1시간에 쓰는
신속하고 구체적인 한 장 보고서!

보고서를 “한 장으로 쓰라”라는 지시를 흔히 받는다. 그러나 직장인 대다수는 쓰야 할 보고서의 핵심이 무엇인지 모르고 실행 계획을 어떻게 잡을 것인지 고민한다. 무엇을 어떻게 할 것인지 몰라 허둥거리며 시간을 낭비한다.
시간을 다투는 기업 현장에서 한 장 보고서를 1시간 이내에 쓸 수 있어야 스피드 경영이 가능하다. 우리 회사가 실행 계획을 고민하고 있을 때, 경쟁사는 이미 실행을 하고 있다면 우리 회사는 시장 진입을 하기도 전에 이미 실패한 것이나 다름없다.
현대자동차 · 삼성전자 · LG전자의 보고문화를 다룬 이 책에서는 기업 경영에서 스피드의 중요성을 미 해군과 일본군이 태평양에서 격돌했던 전쟁사에서 정확하고 신속한 보고가 전쟁의 승패를 어떻게 결정지었는지 살펴본다. 저자가 현장에서 겪은 경험을 구체적인 한 장 보고서로 제시한다.
굳이 본문을 읽지 않더라도 사례를 따라 하다 보면 새내기 직장인이라도 쉽게 자신만의 한 장 보고서를 쓸 수 있게 한다. 저자가 제시하는 내용을 하나하나 이행한 독자라면 자신의 업무 스피드가 개선되었음을, 시장을 주도하는 자신의 새로운 모습을 확인할 수 있을 것이다.

미 해군은 막대한 비용과 시간을 들여 해상전술정보처리시스템(NTDS)을 2차 세계대전 후 개발했다. 이 시스템은 해상에서 작전 중인 미 함대 주변의 수상함, 항공기, 수중 물체를 탐색한다. 그리고 수 초 만에 아군, 적군, 미확인 물체로 구분한다. 그리고 탐지한 물체의 특징을 살린 아이콘으로 모니터에 표시한다. 이를 가능하게 하는 것은 평상시 전자정찰을 하면서 수집한 수상함과 항공기의 특성 데이터베이스 때문이다.
NTDS와 비교하면 대기업의 마케팅전략실행시스템은 반자동화된 시스템에 불과하다. 이 자동화되지 않은 반쪽은 실무자가 잔업으로 구동해야 한다. SCM과 마켓리서치 회사의 데이터를 받아서 자신의 부서에 맞는 형식으로 변형하여 데이터를 구축해야 한다. 이 일은 상사가 시키는 일이 아니다. 오로지 자신의 업무 속도와 질을 높이기 위해서 자신만의 시스템을 만들어야 한다. 비법으로 전해지는 맛집의 소스 같은 데이터베이스가 있어야 신속하고 구체적인 실행 계획이 담긴 한 장 보고서를 1시간에 쓸 수 있다.

한 장 보고서에서
부서별 실무자가 알고 있어야 할 원칙

‘사공이 많으면 배가 산으로 간다.’고 했다. 하지만 내가 원하는 산으로 배를 보낼 수 있다면 그것은 대단한 기술임이 분명하다. 모든 사공이 규정과 절차를 지켜 동시에 한 방향으로 정확하고 신속하게 힘을 집중하도록 했기 때문이다. 한 장 보고서에서 누가, 무엇을, 언제까지 할 것인지 명확하게 제시하면 회사의 업무 진행 스피드는 올라간다. 즉, 한 장 보고서는 스피드 경영의 첫걸음인 것이다.
스피드 경영을 위하여 이 책의 3장에서는 모든 실무자가 알고 있어야 할 긴급조치형 한 장 보고서를 작성하는 원칙과 주의 사항 그리고 사례를, 4장에서는 스탭 부서와 주무 담당자가 알고 있어야 할 핵심 추출형 한 장 보고서를 작성하는 원칙과 주의 사항 그리고 사례를, 5장에서는 기업의 3년 차 이상의 대리급과 기획 ? 프레젠테이션을 하는 사람이 알고 있어야 할 기획형(약도형) 한 장 보고서를 작성하는 원칙과 주의 사항 그리고 사례를 기술했다.

