보고서로 인정받고 보고서로 승진하다!

저자는 첫 직장생활은 주민센터(당시엔 동사무소)에서 시작해 17년간 주민센터로만 발령이 났다. 일반적으로 주민센터 근무 2~3년 후 본청으로 순환발령이 나는데 왜인지 아무리 노력해도 그러질 못했다. 스스로의 힘으로 본청 입성의 꿈을 이루겠다고 다짐하며 그 열쇠로 보고서 작성 능력을 키우기로 했다. 매일 신문사설을 읽고 쟁점을 분석하고 요약하여 정리했다. 본청에서 하달되는 주요 공문서와 도형, 데이터를 내려받아 유형별로 관리했다. 본청 문서와 동일한 제목으로 보고서를 작성하고 비교하고 또 작성했다. 결국 공식 회의자리에서 최상급자로부터 “매우 훌륭한” 보고서란 칭찬을 받은 뒤 본청 입성의 꿈이 이루어졌다.

본청에 들어간 후 곧바로 과 서무에 배치되었고, 업무와 문서 편집 능력을 인정받아 5년째에는 기획실로 발탁되었다. 그리고 주변 동료들의 한 달도 채 못 버틸 것이란 예상을 깨고 5년을 근무했다. 기획실 초년생이 핵심 업무를 도맡아 하고, 하는 일마다 성과물이 쏟아지고, 중앙부처의 표창장을 휩쓸면서 임원들은 열광했다. 어떻게 이런 일이 가능했을까? 평소에 준비가 되어 있었기 때문이다. 저자는 “보고서에도 영혼이 있다. 영혼 없는 보고서는 상사에게 감동을 줄 수 없다”면서 누구나 상사가 열광하는 보고서를 작성할 수 있다고 말한다.

보고서로 제대로 말하고 있나요?

밤새워 작성해서 보고서를 올렸더니 상사가 하는 말이 “이걸 왜 하는 건데?”, “그래서 내가 할 일이 뭐지?”, “무슨 내용인지 잘 모르겠군”, “이거 추진하면 뭐가 좋은 거지?” ……. 직장생활 하면서 귀에 딱지가 나도록 들어봤을 말이다. 저자는 이처럼 퇴짜 받는 보고서는 대개 상사의 성향을 고려하지 않았거나, 편집기술이 부족했거나, 보고 요령에 문제가 있거나, 아미면 상사와의 인간관계가 부족해서라고 말하며 각각의 노하우를 전한다. 나아가 상사가 열광하는 보고서를 쓰기 위해서는 반드시 다음 사항을 기본적으로 이해하고 있어야 한다. 첫째, 업무 숙지 정도가 보고서의 수준! 관련 문제를 얼마나 숙지하고 있으며 관련 정보를 얼마나 확보하느냐에 따라 보고서의 질이 달라진다. 둘째, 업무를 추진하려는 의지와 자세를 담자! 결론이 긍정적인가? 보기 좋게 편집했는가? 경쟁력이 있는가? 기대효과를 예측했는가? 등을 확인해보자. 셋째, 상사나 고객의 관점에서 작성하라! 결재받지 못하면 무슨 소용인가! 결재를 받아야 비로소 시행되고 결과물을 얻을 수 있다. 그런 점에서 상사의 취향까지도 고려하여 정성껏 작성해야 한다. 넷째, 보고는 타이밍! 상사가 필요한 적절한 시기에 보고가 이뤄져야 한다. 보고서를 다 작성해놓고 보고할 골든타임을 놓치는 실수를 범하지 말자. 다섯째, 상사와 동료의 험담은 절대, 절대 하지 마라! 앞에선 친한 척, 뒤에서 험담하는 행위는 절대 해서도, 동조해서도 안 된다. 보고서와 직접적인 관련은 없다 해도 돌고 돌아 이 때문에 퇴짜받을 수도 있다.

이렇게 쓰면 한 번에 결재받는다!

질책 대신 칭찬받는 보고서를 쓰는 것이 그렇게 쉬운 일은 아니다. 저자는 칭찬받는 보고서의 유형을 다음과 같이 설명한다.

독창적이고 차별화된 보고서!

상사나 고객이 무엇을 원하는지를 파악해서 보고서에 담아야 한다. 무섭고 까다로운 상사한테 보고서를 올린다고 해보자. 긴장하고, 업무를 더욱 섬세하게 파악할 것이다. 이렇게 신중하게 접근하다 보면 문제점과 원인 그리고 대책안도 발견하게 될 것이고, 상사가 평소 강조한 성향도 파악하게 될 것이다. 결국 상사의 성향에 맞춰 작성하다 보면 상사가 원하는 보고서를 작성하게 될 것이다.

보기 좋고 이해하기 쉬운 보고서!

무엇이 중요한지를 파악할 수 없도록 방해하고 판단을 흐리게 하는 보고서는 도움이 안 된다. 특히 보고서 내용이 길면 환영받지 못한다. 형식도 중요하다. 문장 외에 도표, 그래프, 사진, 언론 보도자료, 현장의 소리, 통계표 등 다양한 표현 방식을 활용하는 것이 좋다. 목적과 결론이 분명한 보고서! 보고하려는 내용과 취지가 간단명료하게 드러나야 한다. 보고서에 너무 많은 내용을 담으려는 욕심을 자제해야 한다. 육하원칙에 의거하여 명료한 어휘를 사용하되 단어의 과도한 압축 사용으로 본래의 뜻이 왜곡되지 않도록 유의해야 한다. 훌륭한 보고서는 작성하는 사람도, 읽는 사람도 시간을 아껴줄 수 있어야 한다.

상사 관점에서 쓴 역지사지형 보고서!

보고서는 고객을 위해 무엇을 어떻게 하는 것이 올바른 방향인지, 추진한다면 어떤 기대효과와 이익이 창출될 것인지를 예측할 수 있게 해줘야 한다. 그러므로 당면 사안에 대해 내가 상사(고객) 입장이라면 어떻게 결정할 것인가, 어떤 것을 요구할 것인가라는 것을 역지사지(易地思之)하여 보고서를 작성하면 가장 바람직하고, 그 결과 상사와 고객을 만족하게 하는 생동감 있는 보고서를 작성하게 될 것이다.

균형 잡힌 충실한 보고서!

질문과 궁금증이 생기는 보고서는 상사가 내용을 달리 이해하거나 해석을 다르게 할 수 있는 보고서이다. 또한 보고서는 형식과 내용의 균형이 있어야 한다. 각종 통계 자료, 해외 사례, 민간 사례, 설문조사, 이해관계자의 의견, 관련 단체의 요구사항, 현장의 소리, 민원사항, 연구결과 등 풍부한 자료를 잘 정리하여 보고서에 균형 있게 담아야 한다. 보고서 내용이 한쪽으로 치우치면 의사결정권자가 올바른 판단을 할 수가 없다.

『상사가 열광하는 마법의 보고서』는 40년 동안 매일 보고서와 씨름했던 저자가 후배들에게 선물하는 ‘현장감 넘치는 보고서 작성법’이다. 보고서를 쓸 때 어려워하는 부분을 누구보다도 잘 알기에 저자가 전하는 방법과 사례, 상황은 구체적이고 실용적이다. 공공기관에서 매일 보고서를 써야 하는 공직자뿐 아니라 보고서라면 막막하기만 한 일반 직장인들도 보고서를 쓰는 데 많은 아이디어와 큰 도움을 받을 수 있을 것이다.