업무 중에 틈틈이 이메일을 확인하거나 업무와 관련이 없는 웹사이트를 구경하면서 쓸데없이 시간을 낭비한 경험이 다들 한 번쯤은 있을 것이다. 이럴 때 시간 관리 서비스를 이용해 컴퓨터 작업 시간을 ‘시각화’하면 자신이 시간을 어떻게 쓰고 있는지 객관적으로 분석할 수 있다. 시간 관리 서비스는 컴퓨터에 작은 프로그램을 설치하면 언제 어떤 작업에 시간을 몇 분이나 사용했고, 어떤 사이트에 몇 분 동안 접속했는지를 기록해주는 서비스다. SNS에 일정 시간 이상 접속하면 경고를 보내는 기능도 있다.
--- 「014 시간을 ‘시각화’한다」 중에서

고도의 집중력이 발휘되는 시간대를 몇 주에 걸쳐 달력에 언제, 어떤 조건에서였는지 자세히 기록하자. 그렇게 기록된 시간대가 바로 당신이 대부분의 성과를 거두는 ‘황금시간대’이다.특별히 그 시간에 처리해야 할 업무를 따로 마련한다. 가장 컨디션이 좋은 시간에 가장 어려운 업무를 처리하는 것이다.업무를 가장 효율적으로 끝낼 수 있는 시간대를 선택해 온 정신을 쏟고 나면 그다음은 전부 잔챙이만 남으므로 더 이상 그날의 성과에 신경 쓸 필요가 없다.
--- 「017 황금시간대에 가장 어려운 업무를 해치운다」 중에서

할 일 목록을 작성하는 데 익숙해지면 누구나 한 번쯤 겪는 일이 있다. 바로 할 일 목록을 최대한 길게 작성하고는 ‘내가 일을 이렇게나 많이 하고 있어’라는 만족감에 취해버리는 것이다. (…중략…) 할 일 목록에 적은 일을 일단 절반으로 줄여본 다음, 며칠 뒤에 다시 그 절반까지 줄일 수 있는지 도전해보자. 불필요한 일을 줄이는 것도 할 일 목록을 사용하는 목적 가운데 중요한 하나이다.
--- 「067 일에도 다이어트가 필요하다」 중에서

아무것도 하지 않은 채 몇 날 며칠을 보내는 것보다는 무슨 일이든 일단 도전하고, 실패하면 원인을 분석하는 편이 훨씬 시간을 절약할 수 있다. 이처럼 마음을 고쳐먹고, 실패에 대한 두려움이 클 때는 ‘일단 5분만 도전해보자’라는 생각으로 타이머를 설정하고 일을 시작해보자. 5분이면 입구만 슬쩍 들여다보는 정도지만, 적어도 어느 정도의 작업을 어떤 순서로 진행해야 하는지 대략적인 윤곽이 보일 것이다.
--- 「033 5분 동안 업무의 양을 파악한다」 중에서

프로젝트가 클수록 작업을 시작한 ‘직후’에 ‘많은 시간’을 할애해서 작업을 단숨에 진행시키자. 80:20 법칙을 고려해 20%의 시간 동안 80%의 작업을 완료하는 것을 목표로 삼자. 예를 들어 100쪽짜리 서류를 한 달 동안 작성해야 한다면 3~4일 동안 80쪽을 어떻게든 써보는 것이다. 초반에 ‘마치 마감 직전’인 것처럼 엄청난 시간을 할애해야 한다. 이렇게까지 시간을 극단적으로 쏟아부어야 결과가 달라진다.
--- 「063 초반 20%의 시간으로 80%를 완성한다」 중에서

큰일을 하나 끝마쳤다고 해서 그것으로 끝이 아니다. 끝마친 일에 ‘이름’을 붙여 나중에 다시 확인할 수 있게 저장하자. 예를 들어 ‘2017.10.10회의자료’라는 이름의 폴더에 그동안 작성한 회의록뿐만 아니라 당시에 이용한 자료나 웹사이트 링크, 사진이나 음성 녹음 파일 등을 전부 넣어 아카이브해둔다. 그리고 여러 번 쓸 만한 파일은 별도의 ‘템플릿 폴더’에 복사해서 언제든지 업무 양식으로 다시 쓸 수 있게 해둔다.
--- 「066 끝마친 작업은 템플릿화한다」 중에서

대화 형식의 메모를 남겨두는 것뿐만이 아니라 다른 사람과 주고받은 업무용 메일을 아카이브해둘 필요가 있다. 그렇게 하면 차후에 문제가 생기는 것을 방지할 수 있을 뿐 아니라, 대화의 흐름을 되짚어볼 수도 있다. 모든 과정이 명확해지기 때문에 문제가 발생하더라도 논의가 어떤 식으로 흘러갔는지 검토할 수 있어 서로의 입장만을 내세우는 일이 없어진다. 게다가 모든 과정을 볼 수 있기 때문에 얼버무리거나 약속을 어길 가능성이 낮아진다.
--- 「168 업무용 메일은 전부 아카이브한다」 중에서

시험 삼아 한두 가지 방법을 실천해본 다음, 익숙해지면 전략적으로 라이프핵을 선택해 당신의 생활에 적용해보기 바랍니다. 이때 중요한 것은 일종의 집요함입니다. 딱 맞는 것을 발견할 때까지 수많은 시행착오를 거듭해야만 합니다. 이 책에 소개된 250가지 방법을 전부 실천하거나 완벽히 해낼 필요는 없습니다. 당신의 인생이 좀 더 편하고 즐겁고 생산성이 높아지도록 필요한 방법을 그때그때 적용하면서 당신이 목표로 하는 인생의 항로를 향해 천천히 나아가기 바랍니다.

