『일하는 뇌』를 쓴 데이비드 록은 직장인이 1시간에 20번씩 관심을 다른 데로 돌린다는 연구결과를 인용하면서 생산적으로 사고하는 시간이 매우 적어졌다고 했다. 1시간에 20번씩 관심사가 달라진다면 평균적으로 3분마다 다른 생각을 하는 것이다. 교육학에서는 한 가지 사건이나 활동에 집중하는 시간을 ‘주의집중 시간’이라고 한다. 연령별 주의집중 시간은 만 3~4세에 10분, 5세 이상의 어린이는 15~30분 정도다. 개인차가 있지만 일반적으로 이 시간 동안 아이들은 한 가지 활동에 주의를 집중한다. 그런데 성인인 직장인들이 1시간에 20번씩 관심사가 달라진다는 연구결과는 놀랍기까지 하다.
---「3분마다 다른 생각을 하는 직장인들」중에서

직장에서는 필요한 메시지를 정확하게 전달해서 상사, 동료, 거래처 담당자를 설득하고 이해시켜야 한다. 1장짜리 보고서를 쓰는 것처럼 무조건 짧게 핵심만 담아야 한다는 생각에 사로잡힐 필요는 없다. 시간과 지면을 아껴서 핵심만 보여주되 주어진 환경을 최대한 활용할 줄 알아야 한다. 『21세기 핵심역량』을 쓴 버니 트릴링은 급변하는 사회에서 갖춰야 할 지식과 태도에 대해서 설명하면서 간결함을 가벼운 간결함과 깊은 간결함으로 구분했다.
---「가벼운 간결함과 깊은 간결함」중에서

GE에서 ‘1 Page Report ’ 문화를 정착해 나가는 과정에 이런 일이 있었다. 과거의 방식으로 문서를 작성하던 사람들에게는 한 페이지에 내용을 모두 넣는 것이 어려웠다. 전달하고 싶은 내용은 많은데 한 페이지로 제한돼서 결국 글자 크기를 줄였다. 여러 페이지에 전달하던 내용을 글자 크기를 줄여서 그대로 한 페이지에 몰아넣은 것이다. 내용을 압축해서 표현하지 못하고 글자 크기를 줄이는 방법을 선택했다. 잭 웰치 회장이 지시한 ‘1 Page Report’는 만들었지만 본질과는 어긋나는 문서가 만들어졌다.
---「문서를 작성하는 이유를 이해하자」중에서

기업에서 쉬운 언어를 사용하면 의사소통이 원활해지는 것 이외에 어떤 장점이 있을까? 이 질문에 답변을 생각하기 전에 왜 전문적인 용어, 어려운 용어를 쓰는지 생각해봐야 한다. 자신의 전문적인 식견을 드러내기 위해서 일부러 어렵게 말하는 사람은 없을 것이다. 특정 집단에서 의사소통에 도움이 된다면 전문용어를 사용하는 게 맞다. 때로는 전문용어가 불필요한 설명을 줄여 주기도 한다. 조금 더 전문적인 인상을 남기기 위해서 전문용어나 약어를 일부러 사용하기도 한다. 자신에게 익숙하기 때문에, 업무상 편의 때문에 전문용어를 사용하는 사람도 있다.
전문적인 용어를 사용하는 대표적인 집단은 의료인이다. 병원 직원들 사이에는 약자와 의학용어를 사용하지만 환자에게 설명할 때는 의학용어를 배제하고 설명한다. 의료인들은 대상에 따라서 사용하는 말이 달라진다.
---「쉬운 언어로 문서를 작성해야 하는 이유」중에서

