리스트를 만드는 방법에 대해 철저히 교육받지 않으면 오히려 작업 효율성을 떨어뜨리는 리스트를 만들게 되기 십상이다. 나는 이것을 ‘생산성 패러독스’라 부르는데, 이것에 대해서는 이 책 전체에 걸쳐 다룰 것이다. 그 여파는 재앙이다. 제대로 된 업무 관리 전략이 없으면 하루 일과가 속수무책이 된다. 최우선 과제의 마감 시한을 지키지 못해서 받는 스트레스는 이만저만이 아니다. 그 와중에도 새로운 업무가 추가되면서 주의를 쏟을 것을 요구한다. 그러다 보면 To Do List의 항목들은 해결 가능한 선을 벗어나 산처럼 쌓이고, 우리는 숨이 넘어갈 듯한 공황 상태에 빠지고 만다. 하지만 수백만 명이 이런 식으로 살고 있다.
--- 「들어가며」 중에서

생산성 이야기가 나왔으니 말인데, 제대로 된 To Do List는 더 짧은 시간에 더 많은 일을 끝내게 해준다. 여기서 중요한 건, ‘정말 해야 할 일’을 하게 해준다는 것이다. 생산적이라 함은 긴 작업 리스트를 해치운다는 말이 아니다. 항상 바쁘게 일하는 것과도 상관없다. 그것은 목표를 달성하는 데 도움이 될 가치 높은 활동에 집중하는 것을 의미한다.
--- 「To Do List가 왜 필요할까」 중에서

To Do List로 씨름하게 되는 가장 흔한 이유 하나는 리스트가 너무 길기 때문이다. To Do List는 처음에 몇 개의 항목으로 시작되었어도 어느새 수십 개로 늘어나 있게 마련이다. To Do List를 완수하지 못하는 사람이 이다지도 많은 건 놀랄 일이 아니다. 이 정도면 완수가 불가능에 가깝지 않나! 어떻게 보면 이런 상황도 이해가 간다. 언제고 새 프로젝트들이 느닷없이 생겨나고 그 프로젝트에서 또 새 업무가 튀어나오니 말이다. 그렇다고 그것들을 데일리 리스트에 반드시 추가해야 된다는 말은 아니다. 오히려 추가하는 순간 리스트 완수 실패는 피할 수 없는 일이 된다.
--- 「궁극의 To Do List 작성법」 중에서

마스터 리스트와 맥락별 리스트 그리고 데일리 리스트는 모두 이를 포괄하는 시스템의 하위 구성 요소다. 이 리스트들이 효과를 내느냐는 시스템이 일관된 수준을 유지하느냐에 달려 있다. 일단 시스템이 자리를 잡아 잘 굴러가기 시작하면, 중요도 높은 일들을 더 빠르고 더 효율적으로 완수하는 데 리스트의 도움을 확실하게 받을 수 있다. 반대로 시스템에 오류가 있으면 오히려 시간 관리가 뒤죽박죽이 되고 생산성이 곤두박질쳐 일의 흐름이 심각하게 저해될 수 있다.
--- 「To Do List 시스템 유지하는 법」 중에서

생산성 관리의 세계에서 또 다른 오랜 대결은 To Do List와 달력 사이의 대결이다. 한쪽이 다른 쪽보다 낫다고 할 수 있을까? 둘 다 광팬과 안티팬 모두를 대거 거느리고 있다. 진실을 말하자면 둘 다 단독 사용해서는 최대 효과를 보기 힘들다. 매일 노력에 대한 산출량을 극대화하기 위해서는 To Do List와 달력을 함께 사용하는 것이 가장 바람직하다.