조직 전반에 걸쳐 OPPM을 효과적으로 활용하자!
먼저 팀원들이 이 도구의 가치를 이해할 필요가 있다. 팀원들에게 이 책을 읽어보도록 격려하는 것도 좋은 방법이다. 그러고 나서 oppmi.com에서 OPPM 무료 서식을 다운로드 받아 함께 검토해 본다. 단, 한 사람이라도 OPPM에 확신을 가지고 능숙하게 다루게 되면, 조직 전체가 그 도구에 익숙해질 가능성이 커진다. 그 한 사람이 메신저이자 옹호자이자 투사가 되어 OPPM을 전파할 것이다. 경험상 프로젝트 관리자 한 명이 OPPM을 사용하기 시작하면, 뒤이어 다른 사람들도 기대감을 품고 열정적으로 받아들인다.
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꼭 필요한 정보만 제공하는 OPPM
OPPM은 여러 가지 세세한 정보를 전달하지 않는다는 점을 이해해야 한다. OPPM을 검토하면서 구체적인 사정은 파악하기 어려운 게 사실이다. ‘요약 및 전망’에서 특정 문제를 기술하는 것 말고는 OPPM이 프로젝트 진행 중에 발생하는 일상적인 문제를 명시하지 않기 때문이다. 하지만 세부 사항이 없는 것은 의도된 것이다. 많은 세부 사항을 제거해야 OPPM이 경영진에게 꼭 필요한 정보만 전달하는 의사소통 도구로 강력한 효과를 발휘한다. 사실 경영진은 프로젝트의 모든 속사정을 몰라도 된다. OPPM은 선 굵고 큰 그림을 그리는 데 필요한 정보만 제공한다. 이것이 이 도구의 힘이자 장점이다. 프로젝트에 대해 더 알고 싶은 내용이 있으면, 언제든 프로젝트 관리자나 담당자에게 물어볼 수 있다. OPPM의 역할은 세부 사항을 모두 생략하고 경영진에게 가장 중요한 정보를 전달하며 의사소통하는 것이다.
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업무 효율을 높이는 데밍 사이클
우리가 업무를 급하게 추진하다 보면 계획 단계를 건너뛰거나 대충 생각하기 쉽다. 그리고 실행하기 전에 계획을 세우는 과정이 상당히 비효율적인 시간 낭비라고 생각한다. 하지만 결국 실행 도중에, 또는 실행 이후에 왜 치밀하게 계획을 하지 못했을까 후회하는 일이 종종 생긴다. 실행 단계를 서둘러 추진하면 현재 상황이 정상 궤도에 있는지, 목표를 달성하고 있는지 등 점검 대상을 평가하지 못하는 일 또한 많다. 이러한 문제들이 생기면 계획이나 프로젝트는 삐걱거리기 십상이다.
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프로젝트 관리 조직의 OPPM 활용법
PMO의 안팎으로 정보가 흐르는 수단이 바로 OPPM이다. 이 도구는 정보를 특정 형식으로 처리하여 작성하기 쉽고, 검토하고 이해하기에도 어렵지 않다. OPPM을 사용하지 않는다면 PMO는 감당하지 못할 정도의 정보를 처리해야 할 것이다. 게다가 이 보고서의 내용은 명쾌하고 단 한 장에 모든 정보가 통합된다. 바로 프로젝트의 계기판이라 할 수 있다. PMO가 OPPM을 활용할 때 방대한 정보를 수집하고 분석하고 보고하는 면에서 능력을 최대한 발휘할 수 있다. 그뿐만 아니라 효율적인 업무 능력과 효과적인 의사소통 기능을 향상할 수 있다. 각각의 프로젝트 관리자에게 OPPM으로 보고하라고 요구하면, 경영진은 각 프로젝트마다 단 한 장의 보고서만 검토하면 된다. OPPM은 정보를 선별하고 요약할 뿐만 아니라 PMO가 우수한 성과를 내도록 뒷받침해 준다.