정보화 프로젝트가 대형화되고 장기화되면서 투입인력과 구축 비용의 단위가 점점 커짐에 따라 프로젝트의 복잡성과 위험이 증가하고 있다. 이에 프로젝트는 태생적으로 위험과 이슈를 가지고 시작한다. 위험과 이슈관리의 미흡은 프로젝트의 일정 지연, 품질 이슈, 부실 등으로 이어지고 있다. 이러한 원인은 기획단계에서부터 단추가 잘못 끼워졌기 때문이다. 발주기관들이 기획단계부터 PMO 도입을 고려하지 않고 집행단계에서 PMO를 도입하다 보니, 요구사항의 불명확, 적정한 사업 기간 미확보, 프로젝트 관리체계 미흡, 역량 있는 수행사의 발굴 미흡 등 위험과 이슈를 떠안고 프로젝트를 시작한다. 당연히 프로젝트가 실패할 확률이 높아지는 것이다.
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모든 프로젝트에 역량 있는 전문가는 꼭 필요하다. 전자정부사업관리 위탁(PMO)사업 역시 전문가 역량이 프로젝트 성공에 영향을 준다. PMO를 성공적으로 운영하기 위해서 발주기관의 담당자는 대상사업의 특성에 적합한 PMO사업자의 선정과 조직구성을 해야 한다. 무엇보다 PMO는 관리적·기술적 역량을 갖춘 수행인력을 구성하는 것이 필요하다.
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PMO가 없는 우수사례의 식별은 실무적 책임과 더불어 해당 우수사례가 문서로 만들어지지 않거나 조직을 통한 효과적인 공유가 되지 않을 확률이 높다. 실제 프로젝트 현장에서 우수사례들은 대부분 전체 조직의 이익을 위한 것으로, 프로젝트의 효율적 관리를 위해서 필요하다. 우수사례의 발굴 및 전파는 PMO 도입의 핵심성공 요인이기 때문이다.
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발주기관이 외부 전문 PMO를 선택할 때 기준은 무엇인가? 발주자 마음에 흡족한 외부 전문 PMO일까? 아니면 발주기관의 생각과 다른 외부 전문 PMO일까? 대부분 발주기관은 전자를 선호한다. 하지만 모두가 같은 방향을 보고 있다고 프로젝트가 잘 진행되는 것은 아니다. 외부 전문 PMO 역할이 발주기관의 사업관리 역할을 대행하기에 순린처럼 보이기를 원하나, 역린이 있어야 한다. 결이 다른 시각을 가진 외부 전문 PMO 선택의 고려가 필요하다. 그래야 발주기관이 보지 못하는 부분을 볼 수 있다. 보지 못한 부분은 향후 프로젝
트 진행에 리스크로 다가오기 때문이다.
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PMO는 ‘PMO → EPMO → UPMO(Union PMO)’ 형태로 발전될 것으로 본다. PMO는 단일 프로젝트에 단일 발주기관이 기획·집행·사후관리 단계 업무를 지원하는 것이다. 그러나 EPMO는 단일기관에서 다수 프로젝트를 통합적, 전사적으로 관리하는 것이다. 한편 UPMO는 다수의 기관이 다수의 프로젝트를 연합적으로 관리하는 개념이다. 이제 PMO를 넘어 EPMO로 방향을 전환할 때다.
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‘발주기관과 외부 전문 PMO’, ‘발주기관과 수행사’ 간 소통에 문제를 알고 중재가 이루어지면 프로젝트 진행에 PMO와 수행사 사이에 소통의 채널이 만들어진다. 발주기관의 의사결정 지연은 프로젝트 진행에 걸림돌이 된다. 발주기관의 신속한 의사결정이 중요하다. 의사결정 지연으로 오는 후폭풍이 더 큰 무
게로 다가올 것이다. 함께 결정하자. 프로젝트는 혼자 하는 것이 아니다!
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PMO가 수행하는 기능에 대해서는 여러 가지 이해와 모델이 있지만, 성공하는 PMO는 수행 영역의 너비와 깊이를 프로젝트 및 발주기관의 특성에 맞추어 최적화한다. 다시 말해 PMO가 당위적으로 수행하는 모든 영역이 아니라 프로젝트 상황과 특성에 맞게 필요 영역에 집중함으로 너비(PMO 수행 영역)를 최적화하는 것이다. 그리고 PMO 성숙도를 언제나 최고 수준으로 유지하는 대신 발주기관의 눈높이에 맞추어 활동의 깊이(PMO 성숙도 수준)를 결정한다.
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PMO가 수행하는 기능에 대해서는 여러 가지 이해와 모델이 있지만, 성공하는 PMO는 수행 영역의 너비와 깊이를 프로젝트 및 발주기관의 특성에 맞추어 최적화한다. 다시 말해 PMO가 당위적으로 수행하는 모든 영역이 아니라 프로젝트 상황과 특성에 맞게 필요 영역에 집중함으로 너비(PMO 수행 영역)를 최적화하는 것이다. 그리고 PMO 성숙도를 언제나 최고 수준으로 유지하는 대신 발주기관의 눈높이에 맞추어 활동의 깊이(PMO 성숙도 수준)를 결정한다.
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PMO 조직은 한 사람이 모든 역량을 갖출 수가 없다. 따라서 필요한 역량을 보유하고 있는 인력으로 조직화가 필요하다. PMO 조직의 대표적인 필요 역량은 프로젝트 관리 및 기술에 대한 전문성, 직업적 윤리성, 대상사업에 대한 이해, 사업수행 경험 등이다.
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프로젝트 실패는 흔히 불확실성(uncertainty), 모호성(ambiguity), 불일치(disagreement)에 기인한다. 불확실한 내외부 환경변화, 모호한 요구사항과 범위, 이해관계자 간 이해 및 견해 차이를 적절히 관리하지 않으면 프로젝트팀의 집중력은 흐트러지고 자원과 시간이 낭비되며 이해관계자의 불평과 불만족이 분위기를 지배하게 된다. 이런 문제를 선제적으로 해결하기 위해서는 프로젝트의 가시성을 높이는 것이다.