제조업에서의 조직 차원의 칸반은 ‘어떻게 가치가 창출되는지’를 시각화하면서, 낭비를 줄이고 업무를 표준화하는 것에 초점을 둔다. 하지만, 지식 업무가 주가 되는 사무실에서는 이러한 규칙들이 잘 작동하지 않는다는 사실이 입증되었다. 지식 업무는 표준화와는 반대되는 경우가 많기 때문이다.
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퍼스널 칸반에서는 ‘업무의 시각화’와 ‘진행 중 업무의 개수 제한’과 같은 기본 원칙이 프로세스보다 우선한다. 사실 프로세스는 상황에 따라 바뀌어야 한다.
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TO-DO LIST는 정적인 현황판이기에, 맥락에 대한 어떠한 정보도 없이 단지 작업의 개수만을 알려줄 뿐, 효과적인 의사결정에 필요한 의미 있는 실시간 정보들을 보여주지 못한다. 이것은 마치 “필요할 때 연료를 넣으시오.”라고 적은 쪽지를 계기판에 붙여 놓는 것과 같다.
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퍼스널 칸반으로 나만의 업무 지도를 만든다. 칸반에 그려지는 전체 프레임이 업무의 가치 흐름이다. 가치 흐름은 업무가 시작되어 완료될 때까지의 흐름을 시각적으로 보여준다.
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사람은 유리컵과는 전혀 같지 않다. 유리컵이 ‘가득 찼다’는 말은 물의 수용량을 의미하지만, 사람에게 ‘가득 찼다’는 말은 업무의 수용량이 아니라 쓰루풋, 즉 처리량을 의미한다. 업무는 보유하는 것이 아니라 처리하는 것이기 때문이다.
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업무를 시각화하여 투명성을 제공하면, 팀 구성원들은 동료들이 무엇을 하고 있는지를 알 수 있으며, 나아가 협업의 기회도 발견하게 된다. 팀은 서로의 시간과 재능을 활용함으로써 개인과 집단의 지식을 넓힐 수 있고, 궁극적으로는 개인과 집단의 대안들과 선택권을 확장시킬 수 있다.
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업무의 우선순위를 정하는 긴급성과 중요성이라는 고정된 기준은 그 밖의 매우 다양한 가치를 지니거나 혹은 이에 대해 아직은 잘 알 수 없는 활동에 대해 애초부터 그 기회를 차단시킨다는 단점이 있다. 그러므로 시간 관리 매트릭스가 퍼스널 칸반과 결합되어 다른 차원의 가치 기준을 추가하면, 보다 긍정적이고 능동적인 업무 평가 프레임인 ‘카이젠 매트릭스’가 탄생하게 된다.