기업의 재무, 인사, 관리, 영업, 판촉, 생산 등 모든 실무부서에 적용할 수 있는 긴급 조치형 한 장 보고서에서는 언제, 누가, 왜, 무엇을, 어떻게 구체적으로 적용하는지와 그러면 ‘기대효과’를 어떻게 산출할 것인지 제시한다.
이러한 유형의 보고서에서 염두에 두어야 할 점은 창구의 단일화다. 보고창구를 단일화해야 혼선이 생기지 않는다. 부서마다 사고 현황을 파악한 시점이 다르므로 사고 원인을 보는 관점도 다르다. 자신에게 유리한 관점에서 사고 현황을 보기 때문에 보고 내용이 미묘하게 다르다. 이런 보고를 부서별로 받으면 CEO는 실상을 파악하기가 어렵다.
더 큰 문제는 회사 외부에서 발생한다. 언론은 대형 인명 사고, 환경 사고에 관심이 많다. 이들이 관심을 두는 사고현장에서 보도 자료가 조금씩 다르게 나오면 ‘음모론이니, 은폐니’하면서 자극적인 기사로 부풀리고 부정적인 방향으로 재생산한다.

핵심 추출형 한 장 보고서를 쓰야 하는 스탭은 회사의 이미지(Image), CEO의 관심사(Interest), 수익성(Income), 사내 의사소통(Internal Communication)을 우선순위로 하는 4I 관점에서 작성해야 한다.
환경, 안전사고, 품질사고처럼 ‘회사 직원들의 기본 자질과 양심’을 거론하는 사건과 사고는 회사 이미지를 훼손한다. CEO가 중점적으로 추진하는 전략이나 프로젝트는 잠시라도 놓쳐서는 안 될 업무이다. 영업 이익과 손실에 관련된 내용은 회사의 존립 근거를 뒤흔들 수 있다. 부서 간 업무를 효율적으로 움직일 수 있도록 핵심 정보를 공유하고 사내 의사소통을 원활하게 하여 이루고자 하는 사업 목표에 힘을 모아야 한다. 이런 취지를 스탭 파트에서는 회사와 CEO가 필요로 하는 우선순위가 무엇인지 파악하고 부서별로 조율하여 한 장으로 추출해야 한다.

요약형 한 장 보고서는 기획 부서에서 사용하는 보고서이다.
‘일어날 일을 일어나지 않게, 일어나지 않아야 할 일을 일어나게 하려는 정리된 생각’이 기획이다. ‘자금과 시간과 인력을 투입해서 결과물을 산출해야 하는 계획’이 회사의 기획 업무이다. 그래서 기업체의 기획 업무는 다루어야 할 범위가 넓다. 보고자는 기획 배경부터 시작해서 상황 분석, 전략 방향 설정, 마케팅 전략, 투자계획 같은 구체적인 실행 계획을 수립한다. 아무리 짧게 기획서를 만들어도 20장이 넘어갈 수밖에 없다. 하지만 전략기획 보고서가 아무리 두꺼워도 CEO가 알고 싶은 것은 투자 금액과 일정 그리고 결과이다.
요약형 한 장 보고서는 일본군이 354대의 전투기로 진주만을 1, 2차로 나누어 목표물을 타격하는 것처럼 정밀해야 한다. 진주만의 지형을 모르는 일본 폭격기 조종사들은 다케오 요시카와의 항공엽서를 보면서 자신들의 임무를 정확하게 수행했다. 요약형 한 장 보고서는 이 항공엽서처럼 보고자의 의도를 한 장 보고서에 선명하게 전달해야 한다.

한 장 보고서는 시간이 중요한 보고서이다. 그럼에도 시간보다 더 중요한 것은 실행 계획이다. 실행 계획이란 미래의 시간을 다루는 일이다. 현황이라는 이름의 과거를 밟고 올라서려면 눈앞의 현실뿐만 아니라 눈에 보이지 않는 진실도 직시할 수 있어야 한다. 이제 당신이 쓰는 보고서가, 신속하고 실행 계획이 구체적인 한 장 보고서가 될 수 있기를 희망한다.