현대는 네트워크 시대다. 인터넷, 인트라넷, 휴대 전화 같은 커뮤니케이션 도구의 등장으로 24시간 의사소통이 가능한 시대가 왔다. 이제 웬만한 의견 교환이나 간단한 의사 결정은 전자 결재, 이메일, 전화 등으로 이루어지고 있다. 이러한 사무 환경 변화에 맞추어 관행적으로 이루어지던 회의도 혁신되어야 한다. 길고 잦은 회의는 업무의 효율을 떨어뜨리고 근무 의욕을 저하시킬 뿐이다.
‘회의의 달인’인 저자 니시 히토시는 30여 년간의 경험을 바탕으로 ‘커피가 식기 전에 회의를 끝낼’ 수 있는 9가지 준비 단계와 33가지 원칙을 제시하고 있다. 회의를 빠르고 효율적으로 하기 위해 저자가 제시하고 있는 9가지 준비 단계는 다음과 같다.

<회의 혁신을 위한 9가지 준비 단계>
① 목표 설정 : 의사소통만이 목적인 회의는 없애라
② 회의 리더십 : 회의에도 강력한 리더십이 필요하다
③ 참가자 선임 : 회의 참가자가 회의의 질을 결정한다
④ 참가 통지 : 회의 참석 여부는 개인의 자유다
⑤ 참가 예약 : 서기는 가장 우수한 인재에게 맡긴다
⑥ 사전 준비 : 준비를 철저히 하면 회의가 짧아진다
⑦ 회의 평가 : 회의 성과를 인사 제도에 반영하라
⑧ 회의 설비 : 회의실을 빠르게 의결하는 공간으로 만들어라
⑨ 회의 실시 : 회의 운영에 다양한 테크닉을 발휘하라

먼저 저자는 회의를 목적과 성격에 따라 두 가지로 분류하라고 제안한다. 의견을 주고받는 것이 목적인 ‘의사소통 회의’와 안건에 대한 의결을 목적으로 하는 ‘의사 결정 회의’가 그것이다. 저자는 대개의 의사소통 회의가 소모적이고 불필요하다고 말한다. 의사소통 회의를 없애는 것은 회의의 질을 높이는 아주 중요한 원칙이다. 의사소통 회의를 없애기 위해서는 일상적인 대화 속에서 구성원들과 의견을 나누고 조율하는 노력이 필요하며, 이런 노력을 통해 회의의 최소화와 최적화가 가능하다.


회의에도 강력한 리더십이 필요하다

저자는 회의 준비와 진행에도 강력한 리더십이 필요하다고 주장한다. 회의 소집자, 혹은 주최자인 ‘회의 리더’는 오직 한 사람이 맡아야 하며, 참가자의 선임과 회의 결과에 전적으로 책임을 져야 한다. 회의의 성과는 일차적으로 회의 리더에게 달렸으며 회의 리더가 회의를 어떻게 디자인하느냐에 따라 회의의 성패가 결정이 된다. 심지어 회의 리더는 어떤 참가자들이 어떤 의견을 제시하고 어떤 반론이 나올 것인지까지도 예측할 수 있는 통찰력이 있어야 한다.
실제 회의가 시작되면 회의 진행자로서 회의 리더의 역할을 더욱 중요해진다. 잘못된 방향으로 흘러가고 있는 논의를 중단시키고 회의의 목적을 다시 분명히 하며 방향을 수정하는 역할을 해야 하고, 불필요하게 감정적으로 격앙된 사태에도 현명하게 대처해야 한다. 또한 회의가 제자리를 맴돌거나 명확한 결론이 나지 않을 때는 회의의 해산을 선언하는 과감성도 가지고 있어야 한다.


네트워크 시대에 걸맞은 회의 전략

이 책에서 저자가 가장 강조하고 있는 것은 웹 커뮤니케이션 기술을 활용해 회의의 체질을 바꾸는 것이다. 한없이 커지고 길어지는 회의의 체질을 근본적으로 바뀌기 위해 웹 커뮤니케이션을 활용해야 한다. 사전에 회의에 대해 아무런 생각과 준비 없이 무작정 참석하여 회의 시간에 생각하고 의견을 주고받으려는 기존의 회의 문화를 과감하게 깨뜨려야 한다. 저자는 인터넷과 인트라넷을 통해 회의 개최 전에 회의를 진행하는 독특한 방법론을 제시한다.

<웹 커뮤니케이션을 통한 사전 회의>
① 회의 개최에 대한 기본 정보 공개(목적, 의제, 시간과 장소 등)
② 참가자 신청 및 결정
③ 의제에 대한 각 참가자들의 의견 제시
④ 제1선택안 채택 및 그에 대한 반론 수렴
⑤ 제2선택안 채택 및 기타 의견 정리


준비가 철저하면 회의가 짧아진다

이것은 이 책의 핵심 주장 중 하나이다. 사전에 준비를 하지 않은 사람은 회의실에 들어와서는 안 된다. 10분간의 효율적인 회의를 위해서 각자 30분 이상의 준비 시간을 가져야 한다. 회의 시간에 즉흥적인 의견을 제시하지 말고 자신이 생각한 최선의 해결책을 제시하는 노력이 필요하다.
그러기 위해서는 사전에 회의에 대한 모든 정보가 공개되어야 한다. 웹을 통해 시간과 장소는 물론, 회의 목적, 의제 등을 게시하여 그것에 대한 사전 논의가 이루어지도록 해야 한다. 곧 회의가 열리기 전부터 회의가 시작되는 셈이다. 이런 방법을 실천하기 위해서는 구성원들이 인터넷이나 인트라넷을 보지 않으면 자신이 손해라는 인식을 심어주어야 한다. 그렇지 않으면 이러한 회의 시스템이 제대로 운영되기 힘들다.
저자가 주장하는 또 하나의 포인트는 회의에서 ‘서기’의 위상이다. 서기를 단순 잡무를 처리하는 사람으로 여기지 말고 회의 리더 다음으로 중요한 역할을 부여해야 한다. 서기는 회의 내용을 기록?정리하고 부연 설명하며 회의가 최선의 결론에 도달하도록 현명한 안내자 역할을 해야 한다. 따라서 서기는 가장 우수한 인재에게 맡겨야 한다.


회의의 성과를 인사 제도에 반영하라

회의를 효율적으로 혁신하기 위해 저자는 ‘회의 담당 임원’을 제안한다. 회의 담당 임원은 회의 준비 과정, 회의 참가자, 회의 진행, 그리고 회의 성과 등 회의에 대한 모든 것을 관리하고 평가하는 역할을 한다. 또한 조직 전체에서 이루어지고 있는 회의에 대한 실태를 조사해서 보고하는 역할도 맡는다. 그리고 개별 회의에 참석해 발언하지 않는 참가자를 퇴장시키고, 결론 없는 회의의 참가자들은 감점 처리를 하며, 회의 평가를 인사 제도에 반영하는 중요한 역할을 맡는다. 회의 담당 임원을 통해 회의의 성과를 인사 제도에 반영하는 것이 회의 혁신을 위한 획기적인 아이디어라고 저자는 말한다.
첨단 정보통신 시대를 사는 현대인들에게 길고 지루하고 결론 없는 회의는 시간 낭비일 뿐이다. 짧은 회의일수록 효율적임이 분명하다. 회의를 짧게 하여 궁극에는 회의가 필요 없게 만드는 니시 히토시의 33가지 회의 혁신 원칙은 사원과 회사의 경쟁력을 높이는 데 큰 도움을 줄 것이다.