《일하는 뇌》를 쓴 데이비드 록은 직장인이 1시간에 20번씩 관심을 다른 데로 돌린다는 연구결과를 인용하면서 생산적으로 사고하는 시간이 매우 적어졌다고 했다. 1시간에 20번씩 관심사가 달라진다면 평균적으로 3분마다 다른 생각을 하는 것이다. 교육학에서는 한 가지 사건이나 활동에 집중하는 시간을 ‘주의집중 시간’이라고 한다. 연령별 주의집중 시간은 만 3~4세에 10분, 5세 이상의 어린이는 15~30분 정도다. 개인차가 있지만 일반적으로 이 시간 동안 아이들은 한 가지 활동에 주의를 집중한다. 그런데 성인인 직장인들이 1시간에 20번씩 관심사가 달라진다는 연구결과는 놀랍기까지 하다.
- 3분마다 다른 생각을 하는 직장인들 --- p.16

직장에서는 필요한 메시지를 정확하게 전달해서 상사, 동료, 거래처 담당자를 설득하고 이해시켜야 한다. 한 장짜리 보고서를 쓰는 것처럼 무조건 짧게 핵심만 담아야 한다는 생각에 사로잡힐 필요는 없다. 시간과 지면을 아껴서 핵심만 보여주되 주어진 환경을 최대한 활용할 줄 알아야 한다. 《21세기 핵심역량》을 쓴 버니 트릴링은 급변하는 사회에서 갖춰야 할 지식과 태도에 대해서 설명하면서 간결함을 가벼운 간결함과 깊은 간결함으로 구분했다.
- 가벼운 간결함과 깊은 간결함 --- p.21

GE에서 ‘1 Page Reort ’ 문화를 정착해 나가는 과정에 이런 일이 있었다. 과거의 방식으로 문서를 작성하던 사람들에게는 한 페이지에 내용을 모두 넣는 것이 어려웠다. 전달하고 싶은 내용은 많은데 한 페이지로 제한돼서 결국 글자 크기를 줄였다. 여러 페이지에 전달하던 내용을 글자 크기를 줄여서 그대로 한 페이지에 몰아넣은 것이다. 내용을 압축해서 표현하지 못하고 글자 크기를 줄이는 방법을 선택했다. 잭 웰치 회장이 지시한 ‘1 Page Reort’는 만들었지만 본질과는 어긋나는 문서가 만들어졌다.
- 문서를 작성하는 이유를 이해하자 --- p.37

기업에서 쉬운 언어를 사용하면 의사소통이 원활해지는 것 이외에 어떤 장점이 있을까? 이 질문에 답변을 생각하기 전에 왜 전문적인 용어, 어려운 용어를 쓰는지 생각해봐야 한다. 자신의 전문적인 식견을 드러내기 위해서 일부러 어렵게 말하는 사람은 없을 것이다. 특정 집단에서 의사소통에 도움이 된다면 전문용어를 사용하는 게 맞다. 때로는 전문용어가 불필요한 설명을 줄여 주기도 한다. 조금 더 전문적인 인상을 남기기 위해서 전문용어나 약어를 일부러 사용하기도 한다. 자신에게 익숙하기 때문에, 업무상 편의 때문에 전문용어를 사용하는 사람도 있다.
전문적인 용어를 사용하는 대표적인 집단은 의료인이다. 병원 직원들 사이에는 약자와 의학용어를 사용하지만 환자에게 설명할 때는 의학용어를 배제하고 설명한다. 의료인들은 대상에 따라서 사용하는 말이 달라진다.
- 쉬운 언어로 문서를 작성해야 하는 이유 --- p.48

해외 전시회 참관 보고서의 결론은 몇 명의 바이어와 만나서 어떤 상담을 했고 현지에서 어떤 결과가 있었는지 알려주는 것이다. 해외 전시회에서 일어난 일을 결과 중심으로 요약하고 숫자로 표현할 수 있는 성과로 보고서를 시작해야 한다. 현지에서 얻은 결과 중에서도 가장 괄목할만한 성과를 먼저 제시하고 바이어가 궁금하게 생각하는 것들, 참관하는 중에 얻은 새로운 아이디어 등 중요가 낮고 업무와 관련성이 떨어지는 내용들을 순서대로 구성한 다음 총평으로 보고서를 마치면 된다.
- 결론을 먼저 보여주면 읽고 싶은 동기가 생긴다 --- p.52

