보고서 작성부터 결재까지 팀장의 역할이 결정적이다

보고서를 검토하는 팀장은 팀원과 상사 사이에서 특별한 리더십이 필요하다. 때로는 중개자로 때로는 교육자로 때로는 화해자로 기능해야 한다. 핵심은 양측의 논리와 상황을 파악하고 어떻게 보고서를 장악할 것인가이다. 팀원은 지식으로 보고서를 쓰고 팀장은 논리로 검토하며, 팀장의 상사는 자신의 입장으로 보고서를 판단한다. 보고서를 논리적으로 쓰면 설득력이 높아진다고 오해하는 팀원들이 많지만, 상사는 합리적인 판단만 하는 사람이 아니다. 회사의 발전과 성장을 위해 효율과 효과를 극대화하려는 마음도 있지만, 때로는 자신의 지위를 지키고 갈등 없는 관계를 유지하려는 마음이 더 크게 작용하기도 한다. 보고서 검토자인 팀장은 이런 팀원과 상사, 양측의 입장을 모두 이해할 필요가 있다. 그래야 다음 스텝으로 빠르게 넘어갈 수 있다.

본문은 보고서를 작성하는 팀원의 심리와 논리, 보고서를 최종 판단해 의사결정하는 상사의 입장을 체계적으로 분석해서 정리한다. 팀원의 보고서에 대해서는 자료, 사실, 판단, 주장을 구분해 검토하는 기술을 설명하고, 상사의 판단에 대해서는 개인적, 조직적, 관계적 상황을 구분해 이해시킨다. 이를 풀어나가는 방식도 흥미로운데, 가령 직원을 더 뽑아주고, 마케팅 비용을 더 투자하라는 팀원의 ‘주장’을 ‘금도끼와 은도끼’에서 효자 나무꾼에게 금도끼 은도끼를 주어야 한다고 ‘주장’하는 산신령에 비교하는 식으로 한다. 경험에서 우러나온 상사의 입장 등 20년 가까이 일반 사원에서 임원까지 다양한 직급을 거친 저자만이 들려줄 수 있는 살아있는 비법들이 많다. 그 밖에도 팀원과 상사가 처한 입장을 객관적인 시각으로 접근, 비교한 내용들은 직장생활의 만족도를 높여줄 수 있는 유익한 포인트가 될 것이다. 보고서는 1쪽으로 써라, 결론부터 이야기하라, 파워포인트로 작성하라, 초등학생도 알아듣게 써라 등등 기존에 알려진 보고서의 원칙들을 적나라하게 파헤쳐 그 허구를 지적하고, 정말 현실적인 보고서 원칙들을 대안으로 소개한다. 린(lean) 보고법 등 보고에 활용할 수 있는 새롭지만 쉽게 익히고 효과적인 방법들도 소개되어 있다.

실제 사례들로 이해하기 쉽게, 워크숍 프로그램으로 게임처럼 재미있게

제6장에서는 관공서 또는 일반 기업의 실제 보고서들을 통해 보고서 검토 기술을 배워본다. 보고서를 검토할 때 가장 기본이 되는 것은 각 항목에 대한 바른 이해라고 저자는 주장한다. 보고서의 배경, 목적, 목표, 효과, 효율 등을 기술할 때 어디에 어떤 식으로 써야 하는지 상세히 기술되고 있다. 평소 이런 항목들을 별 고민 없이 마구 뒤섞어 사용하는 보고서의 실태를 사례로 살펴보고 어떻게 수정해야 옳은지 구체적으로 보여준다. 보고서를 검토할 때 중요한 또 다른 사항은 바로 핵심을 찌르는 질문! 보고서 작성자에게 무엇을 어떻게 물어야 할지 실제 보고서 사례로 정리했다. 보고서의 근거에 대해 어떻게 접근하고 검토해야 할지도 사례를 통해 이야기한다. 이외에도 인용이 제대로인지 확인하는 방식, 4P, SWOT 등 전략 프레임을 제대로 사용하고 검토하는 방식 등이 나와 있다. 보고서에 적힌 숫자 검토하는 법, 다양한 차트 사용법 또한 유익할 것이다.

제7장에서는 팀의 보고력을 높이는 다양한 워크숍 프로그램을 소개한다. 크게 보고서의 작성과 검토, 보고서의 진단과 향상, 이해관계자의 입장 반영 등 세 가지 모듈로 구분하고 있다. 각 모듈당 총 2~4시간 안에 소화할 수 있도록 프로그램을 각색했고 준비물, 필요한 양식, 진행 방식을 빠짐없이 소개한다. 게임 형태의 프로그램이어서 워크숍에 활용하기에 매우 좋을 것이고 팀 보고력이 향상되는 성과를 기대할 수도 있을 것이다.