해외 전시회를 참관하고 보고서를 쓸 때, 비행기를 타고 전시회가 열리는 도시에 가서 첫날 무엇을 봤고 이튿날 어떤 세미나에 참가하고 어느 나라 바이어와 만났고 어떤 이야기를 했는지 시간 순으로 사건을 보여
주는 것은 보고서가 아니라 기행문이다.
해외 전시회 참관 보고서의 결론은 몇 명의 바이어와 만나서 어떤 상담을 했고 현지에서 어떤 결과가 있었는지 알려주는 것이다. 해외 전시회에서 일어난 일을 결과 중심으로 요약하고 숫자로 표현할 수 있는 성과로 보고서를 시작해야 한다. 현지에서 얻은 결과 중에서도 가장 괄목할만한 성과를 먼저 제시하고 바이어가 궁금하게 생각하는 것들, 참관하는 중에 얻은 새로운 아이디어 등 중요가 낮고 업무와 관련성이 떨어지는 내용들을 순서대로 구성한 다음 총평으로 보고서를 마치면 된다.
---「결론을 먼저 보여주면 읽고 싶은 동기가 생긴다」중에서

세 번째 오해는 짧고 간결하게 써야 한다는 생각이다. 업무용 문서에서 간 결함, 단순함, 명료함은 기본 덕목처럼 추앙된다. 모두가 자기 일하느라 바쁘니까 문서에는 간단히 핵심만 표현하면 된다는 생각으로 시작과 끝은 생략하고 본론만 쓰고 ‘이상’이라고 문서를 끝내는 사람들이 있다.
같은 부서에 근무하는 직원들 사이에는 간략하게 내용만 적어서 전달해도 상관없지만 거래처 담당자나 고객에게 전달하는 문서에 핵심적인 내용만 적으면 무례하다는 인상을 줄 수도 있다. 간결함이 모든 문서에 통하는 것은 아니다. 커뮤니케이션을 목적으로 하는 문서에는 필요한 내용을 필요한 만큼 보여줘야 한다. 너무 짧으면 무례하게 보이고 너무 길면 짜증을 유발한다.
---「너무 짧으면 무례하고 너무 길면 지루하다」중에서

업무적으로 소통하기 위해 작성하는 문서는 전달하려는 내용에만 집중하면 된다. 특별한 기술은 필요 없다. 소통하기 위한 글쓰기를 복잡한 과정으로 접근하면 글이 복잡해진다. 직장인이 글을 특별하게 잘 쓸 필요는 없다. 직장에서는 글을 잘 썼다고 특별히 표가 나지 않는다. 하지만 글을 못 쓰면 표가 확 난다.
기획서나 제안서, 계획서는 내용만큼 형식도 중요하다. 열과 행을 잘 맞추고 상위 내용과 하위 내용을 구분만 잘 해도 내용을 파악하기가 수월하다. 아이디어나 제안 내용이 아무리 좋아도 주제와 단락 구분이 제대로 안 된 문서는 읽고 싶은 마음이 생기지 않는다. 비즈니스 문서를 쓸 때 필요한 건 뛰어난 글재주가 아니다. 정확한 단어를 사용하고 누구나 알 수 있게 명료하게 표현하는 능력이 필요하다. 문서의 내용이 명료하면 문서를 쓴 사람까지 달라 보인다는 점을 명심하자.
---「비즈니스 문서작성은 절대로 어렵지 않다」중에서

보고서든 제안서든 비즈니스 문서를 작성할 때는 문서를 쓰는 목적을 먼저 파악해야 한다. 앞에서 비즈니스 문서의 목적을 설명·설득·요청·분석으로 구분했다. 문서의 목적을 정확히 이해한 다음 문서에 들어갈 내용을 구성하기 위한 자료를 수집해야 한다. 수집한 자료들이 문서의 목적에 부합하는지, 논리적인지 확인한 다음 문서를 보는 사람이 핵심을 명확하게 이해할 수 있도록 내용을 구성해야 한다.
이 과정에서 자료의 구조화가 필요하다. 자료의 구조화는 쉽게 말해서, 수집한 자료들을 유사한 내용끼리 분류하여 상위·하위 계층 관계에 따라 순서대로 늘어놓은 것이다. 일부 자료는 분류만 잘 해도 논리가 생긴다.
---「비즈니스 문서를 작성하는 과정」중에서

