리더들은 이러한 급격한 환경 변화에서 앞으로 나아가고 성장하기 위해서 새로운 업무방식으로 자리잡고 있는 원격근무와 온라인 회의를 효과적으로 운영할 수 있는 역량을 개발해야 한다. 방법은 간단하다. 남들보다 먼저 시도하고 경험하고 지혜를 얻으면 된다.
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안전지대safe zone와 안락지대comfort zone라는 개념이 있다. 안전지대는 우리에게 유리한 환경으로 비즈니스가 순조롭게 잘 되는 영역이다. 한 마디로 성과를 내고 성장할 수 있는 기회의 영역이다. 안락지대는 오랜 시간에 걸쳐 익숙하거나 느긋해서 긴장감 없이 일할 수 있으며 실패의 두려움도 없는 영역이다. 성공한 개인과 조직은 안전지대와 안락지대를 일치시킨다. 하지만 안전지대는 가만히 있지 않고 환경변화에 따라 움직인다.
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온라인 회의는 소그룹 단위뿐만 아니라 대규모 인원이 참석하는 방식으로 진화하고 있다. 물론 앞으로 대규모로 진행되는 온라인 회의에 대한 기술적인 문제보다는 효과적인 회의를 위한 설계가 중요해질 것이다.
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자기결정성과 심리적 안전감은 온라인 회의에서 구성원이 개방적인 마인드를 갖고 참여하고 몰입하는 데 가장 중요한 전제조건이다. 리더는 구성원에게 개인적인 관심Care을 보이고 배려Consideration하고, 임파워먼트Empowerment와 퍼실리테이션Facilitation을 실천함으로써 구성원의 자기결정성과 심리적 안전감을 높일 수 있다.
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원격근무에 대한 구성원의 정서적 문제를 해결하기 위해서는 오프라인보다 개인에 대해 더 많은 관심을 갖고, 정보를 파악하고, 이해하려는 노력이 필요하다. 그리고 리더가 구성원에게 이런 것을 적극 표현함으로써 연결되어 있다는 느낌을 주고 정서적 문제를 해소하는 데 도움을 줄 수 있다.
구글은 재택근무 중 연결성을 강화하기 위한 방법으로 서로에 대해 알아가기, 공통 관심사를 통해 관계를 만들기, 가벼운 친선 게임을 통해 유대감 쌓기, 서로 친절함을 잊지 않고 감사 표현하기 등 4가지 방법을 제안했다.
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온라인 회의에서는 리더의 명령과 통제가 잘 통하지 않는다. 서로 다른 장소에 있기 때문에 지시한 것을 실행으로 옮기는지 확인하기도 어렵다.
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“침묵하는 직원에게 발언권을 주기 위해 다양한 방법을 끊임없이 모색하는 것이 리더의 역할이다”
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화상 회의 실수를 방지하는 방법은 간단하다. 벽을 등지고 앉으면 된다. 벽을 등지고 앉으면 뒤에 사람이 지나갈 수 없기 때문에 갑자기 리더의 비디오에 가족이 나타나거나 할 일이 없다.
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화상회의를 더 안정적으로 사용하려면 화상회의 툴이 제시하는 권장 사양보다 높은 사양의 노트북이 필요하다. 게다가 화상회의 자체가 비디오 그래픽 기능을 어느 정도 요구하므로, 그래픽 카드(GPU)가 추가된 노트북이 좋다.
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공동 호스트 기능을 잘 사용하면 많은 문제를 해결할 수 있다. 예를 들어 리더가 이런저런 준비와 진행으로 화상회의 툴을 운영할 시간이 없다면 구성원 중 한 명을 공동 호스트로 지정하여 그가 화상회의 툴에서 필요한 기능을 다루게 하면 된다.
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리더는 본인의 시선과 표정을 구성원에게 정확히 보여줘야 한다. 예를 들어 한 구성원이 화면 공유 없이 구두 보고를 한다면 그의 비디오를 노트북 웹캠 가까운 곳에 위치시켜서 마치 해당 구성원을 바라보는 듯한 모습으로 만들면 된다. 이때 리더가 고개를 끄덕이는 등 적절한 몸짓을 사용하면 실재감을 높일 수 있다.
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리더가 한쪽 어깨를 앞으로 내밀고 얼굴은 정면을 향하면 전문가 느낌을 줄 수 있다. 실제로 화상회의 툴을 서비스하는 회사 홈페이지에서 예시로 드는 비디오에 이런 모습이 많다.
