4)상향식 트리
사용 시기 : 문제와 관련된 정보를 많이 모았지만, 그 정보 사이의 관계가 확실하게 드러나지 않을 때 사용한다. 모든 정보가 다 명확하거나 글로 정리되어 있는 것은 아니다. 모호하거나 사람들의 머릿속에서 직접 끄집어낸 정보를 다루어야 하는 경우도 많다. 상향식 트리는 이런 혼란스러운 정보를 쉽게 이해하도록 도와준다.
상향식 트리는 문제와 관련된 정보를 막 찾기 시작할 때 아주 편리한 도구다. 여러 사람이 가지고 있는 지식의 조각들을 한데 모아 퍼즐 그림을 맞추기에 아주 적합하기 때문이다.
상향식 트리는 형식적인 계획, 조사 및 일반적인 문제해결에 유용하다. 이런 활동은 대개 모호한 생각과 개념만으로 시작해야하는 경우가 많기 때문이다.
일을 하다보면 때로 트리나 맵이 실제 상황을 반영하지 못하거나 별 도움이 되지 않을 때가 있다. 이런 경우 정보를 재구성하고 문제를 참신한 시각으로 다시 보기 위해 상향식 트리를 사용해 보자.
진짜 문제를 판단하는 단계에서 팀원의 의견이 엇갈린다면 상향식 트리가 아주 유용하다. 이것은 분산되어 있는 자료들을 가지고 공동 작업하여 문제의 공통된 결론을 찾아내는 방식이다.
효과 : 충분한 양의 정보가 있지만 문제 해결의 실마리조차 찾지 못하는 경우가 많다. 나무만 보다 정작 숲을 놓치는 경우도 있다. 매우 다양하고 방대한 양의 정보는 명확한 해결의 실마리라기보다 혼란스런 미로처럼 보이기도 한다.
상향식 트리는 잎을 모아 가족을 만들어가는 방식으로, 혼란을 정돈하는 효과가 있다. 가족은 점점 더 큰 대가족으로 묶이고, 결국 최초의 모든 정보가 트리 속에 녹아들게 든다.
팀이 공동 작업하는 포스트업과 마찬가지로 트리는 침묵 속에 만들어진다. 고로 각 메모지의 위치 선정에 대한 논쟁 등 쓸데없는 잡음을 줄일 수 있으며 당면 문제에서 벗어나는 잡담식 토론을 방지하는 효과도 있다. 문제를 참신한 시각으로 보고자할 때, 침묵은 창조적인 우뇌를 자극한다. 그 결과 우리는 메모를 분류하는 새롭고 추상적인 방법을 찾아낼 수 있다.
상향식 트리는 몇 개의 대가족과 겨우 2-3단계 정도의 가지들로 구성된다. 물론 더 많은 소가족을 이용해 훨씬 복잡한 단계로 만드는 것도 가능하긴 하다.
좋은 상향식 트리는 전형적으로 25개에서 100개 정도의 서로 연관이 없어 보이는 정보를 재료 삼아 새로운 도표를 만들어낸다. 그리고 이 트리 위에서, 이해하기 힘들던 문제가 새로운 형태로 편집되어 공통된 실마리를 드러내게 될 것이다.

5)정보 맵
사용 시기 : 정보의 관계가 복잡하게 얽혀 있다는 의심이나 확신이 들 때 사용한다.
특히 문제해결의 과정 중 추상적이고 창조적인 단계에서 유용하게 쓸 수 있는 방법이다. 예컨대 포스트업 결과를 정보 맵으로 재정리하는 경우가 종종 있다.
특별히 복잡한 문제에서 밀접한 관련이 있는 원인을 조사할 때 정보 맵을 사용하자.
