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STEP 1 메일의 기본 기능을 알자
힌트 1 메일에도 성격이 있다 힌트 2 메일 활용이 시간과 여유를 만들어준다 힌트 3 무심코 던진 말 한마디가 오해를 부른다 힌트 4 메일 작성 화면을 재확인한다 힌트 5 확실하게 공개된 제목을! 힌트 6 기본적인 문장구성을 완벽하게 소화한다 힌트 7 읽기 쉬워야 심증도 굳어진다 힌트 8 첨부파일을 보내기 전에 확인해야 할 사항 힌트 9 전송시 설명 문구 OK! 내용 수정 NO! 힌트 10 인용을 사용하여 효율적인 답장을 보내자 STEP 2 메일을 능숙하게 사용한다 힌트 11 ‘전송’을 누르기 전에 반드시 확인한다 힌트 12 발신자명에 주의한다 힌트 13 메일 주소를 만들 때는 이렇게! 힌트 14 간단한 무료메일의 함정 힌트 15 배려와 답장 기한의 관계 힌트 16 상대의 비즈니스에 관해 조사한다 힌트 17 하고 싶은 이야기는 ‘장점’ 힌트 18 행동으로 옮기기 쉬운 메일을 쓴다 힌트 19 메일을 보내 기억에 남는 인물이 되자 힌트 20 메일로 고조되는 호감도 힌트 21 보낼 기회를 놓치지 않는다 힌트 22 상대를 만나보고 싶어지는 메일을 보낸다 힌트 23 회답이 없으면 답장을 부탁하는 메일을 보낸다 힌트 24 메일로 트러블이 발생했을 때는 전화를 한다 힌트 25 ‘하고 싶은 말’을 확실히 정리한 후에 메일을 작성한다 힌트 26 메일 전송 전에 먼저 상대의 허락을 받자 힌트 27 멈추지 않는 메일 발송의 공포 힌트 28 메일 영업으로 극적인 변화를 주자 힌트 29 메일이 새로운 일을 가져다준다 힌트 30 메일 주소는 소중한 재산 STEP 3 메일을 깊이 연구한다 힌트 31 단어를 등록하여 스피드 업 힌트 32 템플릿(template)으로 더욱 스피드 업 힌트 33 서명 플러스 정보 발송 힌트 34 자동으로 메일 정리를 한다 힌트 35 메일 관리는 컴퓨터 한 대로! 힌트 36 메일은 캐치볼처럼 주고받는다 힌트 37 답장의 속도가 이미지를 만든다 힌트 38 각 개인에게 효율적으로 메일을 보내는 방법 힌트 39 용건은 가능한 한 메일로 보낸다 STEP 4 능력 있는 사람의 메일 기술 힌트 40 용건 플러스알파로 ‘마음’을 움직인다 힌트 41 ML 활용으로 확대되는 비즈니스 힌트 42 메일을 사용하면 사내에 활기가 돈다 힌트 43 메일이 인맥을 만든다 힌트 44 전달하는 도구를 구분해서 사용한다 힌트 45 메일은 만능이 아니다 |
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‘메일은 캐치볼과 같다. 공놀이하듯이 기분 좋게 주고받자. 메일의 목적은 답장을 받는 것이 아니다. 우선은 전달하고, 이해하도록 하는 것, 이것이야말로 본래의 목적이다. 때문에 자신이 편한 공보다는 상대가 받기 쉬운 공을 던지는 것이 중요하다. 메일을 캐치볼처럼 주고받는 것의 이점은, 어디까지나 기분 좋고 무난한 커뮤니케이션을 할 수 있다는 것이다. 커뮤니케이션을 무난히 유지하려면 아무래도 리듬이 필요하다. 그리고 받고 넘기기 쉬운 공을 계속해서 던지는 것이 중요하다.
앞으로는 메일을 받으면 캐치볼을 떠올려 보라. 받은 메일을 공이라고 생각하자. 그리고 이번에는 어떤 공을 던져야할까? 어떤 식으로 공을 던지면 더욱 좋은 공이 돌아올까? 하는 상상을 해보라. 그러면 반드시 기분 좋은 공을 던질 수 있다. 상대도 그 공을 웃으며 받아 줄 것이다. 그리고 캐치볼은 무난하게 계속 될 것이다.’ 신입사원은 아무런 지식도 준비도 없이 갑자기 맨몸으로 일터에 뛰어드는 셈이다. 서론은? 본론은? 결론은? 머리를 쥐어짜고 반신반의한 채 고객과 메일을 주고받는다. 그런 시행착오를 거쳐서 결국에는 자기만의 메일 기술을 확립해 나간다. 그러나 그 ‘자기 스타일’에는 대단히 위험한 함정이 있다. 사회인이 되기 전에 도구로서 메일의 기능을 완벽하게 소화했다고는 해도 배려와 매너라면 아직 익숙하지 않기 때문이다. 비즈니스는 무척 조심스런 영역이다. 부적절한 표현이나 상대를 배려하지 않는 말투 하나만으로도 고객의 신뢰를 잃기 십상이다. --- 본문 중에서 |