경력을 잘 쌓고 싶어하는 사람이라면, 업무시간을 보다 잘 활용하기 위해 시간관리나 생산성에 관한 책을 많이 읽어 보았을 것이다. 그렇다면 이 책이 다른 책과 구별되는 점은 무엇일까? 적게 일하고도 많이 성취하는 사람의 비밀 (What to Do When There’s Too Much to Do) 은 업무 흐름에 독창적으로 접근하고 있기 때문에, 마치 너무 붐비고 점점 넘쳐나는 장소에서 신선한 공기를 마시는 것처럼 느끼게 해줄 것이다. 간단히 말해, 이 책에서 전하고자 하는 주된 메시지는 다음과 같다; 더 적게 일하는 것이 낫다, 그러면 일을 더 잘 하고 집중력을 높일 수 있게 될 것이다. 생산성 향상을 돕는 컨설턴트는 효율적으로 더 많은 일을 하라고 말하지만, 정말 중요한 것은 지금보다 더 적게 일하고 더 많은 것을 성취하는 것이다. 이제는 적게 일해야 하는 시대이다.

이 책에 소개되는 새로운 시스템을 따른다면, 간단히 삶을 정리하고 업무 외적인 삶도 갖게 될 것이다. 물론 쉽지 않을 수 있다. 하지만 이 시스템은 복잡하지 않고 간단하다. 이를 염두에 두었다면, 이제 생산성 업무흐름 공식 (Productivity Workflow Formula)을 소개하겠다. 완전히 새로운 모델: 생산성 업무흐름 공식 (PWF) 생산성 업무흐름 공식은 다음의 여섯 단계로 세분화된다.

1. 어떤 일을 할지 결정하라. 해야 할 일을 꼼꼼히 살펴보고, 할 일 목록의 우선순위를 정한다.시간을 낭비하게 만드는 일을 처리하고, 정말 중요한 일만 하겠다고 결심하라.
2. 결정한 일을 하기 위한 스케줄을 잡아라. 시간과 기간을 적절히 분배하고, 필요할 때는 거절하라. 결정은 신속하게 내리고 회의를 조정하라.
3. 집중하라. 날카로울 만큼 집중력을 기르고, 집중을 방해하는 요소를 차단하라. 집중 기술을 익히고, 멀티태스킹을 피하라.
4. 새로운 정보를 처리하라. 효과적으로 검색하고, 디지털 정보를 보관하라. 새로 받은 이메일, 음성메시지, 문서를 신속하게 처리하라.
5. 순환고리를 채워라. 어떤 것이 제대로 돌아가는지 그렇지 않은지를 결정하고, 비효율을 줄여라. 사람과 관련된 문제나 병목현상을 해결하고, 시스템을 강화하라.
6. 본인의 역량을 관리하라. 당신의 에너지에 영향을 미치는 물리적 요인에 주목하라. 수면과식사, 운동, 행복을 관리하라.

이를 도표로 나타내면 다음과 같다.
1. 결정하라. 무엇을 할지
2. 계획하라. 결정한 일을 할 시간
3. 집중하라. 집중력
4. 처리하라. 새로운 정보
5. 채워라. 고리
6. 관리하라. 능력

순환 구조 형태의 이 모델은 프로세스가 반복될 수 있다(반복되어야 한다)는 연속성을 보여준다. 즉 이 순환고리 안에 들어가면, 고리를 떠나지 않아도 된다. 순환고리는 당신 삶의 일부가 될 것이다. 이 고리에서 생산성은 A에서 B까지 직선적(순환하지 않는)이 아니라, 자기 완결적이다. 각 단계를 거치면 당신은 다시는 떠날 수 없는 곳이 아니라 새로운 곳으로 가게 된다.