양괄식은 핵심 메시지를 맨 앞, 맨 뒤에 두 번 배치하는 구성으로 두괄식과 미괄식을 혼합한 구성이다. 양괄식 구성에서 주의할 점이 있다. 맨 앞에 넣은 핵심 메시지를 그대로 맨 뒤에 다시 보여주면 효과가 반감된다. 토씨 하나까지 똑같이 핵심 메시지를 두 번 보여주면 재차 강조하는 기능은 있지만 똑같은 내용을 다시 보여주기 때문에 성의 없이 작성한 것처럼 보일 수도 있다. 맨 앞에 구성한 핵심 메시지를 요약하는 형식으로 맨 뒤에 넣는 것이 바람직하다. 프레젠테이션 자료를 만들 때도 도입부에 결론을 추상적으로 보여주고 마지막에 결론을 구체적으로 표현한다. 이런 구성도 양괄식이다.
---「결론을 앞·뒤에서 두 번 보여주는 양괄식의 장점」중에서

일본에서 유명한 광고 카피라이터 가와카미 데쓰야는 『연봉이 달라지는 글쓰기』에서 글로 상대의 마음을 얻고 싶을 때 팩트(Fact) , 메리트(Merit) , 베네핏(Benefit)을 넣으라고 했다.
여기서 팩트는 사실이고 메리트와 베네핏은 사실 또는 주장이다. 문서를 읽는 사람이 관심이 있는 내용이라면 팩트만 논리적으로 구성해서 보여줘도 문서의 목적을 달성할 수 있다. 하지만 의사결정이나 어떤 행동을 유발시키려면 메리트와 베네핏을 보여줘야 한다. 팩트는 문서에서 전하고 싶은 사실이고 메리트는 팩트로부터 얻을 수 있는 일반적인 좋은 점이다. 베네핏은 문서를 읽는 사람에게 주어지는 이익이다.
---「사실과 의견을 표현하는 방법」중에서

보고서 작성의 두 번째 원칙은 정량적 표현을 사용하는 것이다. 상사들은 보고서에서 숫자를 먼저 본다. 그래서 비교와 측정이 가능한 정량적 표현이 중요하다. 의사결정 권한을 가진 CEO는 정량적 표현만 본다고 해도 과언이 아니다. 동기 대비 증가와 감소, 경쟁사 분석 등의 내용은 반드시 수치로 표현되는 정량적 표현을 써야 한다.
모든 비즈니스 문서에서 숫자는 매우 중요하다. 회사의 성과와 결과물이 숫자로 표시되기 때문이다. 보고서에는 숫자를 보여 줄 때 흐름에 따라야 한다. 반드시 확인해야 하는 숫자는 점선으로 영역을 표시하거나 해당하는 부분을 음영으로 강조해야 한다.
---「정량적 표현을 사용한다」중에서

카츠마 카즈요는 『지적 생산술』에서 프레임워크의 예를 들면서, 전략의 3C(Customer, Company, Competitor) , 마케팅의 4P(Price, Product, Place, Promotion)를 비롯해서 STEEP분석, 5Force분석, 7S모델, SWOT분석, 가치사슬분석 등 특정 사항을 이해하는데 필요한 정보를 일종의 프레임워크라고 했다.
실제로 기획서를 쓸 때 고객, 회사, 경쟁사의 정보를 수집한 다음 전략을 세운다. 마케팅 기획안에는 일률적으로 상품의 특징, 가격, 판매처, 판촉전략 등을 넣는다. 여기에 항목을 추가해서 기획서를 만든다. 하지만 전략의 3C와 마케팅의 4P에서 항목을 빼지는 않는다. 수집한 자료를 프레임워크에 따라 분류하는 것만으로도 기획서는 체계를 갖춘다.