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화상회의는 라디오 방송과 같다. 10초 정적이 흐르면 방송사고다. 마찬가지로 리더가 화상회의를 하면서 의도치 않게 5초라도 침묵하면 구성원은 뭐가 잘못되었다 여긴다. 그래서 리더는 수다를 좀 떨어야 한다.
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코로나19로 노래방 회식이 어려워진 요즘에 화상회의로 노래 대결을 하는 것도 좋다. 그런데 맨 정신으로 맨 얼굴로 노래 부르는 게 쉽지 않다. 이때 사용하기 좋은 것이 3D 아바타다.
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랜선 아바타 투어는 재미도 있지만 리더에게 많은 것을 알려준다. 평소 구성원이 어떻게 사는지, 어떤 것에 취미가 있는지, 무엇을 좋아하는지 개인적인 정보를 얻을 수 있다. 평소 말이 없는 구성원이라 해도 서로 어떻게 사는지 어떤 관심사가 있는지 알면 왠지 모르게 가까워진 느낌이 든다.
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트러블슈팅은 우리가 익히 배운 맥킨지 식 문제해결과는 다르다. 맥킨지 식 문제해결은 문제를 일으키는 핵심 원인을 찾아 최선의 안을 선정하고 실행하여 문제를 해결하고 그 영향이나 효과를 측정하는 것이다. 하지만 트러블슈팅은 핵심 원인을 찾는 것이 아니라 당장 시도할 수 있는 것부터 빠르게 시도하면서 오류나 증상을 바로바로 없애는 것이다.
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Retrium에는 팀의 역량을 진단할 때 쓰기 좋은 레이더 진단 기능이 있다. 구성원이 최대 7개 항목을 5점 척도로 익명으로 응답하면 전체 결과를 평균, 범위, 표준 편차, 예외 등 통계 관점에서 분석할 수 있다. 간단한 역량 진단에서부터 맥킨지의 7S 모델 등 조직 진단에 이르기까지 온라인에서 아주 쉽고 간편하게 진단하고 분석할 수 있는 툴이다.
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Trello를 사용하면 브라우저 기반으로 팀의 업무, 시간, 보고, 협업을 시각화하고 자동으로 관리할 수 있다. 이 때문에 리모트 시대에 팀장급 리더에게 필수 툴이 되고 있다.
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Miro를 사용하면 애자일 프랙티스를 쉽게 시도할 수 있다. 칸반, 회고, 데일리 스탠드 미팅, 스프린트 등 다양한 애자일 프레임워크가 탬플릿으로 만들어져 있으므로 클릭 몇 번으로 애자일을 시작할 수 있다.
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화면에 체크하고 그림을 그리고 화면을 확대하고 심지어 화이트보드처럼 만드는 기능이 통합된 완전 무료 툴이다. 마이크로소프트 사도 추천하는 툴 Zoomit이다.
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리더가 고객과 화상회의를 할 때 가장 어려운 점 하나가 잡음이다. 특히 집에서 고객과 화상회의를 하는데 갑자기 강아지가 짖거나, 나도 모르게 책상을 딱딱 두드리거나, 의자 끄는 소리라도 크게 나면 고객에게 실례가 된다. 이때 필요한 것이 잡음을 줄이는 애플리케이션인 Krisp다.
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아침 일찍 온라인으로 회의한다면 새소리를 들으면서 회의를 시작하면 어떨까? 밖에 가을비가 온다면 비 오는 소리를 들으며 회의를 하면 어떨까? 더운 날이라면 시원한 바람 소리와 함께 하면 어떨까? Noisli를 추천한다.
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Freedom은 원래 업무 중에 불필요한 애플리케이션을 쓰지 못하게 하거나 업무와 무관한 웹사이트에 접속하지 않게 해서 스스로 업무에 집중하도록 만든 툴이다. 이 툴을 이용하면 중요한 화상회의를 할 때 관련 없는 애플리케이션이 작동하지 않게 막을 수 있다.
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리더가 되면 구성원과 MBO 설정, 연봉 협상, 개인 코칭, 개인 상담, 점심 약속 등 개별 미팅을 할 일이 많다. 그런데 구성원이 열 명 스무 명 넘어가면 일정 잡기가 힘들다. 이때 쓸 수 있는 툴이 Calendly이다.
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지금은 어차피 정답이 없는 시대다. 정답이 없으므로 우리는 먼저 시도하여Try 실패하고Fail, 거기서 교훈을 얻어Learn 성장해야Grow 한다.
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