글의 마지막까지 일관된 자신의 입장을 유지하기 위해서는 우선 생각을 정리해야 한다. 이를 위해서는 쓰기 전에 반드시 메모하는 습관을 들이는 것이 좋다.
메모를 할 때에는 ‘3WHAT’의 원칙을 활용한다. ‘3WHAT’으로 테마에 관한 정보를 정리할 수 있다.
‘3WHAT’이란 다음 세 가지의 ’WHAT(무엇)'을 가리킨다.
① ‘무엇에 관한 것인가? (정의)’
② ‘무슨 일이 일어나고 있는가? (현상)’
③ ‘그 결과, 무슨 일이 일어날 것인가? (결과)’
--- 정보는 3WHAT으로 정리한다 중에서
‘3W1H’로 과제에 대한 지식?정보를 깊이 있게 파헤쳐 보자.
‘3W1H’란 ‘WHY’, ‘WHERE’, ‘WHEN’, ‘'HOW’를 가리킨다. 이 네 가지를 자세히 살펴보자.
‘WHY'
어떤 과제에 대해 ‘왜 이 일이 일어났는지’, 그 이유와 배경을 살펴본다.
‘WHERE'
과제의 지리적 상황을 탐색한다. 구체적으로 ‘타사는 어떤가?’, ‘다른 업계에서는 어떤가?’, ‘지방에서는 어떤가?’, ‘외국에서는 어떤가?’ 등을 조사한다.
‘WHEN'
여기에서는 과제의 역사적 상황을 고찰한다. 예를 들어, 신제품의 기획서를 작성할 경우, 자사나 타사에서 같은 기획이 혹 예전에 나오지 않았는지를 조사하고, 그에 대한 결과도 살펴본다.
‘HOW'
마지막으로 ‘HOW’에서는 지금까지 고찰한 ‘3W’의 메모를 토대로, ‘향후 어떻게 하면 좋을지’ 그 대책을 구체적으로 생각한다. 신제품 기획서라면 ‘타사 제품의 이런 점을 벤치마킹한다’, ‘자사의 이전 상품에서 이와 같은 부분을 개선한다’ 등의 사항을 검토한다.
--- 3W1H로 지식과 정보를 심화한다 중에서
비즈니스 문서나 소논문, 리포트 등에 요구되는 것은 ‘이해하기 쉬운 문장’이다. 읽는 이가 읽기 편하고 보기 편한 점을 고려하지 않은 글은 실격이라고 할 수 있다.
이를 위해 추천하고 싶은 것이 바로 ‘항목 쓰기’다. 물론 리포트나 보고서, 기획서 등은 어느 정도 문장으로 써야 할 필요가 있다. 그런 경우라 해도 항목을 만들어, 읽기 편하고 보기 편한 체제를 만들 수 있다.
이메일과 FAX의 경우에는 글 전체를 문장이 아닌 항목 쓰기로 구성해도 좋다. 이들 문서의 경우에 글을 장황하게 쓰면, 오히려 읽는 이가 부담스러울 수 있다.
--- 항목쓰기로 간결하게 읽기 편한 문장을 연출한다 중에서
설득력 있는 문장을 쓰기 위해서는 몇 가지 요령이 필요하다.
우선 구체적인 숫자를 제시한다. 예문과 관련된 예를 들자면, 과거 홋카이도 여행의 실적이나 칭기즈칸 요리에 대한 인기 추이 등 기획 아이디어를 뒷받침할 수 있는 데이터를 첨가한다.
또한 캐치카피(catch copy, 소비자의 마음에 강하게 어필할 수 있는 광고 문구)도 중요하다. ‘해물덮밥 마음껏 먹기!’,‘홋카이도 2박 3일 여행이 무려 2만 엔에 가능!’ 등 주위에서 ‘앗!’ 하고 놀랄 만한 문구를 만들기 위해 지혜를 짜낸다.
이처럼 반짝이는 아이디어를 전면에 내세우는 한편, 불리한 부분은 감추거나 또는 불리한 점을 유리하게 보이도록 만드는 전략을 짠다.
--- 아이디어로 쓰고 데이터로 설득한다 중에서
메일은 속도가 생명이다. 따라서 서두에 ‘계절 인사’나 틀에 박힌 문구를 넣을 필요가 없다.‘늘 신세를 지고 있습니다’라는 한마디로 충분하다. 친한 사이인 경우에는 ‘수고하십니다’라고 써도 무방하다.
메일을 받고 답장을 쓸 때는 ‘보내주신 메일을 잘 받았습니다’로 시작한다. 처음으로 메일을 주고받는 사람이라 해도 ‘처음 메일을 보냅니다’라고 써도 무방하다. 그러나 좀 더 정중하게 쓰고 싶다면 ‘메일로 인사를 드리게 되었습니다’, ‘바쁘신 중에 갑작스럽게 메일을 보내 죄송합니다’라고 쓰면 된다.
비즈니스 메일에서 용건은 항목쓰기로 쓰는 것이 기본이다. 문장은 짧고 간결하게 쓴다. 문장의 길이는 아무리 길어도 30자 내외로 쓰면, 상대방이 읽기 편한 글이 된다.
--- 이메일, 짦고 간결하게 핵심만 전달한다 중에서