정보 맵은 ‘이해’를 중시한다. ‘이 문제의 진짜 원인이 무엇일까?’와 같은 질문의 답을 찾기 위한 방법이다. 정보 사이의 관계가 단순한 부모-자식 수준을 넘어 아주 복잡하다면 트리 대신 맵을 이용하는 편이 효과적이다. 당신은 이미 트리를 사용해보려다가, 정보의 관계가 계통적 구조에 맞지 않아 실패한 경험이 있을지도 모르겠다. 포스트잇의 장점 중 하나는 메모를 다시 쓰지 않고 간단하게 맵으로 재배열할 수 있다는 점이다.
프로젝트를 계획하거나 업무 진행과정을 계획하는 경우가 아닌 일반적인 경우에는 활동 맵보다 정보 맵을 사용한다.
효과 : 정보 맵은 많은 문제들이 복잡하게 뒤엉킨 구조다. 어떤 정보는 다수의 다른 정보와 관련이 있는 경우도 있다. 정보 맵은 정보의 레이아웃을 설정하고 그 사이의 연결 관계를 그려줌으로써 이런 상황을 밝혀내고 증명한다.

6)활동 맵
사용 시기 : 활동 맵은 ‘행동’과 관련이 있다. ‘가장 먼저 무엇을 해야 하나?’와 같은 질문의 답을 찾아야 할 때 사용하는 방법이다. 일련의 임무나 활동 계획을 세울 때, 그 활동 하나하나가 서로 어떤 관련이 있는지 보기 위해 활동 맵을 사용하자. 예컨대 활동 맵을 그리면, 한 임무를 시작하기 전에 어떤 다른 임무를 끝내야 하는지 확인할 수 있다.
임무의 논리적인 순서를 이해해야 할 때도 이 도구를 사용한다. ‘다음에는 무엇을 해야 하지?’라고 물어보자. 한 임무를 완수한 후, 동시에 할 수 있던 일이 혹은 선택할 수 있던 대안이 더 많았음을 깨닫게 되는 경우가 종종 있다.
일련의 임무를 계획해야 할 때 활동 맵을 사용하라. 언제, 무엇을 할지 정확히 판단하기 위해 ‘다음에는 무엇을 하게 될까?’라고 물어보자. 활동 맵은 우선 논리적 순서를 찾은 다음, 해야 할 활동 순서에 맞추어 각 임무들을 재배열하기에 좋은 도구다.
또 기존의 업무뿐 아니라 실행하기 원하는 일의 진행과정을 계획할 때도 활동 맵을 사용한다. 이 경우는 맵을 업무기준 문서의 일부로 볼 수도 있다.
프로젝트 계획은 매우 중요한 일이다. 우선 하향식 트리를 사용하여 하나의 프로젝트를 개별 업무로 분해한 다음, 활동 맵을 사용하여 각 업무의 진행 순서를 체계화하면 된다.
효과 : 차례차례 진행해야 하는 일련의 활동 앞에서 느끼는 공통된 문제는, 어떤 일을 반드시 해야 하며 어떤 순서로 진행하는 것이 좋을까 하는 것이다. 회사 경영 계획부터 제품라인 조립까지, 모든 업무는 과정을 이해하고 계획하며 의견을 나누고 그대로 시행해야 한다. 활동 맵은 이런 문제를 원활하게 해결해준다. 활동 맵은 일반적인 정보 맵보다 세분화되어 있는 것이 특징이다.

1)포스트업
사용 시기 : 문제와 관련해서 팀원 개개인에게 있는 정보를 모아야 할 때 사용한다. 특히 정보가 한 곳에 깔끔하게 정리되어 있지 않은 경우(대부분의 문제들이 그러하다)에 유용하다. 대부분 회의에 참가하는 팀원 개개인은 문제 전체가 아니라 그 일부분에 대한 정보를 보유하고 있을 뿐이다. 이러한 사람들의 머릿속에 들어 있는 정보를 끄집어내야 하는 경우에 많이 이용한다.
또한 보고서, 서류, 잡지 등 글로 씌어진 각종 자료를 수집할 때도 효과적이다.
