무역은 국가와 국가 간에 물품을 사고파는 국제상거래이다. 이러한 물품매매와 관련된 외국과의 거래를 무역거래라고 한다.

실제 무역거래의 중요성이 증대되면서, 교통수단이나 물류수단 및 통신수단이 비약적으로 발전하여 무역거래를 중심으로 하는 국제비즈니스도 획기적으로 다양화되고 복잡해지고 있다. 최근 국제상거래는 물품매매를 비롯하여 플랜트 수출, 국제라이센스, 합작투자, 판매ㆍ대리점, 국제 M&A 등의 다양한 형태로 나타나고, 거래방식도 종이서류에서 인터넷을 통한 전자무역으로 발전하고 있다.

통상 우리가 사용하고 소비하는 상품은 그 자체가 외국으로부터 수입된 것이거나, 그 구성요소에 외국으로부터 수입된 부품이나 재료가 사용되고 있다. 한편 우리나라에서 제조된 공산품, 특히 자동차, 휴대폰, 광학기기 등은 상당부분이 외국에 수출되고 있다.

이와 같이 상품의 수출입에 수반되는 계약의 교섭, 체결, 이행 및 거래절차 등을 다루고, 국제매매를 관리하는 것을 「무역상무(貿易商務)」또는 「무역실무(貿易實務)」라고 한다.

무역실무는 상품의 국제매매를 주된 대상으로 하고 그것에 관련된 운송, 금융, 화물보험, 국제통신 등의 서비스 지원을 받고 있다. 따라서 이들과 관련된 넓은 전문적 지식이 요구된다. 이들을 병행적으로 상호 관련하여 이해하여야 한다.

무역실무는 크게 나누어 우선 정보의 교환과 계약의 교환,체결, 이행상의 지시, 상담, 보고 등의 「商流」와 계약의 이행단계에서의 운송으로서의 「物流」, 대금결제로서의 「金融」의 세 가지 흐름으로 이해해야 한다. 그리고 그 상호관계와 기능을 구체적인 거래 가운데서 올바르게 파악하는 것이 필요하다.

무역영어는 일상생활에서 사용하는 통상영어를 중심으로 무역 전문용어와 무역거래 특유의 관용적 표현을 사용하여 거래상대방과 커뮤니케이션을 하는 것이다.

무역영어를 잘하기 위해서는 영어의 구사능력, 무역실무의 지식, 국제상거래 감각, 정보통신기술(IT)의 활용능력 등이 필수불가결한 요소이며 이를 익히기 위한 다양한 각도의 학제간(interdisciplinary) 학습이 필요하다.

본서의 독자로서는 대학교에서 무역영어, 비즈니스커뮤니케이션, 무역실무, 전자무역 등을 공부하고 있는 연구자ㆍ학생, 은행, 보험회사, 선박회사, 항만관계자 등 무역업무와 실제 관련자, 중소기업의 무역업무 담당자 등을 염두에 두고 있다.

저자는 독자가 국제비즈니스 전문가로 성장할 수 있도록, 무역실무에 대한 심도 깊은 이해를 바탕으로 무역거래의 중심업무인 비즈니스 서한을 작성할 수 있으며, 전문적인 커뮤니케이션을 전개할 수 있는 능력을 갖추기를 희망한다.

독자는 본서를 우선 학습하면서 무역거래 각 단계별 상황에서 실제로 자신이 직접 무역영어 서한을 작성해 보고, 그것을 본서의 예(Model Letter)와 비교ㆍ검토함으로써 보다 수준 높은 비즈니스 커뮤니케이션 능력의 향상을 도모할 수 있을 것이다.

본서를 통해서 독자들이 무역거래의 전문적 능력을 기르고 국제 비즈니스현장에서 본격적으로 활약하기를 진심으로 기원한다.

본서를 집필하는데 전남대학교 문화사회과학대학의 선배ㆍ동료 교수님들의 따뜻한 격려는 큰 밑거름이 되었다. 그리고 본서의 출판에 각별한 정성을 보여주신 전남대학교출판부 관계자분들께 깊은 감사를 드린다. 끝으로 본서를 발간하는데 정신적 도움을 주신 부모님과 가족들 그리고 모든 제자들에게도 사랑의 마음을 전한다.

