‘분위기가 지나치게 엄숙하다.’
‘상사만 이야기를 한다.’
‘간혹 대화나 토론이 되어도 역시 말발이 센 사람이 독점한다.’
‘나오는 이야기가 항상 똑같고 결론이 없다.’
‘눈에 보이는 성과가 없다.’

이는 바로 매일, 매주 수도 없이 되풀이되는 우리나라 기업 조직의 일반적인 회의 모습이다. 당신 조직의 회의 모습은 어떠한가? 씁쓸한 미소와 함께 절로 고개를 끄덕이게 되는가?

“우리 회사의 회의는 문제가 있습니다.”

실제로 이 책의 저자가 교육한 수많은 회사에서 8할의 교육생들은 본인 회사의 회의문화는 문제가 심각하다고 이야기했다. 반면 1 또는 잘하면 2할 정도의 직장인들만이 중립적이거나 아니면 ‘괜찮다’고 답했다. 이런 경우에는 여지없이 부서나 팀의 리더십이 제대로 작동하고 있었다. 대기업인지 중소기업인지는 문제가 되지 않는다. 금융업, 제조업, 제약업, 공기업, IT 분야인지도 상관없이 이런 상황은 대동소이하다.

미국의 조사 자료를 보면, 하루 평균 미국 내 기업에서 1,100만 개의 회의가 열리고 직장인은 월 평균 62회 회의 참가를 한다고 한다. 그런데 문제는 미국과 같은 수평적인 조직문화에서도 리더들이 회의 시간의 대부분을 장악한다는 점이다. 비용으로 환산하면 연간 40조 정도를 불필요한 회의로 낭비하고 있다. 이런 비용의 낭비를 막기 위해서라도 회의문화 혁신은 하루가 시급하다.

그런데도 왜 이런 비효율적인 회의는 늘 고스란히 되풀이 되는 것일까? 왜 눈에 띄는 발전은 어려울까? 리더들은 일주일에 몇 번씩 회의 진행을 하는데 왜 조금도 진척이 없는 것일까? 그렇다면 이런 상황에서 벗어나기 위한 방법은 없는 것일까?

물론 방법은 있다. 바로 ‘퍼실리테이션’이다. 당장 필요한 것은 현재 조직 내 리더들이 최소한 퍼실리테이션의 개념을 올바르게 이해하고 역할을 실행하는 것이다. 퍼실리테이션이란 ‘퍼실리테이터(회의 진행자)가 중립성을 유지하며 다수 사람들이 동의하는 목표를 얻을 수 있도록 참여, 자율, 창의성을 촉진하여 문제 해결과 의사 결정을 돕는 진행 기술’을 말한다. 이를 활용하여 보다 효과적으로 회의를 진행하는데 필요한 스킬의 핵심을 갖춘다면 최소한 앞서 언급한 문제를 해결할 실마리를 찾을 수 있게 된다. 그렇다면 그 구체적인 방법을 알고 싶지 않은가?

방법을 논하기에 앞서 가장 시급한 것은 현재 조직 내 리더들이 최소한 퍼실리테이션의 개념부터 이해하는 것이다. 그러고 나서 이를 활용하여 보다 효과적으로 회의를 진행하는데 필요한 스킬의 핵심을 갖추면 된다. 전문적인 퍼실리테이터가 될 필요는 없으나 다음의 최소 필요 스킬과 철학은 갖추어야 한다.

- 사람들이 바라는 회의문화가 무엇인지를 정의할 수 있는가?
- 자신의 회의 진행의 문제점이 무엇인지를 인식 및 인정할 수 있는가?
- 리더 자신이 회의 진행 시 활용할 수 있는 스킬과 툴을 갖고 있는가?
- 리더 자신이 회의 내내 지켜야 할 모습은 어떠한지를 이해하고 실행하고 있는가?

이 책에서는 이렇듯 비효율적인 회의문화를 바꾸기 위해 퍼실리테이터가 갖추어야할 능력과 기술 그리고 태도에 대해 구체적이고도 설득력 있게 안내한다. 따라서 현재 조직 내 커뮤니케이션이 원활하지 않다고 고민하고 있거나 회의의 업무 효율성이 나지 않는다고 여겨지는 상황이라면, 특히 회의를 주재해야하는 팀장급 이상의 모든 관리자라면 이들의 문제 해결책을 담고 있다고 해도 과언이 아니다.

‘왜 그들은 회의하지 않는가?’

회의를 위한 일을 하지 말고 일을 위한 회의를 하라
글로벌 기업의 고효율 회의문화의 핵심 실천법

피터 드러커는 “회의가 많은 것은 나쁜 조직의 조짐이다. 회의는 적을수록 좋다.”라고 말했다. 2013년 나이키의 연차 총회는 불과 37분 만에 끝난 것으로 알려져 있다. 연 매출 30조 규모의 회사에서 열린 연차 총회라고는 믿기지 않는다. ‘회의는 간결해야 한다’는 나이키의 철학은 또 하나의 나이키만의 회의문화를 만드는데 일조하고 있다.

