책꽂이에 꽂을 때, 외관을 중시해서 크기대로 나란히 꽂으면 검색하기 불편하다. 보기에 조금 밉더라도 구분하기 쉽도록 장르별, 주제별로 정리한다. 사전류나 사보 등은 특히 꺼내기 쉬운 장소를 정해서 꽂는다. 그밖에 주제별, 저자별 등 필요에 따라 그룹을 만들어서 꽂는다. 공간이 부족하면 이렇게 정리한다.
- 안쪽에는 세워서 꽂고, 앞쪽에는 책등의 제목을 볼 수 있도록 같은 방향으로 뉘어서 정리한다.
- 안쪽에 키가 큰 책을 꽂고, 앞쪽에는 문고판 크기의 책을 세운다. 이렇게 해서 안쪽의 책이 무엇인지 알 수 있다면 문제없다.

자신의 책상으로 모여드는 정보를 그대로 쌓아두기만 하면 일을 제대로 할 수 없다. 필요한 정보를, 필요한 때에 활용하기 위해서는 모여드는 정보부터 정리해야 한다. 바로 이때, 서류를 정리하는 기술이 필요하다. 서류정리를 구체적으로 하기 위해서 '서류장자'를 활용하는 방법을 생각해 보자. 서류상자는 정보가 모이는 순서대로 넣을 수 있고, 표제용 라벨에 제목을 붙여서 내용에 맞는 정보를 계속 넣을 수도 있다.

- 서류상자를 4∼5개 준비해서 책상 아래쪽 큰 서랍에 세로로 세운다.
- 서류상자가 잘 보이는 곳에 분류해서 표제용 라벨을 붙인다. 제목은 '긴급' '현안·검토요망' '보관·보존용' 등 대략적으로 정해도 좋다.
- 입수한 정보를 대강 검토해서 즉시 넣는다.
- 넣을 때 투명 표지에 끼워 두면, 볼 때 더욱 편리하고, 정리에도 도움이 된다.
- 넣어둔 서류나 자료는 생각났을 때 점검한다. 적어도 한달에 한번은 점검하도록 하고 1년에 한번은 철저하게 점검해야 한다. 이때 필요한 정리용품은 서류상자 4∼5개와 여러 개의 투명 폴더 정도다.

이것만으로도 서류를 완벽하게 정리할 수 있다. 나중에 분류용 투명 폴더에 임시로 모아둔 자료를 본격적인 보관 장소로 옮기는 작업을 한다.

사무실에 컴퓨터가 도입되면서 사무실 환경이 완전히 바뀌었다. 책상 배치, 서류 놓는 법, 사람들의 움직임, 모두 컴퓨터와 함께 변하기 시작해 결국 컴퓨터 모니터를 중심으로 배치되었다. 정리방법도 종이 정보 중심의 환경과는 많이 달라졌다. 정리 도구가 컴퓨터 주변으로 모이고 있다. 컴퓨터는 기본적으로 본체와 모니터, 키보드로 구성되며, 프린터와 스캐너도 준비하면 좋다.
장소가 넉넉하다면 탁상용 컴퓨터를 구입하여 한쪽 방향으로 놓는다.

노트북 컴퓨터는 장소를 적게 차지하기 때문에 공간을 절약한다는 면에서는 환영받지만, 장소에 여유가 있다면 일반 모니터가 좋다. 화면이 커서 보기에 좋고, 21인치 화면에서는 A4 크기가 제 크기로 표시된다. 일반 모니터라도 세로 길이가 짧은, 액정 모니터도 나오고 있으므로 검토해본다. 그리고 책상에 공간이 충분하다면 가능한 수직으로 진열한다.

일반적으로 3∼4층짜리 책상을 많이 사용하는데, 책상 맨 위에는 프린터, 다음에 컴퓨터 본체, 모니터, 키보드 순으로 놓는다. 컴퓨터 본체가 타워형으로, 크기가 큰 경우는 맨 아래에 놓는다. 가능하다면 모니터와 같은 위치에 스캐너를 놓으면 작업이 수월하다.