2013년 立春
白雪이 덮인 無等山을 바라보며
저자 ---「서문」

제1장 무역영어와 무역거래의 개요

제1절 무역서신의 본질과 구성요소

1. 무역영어의 본질

국제무역에 있어서 통신수단으로 최근에 이메일이 본격적으로 사용되기 이전에는 텔렉스, 편지와 전보로 거래를 진행하는 것이 대부분이었다. 무역통신문은 무역의 선구자인 영국의 ‘commercial correspondence’ 를 표본으로 하여 오랜 세월 사용되어 왔으나, 통신수단과 운송수단의 발전에 따라 최근 무역통신문의 작성방법도 변하고 있다.
무역거래에는 통신 외에도 각종 관련 문서가 필요하다. 매매계약서를 비롯하여 신용장, 선하증권 등의 서류(documents) 그리고 배후에는 법률이나 상관습과 전문용어(technical terms)가 있다. 무역통신과 관련서류 혹은 무역실무에 나타나는 영어를 상업영어(Commercial English) 혹은 무역영어(International Trade English)라고 한다.
우리나라의 경우 영국이나 미국 등 영어를 모국어로 삼는 나라들과는 달리, 국내거래보다는 국제무역에서 사용되는 무역영어가 필수불가결한 수단이다. 따라서 우리나라의 상업영어의 본질은 무역영어에 있다.
원래 상업영어에는 무역거래상의 연락수단으로 발달한 영국적인 상업영어(Commercial English)와 국내거래를 주대상으로 하여 설득수단으로 발달한 미국적인 상업영어(Business English)의 두 가지 흐름이 있다.
영국식의 ‘Commercial English’는 무역업자 간의 정형적인 문장의 경향이 있어 친밀감과 개성이 부족했다. 반면, 미국에서는 ‘Business English’ 로 불려 이것은 외국 무역보다 국내 기업, 그리고 업체 간 뿐만 아니라 오히려 일반 고객 상대의 언어를 중시해 발달했다. 따라서 친밀감이 있고 판매와 설득의 기법이 우수하다.
미국이 세계경제를 지배하게 되면서 오늘날의 상업영어도 영국식의 구식표현에서 미국식의 평이한 현대식 표현으로 발달되어 오고 있다.
무역영어는 일상생활에서 사용하는 통상영어를 중심으로 무역 전문용어와 무역거래 특유의 관용적 표현을 사용하여 거래상대방과 커뮤니케이션을 하는 것이다.
무역영어를 잘하기 위해서는 영어의 구사능력, 무역실무의 지식, 국제상거래 감각, 정보통신기술(IT)의 활용능력 등이 필수불가결한 요소이며 이를 익히기 위한 다양한 각도의 학제간(interdisciplinary) 학습이 필요하다.

2. 무역통신문의 원칙

무역통신문을 효과적으로 작성하기 위한 「5C’s」 가 있다.
이것은 영어 단어의 머리글자에 의해 「정확(Correct)」, 「명료(Clear)」, 「간결(Concise)」, 「배려(Considerate)」, 「예의(Courteous)」 라는 요소를 특히 유의해서 편지를 쓰는 것이 가장 중요하다는 것이다.
「정확」은 무역통신문의 대부분이 권리, 의무, 이해관계를 수반하기 때문에, 영문의 표현, 기술내용, 숫자, 무역용어 등을 올바른지 사용해야 하고, 「명료」는 문장구조, 구두점, 단어선택 및 구체적 표현에 있어서 명쾌한 문장을 작성해야 한다는 것이다. 「간결」은 한 번 읽으면 바로 이해될 수 있도록 문제의 핵심을 표현할 필요가 있다는 것을 말하고 있다. 나아가 상대의 이익과 입장을 존중하는 「배려」, 「예의」 편지를 쓰는 것은 사회인의 가장 중요한 마음가짐이며, 이들 만족할 만한 편지를 쓰는 것이 무역통신문 작성의 첫걸음이다.
무역통신문의 3가지 기능으로는 다음을 들 수가 있다.
먼저 상대를 움직여라. 이것은 설득적 커뮤니케이션으로서 내용의 순서 및 조립, 언어 등을 매우 신중하게 써야 한다. 다음은 상대에게 알려라. 이를 위해서는 정확한 정보를 제공하고 그 정보에 따라 행동할 필요가 있다. 새로운 제품이나 경영 상태 및 마케팅 전략과 기업 정보 및 업계 정보와 시장 정보, 정부의 정책이나 방침과 동향, 향후 전망 등 정확히 알려야 하는 정보가 많다. 마지막으로 상대에게 호의를 제공하라. 거래는 호의와 호감을 가지지 않으면 원활하지 않다. 인간 사회에서 상대에게 호의 전하고 상대방도 호의를 얻는 것이 가장 큰 비결이다. 어떤 일이라도 부드럽고 원활하게 진해되려면 당사자가 서로에게 호감을 갖은 것이며, 사업도 인간관계와 인간의 행위를 반영하는 것임을 잊지 말아야 한다. 이러한 비즈니스 커뮤니케이션의 원리를 숙지하고, 그것을 활용하여 연구함으로써 효과적으로 성공 적인 거래를 할 수 있는 것이다.

