회사에서 수백, 수천 개의 보고서들이 만들어지지만 CEO에게까지 보고되는 것은 많지 않다. 왜 이런 상황이 발생할까? 직장인이 업무시간에 가장 많이 하는 일이 보고서 작성이고, 이 때문에 스트레스도 많이 받는데 말이다. 근본 원인은 보고서에 알맹이가 없어서다. 회사에서 김 사원의 보고서처럼 알맹이 없는 보고서들을 종종 볼 수 있다. 정작 보고서 작성자는 이 정도 분량에다 이 정도 내용이면 상사가 만족할 거라고 생각하지만, 상사와 보고서 작성자 간의 거리는 좀처럼 줄어들지 않는다.
앞으로 보고서 작성 방법을 구체적으로 설명할 때도 나오겠지만, 보고서 작성을 단순한 문서작업이라고 생각하는 것이 가장 큰 문제다. 단순한 문서작업이라고 생각하니까 필요하든 필요치 않든 모든 내용을 보고서에 다 담아 마치 백과사전 한 권을 만들어내려는 시도를 하는 것이다. 때로는 김 사원처럼 나는 이만큼 했다라고 보여주기식 장황한 보고서를 내놓는다. 혹시 모를 내용의 빈약함을 양으로 보완하려는 것이다. 하지만 정작 상사가 필요한 것은 모든 것을 담고 있는 보고서가 아니라 진짜 필요한 내용을 담고 있는 보고서다.
---「1장 미로 같은 머릿속, 정글 같은 자료들」중에서

김 사원처럼 무작정 중국 패션시장 관련 자료를 찾는다고 했을 때, 과연 상사가 원하는 시장 보고서를 가져올 수 있을까? 아마도 중국 내 패션 트렌드, 주요 패션 브랜드 등에 대한 현황을 정리해서 가져올 것이다. 그렇게 되면 박 과장은 ‘이런 단순한 시장 보고서를 가지고 나보고 어떻게 하라는 말인가’ 하고 생각할 것이다. 반대로 김 사원은 상사의 이러한 반응에 ‘시장 보고서니 이 정도만 하면 되는 것 아닌가’ 하고 속으로 생각할 것이다.
누군가는 보고서 작성에 프로세스가 어디 있냐고 말할지도 모른다. 그러나 아무리 사소한 업무에도 업무 프로세스가 있듯이 보고서 작성에도 프로세스, 즉 절차가 존재한다. 그럼 여기서 보고서 작성 프로세스에 대해 이야기해보자. ---「생각하기 THINKING」중에서

박 과장: 김 사원, 지난주에 말했던 매출증대 방안 보고서는 어떻게 되어가고 있나? 지난해 우리 회사의 실적이 부진해서 자네가 만든 보고서가 매우 중요해.
김 사원: 예, 과장님. 방금 보고서 작성을 완료해 그렇잖아도 보여드리려고 했습니다.
박 과장: 그래? 어디 한번 볼까.
(잠시 후)
박 과장: 그런데 말이야, 매출증대 방안이 이것저것 나오긴 한 것 같은데, 너무 두서가 없지 않나. 사업별로 매출증대 방안이 나온 것도 아니고 너무 작은 사업 아이템에 집중한 느낌이야.
김 사원: 사업 아이템들이 너무 많아서 각각을 검토하다 보니 그렇게 된 것 같습니다.
박 과장: 김 사원, 우리 회사의 사업영역이 어떻게 되어 있는지 아나?
김 사원: 예, 화장품 사업, 피부관리 서비스 사업 등이 있는 것으로 알고 있습니다.
박 과장: 그래, 그럼 기본적으로 각 사업영역별로 매출증대 방안을 접근하면 좋지 않을까?
김 사원: 아…… 그런 것 같습니다. 저는 사업매출이 부진한 사업 아이템만 보다 보니 그만…….
박 과장: 이런 매출증대 방안 보고서를 작성할 때는 기본적으로 우리 회사 사업영역을 기반으로 작성하는 게 좋아. 그래야 각 사업부별로 어떻게 매출증대를 할지 쉽게 파악할 수 있지. 보고서 한 장에 로직트리를 그려 각 사업부별 매출증대 방안을 정리해보게.
김 사원: 로직트리요?
박 과장: 그래, 로직트리 말이야. 그걸 기반으로 다시 한번 매출증대 방안 보고서를 작성해보게.
---「생각하기 THINKING」중에서

실제로 보고서 작성 코칭을 하다 보면, 시장규모나 전망 데이터에 대한 해석을 과장하는 경우가 많다. 최근 이슈가 되고 있는 빅 데이터 사업의 경우, 급성장하는 해외 빅 데이터 시장규모를 그대로 활용하거나 국내시장에 해당 증가율을 그대로 적용하는 경우가 많다. 해당 수치에 대한 부정적인 의견도 있을 수 있고, 추정 근거 자체가 과할 수도 있는데 말이다.
김 사원도 마찬가지다. 건강기능식품 시장에 대한 전망을 데이터가 제시한 정보 이상으로 해석했다. 이 같은 경우가 많지 않을 거라 생각할지 모르지만, 실제로 회사에서 작성된 보고서를 보면 의도적이든 의도적이지 않든 수치에 대한 해석을 과대평가할 때가 종종 있다. 다음은 식품의약안전처의 건강기능식품 시장규모 추이에 대한 데이터이다. 해당 데이터에 대한 해석의 잘못된 예와 올바른 예를 살펴보자.