내용증명서는 발송인이 수취인에게 발송인의 요구사항 등이 적힌 내용의 문서를 수취인에게 발송하였다는 사실을 발송인이 작성한 등본에 의하여 공적기관인 우체국에서 증명하는 문서입니다. 내용증명서는 분쟁발생 시 발송인이 수취인에게 어떤 내용의 문서를 보냈다는 증명력을 갖는 공신력 있는 문서로 서면의 내용을 정확히 전달함은 물론이고 수취인에게 내용의 문서를 보낸 사실에 대한 증거로 활용됩니다. 수취인에게 발송인의 권익보호를 위한 최선의 노력을 다한 사실을 입증할 수 있는 문서이므로 채권 또는 채무관계에 관한 증거보전이나 채무변제를 독촉하기 위한 압박수단으로 널리 사용되고 있습니다. 한편 수취인에게 이행을 최고하는 내용증명을 보내는 것은 앞으로 있을지도 모르는 소송의 전 단계로서 일정기간 내에 변제를 하지 않는 경우 변제의 이행을 촉구하고 의무이행 자는 이행지체 등의 효력이 발생합니다.

실무에서는 발송인이 수취인에게 내용증명서를 발송하는 목적은 증거보전의 필요와 상대방(수취인)에게 심리적 압박감을 주고 그 이행을 실현하게 하는 어떠한 사실 말하자면 계약의 취소, 계약의 해지, 계약의 해제 등을 정확하게 알리는 그 목적도 있습니다. 내용증명서는 발송인이 수취인에게 어떠한 내용의 문서를 언제(연월일) 발송하였다는 사실을 우체국이라는 공적기관에서 확정일자(내용증명을 발송한 날짜)를 증명하는 특수취급우편제도입니다. 내용증명서에는 분쟁발생 시 수취인에게 어떠한 내용을 발송인이 보냈다는 증명력을 갖는 공신력 있는 문서로 서면에 대한 내용의 정확한 전달은 물론 그 내용의 문서를 수취인에게 보낸 사실에 대한 증거로 활용됩니다. 내용증명서는 상대방에게 자신의 권익보호를 위해 최선의 노력을 한 사실을 입증할 수 있는 문서로 주로 상호간의 권리의무에 관한 증거보전이나 채무자에게 채무변제를 독촉하기 위한 수단으로 사용되고 있습니다.

내용증명서는 발송인이 수취인에게 꼭 전달하여야 할 사항을 구두(말)로 할 경우 그런 일이 없다고 하거나 엉뚱한 주장을 할 수가 있기 때문에 이행을 최고하는 최고 장을 내용증명으로 보내는 것은 소송의 전 단계로서 일정기간(채권자가 날짜를 지정한 기간) 내에 변제를 하지 않을 경우 가차 없이 법적조치를 취하겠다는 취지로 변제를 촉구하는데 많이 내용증명을 사용하고 있습니다. 발송인이 수취인에게 어떤 ‘내용‘ 의 문서를 언제 보냈는지 ’증명‘ 하는 제도이므로 많은 분들이 내용증명서를 활용하고 있습니다. 특히 민사 소송에선 법적으로 중요한 의사표시를 정해진 시한 내에 ’전달‘ 하는 것이 무엇보다 ’중요‘ 하기 때문입니다. 그런데 구두(말)로만 발송인의 의사를 전달하게 되면, 추후에 분쟁이 발생했을 때 "그때, 이렇게 말했잖아" 또는 ’그런 말을 하지 않았다.‘ 라는 사실을 입증하기가 그렇게 쉽지만은 않습니다. 그럴 때 ’내용증명서‘ 를 통해 발송인이 수취인에게 어떤 내용을, 어느 시점에 전달했는지 공적으로 증명할 수 있는 내용증명서를 활용하면 엄청 큰 도움이 될 것입니다.