3. 무역통신문의 구성요소

무역통신문의 구성요소란 무역서신을 구성하는 각 부분을 말하며, 기본요소와 보조요소가 있다.
우선 무역서신의 절대적으로 필요한 기본요소로서는 다음과 같다.
① 서두(Letterhead)
② 발신일자(Date)
③ 수신인성명 및 주소 (Inside Address)
④ 서두인사(Salutation)
⑤ 본문(Body of the Letter)
⑥ 결미인사(Complimentary Close)
⑦ 서명(Signature)

다음으로 보조요소는 무역서신에서 필요에 의해 추가되는 요소들을 말한다.

① 참조번호(Reference Number)
② 건명(Letter Subject)
③ 특정인 수신표시(Attention Line)
④ 서신책임자 약호(Identification Marks)
⑤ 동봉물 표시(Enclosure Notation)
⑥ 추신(Postscript)
⑦ 사본송부처 표시(Carbon Copy Notation)

1) 기본요소

(1) 서두(Letterhead)
Letterhead가 인쇄된 서한용지를 사용하기 경우에는 별도로 서두를 명시할 필요는 없다. 대부분의 회사는 서두에 아래와 같은 사항을 용지의 상단 중앙부분에 간소하고 매력 있게 인쇄 둔다.
① 회사명(Firm Name)과 주소(Address)
② 전화번호, 텔렉스 번호, 이메일 주소
③ 업종(Line of Business)
④ 지점ㆍ출장소(Branches)

(2) 발신일자(Date)
작성방법에는 영국식과 미국식이 있는데, 영국식은 일ㆍ월ㆍ년 순으로 표기하며 미국식은 월ㆍ일ㆍ년의 순서로 표기한다.
영국식은 15th March, 2013 (15 March 2013도 가능)
미국식은 March 15, 2013

(3) 수신인명 및 주소(Inside Address)
수신인의 성명 또는 회사명과 주소를 말한다. 흔히 봉투는 분실하기 쉬우므로 다음에 회신을 해야 하는 경우 File 된 편지만으로 용이하게 이용 할 수 있도록 해야 한다.

Inside Address는 첫째 줄은 수신인명과 존칭, 둘째 줄은 회사명, 셋째 줄은 번지수와 동, 가명, 넷째 줄은 도시와 주 및 우편번호 그리고 다음 줄은 국명을 기재한다.

Mr. E. M. Forster, President
Brown & Stone, Inc.
1475 Folsom St.
Boulder, Colorado 80302
U. S. A.

미국 사람은 회사에 보내는 편지에도 되도록 존칭을 담당자 앞에 쓰는 습관이 있으며, 개인이름에 존칭 Mr., Mrs., Miss, Ms 등을 붙여서 제1행에 쓴다.
Ltd.(Limited)는 영국계, Inc.(Incorporated)는 미국계의 주식회사를 표시한다. X ~ & Co. =X ~ and Company는 X 라는 사람과 다른 몇몇의 회사라는 뜻이기 때문에 X는 인명이여야만 한다.
주소에서는 St.(Street), Ave.(Avenue), Rd.(Road), Blvd.(Boulevard), Bldg.(Building) 등과 같은 약어도 자주 사용한다.

(4) 서두인사(Salutation)
서신의 서두에 쓰는 인사로서 형식적인 인사말이다.
회사인 경우에 원칙적으로 남자복수인 경우에
영국식은 Dear Sirs,
미국식은 Gentlemen :
구두점은 영국식에는 comma( , ) 미국식에는 colon ( : )을 사용한다.

