이 매뉴얼은 역사적 기록물을 관리해야 하는 책임이 있지만 기록 업무와 관련해 정규 훈련을 받지 않은 사람을 위한 책이다. 당신은 역사협회나 종교기관, 학교, 도서관 혹은 시 정부에서 일할 수도 있다. 당신은 자원봉사자일 수도 있고 기타업무로 역사적 기록물의 관리를 맡은 직원일 수도 있다. 당신은 열정적으로 이 일을 하고 있을 수도 있고 혹은 단순히 상사가 책상 위에 던져줘서 하고 있을지도 모른다. 당신 상황이 어떻든 간에 이 매뉴얼의 목적은 당신의 일이 조금 더 쉬워지게 해주는 데 있다.

이 매뉴얼은 당신이 관리하는 문서를 정리 기술하는 한 가지 방법을 보여줄 것이다. 우선 기록학에서 말하는 정리와 기술에 관한 이론의 일부를 설명한 후에 단계별로 기록물과 매뉴스크립트의 정리와 기술 방법을 설명한다. 이 책에서 말하는 방법이 역사적 기록물을 정리 기술하는 유일한 방법이라고 생각해서는 안 된다. 실용적이라고 증명된 한 가지 방법일 뿐이다. 여기서 말하는 단계들은 당신이 마주하게 되는 모든 상상가능한 상황에 적합하지 않을 수 있다.

그러나 이 단계들은 지역 역사가, 지방서기들, 사서들과 수년간의 컨설팅 결과로 나온 것이다. 그리고 그들의 콜렉션에서 보여지는 대다수의 기록물에 적용가능하다.이 책의 초판이 1993년에 출판되었을 때 기록학적 정리와 기술은 대부분 카드 카탈로그나 가이드에 관련된 문제였다.

그 이후로 컴퓨터가 어디서든 이용 가능하게 되었고 아주 작은 기록보존소도 웹사이트를 제공하게 되었다. 3판은 이런 변화를 인지하였고 또 이런 변화가 정리와 기술이 행해지는 방식 및 사용자들에게 보여지는 방식을 어떻게 바꾸었는지를 고려하여 완전히 업데이트하였다. 이 판은 또한 아카이브즈가 전자기록을 정리 및 기술하고 있다는 사실도 반영하였다.