핵심 정리부터 문장 전달력까지 원 페이지 보고서의 모든 것!
일단 이 책은 보고의 중요성부터 강조한다. ‘보고는 회사의 언어’다. 사람이 아무리 좋으면 뭐하나? 업무 전달이 제대로 안 되는데! 아무리 똑똑한 사람도 자신의 생각을 회사의 언어로 바꾸지 못한다면 업무에서 좋은 평가를 받을 수 없는 것은 당연하다. 또한 일 자체의 진행에도 차질이 생긴다. 효율적인 전달 능력 없이는 업무 능력을 온전히 발휘할 수 없다. 거기에 더해 보고력은 다른 업무의 기반이 된다. 문서 작성, 미팅, 발표, 업무 관련 대화 등등 보고가 필요하지 않은 영역은 없다. 또한 보고받지 못한 정보들로 인한 손해, 늦은 보고로 인한 회사 차원의 큰 손실도 빼놓을 수 없다. 그렇다면 이렇게 중요한 보고를 대체 어떻게 하는 것이 가장 효과적일까? 복잡한 생각과 긴 글을 ‘한 장 보고서’에 어떻게 정리해야 할까?
저자 박신영은 이 책에서 ‘한 장 보고서’를 쓸 때 필요한 역량 3가지를 중심으로 원 페이지 보고서에 관한 모든 것을 세심하고 구체적으로 풀어놓는다. 핵심 내용을 명쾌히 요약할 수 있는 핵심 파악 방법, 복잡한 생각을 선명하게 구조화할 수 있는 방법, 그리고 짧고 명확한 문장으로 쓰는 방법, 다시 말해 핵심, 구조, 문장에 관한 설명이 바로 그것이다. 무엇보다 저자는 보고서를 쓸 때 늘 보고의 목적을 상기하고 있어야 한다고 조언한다. 그래야 횡설수설하지 않고 할 말만 깔끔히 전달할 수 있다는 것이다. 이에 반드시 ‘결론 한 문장 연습하기’를 훈련하라고 권한다. 책 속에 자세한 방법이 제시되어 있다.
또한 핵심 요약을 노련하게 하기 위한 방법으로 ‘3가지 핵심 파악 질문법’을 강조한다. 결론부터 이야기하고 그 후 상황(문제)과 요청사항을 순서대로 이야기는 하는 ‘결론 정리 질문법’, 복잡한 상황을 먼저 보고하고 요청을 전달하는 ‘요점 정리 질문법’, 문제점과 원인, 제안을 순서대로 이야기하는 ‘제안 정리 질문법’이 그것이다. 결론을 중요시하는 상사에게 보고하거나 시간이 지날수록 집중력이 떨어지는 회의석상에서는 결론 먼저 이야기하는 결론 정리 질문법이 유용하다. 요점 정리 질문법은 상황을 보고할 때 적합하고, 제안 정리 질문법은 상대방에게 내 제안을 설득시켜야 할 때 유용하다. 이 3가지 종류의 질문법을 습관화하면 아무리 긴 글이나 긴 말도, 핵심만 요약하는 게 수월해진다. 이 3가지 질문법을 훈련하기 위해 저자는 윤종신의 「좋니」, 김건모의 「사랑이 떠나가네」, 자이언티의 「꺼내 먹어요」 등의 노랫말을 통해 질문법의 강점과 사용법을 알아본다.
저자가 실제 보고 상황을 일일이 가정해 직접 작성한 유형별 보고서 작성법 8가지도 매우 유용하다. 보고 목적에 따라 검토 결과 보고서, 상황 보고서, 업무 개선 보고서, 제안 보고서, 계획 보고서, 출장 보고서, 회의 보고서, 결과 보고서 등 무려 26종류나 되는 ‘한 장 보고서’의 예시들을 통해 앞서 간추린 핵심 내용들을 어떤 구조로 보고서에 담아야 하는지 구체적으로 보여준다. 거기에 덧붙여 이 책은 ‘전달 효율’을 높이기 위한 한 가지 방법으로 보고서용 문장 쓰는 법도 상세히 일러주고 있다. 특히 문장의 영역만이 아닌 보고서용 그래프 작성하는 법, 올바른 숫자 표기 방식, 상황에 따른 구어체나 문어체의 선택 여부, 심지어 축약어 사용법에 이르기까지 실로 다양한 내용들로 가득하다. 저자가 제시하는 이 10개의 보고 문장 팁들은 실전에서 ‘한 장 보고서’를 작성하는 데 매우 유용한 사례가 된다.
‘한 장만 쓰면 되는데!’ 그걸 몰라 매일 밤늦도록 야근하는 많은 직장인들, ‘한 장 보고서’ 쓰기에 대한 모든 것이 궁금한 사람들, 그들 전부에게 이 책을 강력히 추천한다.