가만히 살펴보면 K과장은 자기도 모르는 사이에 시간을 낭비하면서 피곤을 자초하고 있다. 혼자서 멋대로 바쁜 상황을 만들고 있기 때문이다. 이를〈낭비 시간 산출 시트〉에 정리해 보면 문제점이 일목요연하게 드러난다. 먼저 최근 일주일 동안의 일정을 떠올리면서 하루 단위로 적는다. 갑작스런 손님의 방문, 예정 외의 일정이 있었다면 처음 계획했던 일정이 예상치 못한 일들로 어떻게 변경되고 진행됐는지도 함께 적는다. 그리고 각각의 일정이 다음 네 가지 중 어디에 해당되는지 검토한다.
① 일정에 넣어서는 안 되었던 것
② 집약할 수 있었던 것
③ 남에게 부탁할 수 있었던 것
④ 상담을 통해 단축할 수 있었던 것 --- p.25

급기야는 회의에 참석했던 사람도 “어라, 그 회의에서 결정된 사항이 뭐였더라?”, “도대체 무슨 이야기를 했지?”라고 머리를 긁적이는 형편이었다. 이래서는 무엇을 위해서 회의를 열었는지조차 알 수 없다. 그래서 고안한 업무기술이 회의 종료 직전에 참가자 전원에게 그 자리에서 나눠줄 수 있는 A4 한 장의〈속성 의사록 시트〉이다.
작성 방법은 다음과 같다. 먼저 의사록을 정형화하자. 그 틀을 공유하면 개요 파악이 쉬워진다. 그리고 의사록의 내용을 적을 때는 먼저 회의 목적을 명확히 기재하도록 하자. 앞의 예를 다시 인용하자면 ‘영업 목표 수치의 결정’에 대해 항목별로 적도록 한다. 그러면 참석자들이 나중에 의사록을 봤을 때 회의 내용이 무엇이었는지 떠올리기 쉽다. --- pp.81-82

상사에게도 잘못은 있다. 중요한 용건을 말로만 전달하는 것 자체가 문제이기 때문이다. 게다가 한창 바쁠 때 그런 지시를 받으면 금방 잊어버리고 마는 게 사람이다. ‘그러면 메모지에 적어서 주면 되잖아?’라고 생각하는 사람도 있을지 모르지만, 이 방법도 완벽하다고는 할 수 없다. 결국 메모를 건네도 필요한 요소가 결여되어 있다면 죽도 밥도 안 된다.
이런 전달 실수를 없애기 위해서는 어떻게 해야 할까? 이런 고민 끝에〈지시 전달 시트〉를 고안했다. 예를 들어 상층부에 기획서를 제출하는 데 필요한 복사본을 부탁할 때 이 시트를 적극적으로 활용하는 것이다. --- p.111

〈출장 보고 시트>의 요점은 세 가지다.
첫째, 출장 목적을 명확히 밝힌다. 상사가 보고서를 읽었을 때 ‘이 사람이 무엇을 하기 위해 어디로 갔는가’를 한눈에 파악할 수 있도록 쓰는 것이다.
둘째, 출장 목적에 따른 성과와 의의를 간결하고 명확하게 적는다. 예를 들어 ‘뉴욕의 신사업을 조사해 당사의 전략 수립에 참고로 삼는다’는 목적으로 4개의 회사를 방문했다고 가정하자. 그러면 조사 결과를 ‘A사 방문. 매출액이 작년 대비 20퍼센트 성장했음을 확인’, ‘B사 점포 방문. 젊은층이 두드러짐’과 같이 간략하게 적고, 상세한 내용은 ‘별지 보고서 참조’라고 표시한 다음 나중(피로가 풀려 머리가 맑아졌을 때 작성)에 제출한다.
셋째, 사실 위주의 보고서와는 별도로 개인적 소감을 적은 비공식문서를 첨부한다. 출장지에서 얻은 성과와 감상을 짧게 정리해 제출하면 상사도 그것을 읽었을 때 ‘자기 나름대로 얻은 것이 있군. 문제의식을 안고 돌아왔어’라고 생각하며 긍정적으로 평가할 것이다. --- pp.146-147

좋은 습관은 일의 능률을 높이고 꿈으로만 보였던 목표도 현실로 만드는 힘이 있다. 당신도 자신만의 규칙을 만들어 실행에 옮길 수 있도록 A4 한 장에〈1일 규칙 시트〉를 만들어 보라. 이때 중요한 점은 ‘다른 사람이 이렇게 하니까 나도 이렇게 해야지’, ‘다른 사람이 이렇게 하라고 했으니까 그렇게 해야지’ 라는 강박관념을 버리는 것이다. --- pp.187-188

만약 당신이 주변 사람들, 상사나 선배를 목표 삼아 그들의 훌륭한 점을 배우려 하면 어떨까? 예를 들어 당신 직장에 A라는 능력 있는 영업사원이 있어서 ‘언젠가 나도 저 사람처럼 되고 싶어’라고 생각한다면, 먼저 〈역할 모델 시트〉를 만들어 그를 모범으로 삼고 싶은 이유를 다음과 같이 적어 본다.
“A는 남을 높이기를 잘한다. 그것이 자연스러운 말과 행동으로 나타난다. 그를 잘 관찰해 보면 ‘대단하시네요’, ‘역시 최고예요’ 같은 칭찬의 말을 자주 쓴다. 나도 그런 점을 따라하자.”--- pp.190-191

〈인간관계 밀도 시트〉를 활용해 인간관계를 되돌아보고 원의 중심(당신)에서 멀리 떨어진 사람들과의 관계를 재정비하라. 딱히 용건이 없어도 들러서 점심 식사를 하며 정보를 교환하는 것만으로도 충분하다. 잡담만 하다가 와도 괜찮다. 어쨌든 친밀감을 말과 행동으로 나타내는 것부터 시작하자.

