前田鎌利 의사결정이 10초 만에 끝나는 것으로 유명한 손정의 회장이 언제나 ‘단번에 OK한 보고서’로 실력을 인정받았다. 손정의 회장이 후계자 양성을 위해 설립한 소프트뱅크 아카데미아 1기생으로 사업보고가 1위를 차지하는 등 두각을 나타내며 소프트뱅크의 보고 원칙으로 채택되었다. 특히 그가 작성한 프레젠테이션 자료는 손정의 회장이 각종 대외 프레젠테이션에 활용할 만큼 인정받았으며, 이 원칙을 채택한 부서의 결재 속도가 1.5~2배 정도 빨라지는 효과를 거뒀다. 이 책은 17년간 소프트뱅크에서 일하며 축적한 사내 보고의 기술을 총망라한 책으로 보고에 대한 두려움이나 어려움을 해결해줄 기본 원칙이 담겼다. 도쿄가쿠게이대학 졸업, 히카리통신, 보다폰그룹, 소프트뱅크 등을 거쳐 현재는 연간 200회 이상의 강연 활동을 통해 소프트뱅크식 보고 기술을 전하는 데 힘쓰고 있다. 지은 책으로는 『사외 프레젠테이션 자료 작성술』등이 있다.
역자 : 박주희
일본어 전문 번역가이자 좋은 일서를 발굴하여 소개하는 기획자로 활동하고 있다. 대학에서 일본어를 전공했으며 비즈니스 분야의 프리랜서 일본어 통번역가로 활동하고 있다. 옮긴 책으로는 『요령이 힘이다』『당신의 감정을 내가 엿볼 수 있다면』『상처받지 않는 연습』이 있다.
결재 권한을 가진 이들은 대부분 바쁘다. 더구나 한정된 시간 안에 차례차례 잇달아 의사결정을 해야 하기 때문에 이들은 요령 없이 질질 끄는 보고를 가장 싫어한다. 그렇기에 보고는 3분 만에 끝내는 것이 기본이다. 아무리 길어도 5분 이내에는 마쳐야 한다. --- p.21
보고서 슬라이드를 5~9장으로 요약하는 것은 단순히 보고 시간을 단축하는 효과만 있는 것이 아니다. 더불어 중요한 의미가 있는데 슬라이드의 장수가 5~9장을 넘는 순간 이해가 잘 안 가는 보고서로 분류된다는 점이다. 보고서 역시 마찬가지다. 슬라이드의 수가 7±2를 넘으면 결재자가 보고 내용을 이해하기 어려워진다. --- p.24
본문 슬라이드는 크게 현상 보고와 제안으로 나눌 수 있다. 현상 보고에서는 먼저 ‘어떠한 과제가 있는가?’를 명확하게 밝힌 다음 ‘이러한 과제가 발생한 원인은 무엇인가?’를 내놓는다. 그리고 이를 근거로 제안을 하면 되는데, ‘그 원인을 해소하는 해결책’을 제안하고 아울러 ‘그 해결책을 실시한 결과, 기대되는 효과’도 함께 보여주면 된다. --- p.30
심플하고 논리적인 보고서는 보고를 성공으로 이끄는 원칙이다. 심플한 자료를 만드는 데 중요한 포인트가 한 가지 더 있다. 바로 이것저것 다 설명하자는 생각을 버리는 것이다. 흔히 기획이나 사업 내용을 검토할 때에는 각종 데이터를 싹싹 긁어모으기 마련이다. 그리고 나서 근거를 확고하게 굳힌 후 보고서 작성에 착수한다. 이는 지극히 당연한 방식이다. 하지만 이런 방식이 바로 복잡한 보고서를 생산하는 원인이 된다. --- p.50
보고서의 결재률을 높이는 비장의 묘수가 있다. 바로 2가지 방안을 제안하는 것이다. 과제를 해결하고자 고심한 사람의 입장에서는 1가지 아이디어에 사활을 걸고 싶은 생각이 들 수도 있다. 그렇지만 경험상 A안과 B안, 즉 2가지 방안을 제시하는 것이 훨씬 효율적이다. --- p.55
키 메시지는 다름 아닌 해당 보고서에서 가장 전달하고자 하는 내용이다. 슬라이드 1장을 놓고 볼 때, 시각적으로 가장 강력하여 결재자에게 어필하는 부분이자 의사결정의 관건이 되는 중요한 정보이다. 그렇기에 키 메시지에 사용하는 글꼴은 ‘눈에 쉽게 들어오는 것’이어야 한다. --- p.84
키 메시지를 13글자 이내로 만드는 최후의 비법을 공개한다. 바로 스마트폰이나 휴대전화로 키 메시지를 작성해보는 방법이다. 컴퓨터는 자판이 있기 때문에 비교적 손쉽게 글자를 입력할 수 있어 나도 모르게 그만 문장이 길어지는 경우가 많다. 그러나 스마트폰이나 휴대전화로 문자를 입력하는 것은 성가신 일이기 때문에 자연스레 문장이 짧아진다. --- p.95
보고서를 마무리하는 단계에서 한 가지 더 중요한 것이 있다. 바로 ‘결재자가 어떤 유형의 사람인가?’를 다시금 확인하는 것이다. 수학에 강하고 논리적인 유형의 사람인가? 아니면 새로운 것을 좋아하고 사물을 감각적으로 파악하는 성향의 사람인가? 결재자가 어떤 유형인지에 따라 자료를 보고하는 방식을 달리할 필요가 있다.