대화형 브레인스토밍 대신 이 방법을 실시하면 더 쉽고 신속하게 새로운 아이디어를 얻을 수 있다.
효과 : 문제와 관련된 정보들은 한 곳에 정리되어 있는 경우가 매우 드물며 대개 불분명하다. 오래된 보고서와 회의록 등 여러 곳에 분산되어 있다면 일일이 뒤져서 끌어 모아야 한다. 또 문서로 기록된 자료가 없어서 이 사람 저 사람에게 적당한 질문을 해서 발굴해야 할 경우도 있다.
이런 정보를 한데 모으면 문제를 재검토하여 전체적으로 파악할 수 있다. 특히 한 덩어리에 속하는 정보들이 조각조각 나뉘어 흩어져 있는 경우에 더욱 그렇다. 일단 정보를 수집하면, 정보 사이의 관계가 드러나도록 편집하여 더욱 유용한 정보를 뽑아내야 한다.
포스트업은 각 정보를 메모지에 적어서 한 곳에 붙이는 작업이다. 전지, 화이트보드 혹은 그냥 벽면에 메모지를 가득 붙이면 작업이 끝난다.
팀을 짜서 작업하면, 모든 구성원이 쓰고 붙이는 활동에 열중하게 되므로 더욱 좋은 효과를 기대할 수 있다. 한 사람이 앞에 서서 팀원이 부르는 대로 받아 적던 기존의 브레인스토밍 회의와 비교해보면, 포스트업이 몇 가지 점에서 더 효과적이다.
?시간 낭비가 적다 : 의견을 제시하기 위해 자신의 차례가 돌아오기를 기다릴 필요가 없다.
?효율적인 자료 수집 : 회의 시간 내내 모든 사람이 능동적으로 참여한다. 뒤에 가만히 앉아서 다른 사람들에게 작업을 지시하는 사람이 없다.
?팀원들의 정정당당한 경쟁 : 팀원 모두가 동등하게 참여한다. 개개인이 독립적으로 활동한다는 것은 모두가 평등하다는 의미다.
?익명성 : 개인에 대한 관심이 줄고, 문제에 대한 관심이 증대된다.

2)교환정렬
사용 시기 : 무질서한 목록을 중요한 순서대로 배열하고 싶을 때 사용하는 방법이다. 예컨대 가능한 활동을 목록으로 정리했는데, 그 중 실행에 옮길 활동을 한두 가지만 고르려고 할 때 교환정렬 방법을 이용한다.
아이템이 10개 이하인 짧은 목록에 사용해야 효율적이다. 너무 긴 목록을 이 방법으로 정렬하다가는 시간만 낭비하기 쉽다. 하지만 축소가 가능한 경우라면 긴 목록에도 사용할 수 있다.
어떤 것이 중요한지 팀원들의 의견이 분분할 때 교환정렬 방법은 유용한 해결책이 된다. 좀 더 체계적인 방식으로 문제와 씨름하게 해준다.
대개 다른 포스트잇 활용법을 이용한 후에 사용하게 된다. 예컨대 포스트업 직후, 혹은 트리나 맵으로 목록을 짧게 줄인 후에 교환정렬을 적용한다.
효과 : 문제해결 과정에서 찾은 많은 정보를 중요한 순서대로 정리하고 싶은 생각이 들 때가 있다. 아니면 실제 행동으로 옮길 아이템을 한두 개만 골라야 할 때가 있다. 이럴 때 바로, 무질서한 목록을 중요한 순서대로 정리하는 교환정렬 방법이 필요하다.
아이템의 중요도를 판별하기 전에 우선 ‘한 아이템을 다른 아이템보다 더 중요하게 만드는 조건이 무엇인가?’라는 질문을 해야 한다. 사람마다 판단기준이 다르다면 제각각 다른 아이템을 중요하다고 주장할지 모른다. 이런 상황을 피하려면, 모든 아이템에 똑같이 적용할 판단 기준을 정하자.