<b>A4 한 장으로 일개미 생활과 작별을 고하라!</b><br/>출근과 동시에 실적 회의 자료, 출장 보고서 제출, 하반기 사업계획서 작성…. <br/>강 팀장의 하루는 쏟아지는 보고서들과 함께 시작된다. 시간은 한정되어 있고, 끝내야 할 업무들은 도무지 끝이 보이지 않는다. 밤새 작성한 보고서는 ‘다시 해오지’ 사장 한 마디에 이면지 통에 버려지기 일쑤다. 나오는 건 한 숨 뿐, 아직도 쌓여있는 업무들을 어디서부터 어떻게 손을 대야 할지 엄두가 나지 않는다. <br/>비즈니스맨들이라면 누구나 위와 같은 상황에 공감할 것이다. 그리고 이 스트레스는 처음 보고서를 작성하는 신입사원뿐만 아니라 직급이 올라갈수록 더욱 심해진다. 왜냐면 높은 상사일수록 정리되지 않은 보고서를 읽어줄 만큼 여유롭지도 인내심이 강하지도 않기 때문이다. <br/>만약 당신에게 정리의 기술이 있다면 불필요한 시간 낭비를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 같은 시간에 더 광범위한 정보를 수집하고 참신한 기획을 구상할 수 있다. 그럼으로써 업무 생산성은 크게 향상될 것이고 목표를 달성할 가능성도 높아진다. 그 결과 상사도 당신을 인정할 것이다.<br/>소프트뱅크 손정의 사장의 오랜 사업 파트너이자 재팬 플래그십 프로젝트 주식회사의 사장인 미키 다케노부는 야근과 휴일 근무로 개인 생활까지 반납하는 많은 샐러리맨들을 위해 이 책을 내놓았다. 그가 제안하는 방법은 ‘A4 한 장으로 끝내는 업무기술’이다. <br/><br/><b>왜 A4 한 장이면 충분할까?</b><br/>일반적으로 사람이 한 번에 파악해 처리할 수 있는 수는 7±2까지라고 한다. 즉 개인차는 있지만 사람이 슬쩍 본 순간 파악할 수 있는 수는 적으면 5에서 많아도 9까지인 것이다. 예를 들어 책상 위에 동전 몇 닢이 있을 때 일반인이 한눈에 확인할 수 있는 동전의 수는 일곱 닢 정도다.<br/>또 경영학에서 말하는 ‘통제 범위의 원칙(principle of span of control)’ 또한 상사 한 명이 관리할 수 있는 부하 직원의 수를 다섯 명에서 여섯 명까지로 본다. 이처럼 인간이 처리할 수 있는 수에는 한계가 있다. 만약 업무 계획에 10항목 이상의 상세한 내용을 한꺼번에 집어넣는다면 동료들과 업무내용을 공유하기도 힘들어진다. 즉 업무 계획을 파악하고 동료나 상사에게 가장 효과적으로 정보를 전달하기 위해서는 내용이 A4 한 장을 넘지 말아야 한다. <br/> 이 책은 A4 한 장에 내용을 적기에 앞서 ‘목적’과 이를 위해 ‘해야 할 일’, 그리고 ‘기한’이라는 세 가지 요소를 명확히 파악하라고 충고한다. 이 세 가지를 명확히 해야, 혼자서 해야 하는 일이든 다른 동료와 공동으로 해야 하는 일이든 효율적으로 추진할 수 있기 때문이다. <br/><br/><b>안건 제안 시트, 아이디어 연결 시트, 출장 보고 시트 등 40가지 필수 매뉴얼 소개</b><br/>이제 더 이상 하얀 모니터 앞에 앉아 백지 상태가 되는 일은 없다. 깔끔하게 정리된 최상의 매뉴얼대로 골라 서식하면 되기 때문이다. 저자는 5가지 업무별 목적별 상황을 나누고 총 40가지 시트가 각각 A4 한 장으로 완성되기까지의 과정을 실제 업무 상황을 예로 들며 설명한다. <br/>1장 ‘시간 관리법’에서는 ‘일정 관리 시트’, ‘마감 체크 시트’ 등을 통해 효과적으로 일정을 관리하는 법, 2장 ‘사고력 강화법’에서는 업무 흐름을 개선하고 의사 결정의 질을 높이는 법, 3장 ‘회의 기법’에서는 ‘회의 소집 시트’ ‘의제 정리 시트’ 등 회의가 시작되고 끝나는 모든 단계에서 활용할 수 있는 시트 작성법을 알려준다.<br/>4장 ‘리더십 강화법’에서는 ‘실적 관리 시트’ ‘지시 전달 시트’ 등 효율적으로 부하 직원을 관리하는 법, 5장 ‘기획력 강화법’에서는 ‘브레인스토밍 시트’, ‘ 발상 체크 시트’ 등 아이디어를 도출하고 개발하는 법, 6장 ‘문장력 강화법’에서는 ‘프리젠테이션 구상 시트’ ‘협상 시트’ 등 문장력을 높이고 업무의 협상력을 강화하는 법, 7장 ‘비즈니스 라이프 계획’에서는 역할 모델을 정하고 인맥을 관리하는 법과 하루 계획부터 10년까지의 비즈니스 라이프 플랜 작성법을 알려준다.