(5) 본문(Body of the Letter)
본문은 서신을 작성하는 목적을 나타내는 부분으로서 가장 중요한 구성요소이다.

(6) 결미인사(Complimentary Close)
서신의 마지막 부분에 쓰이는 관습적인 인사말로서 주로 사용되는 것은 아래와 같다.
영국식은 Yours faithfully, Yours sincerely,
미국식은 Very truly yours, Sincerely yours,

(7) 서명(Signature)
서명은 서신에 대한 책임소재를 나타내며 법률상의 효력을 부여하는 중요한 요소이다. 무역서신에서 서명은 회사명, 자필서명, 서명자명 및 서명자의 직책명으로 구성된다. 자필서명은 언제나 일정한 글씨체로 다른 사람이 모방 할 수 없도록 해야 한다.

2) 보조요소
(1) 참조번호(Reference Number)
참조번호란 서신을 발송하거나 수신할 때, 서신의 참조와 filing(분류보존)을 위해서 일정한 양식으로 기재하는 기호 또는 번호를 말하며, 후일 참조번호가 있으면 거래의 신속 및 시간절약을 할 수 있다.

(2) 건명((Letter Subject)
서신의 제목을 표시하는 것으로 상대방에게 내용파악을 훨씬 수월하게 해 준다. 표제건명 밑에 밑줄을 치는 것이 좋다.

(3) 특정인 수신표시(Attention Line)
수신자를 상대방 회사로 하면서도 특정 개인이나 부서에 도달될 것을 원하는 경우에는 아래와 같이 특정인 수신표시를 한다.

Attention : Mr. Bill Clinton, Sales Manager

(4) 서신책임자 약호(Identification Marks)
이것은 서신작성자, 서명자 및 타자원을 밝히고 이들의 책임소재를 분명히 하기 위해 사용하는 것이다.

YWP/mlr(dictator, typist)
YWP/MS/mlr(dictator, signer, typist)

(5) 동봉물 표시(Enclosure Notation)
서신과 함께 봉투 안에 가격표, 수표, 사진 등 동봉물이 있는 경우에는 반드시 이 사실을 아래와 같이 표시한다.

Encl. : Price List
Encls. : Price List, Commercial Invoice

(6) 추신(Postscript)
추신은 서신을 다 작성한 후에 추가할 사항이 있거나 본문의 주요내용을 강조하고자 할 때에 사용된다.

(7) 사본송부처 표시(Carbon Copy Notation)
서신 작성자가 수신인 이외의 관계자에게도 서신의 내용을 알라고 싶을 때는 사본을 보낼 수 있다. 이 경우는 C.C.(또는 c.c., cc.)로 사본 발송지의 이름을 쓴다.

CC Mr. John Jones
Copy to Mr. John Jones

무역영어는 일상생활에서 사용하는 통상영어를 중심으로 무역 전문용어와 무역거래 특유의 관용적 표현을 사용하여 거래상대방과 커뮤니케이션을 하는 것이다.<br/><br/> 무역영어를 잘하기 위해서는 영어의 구사능력, 무역실무의 지식, 국제상거래 감각, 정보통신기술(IT)의 활용능력 등이 필수불가결한 요소이며 이를 익히기 위한 다양한 각도의 학제간(interdisciplinary) 학습이 필요하다.<br/><br/> 본서는 최근 디지털 경제시대에 있어서 독자가 무역거래의 상세한 실무지식을 갖춘 국제비즈니스 전문가로 성장할 수 있도록 무역거래 실무에 대한 이해를 깊게 하고, 무역거래의 중심업무인 비즈니스 서한을 작성하고 전문적인 커뮤니케이션이 가능할 수 있도록 하는 것을 목적으로 하고 있다.<br/><br/> 본서를 우선 학습하면서 무역거래 각 단계별 상황에서 실제로 자신이 직접 무역영어 서한을 작성해 보고, 그것을 본서의 예(Model Letter)와 비교ㆍ검토함으로써 보다 수준 높은 비즈니스 커뮤니케이션 능력의 향상을 도모할 수 있을 것이다.<br/><br/> 본서를 통해서 독자들이 무역거래의 전문적 능력을 기르고 국제 비즈니스현장에서 본격적으로 활약하기를 기원한다.