계획에는 반드시 실천하겠다는 의지와 반박할 수 없는 논리가 들어있어야 한다. 영국의 소설가 루디야드 키플링은 “나는 여섯 명의 충직한 하인을 거느리고 있다. 그들의 이름은 무엇, 왜, 언제, 어디서, 어떻게, 누가다.”라고 했다. 계획에 논리를 넣는 것은 어렵지 않다. 해야 할 일, 하고 싶은 일을 계획할 때 육하원칙에 대입하면 된다. 육하원칙은 5W1H(What, Who, Where, When, Why, How)다. 직장에서 업무를 분담할 때, 일을 하는 주체가 누구인지 분명하게 정한다. 계획과 실행의 주체가 자신일 경우에는 Who를 빼고 4W1H를 넣어서 계획을 세운다.
---계획에는 논리가 필요하다 / 23쪽

하지 말아야 할 일 목록은 할 일을 더 명확하게 해주는 가이드라인이다. 불필요한 일, 목표를 달성하는 데 도움이 되지 않는 일, 당장은 이익이 되지만 장기적으로 이익이 되지 않는 일 등을 명확하게 정리해두면 꼭 해야 할 일 외의 중요하지 않은 일에는 한눈을 팔지 않게 된다. 한눈을 팔지 않아서 해야 할 일에 집중하고 결과적으로 목표를 달성하는 시간이 단축된다. 하지 말아야 할 일 목록을 만들면 실행력과 효율, 경쟁력이 향상된다.
---하지 말아야 할 일 목록 / 47쪽

일상적인 일에 규칙을 정하면 매번 같은 고민을 할 필요가 없다. 어떻게 실행할지 미리 계획하고 있기 때문에 빠르게 처리할 수 있고 반복해서 습관이 되면 부담 없이 실천할 수 있다. 일상의 규칙을 정하고 습관이 되면 실천하는 데는 큰 힘이 들지 않는다. 중요한 일에 더 많은 힘을 쏟을 수 있다. 직장에서 담당자를 정해두는 것도 일종의 규칙이다. 담당자를 정해두면 어떤 일이 생겼을 때 바로 일을 시작할 수 있다. 이메일과 SNS 확인, 일기 쓰는 시간, 식사 등 반복적으로 해야 하는 일, 기본적인 일에 규칙을 정해두면 중요한 일에 더 많은 시간과 에너지를 집중할 수 있다.
---일상적인 일에 규칙 정하기 / 70쪽

흘러가는 시간을 관리하는 것은 불가능하다. 시간을 잘 관리한다고 해서 24시간이 48시간이 되고 잘못 관리한다고 해서 12시간이 되지 않는다. 시간에 ‘관리’라는 말을 쓰는 게 애초부터 잘못됐지만 오래전부터 그렇게 사용해왔기 때문에 관습적으로 시간관리라고 부른다. 우리가 말하는 시간관리는 대부분 자기 관리다.
시간을 관리하는 이유가 더 많은 일을 하기 위해서라면 시간관리는 며칠 못 가서 실패한다. 시간관리에 성공하려면 중요한 일에 시간을 더 많이 할애하고 실제로 중요한 일을 실행하는 계획을 세우고 실천해야 한다.
---전통적인 시간관리 기법에서 빠트린 것 / 89쪽

상황이 바뀌어도 계속하는 힘을 주는 것이 계획이다. 계획을 세우면 실행하는 동안 고민하는 시간이 줄어들기 때문에 결과적으로 더 빠른 시간에 목표를 달성할 수 있다. 확실한 목표, 구체적인 계획, 순조로운 진행의 결과로 여유가 생긴다. 이처럼 선순환이 이루어지면 스트레스가 줄어들고 변화나 돌발 상황에 대처하는 능력도 생긴다. 여유가 생기면 다음에 무엇을 할지 더 깊게 생각할 수 있어서 다음 일, 그다음 일을 할 때 구체적인 계획을 세울 수 있다.
---계획의 효율과 효과를 높이는 4단계 / 135쪽

진짜 문제는 일의 우선순위가 아니다. 그 일을 실제로 하는 것이다. 우선순위는 궁극적인 목표를 달성하기 위한 행동을 기준으로 정해야 한다. 중요도와 긴급성에 따라 우선순위를 정하는 것만큼 실행도 중요하다. 시간관리에 성공하려면 중요한 일에 시간을 더 많이 할애하고 실제로 행동할 수 있는 계획을 세워야 한다. 할 일 목록에서 일을 하나만 완료했다 하더라도 그 일이 가장 중요한 일이라면 덜 중요한 일, 중요하지 않은 일을 하느라 시간을 보내는 것보다 낫다.
---실제로 그 일을 하는 게 중요하다 / 171쪽

