▼ 생산성 패러독스, 무분별한 TO DO LIST는 오히려 생산성을 떨어뜨린다

시간 관리는 삶을 원하는 방식으로 만들어나가는 데 필수적이다. 업무 효율성을 높이기 위해서든, 집안일을 빨리하고 편안하게 쉬고 싶어서든 우리는 종종 할 일을 미리 정리한다. 이때 TO DO LIST는 시간 관리 방법 중 가장 기초적이고도 쉬운 방식이다. 그래서 우리는 수없이 ‘효율적으로 시간을 관리하는 법’, ‘한 장으로 끝내는 TO DO LIST 작성하기’ 같은 온갖 조언을 찾아보고 적용한다.
하지만 이 책은 가장 먼저, 우리가 자신도 모르게 ‘생산성 패러독스’에 빠질 수 있음을 지적한다. 생산성 패러독스란 우리가 생산성을 높이기 위해 하는 일들이 외려 생산성을 떨어뜨리는 것을 말한다. 가령 이런 것들 때문이다. 먼저, 아무 효과 없는 리스트가 많다. 그 중요성이 파악되지 못한 수많은 할 일들이 무기한 연기되고 때로는 아예 잊히기도 한다. 둘째, 리스트 항목 중 몇 분 내로 완수되는 것들이 많다. 일을 완료할 수 있는 시간을 구체적으로 추산하지 못한 채 마구잡이로 일을 목록에 쏟아붓다보면 정말로 해치워야 할 일은 수많은 잡일 사이에서 언제 차례가 올지 요원해진다. 셋째, 리스트가 너무 길다. 우리에게 주어진 시간은 한정되어 있다. 하지만 섣부른 성취욕을 발판삼아 할 수 있는 일이 아닌 싶은 일을 채우다 보면 그만큼 결국 포기하는 일도 많아지고 이러한 결과는 결국 우리의 성취욕을 꺾는다. 이처럼 자신의 스케줄과 능력을 정확하게 파악하지 못한 채 만들어진 TO DO LIST는 시간 관리에 들인 노력을 외려 비효율로 만든다.
▼ 무조건 달성하는 궁극의 To Do List 공식 10단계

‘제대로 된’ TO DO LIST란 ‘나에게 적합한’ TO DO LIST다. 누구에게나 적용 가능한 단 한 가지의 TO DO LIST란 것은 없다. 각자의 생활 패턴이나 상황, 현재의 할 일, 미래에 목표에 따라 TO DO LIST는 조금씩 달라야 하기 때문이다. 이 책은 독자에게 적절하고 효율적인 ‘자신만의 TO DO LIST’를 작성하도록 돕는다.
이 책에서는 먼저 보편적으로 사용되는 열 가지 방식의 TO DO LIST를 상세히 살펴본다. 포모도로 전략, 도요타의 칸반 시스템, 생산성에 관심 있는 사람들이 애용하는 GTD까지 전반적인 살펴보고 이를 바탕으로 TO DO LIST가 돌아가는 시스템을 파악한다. 그리고 이 중에 가장 핵심이 되는 기법들만 추려 궁극의 TO DO LIST를 만드는 10단계를 제안한다.

1단계. 현재 과제와 향후 과제를 분리한다.
2단계. 원하는 결과에 따라 과제를 분류한다.
3단계. 프로젝트를 하위 작업들로 잘게 쪼갠다.
4단계. 각 과제마다 마감일을 부여한다.
5단계. 과제의 개수를 7개로 제한한다.
6단계. 할 일을 프로젝트, 활동 유형, 장소에 따라 분류한다.
7단계. 리스트를 가지치기한다.
8단계. 각 항목을 완수하는 데 필요한 시간을 추산한다.
9단계. 리스트의 모든 항목에 능동형 동사를 붙인다.
10단계. 다른 사람과 협업해야 할 항목을 구분한다.

여기서 끝은 아니다. 할 일 관리 시스템을 꾸준히 유지하는 법, 종이에 쓸지, 앱에 적을지, 달력과 연동하는 것이 좋을지 등 TO DO LIST를 작성하면서 생겨나는 실용적인 질문들에도 하나씩 답해준다. 이렇게 ‘나만의 리스트’를 작성해 일상에 적용한다면 매일의 업무와 과제를 관리하면서 분명히 삶의 질을 높일 수 있을 것이다.

TO DO LIST 관련도서 중 단연 최고다.
그동안 손에 꼽을 수도 없을 만큼 많은 시간관리 도서를 읽었지만
하나같이 부족한 구석이 있었고, 읽고 나서는 흐지부지됐다. 이 책은 하룻밤 새 다 읽었다.
이제 시간 관리법에 대한 책들을 그만 읽을 수 있게 되어 기쁘다.
_아마존 독자평