비즈니스에서 커뮤니케이션 1순위는 문서이다. 비즈니스 커뮤니케이션의 첫 번째 수단은 말이 아니고 문서이다. 만일 당신이 상사에게 컴퓨터를 구입해야 한다고 요청할 때 당신은 말로 구입 품의를 하는가? 만일 당신이 여러 부서와 미팅을 해야 할 때 전화로써 전달하면 모든 것이 끝나는가? 만일 당신이 고객에게 프로젝트를 제안할 때 방문하여 말만으로 소개하고 끝내는가?

다른 방법을 보자.
만일 당신이 상사에게 컴퓨터 구입을 요청할 때 문서로 작성하여 서면으로만 품의를 받는 것이 가능한가?
만일 당신이 여러 부서와의 미팅 소집을 사내 통신지로 보내면 미팅은 성립하는가? 만일 당신이 제안서를 작성하여 고객에게 메일로 송부하기만 해도 되는가? 모든 비즈니스는 말로 이루어지는 것만으로는 성립하기가 어렵다. 그러나 문서로 이루어진 것은 다소 부족한 면이 있어도 비즈니스 자체는 성립한다. 이처럼 비즈니스에서 커뮤니케이션의 1차적인 수단은 문서이다. 말은 보조적인 수단에 불과하다.

문서가 점차 커뮤니케이션 수단으로 바뀌고 있다

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최근 법원에서 벌어지고 있는 상황을 보자. 판결문을 보면 '제반'이나 '교부' 등 쉽게 읽히거나 이해가 되지 않는 단어들이 많다. 이처럼 어려운 판결문을 국민의 눈높이에 맞추기 위해 판사와 국어전문가들이 머리를 맞대고 있다. 쉬운 용어를 사용하고 정확히 표현해서 국민이 알기 쉽게 쓰자는 의도이다. 그럼 왜 이와 같은 변화가 있는 것일까? 예전에는 판결문의 고객은 국민이 아니라 법원에 종사하는 관련자였다. 즉, 사건 당사자에게 내용을 알려주는 커뮤니케이션 수단이 아니라 이렇게 판결했다고 작성해서 보관해 놓는 보관용이었다. 그러나 최근에는 당사자에게 알려야 하는 커뮤니케이션 문서로 바뀌고 있다.

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문서의 역사에서 볼 수 있듯이 예전의 문서는 주로 보관 증거용이었다. 그러나 최근에는 커뮤니케이션 수단으로 바뀌고 있다. 하나의 예를 보자. 필자는 수십 년간 문서를 작성했지만 문서 마지막에 '끝'이라는 용어를 쓴 경우가 없다. 그러나 어떤 회사는 '끝' 자가 없으면 전산 문서의 저장이 안 된다고 한다. 문서의 마지막에 쓰는 '끝' 자의 의미는 이렇다. 과거에는 육필로 문서를 썼기 때문에 만일 '끝' 자가 없으면 첨자가 가능했다. 보관하고 있을 때 누가 나쁜 의도로 다른 말을 추가한다면 큰 문제가 발생한다. 이를 방지하기 위해서 반드시 '끝' 자가 필요했다. 그런데 지금은 어떤가. 비즈니스 문서는 대부분 전자파일로 되어 있어 첨자가 어렵기도 하지만 커뮤니케이션 수단이 더 강하기 때문에 '끝' 자를 점차 안 쓰게 된 것이다. -이하 생략