회사에서 집중근무시간을 제도로 만드는 것도 외적 방해요인을 제거하기 위해서다. 이메일과 메신저, SNS를 확인하는 시간은 하루에 두세 번 정도로 정해두면 집중력을 유지하는데 도움이 된다. 특히 이메일과 SNS는 하루에 한두 번만 확인해도 업무에 큰 지장을 주지 않는다. 메시지가 수신되면 즉시 확인해야 한다고 생각하는 사람이 많은데 매우 급하거나 중요한 일은 메시지로 보내지 않는다. 집중력을 연구하는 학자들은 스마트폰을 진동으로 해두기 보다 아예 꺼두라고 권한다. 하지만 현실적으로 스마트폰을 끄기는 어렵다. 메신저와 SNS를 확인하는 것도 습관이다.
---방해요인 제거하기 / 187쪽

계획된 우연의 이론은 관심이 있는 일을 꾸준히 접하고 배우면 잠재된 능력이 발휘되고 그 과정을 즐기다 보면 우연한 기회에 절호의 찬스를 잡을 수 있다는 것이다. 우연한 기회에 절호의 찬스를 잡으려면 계획과 열린 자세가 필요하다. 계획된 우연의 이론에서 성공의 기회를 잡는 사람은 우연한 기회를 수동적으로 기다린 사람이 아니라 많은 사건을 경험하기 위해서 적극적으로 계획하는 사람이다.
---계획한 대로 꾸준히 실천하면 기회가 생긴다 / 204쪽

활력을 높이는 방법은 단순하다. 잠을 충분히 자고 제때 식사를 한다. 운동도 꾸준히 한다. 정신을 맑게 해주는 산책, 휴식, 요가를 일상적으로 실천하면 최상의 업무 능력을 유지할 수 있다. 최고의 자리에 오른 사람들은 바쁜 일정에도 충분히 잠을 자고 아무리 바빠도 운동을 거르지 않는다. 운동을 하면 신체적, 정신적으로 건강해진다는 걸 알고 있다. 누구든지 중요하다고 생각하는 일에는 반드시 시간을 낸다. 운동은 다른 어떤 일보다 중요하다.
---실행을 지속하는 힘 / 218쪽

타이머로 시작하는 시간과 끝나는 시간을 정해두면 집중력이 향상된다. 시험 전날 벼락치기가 가능한 것도 놀라운 집중력이 발휘되기 때문이다. 직장에서도 마찬가지다. 기한이 한참 남아있으면 일이 매우 더디게 진행된다. 하지만 기한이 임박하면 제자리걸음만 하던 일이 일사천리로 진행된다. 처음에는 해낼 수 없을 것 같은 일도 막상 발등의 불이 되면 엄청난 집중력을 발휘해서 끝낸다. 이것이 ‘ 마감 효과’다. 시간을 제한해서 뇌에 적절한 긴장감을 주어 집중력을 높이는 방법이다.
---마감효과를 노리면서 할 일을 미룬다 / 228쪽

의도적으로 여운을 남기는 것을 ‘ 자이가르닉 효과’라고 한다. 하던 일을 끝마치지 않고 중간에 쉬면 머리에는 일에 대한 생각으로 가득하다. 쉬는 동안에도 끝마치지 않은 일을 생각한다. 일과를 끝낼 때도 마찬가지다. 오늘 할 일을 모두 끝내고 바로 책상을 정리하는 것보다 내일 할 일을 대충 훑어보면 다음날 일을 시작하기가 수월하다. 자이가르닉 효과를 이용하면 휴식 시간에도 일에 대한 생각으로 심리적인 긴장 상태를 유지하기 때문에 충분히 휴식을 취하지 못한다는 의견도 있다.
---자이가르닉 효과와 차단 완료 효과를 적절히 이용한다 / 233쪽

한 가지 일을 끝내고 다른 일로 넘어갈 때, 급한 일이 생겼을 때, 예상과 다르게 진행될 때 미루는 습관이 발동한다. 이럴 때는 처음에 세운 계획에서 우선순위 상위의 일과 갑자기 생긴 급한 일 사이에서 시간을 더 효율적으로 사용할 수 있는 일을 선택하고 계획을 변경해야 한다. 계획을 수정하는 것이 유연성이다. 이런 관점에서 보면 빈틈없는 계획보다 수정의 여지가 있는 계획이 좋은 계획이라고 할 수 있다.
우선순위와 유연성 사이에서 줄타기 / 236쪽

장기적으로 중요한 목표는 짧게는 1년, 길게는 10년 이상 지난 후에 실행하지 않으면 후회할 만한 일이다. 단기적으로 급한 목표는 중요도와 상관없이 바로 이뤄야 하는 일이다. 중요도와 긴급함에 따른 우선순위는 할 일 목록의 우선순위와 같다. 목표의 우선순위에만 적용되는 개념은 ‘간절함’이다. 여러 가지 목표 가운데 가장 간절히 원하는 목표를 알아야 한다.
---목표에도 우선순위가 있다 / 256쪽

