접대비 지출시 유의사항 및 증빙관리 요령
기업이 접대비를 지출할 경우 동 지출액이 세무상 인정받지 못하여 불이익을 당하지 않도록 하거나 나아가 적극적으로 절세를 위해서는 어떤 점을 유의하여야 할 것인가?
먼저 접대비의 세법상 의미를 정확히 이해하고 동 비용의 세법상 비용 인정요건을 잘 파악하여야 한다.
접대비는 기업이 사업과 관련하여 거래처나 이해관계자 등의 접대를 위하여 지출된 비용으로서, 예를 들면 내빈접대비식비거래처 경조금 등이 있다.
세법상 접대비를 손금으로 인정받기 위하여는, 첫째 업무와 관련되는 지출일 것, 둘째 세법상 손금인정 범위 내일 것의 두 가지 요건 충족이 요구된다.
첫째, 업무와의 관련성 여부는 그 지출의 대상, 지출의 성질 시기 및 금액 등에 의하여 판단할 문제이므로, 접대비를 지출할 경우 기업은 동 접대비가 당해 기업의 업무와 관련 있음을 입증할 수 있도록 증빙입수와 지출내역 등에 있어 유의하여야 할 것이다. 왜냐하면 만약 접대관련 증빙이 없거나 접대비로 처리한 금액 중 업무와 관련이 없는 점이 발견된다면 이는 손금불산입되며, 그 지출의 귀속에 따라 배당상여 또는 기타사외유출로 처분되어 소득 누락에 따른 법인세소득세 추징은 물론 과소신고 가산세 및 납부불성실 가산세의 위험부담이 따르기 때문이다.
둘째, 세법상 접대비 손금 인정 범위라 함은 법인세법 제25조에서 규정하는 범위를 가리키는 것으로, 접대비 지출시 동 범위를 파악하여 동 범위 내에서 지출 계획을 세우는 것도 세무상 부인되는 지출의 과다발생을 억제하는 한 가지 방법이 될 수 있을 것이다.
예컨대, 당기 매출액이 5억 원으로 예상되는 중소기업 법인의 경우 당기(2009년도) 세무상 손금으로 인정되는 연간 접대비 범위액은 다음과 같이 연간 1,900만 원이 된다. 따라서 한달 평균 약 160만 원 이상 접대비를 지출할 경우 동 금액을 초과하는 금액은 세무상 손금으로 인정되지 않음을 인식하여야 할 것이다.
기본금액(중소기업의 경우) 1,800만 원
수입금액 기준 금액(수입금액의 0.2%) 100만 원
접대비 손금산입 범위액1,900만 원(+)
한편, 실무에서 보면 기업은 복리후생비나 회의비 등으로 회계처리하여 접대비로 회계처리하지 않았음에도 불구하고 세무조사 과정에서 동 비용들이 접대비로 인정되어 손금 부인됨으로 말미암아 세무상 많은 불이익을 받는 사례를 종종 보게 되는데, 이 점 유의하여야 할 것이다.
또한 비용이 지출되었을 때 그 비용이 접대비에 해당하는지 여부를 잘 판단하여야 한다. 왜냐하면 전액 손금으로 인정되는 비용을 잘못 판단하여 접대비로 처리하게 되면 세법상 접대비 한도 초과가 될 경우 전액 손금불산입되기 때문에 기업의 세액을 가중시키는 결과가 되며, 이와 반대로 접대비에 해당하는 비용을 타비용으로 처리하게 되며, 동 비용은 세무조사시 다시 접대비에 포함되어 법인세 또는 소득세와 소득 누락에 따른 가산세의 추가부담이 따르기 때문이다.
이 경우 접대비에 유사한 비용으로서 주의하여야 할 비용으로는 광고선전비, 판매부대비용 및 기부금 등이 있다.
한편, 기업이 계상하고 있는 접대비는 그 지출의 상대방지출목적지출금액접대의 내용 등에 비추어 법인의 업무와 관련이 있다고 인정될 수 있는 것이어야 하므로, 거래증빙서류와 내부통제의 근거 등 객관적인 자료에 의하여 접대 사실을 입증하여야 한다.
또한 법인의 접대비 지출 사실에 대한 거증은 거래 당시의 실질 내용에 의하는 것이므로 단순히 거래처의 휴폐업으로 거래 사실을 확인할 수 없는 사유만으로는 세법상 거래를 부인할 수 없다.
그리고 임직원 접대비를 지출할 경우 가능한 한 법인의 신용카드를 사용하도록 권장한다.
왜냐하면 내국 법인이 1회의 접대에 지출한 접대비 중 법인세법 시행령 제41조 제1항에서 정하는 일정금액(2008. 1. 1 2008. 12. 31 : 3만 원, 2009. 1. 1 이후 : 1만 원) 이상의 접대비를 지출할 경우 이를 손금으로 인정받기 위하여는 법인의 신용카드나 현금영수증을 의무적으로 사용하도록 규정하고 있기 때문이다.
한편, 경조금인 경우에는 비록 거래처라 하더라도 1회 20만 원까지는 이와 같은 세금계산서나 현금영수증 같은 증빙이 없어도 비용으로 인정된다.
--- 제2부 '창업과 회계세무' 중에서