같은 부서에 근무하는 직원들 사이에는 간략하게 내용만 적어서 전달해도 상관없지만 거래처 담당자나 고객에게 전달하는 문서에 핵심적인 내용만 적으면 무례하다는 인상을 줄 수도 있다. 간결함이 모든 문서에 통하는 것은 아니다. 커뮤니케이션을 목적으로 하는 문서에는 필요한 내용을 필요한 만큼 보여줘야 한다. 너무 짧으면 무례하게 보이고 너무 길면 짜증을 유발한다.
- 너무 짧으면 무례하고 너무 길면 지루하다 --- p.64

교육을 진행하면서 문서작성을 어렵다고 하는 이유가 글을 잘 못쓰기 때문이 아니라 생각을 정리하지 못하는 데서 비롯된다는 걸 알게 되었다. 현장에서 일하는 사람들도 이와 비슷한 고충을 겪는다. 경영진은 개선안을 내면 즉시 반영하겠다고 하지만 현장에서 일하는 사람들은 문서를 작성할 시간이 없다. 생각을 정리해서 글로 표현하는 데 익숙하지 않아서 양식을 제공해도 내용을 정리하기가 막막한 것이다.
- 서식에 내용을 채워 넣기도 어렵다 --- p.65

문서를 보관할 때는 정리와 정돈의 개념을 제대로 알고 적용해야 한다. 문서를 보관하는 장소는 정해져 있지만 어떻게 정리하고 정돈해야 하는지 제대로 아는 사람은 많지 않다. 몇 년 전에 보관해둔 문서를 찾으려고 부서 직원 전체가 캐비닛과 파일을 샅샅이 뒤져본 경험은 누구나 있을 것이다. 문서를 한 곳에 모아두기만 하는 것은 정리가 아니다. 보관하는 장소에 모아두기만 하는 것은 정돈이다. 문서 정리는 필요할 때 언제든지 찾아 쓸 수 있게 준비해두는 것이다.
- 문서의 정리·정돈 --- p.86

양괄식 구성에서 주의할 점이 있다. 맨 앞에 넣은 핵심 메시지를 그대로 맨 뒤에 다시 보여주면 효과가 반감된다. 토씨 하나까지 똑같이 핵심 메시지를 두 번 보여주면 재차 강조하는 기능은 있지만 똑같은 내용을 다시 보여주기 때문에 성의 없이 작성한 것처럼 보일 수도 있다. 맨 앞에 구성한 핵심 메시지를 요약하는 형식으로 맨 뒤에 넣는 것이 바람직하다.
- 결론을 앞·뒤에서 두 번 보여주는 양괄식의 장점 --- p.99

일본에서 유명한 광고 카피라이터 가와카미 데쓰야는 《연봉이 달라지는 글쓰기》에서 글로 상대의 마음을 얻고 싶을 때 팩트(Fact) , 메리트(Merit) , 베네핏(Benefit)을 넣으라고 했다.
여기서 팩트는 사실이고 메리트와 베네핏은 사실 또는 주장이다. 문서를 읽는 사람이 관심이 있는 내용이라면 팩트만 논리적으로 구성해서 보여줘도 문서의 목적을 달성할 수 있다. 하지만 의사결정이나 어떤 행동을 유발시키려면 메리트와 베네핏을 보여줘야 한다. 팩트는 문서에서 전하고 싶은 사실이고 메리트는 팩트로부터 얻을 수 있는 일반적인 좋은 점이다. 베네핏은 문서를 읽는 사람에게 주어지는 이익이다.
- 사실과 의견을 표현하는 방법 135

보고서 작성의 두 번째 원칙은 정량적 표현을 사용하는 것이다. 상사들은 보고서에서 숫자를 먼저 본다. 그래서 비교와 측정이 가능한 정량적 표현이 중요하다. 의사결정 권한을 가진 CEO는 정량적 표현만 본다고 해도 과언이 아니다. 모든 비즈니스 문서에서 숫자는 매우 중요하다. 회사의 성과와 결과물이 숫자로 표시되기 때문이다. 보고서에는 숫자를 보여 줄 때 흐름에 따라야 한다. 반드시 확인해야 하는 숫자는 점선으로 영역을 표시하거나 해당하는 부분을 음영으로 강조해야 한다.
- 정량적 표현을 사용한다 --- p.200