연간 목표보다는 월간 목표가, 월간 목표보다는 주간 목표가, 주간 목표보다는 오늘 할 일 목록이 집중하는 힘을 준다. 달성하는데 오랜 시간이 걸리는 목표는 종이에 쓰고 구체적인 계획을 세웠다고 하더라도 시간이 지나면 잊어버린다. 연말에 결과가 나오는 일에 1월부터 12월까지 꾸준히 집중하기는 어렵다. 목표를 달성했을 때 보상을 받는 시점이 멀면 동기를 부여하지 못한다.
---주어진 시간을 100퍼센트 활용하도록 만든 계획은 실패한다 / 267쪽

장기 목표를 정하고 계획을 세운 다음 실행하는 과정은 마라톤과 같다. 42.195킬로미터를 달리는 풀코스 마라톤에 참가한 일반인 가운데 중도에 포기하는 사람들은 대부분 초반 5~10킬로미터 구간에서 나온다. 처음부터 전력으로 달리면 얼마 못 가서 체력이 바닥나 더 이상 뛰지 못하는 것이다. 반환점까지 뛴 사람들은 대부분 끝까지 완주한다. 절반을 뛰었다는 자신감과 이제 반만 더 뛰면 된다는 심리적인 안정감을 느끼기 때문이다.
---오버페이스를 경계하라 / 283쪽

집중력이 떨어지는 시간에는 단순한 일을 배치한다. 집중력이 필요하지 않은 일을 하는 동안 뇌는 휴식 시간을 갖는다. 오후에는 두 시간에 한 번씩 차를 마시거나 명상을 하면서 휴식을 취한다. 집중력이 필요한 일을 계속 이어서 하는 게 아니라 집중력이 필요한 일 사이에 일상적으로 처리해야 하는 일(집중력이 필요 없는 일, 습관처럼 하는 일)이나 덜 고된 일을 배치한다. 여러 가지 활동을 섞어서 하는 것을 ‘인터리빙(Interleaving)’이라고 한다.
---시간과 노력보다 집중력이 중요하다 / 298쪽

계획이 실패로 끝나는 것을 막기 위해서 플랜 B, 즉 차선책이 필요하다. 처음에 세운 계획이 성공을 향해 나아가는 계획이었다면 플랜 B는 실패하지 않기 위해서 시간, 노력, 비용 등의 손해를 최소화하기 위해서 실행하는 계획이다. 계획의 실패는 일시적인 실패다. 실패의 원인은 계획의 완성도에서 찾아야 한다. 더 완성도 높은 계획을 세워서 다시 실행하면 된다. 실리콘밸리의 창업 전문가 랜디 코미사는 플랜 A는 거의 실패한다고 했다. 그는 성공하려면 플랜 B를 개발하라고 했다. 플랜 A를 실행하면서 경험을 통해 얻은 정보가 진짜 정보이고 이를 바탕으로 계획을 수정해서 플랜 B를 만들고 상황 변화에 따라 플랜 C, 플랜 D, …, 플랜 Z까지 만들어야 한다.
---실패한 계획에 대처하는 방법 / 315쪽

모든 일에는 계획이 필요하다<br/><br/>어떤 일이든 기한 안에 완료하려면 계획이 필요하다. 계획에는 할 일과 일정 외에도 다양한 정보가 있다. 계획을 세우면 할 수 있는 일과 할 수 없는 일이 명확해진다. 일을 진행하는 과정도 한눈에 볼 수 있고 아이디어를 구체화하는 데 도움이 된다. 계획을 세우면 일을 하는 데 필요한 에너지와 아이디어를 얻을 수 있다. 계획은 필요 없는 일로 시간을 낭비하지 않도록 가이드 역할을 한다. 계획이 중요하다는 걸 알지만 우리는 계획을 세우는 방법을 배운 적도 없고 계획을 세우는 데 익숙하지 않다. 그래서인지 많은 사람들은 계획을 세우지 않는다. 심지어 회사에서도 계획을 세우지 않는다. 계획을 세워야 일을 제 때 끝낼 수 있다. 시간의 효율, 일의 완성도를 중요하게 생각한다면 계획은 필수다. <br/><br/>과학적으로 증명된, 현실적인 시간관리 방법론을 실행한다<br/><br/>시간관리의 대가들이 계획을 세우고 철저하게 시간을 활용한 사례를 보면 감탄이 저절로 나온다. 새벽 3시에 일어나서 모두가 잠든 시간에 중요한 일을 끝낸다는 사람도 있고 일과를 15분 단위로 쪼개서 낭비하는 시간 없이 하루를 사는 사람도 있다. 퇴근 후 여유 시간과 주말을 이용해서 특정 분야에 전문가가 된 사람도 있다. 노력하면 이런 사람들이 했던 것처럼 시간을 알차게 이용할 수 있다. 하지만 시간관리의 대가들이 했던 방법으로 시간을 활용하는 건 생각만큼 쉽지 않다. <br/><br/>《계획 세우기 최소원칙》에는 엄청난 인내와 노력을 요구하는 대가들의 시간관리보다 과학적으로 증명된 사실에 기초한 현실적인 시간관리 방법론을 담았다. <br/>