말(구두)로 의사표시를 전달할 경우에는 언제든지 수취인이 엉뚱한 말을 할 수 있기 때문에 의사를 간편하면서도 확실하게 수취인에게 전달하는 방법에는 내용증명만한 것이 없습니다. 다만, 내용증명을 활용하려면 한 가지 유의해야할 것이 있습니다. 내용증명은 어디까지나 내용의 문서를 보냈다는 사실을 증명하는 개념으로서 해당 문서에 적힌 내용의 진위까지 입증하는 제도는 절대 아닙니다. 흔히 "내용증명 자체는 법적 효력이 없다." 라고 하는 말이 나오는 이유도 여기에 있습니다. 비록 내용증명을 발송하였다고 하더라도 갈등의 '끝' 은 아니겠지만 문제를 해결할 실마리 역할을 하는데 중요한 증거자료는 됩니다.

내용증명의 경우에는 법적으로 반드시 답변서를 보내야할 의무가 규정되어 있진 않습니다. 다만 나중에 혹시 분쟁이 발생했을 때를 대비해서라도 간단하게 어떤 의사를 밝히는 데엔 많은 도움이 됩니다. 내용증명을 받아봤을 때 그 내용이 허무맹랑하다든지 사실과 전혀 다르다면 그것에 대해 대응할 필요는 분명히 있습니다. 그 이유는 누구든지 내용증명을 발송하는 사람은 대부분 자신에게 유리한 증거로 만들 수 있기 때문에 특별히 어떤 의사소통을 하시거나 예를 들어 계약을 해지하시거나 해제하는 경우에는 내용증명을 이용하시는 게 나중에 있을지도 모르는 소송을 진행하실 때 훨씬 더 유리하게 작용하실 수 있습니다.

내용증명서를 읽어보시고 발송인의 주장이 사실과 매우 다르거나 법적으로 다퉈볼 필요가 있겠다 싶으면 우선 간략하게라도 내용증명에 대한 답변을 보내시는 게 좋습니다. 내용증명 자체에는 법적 강제력이 있다거나 어떤 효력이 바로 발생하는 것은 아니겠지만 내용증명에 대한 내용을 전혀 답변을 하지 않았을 경우 발신인이 나중에 수취인(상대방)이 자신의 주장을 그대로 인정한 것으로 오해할 수 있고 나중에 있을지도 모르는 소송으로 전개가 됐을 때 발송인이 내용증명을 증거로 활용을 할 수도 있기 때문에 내용증명의 내용에 따라서 적절한 대응을 하는 것이 필요할 수도 있습니다. 속담에 말만 잘하면 어려운 일이나 불가능해 보이는 일도 잘 해결할 수 있다는 말과 아는 길도 물어보고 길을 가라는 뜻은 말 한마디에 천 냥 빚도 갚는다는 것처럼 시실관계를 마음속에 넣어두지 말고 모두 후일 있을지도 모르는 소송을 대비하여 내용증명서를 통하여 하고 싶은 말을 읽는 사람에게 기분 좋게 작성해 내시면 반드시 목적을 달성할 수도 있고 좋은 결과도 얻을 수 있습니다.

본 도서에는 의사표시를 전달하기 위해서 내용증명을 어떻게 구성하고 작성해야 하는지 꼭 전달하여야 할 내용의 문서를 어떤 형태로 써야하는지 주로 그 기재방식을 다루고, 내용증명서식 마다 예시를 정리하였으므로 앞으로 있을지도 모르는 소송에서도 부딪치는 부분을 세밀하게 해결하는 방법을 누구나 내용증명서에 모두 반영할 수 있도록 하면서 특히 혼자서도 누구나 쉽게 내용증명서를 작성할 수 있도록 도움을 드리고자 실무에 적합하게 많은 사례를 위주로 다루었습니다. 절대 중요한 내용에 대해서는 구두(말)로 하지 마시고 반드시 근거를 남기기 위해서라도 내용증명서를 작성해 발송하면 후일 있을지도 모르는 분쟁을 해결하는데 매우 중요한 역할을 합니다. 본서를 접한 모든 분들은 누구든지 내용증명서를 잘 작성해 보내시고 분쟁에서 유리하게 이끌어내 해결하시고 늘 웃으시면서 건강하시기 바랍니다. 대단히 감사합니다.