기획서는 결론이 가장 중요하다. 기획서의 결론에는 논리와 근거를 제시해야 한다. 기획서에 실행계획과 구체적인 방법을 논리적·합리적으로 논리와 근거를 제시하지 못하면 실행 동기를 유발하지 못한다. 결론과 근거, 근거와 근거 사이에 논리가 필요하다. 왜 실행해야 하는지에 대한 근거를 제시해야 논리적인 기획이 된다. 합리적인 기획이란 무엇일까? 계획대로 실천했을 때 효율이 높은 실행방안이 합리적인 기획이다.
- 논리적인 기획과 합리적인 기획 --- p.214

클라이언트 스터디에서 제안요청서의 요구 사항, 경영 방침, 기업의 역사, 슬로건, 기업 문화에 기초해서 클라이언트가 추구하는 것을 명확하게 규정해야 한다. 이 과정에서 제안요청서의 모순점, 기업 이념과 동떨어진 요구 사항 등을 밝혀낼 수 있다. 제안서에 기업의 이념·문화에 반하는 요구 사항을 명시하고 클라이언트의 특징을 반영해서 더 나은 방향을 제시하면 클라이언트에 최적화된 제안서라는 인상을 줄 수 있다.
- 클라이언트를 공부한다

<b>이해하기 쉬운 문장으로 써라</b><br/>미국에서 시작된 쉬운 언어 쓰기 운동은 행정, 경영, 법률 등 전문 분야에서 사용하는 용어를 쉬운 말로 표기하자는 의도로 시작되었다. 영국과 미국에서는 1970년대부터 쉬운 영어(plain english) 쓰기 운동을 시작했다. 이 운동은 쉬운 언어(plain language) 쓰기 운동으로 여러 나라에 확산되었다. 영국에서 영세민이 난방비 신청서식을 제대로 이해하지 못해서 얼어 죽은 사건을 계기로 쉬운 언어 쓰기 운동이 시작되었다. 지금은 여러 나라에서 정부·기관과 대중 사이에 명확하게 소통하기 위한 목적으로 시행하고 있다. <br/>우리나라도 외국어 남용을 막고 우리말 사용을 촉진하기 위해 2005년에 국어기본법을 제정했다. 문화체육관광부를 비롯하여 법무부, 금융감독원 등의 정부부처와 기관에서는 쉬운 우리말을 쓰기 위해 노력을 기울이고 있다. 문서작성 전문가들이 공통적으로 강조하는 것은 ‘이해하기 쉬운 문서’다. 이해하기 쉬운 문서를 만들려면 글을 짧게 써야 한다. 문장력을 과시하기 위한 글이 아니므로 단문을 사용해야 한다. 단문은 주어와 서술어 하나만으로 이루어진 문장이다. <br/>‘매출이 상승했다’ ‘납기가 지연됐다’는 단문이다. ‘휴가 시즌 매출이 하락했다’ ‘원자재 수급 문제로 납기가 지연됐다’도 단문이다. 단문은 문장의 구조가 간단해서 논란의 여지가 없다. 단문을 사용한 비즈니스 문서는 간결하고 명쾌하다. 인용한 자료와 수집한 정보의 출처가 분명해야 한다. 문장이 아무리 간결하고 명쾌해도 첨부된 자료의 출처가 분명하지 않거나 확실하지 않은 정보 또는 너무 오래된 자료라면 좋은 문서라고 볼 수 없다. 글로 풀어서 설명하기 어려울 때는 시각화된 자료를 이용해서 명확하게 전달해야 한다. 내용의 구성도 흐름이 있어야 하고 앞·뒤 내용이 논리적이고 체계적이어야 한다.<br/><br/><b>문서에는 인격이 담겨 있다</b><br/>문체도 신경 써야 한다. 상사에게 제출하는 문서, 동료에게 전달하는 문서, 부하 직원에게 업무를 지시하는 문서의 문체는 각각 다르다. 