나도 예전에는 서류나 데이터를 전부 보관했다. 그러나 그럴 필요가 전혀 없다. 물론 직종에 따라서는 필요한 경우가 있을 수도 있지만, 대부분은 필요 없다. 정보의 90퍼센트 이상은 버려야 할 것이며, 보존ㆍ보관이 필요한 정보는 고작해야 10퍼센트 정도에 불과하다. 특히 회의 중에 배포된 인쇄물이나 인터넷 상에서 본 뉴스, 다 읽은 책 등은 대부분 두 번 다시 사용하지 않을 것들이다. 물론 온라인에만 있는 귀중한 정보는 보존해 놓아야 할지 모른다. 그러나 종이로 인쇄되어 배포된 것은 대부분 어딘가에 디지털 데이터가 있기 마련이므로 종이로 보관할 필요는 없다. 어떤가? 효율적인 업무환경을 만들기 위해서는 먼저 주변에서 불필요한 것을 제거해 단순함을 유지하는 일이 중요하다. 지금까지 소개한 세 가지 습관 중 한 가지라도 마음에 걸리는 것이 있는 사람은 지금 당장 그 습관부터 버리도록 노력하자. --- p.38

폴더 정리의 가장 큰 포인트는 ‘계층’을 효율적인 상태로 만드는 것이다. 폴더의 계층은 지나치게 얕고 넓어도, 지나치게 깊고 좁아도 좋지 않다. 어디에 어떤 파일이 들어 있는지, 어디에 어떤 파일을 넣어야 할지 알 수 없어지기 때문이다. 그렇다면 균형이 잡힌 폴더 계층이란 어떤 상태일까? 깊이는 3계층 정도, 최하 계층 이외에는 폴더를 5개 정도로 만들면 한 번에 보이는 폴더의 수가 적어지므로 검색하기도 쉽고 보존할 때도 망설이지 않게 된다. 그러므로 파일관리를 결심했다면 우선 어떤 계층으로 자신의 파일을 구조화할지 신중하게 결정하자. 그리고서 각각의 파일을 알맞은 폴더에 넣도록 한다. 폴더관리의 성공 여부는 이렇듯 계층을 어떻게 만드느냐에 달려 있다. --- pp.71-72

종이 수첩으로 일정을 관리할 때의 문제점은 무엇일까? 사실 종이 수첩은 디지털보다 관리가 어렵다. 종이 수첩은 적을 수 있는 분양에 제한이 있다. 또 집에 두고 나오거나 분실했을 때 내용을 확인할 수가 없다. 그 외에도 해가 바뀔 때마다 새로 사야 하고, 과거의 일정을 확인할 때 오래된 수첩을 꺼내 뒤적여야 하는 등 관리가 어렵다.
그러나 일정을 웹에서 디지털 관리하면 이런 문제점이 전부 해결 된다. 먼저 디지털에는 물리적인 용량제한이 없다. 따라서 필요한 내용을 전부 메모할 수 있다. 단말기를 집에 두고 와도 컴퓨터만 있으면 언제 어디에서나 살펴볼 수 있으며, 단말기를 잃어버리더라도 일정은 웹 상에 보존되어 있으므로 안심할 수 있다. 게다가 무료로 사용할 수 있으며, 스마트폰의 애플리케이션을 구매하더라도 1만 원 정도의 가격으로 계속 사용할 수 있다. 검색도 간편해서, 예를 들어 A사와 언제 미팅을 했었는지 기억이 안 나더라도 ‘A사’로 검색하면 단숨에 모든 이력을 열람할 수 있다. --- pp.109-110

상황이 비슷한 작업의 우선순위를 정할 때는 다음 두 가지 기준에 따라 판단한다. 바로 ‘영향 범위’와 ‘처리에 걸리는 시간’이다. 지금 자신이 해야 하는 작업 중에서 많은 사람이 관여하는 작업은 빨리 처리하고 혼자서 완결할 수 있는 작업은 뒤로 미룬다는 원칙을 세운다. 관여하는 사람이 많은 작업은 여러분이 처리한 뒤에도 관계자들의 피드백을 기다려야 할 경우가 많으므로 모든 작업이 완료되기까지 시간이 오래 걸린다. 즉 여러분 한 명의 작업이 늦어지기만 해도 전체적인 진행에 악영향을 끼치는 것이다. 영향 범위가 넓고 많은 사람 사이를 오갈 가능성이 있는 작업은 최대한 빨리 처리해서 상대에게 넘기고, 새로운 작업이 돌아오기를 기다리는 사이에 다른 작업을 하는 상태를 만들자. 다시 한번 말하지만, 관계자가 많고 단시간에 끝낼 수 있는 것부터 우선해서 처리해 나가자. 이처럼 작업에 대한 관리 방법을 아주 살짝 바꾸기만 해도 자신이 끌어안고 있는 작업의 양이 줄어들어 마음과 시간 모두 여유가 생기며 그 결과 업무 성과도 쑥쑥 오를 것이다. 그러므로 꼭 도전해 보기 바란다.