슬럼프 기미가 보인다든지 이상하게 몸이 찌뿌드드해서 아침에 눈 뜨기가 괴로운 날은 오히려 좀 무리를 해서라도 평소보다 5분 빨리 회사에 나간다. ‘대단해! 5분이나 빨리 회사에 가다니!’라고 자아도취에 빠져보는 것도 나쁘지 않다.
그렇다고 책상에 앉자마자 바로 업무에 돌입할 필요는 없다. 느긋하게 커피를 마시거나 멍하니 주변 풍경을 둘러보면서 잠시나마 마음을 편안하게 가져보자. 이 짧은 5분이 평소의 컨디션으로 돌려줄지도 모른다.
기분이 조금 나아지면 업무 노트를 펼친다. ‘오늘은 어디부터 시작할까?’하며 노트를 한 장 한 장 천천히 넘겨보는 것이다. 별것 아닌 듯 보이는 이런 행동은 신기하게도 어두웠던 마음을 밝게 만들어준다. 마음의 화살표를 원래의 위치에 놓기 위한 동기부여 역할을 똑똑히 하는 것이다. --- '1부 ‘5분 관리’로 시간을 절약한다' 중에서

비즈니스에서 ‘마감’은 상대방에게 뜻밖의 기쁨을 안길 수 있는 중요한 부분이다. 까다로운 안건일수록 그 효과는 절대적이다. 그래서 나는 항상 ‘마감은 하루 먼저!’를 실천하려고 애쓴다. 다른 사람이 하지 않는 특별한 일을 하면, 그것만으로도 눈에 띄는 법이다.
먼저 속도감을 바꿔보자!
‘미국의 주택 사정을 조사해 달라’는 의뢰를 받았을 때는, 먼저 뉴욕 지점에 근무하는 동료에게 전화를 걸어 주택 관련 정보는 물론 대출 금리 동향이나 관련 기업 동향 등에 대한 자료를 부탁한다. 동시에 뉴욕의 이코노미스트들에게 문의해 알게 된 정보를 바탕으로 알고 있는 지식을 총동원해 A4 한 장에 요점을 정리하고, 거기에 상세 리포트를 첨부해 약속한 기일 하루 전에 고객에게 발송한다.
비즈니스에서 스피드는 곧 성의며 정성이다. 그리고 이는 곧 신뢰로 이어진다. 감사 메일 한 통, 하루 빨리 마감을 지키는 것이 당신을 어필하는 강력한 도구가 된다는 사실을 명심하자. --- '2부 행동력으로 시간을 절약한다' 중에서

현명한 시간 관리를 위해 다이어리는 매우 유용한 도구다. 나는 목적별로 다이어리 3권을 골고루 활용한다. 다이어리를 펼쳐 생각난 것을 적는 데 드는 시간은 채 5분도 걸리지 않는다. 그러나 이 5분이야말로 인생에서 가장 중요한 시간이다.
매일 5분씩 다이어리를 체크하는 작업은 삶의 디자인 전체를 조감하면서 반성할 점은 없는지 돌아보고, 현재의 내 위치를 확인하고 개선해가는 작업의 출발점이며 새로운 도전을 향해 힘차게 전진하기 위한 첫 걸음이다.
첫 번째 다이어리는 벌써 10년 전부터 쓰고 있는 5년 다이어리. 다이어리를 열면 같은 날짜의 5년치가 한 페이지에 정리되어 한 눈에 들어온다. 1~2년 전의 나를 돌아보거나 미래의 내 모습을 이미지화하는 데 최적의 도구라고 할 수 있다.
두 번째 다이어리는 한 달 계획을 한 눈에 알 수 있는 다이어리. 1개월 다이어리의 최대 장점은 갑자기 스케줄을 확인해야 할 일이 생겼을 때 몇 초 안에 금방 확인이 된다는 것이다. PC나 핸드폰보다 훨씬 유용하다.
세 번째는 PC의 아웃룩 스케줄. 여기에 매일의 스케줄을 세세하게 정리하여 관리한다. 업무 기본단위를 30분으로 상정하고 스케줄을 짜 나간다. 보통 금요일 저녁에 다음 주 스케줄을 구상하고 정리한다. 그리고 매일 아침 그 날 스케줄을 뽑아 다이어리에 끼워놓는다.
이렇게 다이어리를 효과적으로 나누어 활용함으로써 업무의 질을 훨씬 높일 수 있다. ‘시간관리가 곧 비즈니스 관리!’ 이 말은 절대로 틀린 말이 아니다. --- '6부 소품과 메모의 달인이 되어 시간을 절약한다' 중에서

두 번째 회사로 옮겼을 무렵 독보적으로 실적을 올리던 동료들을 관찰하면서 나도 모르게 탄성이 흘러 나왔다. ‘아무도 뛰는 사람이 없잖아!’ 그때부터 아무리 급해도 뛰지 않는다. 물론 고객과의 약속에서 늦을 수는 없으므로 늘 여유를 가지고 움직인다.
공사를 막론하고 상대방이 나보다 연상인 경우에는 ‘5분 먼저 도착’을 철저히 수행한다. 이 5분이 신뢰관계 구축에 크나큰 도움이 되었음은 두말할 필요도 없다.
비행기에 못 타는 한이 있더라도 공항에서 뛰지 않는다. 신칸센이 보통 7~8분 간격으로 있기 때문에 전철역에서도 허둥대지 않는다. 그러자 ‘못 타면 어쩌지!’ 마음만 졸이면서 시간을 낭비하는 일도 없어졌고 무엇보다 5분 빨리 준비하는 습관이 자연스럽게 몸에 배었다.

시간이 있을 때는 30분 일찍 현지에 도착해서 가까운 커피숍에서 다시 한번 프레젠테이션 자료를 훑어본다. 30분이 무리라면 적어도 10분 전에는 회사에 도착해서 주변을 한 바퀴 둘러보고자 노력한다.
이 모든 것은 ‘뛰지 않겠다.’고 결심했기에 가능한 일이다. 시간에 쫒기지 않고 한 건 한 건 업무에 모든 에너지를 집중하기. 이것이 인생을 좀 더 풍요롭게 누리기 위해 내가 목표로 하는 시간 관리다.