로 채울 것 - 같은 시간을 어떻게 이용하느냐에 따라 당신이 만드는 가치가 달라진다.

일의 목적을 어떻게 달성할 것인가?
비효율적인 “다시 해오게”를 막는 스마트한 기술

일의 목적을 확인하고 착수했다면 이제 ‘방법’이 중요하다. 시간관리의 방법은 굉장히 다양한데 일의 종류를 막론하고 저자가 기본 원칙으로 강조하는 것은 ‘멀티태스킹 금지’다. 그는 멀티태스킹이 쉽게 성취감을 얻을 수 있는 일종의 ‘중독’일 뿐 과도한 업무 전환으로 발생하는 비효율이 더 크다며 절대 하지 말아야 한다고 말한다.

이와 함께 회사에서 일어나는 다양한 상황별로 적용해 쓸 수 있는 시간관리 기술을 구체적으로 소개한다. 멀티태스킹 금지와 함께 원활한 업무 진행을 위한 상사 및 업무 요청자와의 소통, 마감일로부터 일정을 역으로 계산하는 우선순위 정리, 효율적인 미팅(회의) 시간 운영, 파일 보관과 검색 기능 활용, 미팅 보고서와 회의록 작성, 자투리 시간 활용과 책상 정리, 개인과 팀 프로젝트 관리 등 실무에 도움이 되는 수많은 직팁을 이 책에 실었다.

이러한 업무 노하우는 그야말로 ‘작은 차이가 만드는 초격차 기술’이다. 여기서 한 단계 더 나아가 저자는 진짜 일 잘하는 사람들이 말해주지 않고 쓰는 비밀까지 공개한다.

1. 확인하고, 확인하고, 또 확인하는 습관
2. 사람들의 자발적인 협조를 이끌어내는 소통의 기술
3. 업무에서 효율을 높이고 문제를 해결하려는 자세

시간관리의 기술도 중요하지만 일을 대하는 마음가짐과 태도, 수많은 정보에서 사실을 정확히 파악하고 감정에 휘둘리지 않는 판단, 빠르고 정확하게 소통하는 화법, 일의 전체와 부분을 두루 볼 수 있는 관점을 갖기 위해 노력하면 자신의 일에서 더 크게 성장할 수 있다.

★ 일의 방법을 효율적으로 하는 5가지 직팁
1. 일정표를 빡빡하게 짜지 말 것 - 처음 계획의 1.5배로 일정을 짠다.
2. 미팅 시간은 무조건 1시간? - 업무 시간의 고정관념을 버린다.
3. 파일 보관소를 줄일 것 - “그 파일 어디다 뒀더라?” 자료를 찾는 시간도 아낀다.
4. 3가지 WHAT을 파악할 것 - What happened? So What? Now What?
5. 4가지 소통 원칙을 지킬 것 - 간략하게, 결론 먼저, 이미지를 이용하고, 상대에게 확인한다.

이 책 『일의 습관』의 핵심은 ‘최소한의 노력’에 있다. 저자가 제안하는 시간관리의 기술을 살펴보면 ‘효율’의 의미에 대해 다시 생각하게 된다. 일에서 효율을 높이는 것은 최대한의 노력을 들여 성과를 내는 것이 아니라, 최소한의 노력을 들여 가치 있는 일을 하는 것이기 때문이다.

그렇다고 저자가 다른 직장인들에게 오직 성과만을 강조하는 것은 아니며, 개인의 노력으로 바꾸기 어려운 현실적인 문제와 조직마다 다른 분위기가 있다는 사실을 밝히기도 한다. 다만 이 책은 스트레스를 덜 받으면서 프로답게 일할 수 있는 방법, 하루의 절반 이상을 보내는 직장에서 퇴근 후 작지만 확실한 성취감과 시간적 여유를 얻을 수 있는 방법을 고민한 결과물이다. 저자는 『일의 습관』이 직장인들에게 ‘슬기로운 회사 생활’을 위한 안내서가 되길 희망한다.

★ 슬기로운 회사 생활을 위한 9가지 시간관리 체크리스트 수록