다행히 나는 보고서를 써야 하는 일이 많지 않다. 하지만 종종 무언가를 써서 보고해야 하는 미션을 받을 땐 막막함을 느꼈다. 그동안은 일잘러 선배들의 예시를 참고했지만, 제대로 익혀두면 지금은 물론 앞으로 연차가 더 쌓였을 때 누군가를 설득하거나, 정책을 공유하고 인지시키는 역할도 잘해낼 수 있겠지.

10년 차 기획자이자 보고서 작성법 강사님의 책답게 고농축 수업 같은 책의 구성과 설명은 물론 곳곳의 꿀팁이 인상적이다. 실제로 같이 일하고 있는 동료들이 쓴 보고서를 예시로 들어 어떤 점이 아쉬운지, 그 점을 어떻게 수정하면 좋을지 알려준다. 현실적인 예시가 나오니 나의 사례로 대입하여 읽을 수 있어 와닿는다.

앞으로 이것을 가슴에 새겨두고 보고서를 써야겠다. 첫째, 내가 맡은 일이 어디에 쓰일지, 목적이 무엇인지 분명히 알자. 원인, 결과, 시사점과 같은 구성요소에 얽매이지 말고, 듣는 사람과 내가 전할 메시지를 생각하자. 무엇이 중요한지 알면, 메시지, 설명과 근거, 자료는 잘 담을 수 있을 것이다. 둘째, 상대방의 입장에서 이해하는 데까지 생각하는 단계가 적은 글을 쓰자. 너무도 바쁜 동료들이 보고서를 보는데 수고를 들이지 않도록.

앞으로는 보고서 미션을 받을 때 지금까지 그랬던 것처럼 구글에서 양식이나 사례를 찾아 헤매지 않을 것 같다. (물론 보고서가 담는 내용이 가장 중요하지만 적어도 틀을 잡고 정리하는 과정에서 쩔쩔매진 않겠지!) 직장인 동지 여러분, 이 책 읽고 앞으로의 직장 생활에서 잘 살아남아 봅시다.

함께 일하는 상대에게 일을 잘한다는 평가를 받으려면 상대의 시간을 아껴 줘야 합니다. 문서의 모든 단어, 모든 문장을 정독해야 하는 수고를 들이지 않아도 문서를 이해할 수 있도록 상대의 시간을 단축시켜 준다면 “저 사람과 일을 하면 뭔가 착착 진행이 되네?”라는 평을 만들게 되죠.
---p.25

문서도 마찬가지입니다. 회사의 모든 문서는 전문적인 글쓰기 기법을 요하는 창작 원고도 아니고, 정해진 양식에만 값을 채워 넣어야 하는 임대차 계약서도 아닙니다. 말이나 메신저와 같은 커뮤니케이션 수단일 뿐이에요. 우리가 회사에서 말도 제대로 못하고 있다면, 앞으로의 회사 생활이 얼마나 힘들어질까요?
---p.43

‘배경’, ‘목적’, ‘본론’, ‘결론’, ‘시사점’과 같이 어디선가 많이 들어본 구성 요소들에 내용을 끼워 넣다 보면 스스로 보기에도 매끄럽지 않고 어색한 문서가 되어 ‘무엇을 더 추가해야 하지?’, ‘무엇을 빼야 하지?’ 하며 갸우뚱하게 됩니다. 구성 요소란 꼭 특정한 한 단어로 규정되어야 하는 것이 아니에요. 내가 전하고자 하는 말을 구성하는 것, 그것이 문서의 구성 요소일 뿐이죠. ---p.76

문서 하나를 만들 때 소요되는 시간을 100이라 한다면, 메시지와 구성 요소를 떠올리고 핵심 메시지·설명/근거·시각 자료 순으로 담는 작업의 비중은 100에서 30 정도밖에 되지 않아요. 100에서 50의 긴 시간과 열정을 쏟는 단계가 바로 문서의 순서를 정하는 단계이죠. 그리고 남은 20의 시간은 더 나은 가독성을 위해 문서 디자인을 보완하는 데 사용합니다.
---p.102

그동안 문서 디자인을 어렵게 생각했다면 고정관념을 깨고, 디자인적 요소를 ‘더’하는 것이 아니라 간격, 정렬, 통일감을 기준으로 ‘정돈’만 해도 보는 사람의 시선이 혼란스럽지 않고 깔끔한 문서가 된다는 사실을 기억하면 좋겠습니다.

<b>문서는 글이 아니라 말! 누구에게 무엇을 말할지 생각하면 문서 작성의 길이 보인다</b><br/><br/>직장인은 문서로 말한다. 데이터를 정리하거나 현황을 보고하거나 의견을 전달하는 모든 일은 이메일, 워드프로세서 문서, 메신저 등 글의 형태로 이뤄지며, 더 나아가 문서 작성 능력으로 실력을 평가받기도 한다. 3년 차, 5년 차, 10년 차… 연차가 쌓여도 좋은 문서 작성 방법을 모른다면 보고서, 제안서, 이메일 등 문서를 작성할 때마다 머리부터 싸매기 마련. 직장인이 상사나 동료에게 커뮤니케이션 하나 제대로 못하고 있다면 앞으로의 직장 생활이 얼마나 힘들어질까?<br/><br/>이제 문서를 작성하기 전에 먼저 ‘내가 지금 누구(To)에게 무슨 말(Message)를 하려고 하는 거지’라고 스스로에게 물어보자. 내가 말하고자 하는 내용을 문서의 구성 요소로 삼고, 요소마다 핵심 메시지, 설명/근거, 시각 자료를 담으면 문서의 구조가 잡힌다. 여기에 그치지 않고 첫 장부터 문서를 소리 내어 읽어 가면서 수정하는 요령도 빼놓을 수 없다. 기초적인 파워포인트 기능만 이용해도 문서의 가독성을 높이면서도 핵심 메시지를 강조할 수 있다. 이렇게 배운 내용을 바탕으로 CS 응대 프로세스 변경 건과 결제 및 배송 프로세스 변경 건을 놓고 실무 문서를 작성하는 과정도 상세하게 살펴볼 수 있다. <br/> <br/><br/>