교환정렬은 목록의 메모를 둘씩 비교하여 그 위치가 잘못 되었다고 생각되면 자리를 바꾸는 방식으로 진행한다. 목록 안의 모든 메모가 적절한 순서로 배열될 때까지 이 방법을 반복한다. 정해진 기준에 따라 메모를 둘씩 비교하면 ‘어떤 것이 더 중요한지’ 판단하기가 비교적 수월하다. 그리고 큰 집합에서 메모를 하나씩 골아내는 것보다 훨씬 좋은 결과를 얻을 수 있다.

3)하향식 트리
사용 시기 : 간단한 말로밖에 설명할 수 없는 문제(혹은 그런 문제의 흥미로운 일부분)를 조사할 때 사용한다. 집이든 수필이든 무엇인가를 구상할 때 그 구성요소를 알아보면 유용하다. 또 경쟁사의 제품 등 기존의 아이템이 어떻게 만들어졌는지 조사하기 위해 사용하는 방법이기도 하다.
이 외에도 어떤 일이 발생한 원인을 밝히기 위해 사용한다. 이 경우, 알고 있는 효과를 일으킨 원인이 무엇인지 찾아내기 위해 트리를 이용하자. 이 과정을 반대로 돌려놓으면 원하는 효과를 일으키는 방법, 즉 문제의 해결책을 찾을 수도 있다.
프로젝트를 계획할 때, 하향식 트리를 활용하여 큰 임무를 작은 단위로 분해하면 여러 사람에게 할당하고 관리하기 쉽다. 또 문제의 전반적인 상황을 파악했고 전체적인 윤곽보다 상세한 정보가 필요한 경우라면 상향식 트리보다 하향식 트리가 훨씬 유용하다.
정보 사이의 관계를 독창적으로 조사하는 것이 아니라 논리적으로 해부해야 할 때도 정보 맵보다 하향식 트리가 적당하다.
효과 : 어떤 문제에 대해 아주 간단한 설명만 겨우 할 정도로 정보가 부족한 경우가 많다. 이럴 때는 문제와 관련된 상세한 정보를 찾아내야 한다. 유용한 정보를 찾기 위해 가지고 있는 정보를 좀 더 넓은 시각으로 바라보는 경우와 반대로 더 세세하게 파고드는 경우가 있다.
하향식 트리는 잘 짜놓은 단순한 질문을 반복하여 물으면서 하나의 문제를 좀 더 상세한 단위로 분해해 들어가는 방법이다. 이 방법을 잘 활용하면 문제의 확고하고 완벽한 구도를 그려낼 수 있다. 또 문제를 작은 단위로 세분화하여 한 번에 하나씩만 다루게 되므로 복잡한 문제라도 훨씬 쉽게 처리할 수 있다.
한계가 분명한 문제를 다룰 때, 잘 짜놓은 일련의 질문을 묻는 방식으로 트리를 분해해 내려간다. 이렇게 하면 그 문제에 대해 부족하지도 넘치지도 않는 완벽한 지도를 그려낼 수 있다.
하향식 트리는 문제를 더 확실하게 이해하도록 도와주는 도구다. 트리는 점점 분해되면서 한 수준의 문제들을 동시에 ‘드러내’ 보여준다. 이것은 문제를 두루 탐색하게 만들기 때문에, 곧바로 가장 미세한 정보를 접할 때보다 문제를 훨씬 정확하게 이해할 수 있도록 한다. 요컨대 다음 단계로 넘어가기 전에 문제를 한 번에 한 꺼풀씩 주의 깊게 살펴볼 수 있는 기회가 된다. 양파 껍질을 한 번에 한 꺼풀씩 벗겨내다 보면 양파 속이 나오듯이 문제의 원천을 찾아 들어가는 것이다.