이처럼 글로벌 기업들은 회의를 최소화하고 조직의 효율을 높이기 위한 방법을 늘 고심한다. 하지만 우리나라 조직에서의 회의문화 양상은 어떠할까? 조직의 문화가 위계질서 중심이라서, 리더가 지시적이라서, 지난 수십 년간 그래왔기 때문에 등 바뀌지 못하는 이유는 늘 있다. 심지어 회의 진행 스킬 교육을 이미 받았다고 하는데도 바뀌지 않는다. 저자가 조직개발 컨설턴트로서 지난 수년간 조직들의 회의를 모니터링하고 교육하고 분석하면서 내린 결론은 회의문화를 바꾸기 위해서는 스킬 교육 이전에 전제 사항이 있다는 점이다.

우선 회의문화는 곧 조직문화임을 깊이 인식해야 한다. 모든 조직이 창립 배경, 업종, 설립자, CEO, 연혁, 기업 규모, 인적 구성 등 상이한 배경 즉, 다양한 DNA를 갖고 있다. 그러하니 조직마다 갖고 있는 고유한 체질과 풍토를 스스로 이해해야 한다. 즉 기업 내 공통적으로 보이는 CEO와 임원들의 회의 진행 모습, 직원들의 반응 그리고 장·단점 등을 인식해야 한다.

다시 말해 회의문화를 바꾸기 위해서는 회의문화 혁신에 대한 컨센서스 및 그 전략이 우선 도출되어야 한다. 성공적인 글로벌 기업들이 왜 전사 차원의 규칙을 만들고 회의를 조직문화로서 정착시켰는지도 생각해 보아야 한다. 나이키의 회장인 마크파커Mark Parker가 만든 회의문화는 그 단적인 예이다. 이 책에서는 아마존, 3M, GM, P&G, 후츠파, 미츠비시, 폭스바겐, 디즈니, 보잉글, 페이스북, 오라클, 미쉐린, IKEA, 자포스, 하이네킨 등 다양한 글로벌 기업의 효과적인 회의 모습도 담고 있다. 따라서 자신의 조직문화와 상황에 맞게 참고하여 벤치마킹할 수 있다.

저성장 시대를 돌파해야할
기업의 경쟁력 향상에 효과적인 회의전략

앞서 말했듯 모든 리더가 퍼실리테이션의 대가가 될 필요는 없다. 퍼실리테이션 스킬 하나하나가 모든 조직, 모든 회의에 맞지는 않기 때문이다. 그런데도 바람직한 회의를 이끌기 위해서는 퍼실리테이션 스킬을 조직의 상황에 맞게 활용할 수 있어야 한다. 따라서 이 책에서 말하는 효과적인 회의를 구현하는 퍼실리테이션의 접근 방법과 스킬에 대해 익히고 실행해야 한다. 특히 조직문화 및 HRD 담당자, 조직 혁신팀 그리고 팀장, 매니저, 관리자, 임원들, CEO에게 더욱 필요하다. 지속적인 조직의 혁신을 견인할 책임이 있을지니 말이다. 회의에 문제가 있다면 리더십에 문제가 있다고 자각해야 한다. 조직의 문화를 만드는데 CEO부터 매니저까지 리더들이 주요 역할을 하는 것과 마찬가지로, 회의 문화를 만드는 것도, 책임도 결국 리더의 몫이기 때문이다.

리더들의 변화 없이 회의 문화는 결코 바뀌지 않는다. 이렇게 회의 문화와 리더십에 변화가 필요하다는 부분에 대해서 조직 내 동의가 이루어진다면 이제는 어떻게(How To)에 집중해야 한다. 수평적인 조직 문화와 리더십을 말로만 지향하는 것이 아니라 실제 어떻게 실현할 것인지에 대해 그 스킬의 습득이 필요하다.
글로벌 기업들의 경쟁도 갈수록 치열해지고 있다. 그야말로 조직 전체가 융합되는 문화를 만들어내지 못하고는 경쟁 자체가 힘들다. 물론 회의다운 회의를 만드는 환경, 커뮤니케이션, 참여, 토론, 의사 결정 스킬을 익히는 것은 하루아침에 이루어질 수도 없고 쉬운 일도 아니다. 하지만 조직 문화의 최소 단위는 회의이고 회의가 바뀌지 않고서는 조직 문화는 결코 바뀌지 않는다. ‘회의를 효율적인 회의답게 만들어줄 가장 합리적이면서도 효과적인 길잡이’인 이 책을 계기로 익히고 실천한다면, 리더가 변하고 직원들이 참여하는 새로운 패러다임의 조직 문화도 결국 만들어낼 수 있을 것이다.