바쁜 회사 생활에서 뭔가를 쓴다는 건 꽤나 귀찮은 일이다. 이보다 중요한 일이 많기 때문이다. 사람들도 만나야 하고 결정도 내려야 한다. 그런데 이런 많은 일을 모두 글로써 처리할 수 있다는 것, 여러분은 알고 있는가? 예를 들어 편지나 메모 한 장으로 회의를 열고, 보고서로 사례를 제시해서 결정을 유도하며, 제안서로 상대방이 어떤 행동을 확실히 취하거나 특정 선택을 하도록 만들 수 있다. 문제는 문서를 어떻게 읽히느냐다. 여러분이 작성한 문서의 성가심을 극복하고 사람들이 읽도록 만드는 것은 물론이고, 그들한테도 적극적인 행동까지 이끌어내야 한다. 그것이 비즈니스 문서의 목적이다.
여러분은 아마도 비즈니스 문서의 독자나 작성자일 것이다. 잠시 독자의 입장에서 글쓰기를 생각해보자. 여러분은 책상 위에 놓여 있는 문서를 모두 읽는가? 한 글자도 빼놓지 않고 읽는가?
모든 문서를 첫 번째 단어부터 순서대로 읽는가, 아니면 중간부터 내키는 대로 읽는가? 이러한 질문을 대하면서 이런 생각이 들 것이다. '모든 문서를 동일하게 취급하지 않는구나.' 그렇다. 어떤 문서는 다른 것보다 더 많은 관심을 쏟는다. 주제도 마찬가지다. 예를 들어 상사가 개인적으로 보낸 메모를 무시할 사람은 없다. 물론 뭔가를 읽어야 한다는 당위성이 반드시 그것을 더 쉽게, 더 즐겁게 만드는 것은 아니다. <5~6p. 들어가면서>

잘 읽히는 글을 쓰는 방법은 간단하다. 글을 읽는 독자들이 읽고 싶어 하는 것을 최대한 고려해서 정성껏 쓰면 된다. 혹은 독자들이 어떤 방법으로 읽을 것인가를 미리 계산해서 글 쓰는 방법을 정해야 할 때도 있다. 솔직히 말해서 사람들은 비즈니스 문서 읽기를 그다지 좋아하지 않는다. 그런데도 우리는 독자가 읽을만한 글을 써야 한다. <76p. 4. 매혹적인 글, 먼저 문서를 장악하라>

1. 실크처럼 부드럽다.
2. 약간 반질반질하다.
첫 번째 표현은 타이 항공이 내세우는 슬로건인데, 깔끔하면서도 정확한 그림이 연상된다. 실크를 만져본 사람이라면 느낌이 더 확실하게 전달될 것이다. 두 번째 표현은 모호하다. 거의 아무것에나 해당하는, 무엇을 이야기하는가를 알 수 없는 문장이다. 이를테면 죽은 물고기도 약간은 반질반질하지만, 그렇다고 그 물고기를 실크의 촉감과 비교할 수 있겠는가. 따라서 좀 더 묘사적인 표현이 요구된다.
예전에 누군가 라디오에서 이런 이야기를 한 적이 있다. "처음 버터를 바른 아이스링크처럼 미끄럽다." 이 말은 참으로 신선하게 느껴졌다. 아마도 나뿐만 아니라 다른 이들도 마찬가지였을 것이다. 그 표현을 듣고 '굉장히 미끄럽다'란 생각 외에 다른 생각을 하는 사람은 아무도 없었으리라고 본다.
<84p. 4. 매혹적인 글, 먼저 문장을 장악하라>

자신의 능력을 홍보하는 가장 적극적인 수단, 비즈니스 문서를 활용하라!<br/>업무처리는 뛰어나지만 문서 작성 기술이 부족해 자신의 능력을 인정받지 못한다며 이 얼마나 억울한 일인가. 실제로 아무리 뛰어난 아이디어가 있어도 상사가 인정하지 않으면 상용화될 수 없고, 새로운 상품을 개발해도 고객이 알아주지 않으면 헛수고한 셈밖에 되지 않는다. 반면에 특별히 업무에서는 두각을 나타내지 못하면서도 잘 쓴 보고서 한 장으로 상사의 눈에 든 사람도 여럿 봐왔을 것이다.<br/>자신이 전자에 속하는 사람이라면 둘 중 누가 옳고 그른가를 따지기 전에 먼저 자신의 비즈니스 문서 작성 스킬을 길러라. 특히 말로 표현하는 능력이 부족한 사람이라면 보고서를 적극 활용해야 한다.<br/>그렇다면 모두들 잘 썼다고 인정하는 보고서란 어떤 것일까? 보고서를 통해 달성하고 싶은 분명한 목적을 정하고 그것을 간결하고 쉽고 체계적으로 전달해야 한다. 장황한 보고서는 절대 읽히지 않는다. 작성하기 전에 읽는 이의 마음속에 들어가 그들의 욕구, 즉 독자가 궁금해 하는 사항을 반영해야 한다.<br/>예를 들어 사무실 자리배치를 개편하는 책임을 맡게 되었다고 하자. 꼼꼼하게 사무실의 치수를 재고 옮겨야 하는 비품과 둬야 하는 비품을 나열하고, 전기선의 지도까지 그리고 나자 10장이 넘는 보고서가 완성되었다. 이것을 동료들에게 나눠주자 동료들은 아연실색했다. 하기도 싫은 자리이동에 대한 보고서를 누가 인내심을 갖고 몇 장씩이나 넘겨볼까? 그보다는 회사와 본인의 이익을 위해 사무실을 개편해야 하는 까닭을 간략하게 다루고 누가, 어떤 일을, 언제 해야 할지 분명히 밝히는 게 훨씬 좋을 것이다. 그것도 아주 간단하고 구체적으로!<br/>다시 요약하자면 비즈니스 글쓰기는 구체적인 언어에 비전을 담아 표현해야 한다. 이 책은 이러한 비즈니스 글쓰기는 문학작품을 쓰는 것과는 다르기 때문에 몇 가지 규칙을 따르고 꾸준히 연습하면 충분히 개선될 수 있다고 강조한다.<br/> '기본과 방법'을 알고, 이것을 습관화한다면 글쓰기에 대한 두려움에서 벗어나 자신의 의도대로 표현할 수 있다. 그러나 실력을 익히기 위해서는 꾸준한 연습과 노력이 필요하다는 것을 잊지 말기 바란다. <br/>당신도 상대의 마음을 사로잡는 글을 쓸 수 있다. 이제 시작해보자!<br/>