함께 일하는 동료에게 전달하는 문서, 이메일의 문체는 격식을 덜 갖춰도 상관없다. 하지만 상사에게 제출하는 문서는 형식을 갖추고 존중하는 문체로 써야 한다. 부하직원에게도 마찬가지로 격식을 갖춰야 한다. 정도의 차이는 있지만 부하직원에게 이메일로 업무지시를 할 때도 아랫사람으로서 존중받고 있다는 느낌을 갖도록 하는 게 중요하다.<br/>받은 메일함을 열어서 상사에게 받은 업무지시 메일을 살펴보자. 존중받고 있다는 느낌이 드는가? 보낸 메일함에서 부하 직원에게 보낸 메일도 살펴보자. 인사말도 없이 업무에 관한 지시사항 몇 줄로 끝내지는 않았는가? 이런 메일을 보면 부하직원이 일을 하고 싶은 의욕이 생길까? 문서와 메시지에도 인격이 담겨있다. 비즈니스 문서, 이메일 모두 커뮤니케이션 수단이라는 점을 인식하고 작성해야 한다.<br/><br/><b>명료한 글이 능력 있는 사람을 만든다</b><br/>회사에서 글쓰기를 잘 하면 어떤 이점이 있을까? 상사, 제휴사, 클라이언트에게 보내는 문서를 읽기 쉽게, 보기 좋게 작성하면 회사에 대한 긍정적인 이미지를 주고 판매·매출을 증진시킬 수 있다. 회사에서 사용하는 문서는 시나 소설처럼 은유적으로 표현하거나 복선·암시 등을 넣지 않는다. 전달하고자 하는 내용을 명확히 전달하면 그걸로 끝이다. 업무적으로 소통하기 위해 작성하는 문서는 전달하는 내용에만 집중하면 된다. 특별한 기술은 필요 없다. 소통하기 위한 글쓰기를 복잡하게 접근하면 핵심을 전달하기 어렵다. 직장인이 글을 특별하게 잘 쓸 필요는 없다. 직장에서는 글을 잘 썼다고 특별히 표가 나지 않는다. 하지만 글을 못 쓰면 표가 확 난다. 문서작성에는 뛰어난 글재주가 아니라 정확한 단어를 사용하고 누구나 알 수 있게 명료하게 표현하는 능력이 필요하다. 직장에서는 보고를 잘 하는 사람, 문서를 잘 만드는 사람을 일 잘 하는 사람으로 평가한다.<br/><br/><b>문서작성 최소원칙 개정증보판 : 기획서 보고서 제안서 글쓰기 </b><br/>『문서작성 최소원칙 개정증보판』은 기획서, 보고서, 제안서 등의 문서를 작성할 때 지켜야 하는 원칙을 설명한다. 개정증보판에는 가치 있는 정보를 만드는 방법, 문서작성을 잘 했을 때 얻는 이점, 문서의 정리·정돈·폐기 등의 내용을 추가했다. 문서를 작성하는 직장인이 가져야 하는 마인드와 생각을 정리하는 방법도 소개한다. <br/>문서를 작성할 때 지켜야 하는 원칙이 있다. 문서를 작성하는 이유를 분명히 알아야 하고 문서를 읽는 사람이 요구하는 것을 간결하되 깊이 있는 내용으로 써야 한다. 회사에서는 말보다 글로 하는 커뮤니케이션을 더 선호한다. <br/>말보다는 글이 더 정확하기 때문이다. 비즈니스가 복잡해질수록 문서와 기록의 중요성은 부각된다. 직장인들은 하루 일과 중 상당한 시간을 문서를 작성하는 데 쓴다. 인터넷, 인트라넷, 스마트폰 메신저, 업무용 메신저, SNS 등 계속해서 무언가를 쓰면서 소통한다. 커뮤니케이션 도구가 다양해지면서 글쓰기 비중은 계속 커지고 있다. 이 책은 직장인들이 보고서, 기획서, 제안서를 쓸 때 지켜야 하는 원칙을 설명한다. 이 책에서 설명하는 문서작성 최소원칙만 지켜도 문서작성을 못한다는 말은 듣지 않을 것이다.