생산성 업무흐름 공식 (PWF)
결정하라 + 계획하라 + 집중하라 + 처리하라 + 채워라 + 관리하라 = 생산성 (PRODUCE)
삶에 생산성 업무흐름 공식을 적용하면, 일 대신 개인적 삶을 위해 쓸 수 있는 90분의 시간을 아낄 수 있다. 마치 사무실 책상에 묶여 있는 것처럼 느끼는 사람에게는, 이 말이 이상하게 들릴 수도 있지만, 실제로 더 적게 일하면서 더 많은 것을 성취할 수 있다. 단지 불필요한 쭉정이로부터 필요한 알갱이만 구분해 내면 된다.

더 적게 일하는 것이 낫다, 그러면 일을 더 잘 하고 집중력을 높일 수 있게 될 것이다. 경력을 잘 쌓고 싶어하는 사람이라면, 업무시간을 보다 잘 활용하기 위해 시간관리나 생산성에 관한 책을 많이 읽어 보았을 것이다. 그렇다면 이 책이 다른 책과 구별되는 점은 무엇일까? “적게 일하고도 많이 성취하는 사람의 비밀”은 업무 흐름에 독창적으로 접근하고 있기 때문에, 마치 너무 붐비고 점점 넘쳐나는 장소에서 신선한 공기를 마시는 것처럼 느끼게 해줄 것이다. 본인의 가치를 어떻게 결정할 수 있을까?

회사 입장에서 본인을 바라보라. 간단히 말해, 당신이 더 생산적일수록 회사는 당신을 더 가치 있게 생각한다. 단 정말 중요한 것은 장기적으로 생산적이어야 한다는 점이다. 일년 동안 일주일에 80시간씩 일해 빛나는 성과를 거둘 수도 있다. 하지만 이 경우 육체적으로도 힘들어지고 말 그대로 쓰러질 수 있다. 이렇게 되면 당신의 생산 가치는 잠시 동안은 놀라웠을지 모르지만, 길게 보면 그다지 인상적이라 할 수 없다. 회사는 일년 동안만 놀라운 성과를 보이는 것 보다 십년 동안 꾸준히 생산적으로 일하는 것을 원한다.

저자 로라 스택은 독자에게 어떻게 논리적으로 업무의 우선순위를 정하고 중요한 일에집중하는지를 알려주려 한다. “생산성을 제한하는 낡은 생각을 버리고 새로운 시각으로 업무량을 조절하는 법을 배우라. 집중력을 높이기 위해 불필요한 업무를 없애고 쓸데 없는 데이터를 줄여라. 운명이라 생각하고 압도되지 말고, 스스로의 미래를 준비하라. 일과 삶의 균형을 유지하는데 필요한 일을 하라. 생산성 향상에 방해가 되는 잘못된 믿음을 버려라. 중요한 점은 주어진 시간에 합리적으로 성취하는 법을 배우는 것이라는 사실을 깨달을 때까지 본인의 한계를 이해하고, 불필요한 일을 줄이고 태도를 바꾸라. 이렇게 하면, 중요한 일을 할 시간이 충분하다는 사실을 깨닫게 될 것이다.” 라고 말이다. 또한, 이 책에서 소개한 업무흐름 공식을 실천하면 생산성을 아주 조금 향상시키기 위해 자신을 희생하지 않아도 되고, 소중한 재충전의 시간을 가질 수 있어 삶을 보다 편하게 만들 수 있기 때문이라고 말한다.

인정해라. 사실 자신과 가족을 위해 조금 더 시간을 내고 싶지 않은가? 특히 생산성에 해가 가지 않게 하면서 조금 더 시간을 갖고 싶지 않은가? 자신을 쓰러뜨릴 정도로 밀어붙이지는 않으면서 상사를 기쁘게 할 수 있다면, 그렇게 하지 않을 이유가 있겠는가? 자, 이제 당신은 바로 이 페이지에서 그렇게 할 수 있는 방법을 알게 되었다. 한꺼번에 모든 것을 하려고 하지 마라. 천천히 시작하고, 점차 결과가 나타날수록 더 많이 노력해라.