<b>업무 기술의 달인이 10년간 실천해온<br/>업무력은 높이고 시간 낭비는 줄이는 250가지 기술!</b><br/><br/>보통 사람들은 시간 관리를 제대로 하려면 계획을 빈틈없이 세워야 한다고 생각한다. 하지만 이 책에서는 접근하기 편리하도록, 시간을 좀 더 자유롭게 쓰기 위한 시각으로 기술들을 소개하고 있다.<br/><br/>쉽게는 시간 계산을 위해 타이머를 쓰는 방법부터 24시간 계획표 짜기, 일정 30분 단위로 정하기 등이 있고 좀 더 기술을 요하는 방법을 원한다면, 음성인식 기능 및 클라우드 스토리지, 마크다운 등 평소 들어보지 못한 앱이나 컴퓨터 시스템을 이용하는 기술들도 설명한다. 이 기술들은 시간을 보다 짜임새 있게 관리하도록 도와준다. <br/><br/>그다음은 업무 관리에 관한 기술로, 먼저 ‘할 일 목록’을 만들어놓는 것을 추천한다. 노트, 포스트잇, 인덱스카드, 투두이스트 앱 등의 형식 중 본인이 쓰기 편한 것 몇 가지를 이용하면 된다. 이때 ‘동사’를 넣어 목록을 작성하면 실행하기가 더 쉬워진다. 이렇게 열심히 일하다 보면 머리도 마음도 복잡해질 때가 생기는데, 이때 먼저 머릿속을 비우고 ‘해야 할 일’을 정리하고 나서 일에 집중하는 것이 좋다.<br/><br/>업무에 집중력이 필요할 때는 컴퓨터와 스마트폰 알람을 꺼본다. 그래도 잘되지 않으면 전화와 인터넷을 모두 끊고 일하는 시간을 가져보는 것도 좋다. 큰 업무를 하나 끝낼 때마다 컴퓨터를 재부팅하는 것도 좋은 방법이다. <br/><br/>만일 스트레스가 쌓이게 되면 기분 전환을 위해 일할 때 부스팅이 되는 음악을 리스트로 만들어 듣는 것 또한 방법이 된다. 화가 난다면, 말을 천천히 하고 편안한 자세를 취해 냉정함을 되찾아가는 방법도 있다.<br/><br/>그 외에도 직장에서뿐 아니라 일상에서도 쓸 수 있는 기술로는 몰스킨 노트 활용법이나 컴퓨터 파일 및 책장 정리법, 물건 분류법, 앱을 이용한 건강 관리, 여행 꿀팁 등이 있는데 이는 삶에 소소한 쾌적함을 더해 준다.<br/><br/><b>작은 습관 하나가 인생을 바꾼다</b><br/><br/>『일이 편해지는 TO DO LIST 250』의 저자 호리 마사타케는 말한다. “사소한 습관만으로도 인생은 바뀔 수 있다.” 물론 뜻밖의 사건이나 큰 충격이 변화의 계기가 될 수는 있지만 실제로 생활을 바꾸는 것은 ‘행동의 변화’, 즉 습관이다. 그 7가지 변화를 위한 습관은 다음과 같다. <br/><br/>첫째, 시간을 완전히 다르게 써본다. 자기 계발을 위해 써오던 시간을 마치 레저 즐기듯 한 가지 일에 집중해보면 놀라운 성장이 기다릴 것이다. 둘째, 결단은 신속히 내린다. 오랜 시간 생각해서 내리는 결단보다 빨리 내리는 결단이 오히려 만족도가 높은 경향이 종종 있다. 셋째, 말투를 바꿔본다. 평소 생각하는 이상적인 말투를 흉내 내거나 자신감이 있는 자세를 취한다면 긍정적인 성격으로 바뀌게 될 것이다. 넷째, 항상 메모지와 펜을 들고 다닌다. 어떤 내용이든 생각날 때 적다 보면, 자신만의 아이디어와 감정을 표현하기 쉬워진다. 다섯째, 마음속 히어로에게 고민을 털어놓는다. 장난 같지만 좀 더 넓은 시각으로 볼 수 있어서 명쾌한 판단을 내리는 데 도움이 된다. 여섯째, 기회가 찾아오면 무조건 ‘예스’라고 외친다. 그동안 얼마나 무의식적으로 ‘노’라고 했는지 깨닫게 될 것이며, 멀리했던 기회가 찾아올 수도 있다. 일곱째, 사소한 습관이 하루를 작은 승리로 이끄므로, 매일 실천하지 않아도 차곡차곡 쌓아나간다면 그 행위 자체로 작은 기쁨을 느끼고 더 열심히 해나갈 수 있을 것이다.<br/><br/>엄청난 결심을 할 필요는 없다. 그저 이 책에서 소개한 기술을 참고하여, 매일 하던 방식에서 살짝 바꿔보기만 해도 직장생활이 좀 더 편해지고 생산적으로 변화할 것이다. 성공적인 회사 생활을 바라는 직장인에게 『일이 편해지는 TO DO LIST 250』는 좋은 지침서가 될 것이다.<br/><br/><b>먼저 읽은 독자들의 추천!</b><br/><br/> -철저한 시간 관리로 자신의 인생을 바꾸고 싶은 사람에게 최고의 책.<br/>- 다양한 시도와 수많은 기법에 압도되었다.<br/>- 이 중에서 5개만 습관화해도 천하무적.<br/>- 아무리 많은 책을 읽었어도 모르는 기술이 이렇게 많을 줄이야.<br/>- 참고하지 않을 수 없는 책.<br/>- 어떻게 이런 정보들을 모았는지 너무 궁금하다.<br/>- 이 책을 읽고 나서 생활이 바뀌었다.